Seis estratégias para um gerenciamento eficiente de custos de TI em 2025

A ascensão da transformação digital e a crescente popularidade da computação em nuvem ajudam as empresas a fornecer serviços exclusivos aos clientes on-line e fazem com que muitas organizações se considerem como empresas de tecnologia. E os orçamentos de tecnologia estão crescendo proporcionais a essa nova realidade. Espera-se que os gastos com TI aumentem para US$ 5,74 trilhões em 2025, um aumento de 9,3% em relação a 2024. 

CEOs e CFOs estão dispostos a investir em serviços de TI e tecnologia porque entendem e valorizam sua importância na construção de uma empresa moderna e na oferta de produtos e serviços excepcionais de atendimento ao cliente. Mas eles também estão se concentrando na alocação de custos e esperam uma maior disciplina de custos de seus CIOs e equipes de TI, levando os CIOs a enfrentar uma pressão crescente para justificar suas despesas e mantê-los sob controle.

A melhor maneira de fazer isso é por meio do gerenciamento de custos de TI, o processo pelo qual os CIOs e os departamentos de TI projetam e controlam os custos relacionados aos gastos com tecnologia da organização.

O gerenciamento de custos de TI ganhou importância porque o controle de custos é uma prioridade para todas as organizações em todos os setores. Simplificando, os líderes de TI não podem permitir o aumento dos custos dos projetos que levam a excessos no orçamento.

Existem várias maneiras de o departamento de TI de uma organização gerenciar os custos de forma ineficiente. Eles poderiam construir um data center local de última geração, apenas para descobrir posteriormente que seus custos seriam reduzidos pela metade se executassem tudo na nuvem. Ou eles podem migrar todos os seus dados para um provedor de nuvem e descobrir que houve longos períodos de tempo em que estavam usando apenas uma fração de sua pegada de carbono na nuvem, mas estavam pagando pelo serviço completo. Ou eles podem licenciar um software caro de gerenciamento de projetos, apenas para descobrir que uma fração dos funcionários o estava usando.

O gerenciamento de custos de TI não é apenas uma função de cortar custos, mas também implica tomar decisões mais inteligentes que podem aumentar a receita e, em última análise, a rentabilidade. Os CIOs recebem cada vez mais responsabilidades relacionadas aos negócios, à medida que executivos e outros stakeholders percebem que a tecnologia é o próximo campo de batalha competitivo.

Os CIOs podem priorizar investimentos em áreas específicas que gerarão receitas incrementais. Por exemplo, migrar para uma plataforma moderna de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) de planilhas e/ou registros descentralizados pode incorrer em um custo inicial, mas pode aumentar a eficiência e impulsionar as vendas.

Em última análise, as organizações estão pressionando pela gestão financeira em toda a organização, e os departamentos de TI seriam prudentes em exigir disciplina e transparência em suas operações, mantendo-se em sintonia com o restante da organização.

As organizações devem ter uma abordagem clara e definida para o gerenciamento de custos de TI para garantir que possam atingir suas metas de forma eficiente e, no final das contas, produzir as economias de custos necessárias:

• Comece com uma análise abrangente de custos: os departamentos de TI devem primeiro usar benchmarks para as despesas existentes para saber a eficiência ou ineficiência de seus processos atuais, calcular quanto de gasto desnecessário existe e identificar áreas onde podem cortar custos ou fazer outros ajustes para melhorar a posição do departamento de TI.
• Estabeleça objetivos claros: os CIOs têm métricas para analisar sua abordagem, assim como qualquer outra unidade de negócios. O gerenciamento de custos de TI exige que as organizações estabeleçam metas claras e acompanhem seus sucessos para garantir que estão cumprindo suas promessas aos executivos.
• Prevea com precisão seus gastos: CIO não podem mais sobreviver deixando suas iniciativas estourarem no orçamento. Eles esperam que as previsões orçamentárias de TI contenham custos reais com prazos de entrega realistas e uma boa compreensão de como o projeto concluído afetará os negócios. Qualquer abordagem moderna de gerenciamento de custos de TI deve incluir estimativas precisas de custos e orçamentos de projeto detalhados que contabilizam quaisquer variações potenciais.
• Identifique os custos totais de propriedade (TCO): toda tecnologia de TI exige uma análise de custos que fornece uma visão clara de quanto custa sua tecnologia, analisando custos operacionais de TI, despesas de capital, migração, atualizações de servidor, manutenção e outras considerações.
• Treine ou requalifique a equipe: há um custo indireto para os serviços de TI, independentemente de os funcionários de uma organização estarem ou não usando a tecnologia que ela cria ou licencia. As organizações devem investir para ajudar os funcionários a maximizar o valor dessa tecnologia. caso contrário, acabarão não sendo utilizados e se tornarão um componente da dívida tecnológica geral da organização.
• Mude a cultura organizacional: Operações de TI bem-sucedidas dependem da colaboração entre pessoas e tecnologia. As organizações que buscam o gerenciamento de custos de TI com propósito também devem qualificar as habilidades dos funcionários e influenciar a cultura para que se concentrem na economia de custos e na promoção da eficiência. As organizações devem incentivar os funcionários a identificar o software que é subutilizado ou que não é usado, ajudar a criar maneiras de cortar custos ou aumentar a eficiência e pensar em maneiras de remover ou evitar dívidas tecnológicas antes que elas se tornem muito onerosas.

A otimização de custos é uma prioridade para qualquer organização. O gerenciamento de custos de TI não é apenas uma função de reduzir os serviços existentes, mas também maximizar seu valor. A estratégia e o investimento certos podem aumentar as receitas ou, no mínimo, reter clientes.

1. Otimização de nuvem

Os gastos com nuvem aumentaram aproximadamente de 20% a 30% ao ano devido a vários fatores, incluindo o fornecimento de migrações para a nuvem acima do orçamento ou as transformações na nuvem que não conseguiram gerar as economias de custos previstas.

Os custos de nuvem estão aumentando por vários motivos, incluindo pagamento por capacidade não utilizada, falta de visibilidade de seus gastos ou pagamento por armazenamento adicional para dados não essenciais. Em geral, as organizações que migram para a nuvem e depois “configuram e esquecem” provavelmente estão gastando demais . O gerenciamento de custos de nuvem é crítico para qualquer programa de gerenciamento de custos de TI, pois o uso da nuvem está fadado a aumentar com o uso de inteligência artificial (IA), especialmente IA generativa, que a McKinsey estima que poderia proporcionar um aumento de R$ 2,6 trilhões a R$ 4,4 trilhões em valor anualmente. Os custos de nuvem associados à IA generativa aumentarão com o uso, além do que custar para licenciar os modelos e ter humanos para gerenciar ou selecionar os resultados.

2. Automação

Agora, um número crescente de serviços de TI pode ser totalmente automatizado, incluindo provisionamento e configuração de servidores, gerenciamento de infraestrutura e atualização de software. Aautomação minimiza a necessidade de os trabalhadores humanos concluírem tarefas manuais, liberando-os para se concentrarem em tarefas e estratégias de maior prioridade.

3. Virtualização de servidores e desktops

A virtualização envolve a divisão dos recursos de um único computador (por exemplo, processadores, memória e armazenamento) em várias máquinas virtuais (VMs). A virtualização economiza dinheiro ao proporcionar um uso de recursos mais eficiente. Antes da virtualização, cada servidor de aplicação tinha sua própria CPU correspondente, o que acabava fazendo com que vários servidores não funcionassem no limite de sua capacidade. A virtualização permite que as organizações combinem aplicações com sua própria máquina virtual e sistema operacional em um computador físico.

4. Avaliação de licenciamento de software

A ascensão do mercado de software como serviço (SaaS) significa que as organizações podem cada vez mais licenciar tecnologia de provedores terceirizados para reduzir seus custos internos de serviços de TI. No entanto, é possível que as organizações acumulem assinaturas desnecessárias ou não utilizadas ao longo do tempo, às vezes pagando por um serviço que não usam mais. Qualquer estratégia abrangente de gerenciamento de custos de TI inclui profissionais de TI que reavaliam consistentemente as licenças para garantir que as organizações estejam pagando apenas pelas soluções que usam e que produzem valor acima de seu custo.

5. Ciclo de vida de TI e gestão de ativos

Aumentar o ciclo de vida do software e outros serviços de TI maximiza o tempo em que a organização pode usar esses serviços. As organizações precisam de visibilidade em tempo real de seus serviços e devem avaliar consistentemente cada parte de seus sistemas de TI para entender cada componente de sua infraestrutura, como está o desempenho e quando precisa de manutenção ou substituição.

6. Faça upgrade para uma nova tecnologia

Comprar ou licenciar novas tecnologias pode ajudar uma empresa a economizar dinheiro, por mais paradoxal que possa parecer inicialmente. A tecnologia antiga muitas vezes incorre em dívida técnica, o que cria despesas que cobram um preço no futuro, tomando decisões abaixo do ideal hoje. Exemplos de dívida técnica incluem engenharia com valores rígidos, uma correção temporária em vez de corrigir a causa raiz ou seleção de uma plataforma mais barata que não fornece todos os serviços necessários. Todos eles criarão custos de manutenção adicionais eventualmente, mesmo que esses custos sejam adiados hoje.

Investir em novas tecnologias, embora incorrer em um custo imediato, pode ajudar uma organização a alcançar maior eficiência, criar mais prontamente novas soluções para clientes e evitar violações de segurança dispendiosas, aumentando assim as receitas e reduzindo os custos a longo prazo.

As funções dos CIOs estão ganhando cada vez mais importância nas organizações, e espera-se que eles tenham uma influência positiva nos resultados. Portanto, o gerenciamento de custos de TI precisa ser um componente essencial de suas competências, para que eles tenham um controle sobre como exatamente a TI está aumentando as receitas e, ao mesmo tempo, mantendo os custos sob controle. Os CIOs que rastreiam, analisam e comunicam de forma proativa e sistemática a integridade financeira de seus departamentos serão tratados como parceiros valiosos e iguais na diretoria executiva e influenciarão positivamente sua organização, que, sem dúvida, depende mais da Tecnologia do que nunca em sua história.