Cos'è il chargeback?

Questo approccio è diverso dai semplici modelli di spread, che allocano una quota fissa di risorse alle unità di business (come marketing, HR, servizio clienti, finance o R&D) in anticipo, spesso in base al loro organico o ai ricavi che generano.

Un terzo approccio, noto come strategia di showback, può essere considerato un compromesso tra chargeback e spread semplice. Tiene traccia della spesa IT tra le unità di business e invia a ogni reparto un rapporto completo sugli utilizzi, senza addebitare loro le spese accumulate. La strategia mira a responsabilizzare i dipartimenti sull'utilizzo delle risorse, senza doversi preoccupare del recupero dei costi.

Le organizzazioni potrebbero incorporare un modello di chargeback per diversi motivi, tra cui promuovere una cultura della spesa efficiente per le infrastrutture e per l'ottimizzazione dei costi in tutta l'azienda. Poiché i reparti sono direttamente responsabili dei propri costi a livello di consumi energetici e IT, ognuno è motivato a prendere decisioni strategiche sugli utilizzi e a ridurre i comportamenti inutili. I chargeback possono anche contribuire a creare un senso di equità in tutta l'azienda, consentendo ai singoli team di allocare le risorse in base alle proprie condizioni.

La gestione dei chargeback potrebbe rientrare nel programma di gestione del rischio di un'organizzazione, con IT e finance che gestiscono il monitoraggio, la fatturazione e l'applicazione delle policy in modo collaborativo. Un Chief Information Officer (CIO) è spesso incaricato di supervisionare la strategia.

Gli approcci di chargeback si adattano spesso alle strategie FinOps (o cloud FinOps) e di gestione delle tecnologie aziendali (TBM) più ampie di un'azienda. FinOps enfatizza la collaborazione interfunzionale tra i team IT, finanziari e commerciali per massimizzare il valore aziendale derivante dagli investimenti nel cloud e nelle infrastrutture negli ambienti hybrid cloud e multicloud .

Il chargeback supporta i principi chiave di FinOps promuovendo la responsabilità (i team sono responsabili dell'utilizzo e dei costi), l'ottimizzazione (la visibilità consente decisioni più intelligenti) e la governance (le policy guidano il consumo responsabile). Questi modelli aiutano le organizzazioni a passare dal controllo reattivo dei costi a operazioni finanziarie proattive, un passaggio sempre più critico in quanto la spesa IT dovrebbe raggiungere i 5,74 trilioni di dollari nel 2025, con un aumento del 9,3% rispetto al 2024, secondo Gartner.

Tuttavia, una strategia di chargeback potrebbe non essere adeguata per tutte le aziende. È più complessa dal punto di vista operativo perché richiede un monitoraggio dettagliato del consumo di risorse in più divisioni, molte delle quali si basano su servizi e metodologie diversi. Una strategia di chargeback può anche generare ostilità tra i team IT e le unità di business, che potrebbero sentirsi ingiustamente gravate dall'uso di risorse su cui hanno poco controllo. Inoltre, conferisce ai reparti maggiori responsabilità finanziarie, incluso il forecasting, ovvero il processo di previsione degli eventi futuri sulla base dei dati e delle tendenze attuali.

Le aziende possono organizzare la spesa IT in diversi modi; alcuni approcci danno priorità alla responsabilità e all'autonomia del team, mentre altri si concentrano sull'efficienza e sulla semplicità.

Lo spread semplice è tra gli approcci di gestione finanziaria dell'IT più comuni, soprattutto per le piccole aziende. Come suggerisce il nome, questo metodo distribuisce i costi dell'IT a tasso fisso tra le unità di business. Le varianti comuni includono:

• Distribuzione uniforme: i reparti vengono addebitati in modo identico, indipendentemente dalla quantità di risorse IT che utilizzano. Ciascuno è responsabile del pagamento di una quota uguale del budget IT totale.
  
  
• Quota di organico: i reparti vengono addebitati in base al personale e le unità di business più grandi pagano più delle loro controparti di dimensioni più piccole. Ad esempio, se un'azienda con 100 dipendenti spende 100.000 USD per l'IT, a un reparto con 10 dipendenti verranno addebitati 10.000 USD, ovvero un decimo del costo totale.
  
  
• Frazione di reddito: i reparti vengono addebitati in base ai ricavi. Le divisioni che generano ricavi più elevati sono responsabili di una quota maggiore delle spese per l'IT.

Un motivo comune per cui le aziende potrebbero scegliere un metodo di allocazione basato su spread semplice è che occorrono relativamente poche risorse per implementare questa strategia. L'organizzazione non deve raccogliere ed esaminare attentamente set di dati complessi per determinare come addebitare i costi a ciascun reparto. Al contrario, divide il costo IT totale per il numero di unità di business o suddivide i costi in base all'organico o ai ricavi.

Inoltre, un approccio di spread semplice può ridurre l'attrito tra i team IT e le unità di business, perché i team sanno con largo anticipo di cosa necessitano per contribuire ai costi IT ogni mese o trimestre. La ripartizione dei costi è semplice e facile da comprendere e porta a un minor numero di controversie sulle transazioni tra reparti e responsabili IT.

Tuttavia, i sistemi di ripartizione semplici sono spesso considerati meno equi, perché alcuni reparti pagano inevitabilmente per una quantità di risorse superiore a quelle che utilizzano, mentre altri pagano meno. Inoltre, con il framework di spread semplice, i reparti hanno pochi motivi per ridurre consapevolmente il consumo di energia, poiché pagano lo stesso importo indipendentemente dalle loro abitudini di spesa.

Potrebbero non essere consapevoli del loro consumo mensile e avere l'impressione di disporre di risorse pressoché illimitate. Questa mentalità, a sua volta, può mettere a dura prova i team IT che faticano a soddisfare le richieste di capacità dei reparti aziendali, pur rispettando i vincoli di budget.

Gli showback IT combinano elementi di semplice allocazione degli spread e chargeback, trovando un equilibrio tra flessibilità e trasparenza dei costi. Analogamente ai chargeback, mostrano alle unità di business una ripartizione dettagliata dei costi energetici e delle risorse. Gli showback spesso assumono la forma di una fattura per l'IT, un documento che assomiglia a una bolletta per le utenze domestiche. Tuttavia, a differenza dei chargeback, non addebitano costi ai reparti in base agli utilizzi. 

Le fatture showback per l'IT forniscono una ripartizione dettagliata dei costi per risorse quali cloud storage, licenze software, manutenzione hardware, cybersecurity, infrastruttura di database e molto altro. Proprio come le bollette per le utenze, quelle più efficaci includono linee guida su come le divisioni aziendali possono ridurre il consumo energetico e implementare workflow più efficienti.

Ad esempio, se un reparto IT nota che una determinata unità sta utilizzando due servizi diversi per eseguire attività simili, potrebbe suggerire di sceglierne solo uno e ritirare l'altro. Oppure, se un reparto paga il livello più alto per un abbonamento di cloud storage ma utilizza solo la metà della sua capacità di storage, il team IT potrebbe suggerire di passare a un livello inferiore.

Le organizzazioni utilizzano spesso una strategia di showback per facilitare il passaggio dallo spread semplice al chargeback. Consente ai dipartimenti di contestare le imprecisioni nella loro fattura per l'IT rischiando relativamente poco, perché non sono direttamente responsabili dei costi dell'IT. Una volta completata la transizione, i reparti non sono sorpresi dalle loro fatture, perché assomigliano molto a quelle ricevute durante la fase di showback.

Lo showback aggiunge trasparenza al processo IT, aiutando i reparti a capire in che modo l'utilizzo delle risorse influisce sulla spesa aziendale complessiva. Ad esempio, un'unità potrebbe sentirsi obbligata a eliminare i dati obsoleti se nota di avere ricevuto una fattura per lo storage doppia rispetto agli altri reparti. Allo stesso tempo, le strategie di showback tendono a essere più indulgenti e tolleranti, perché i team non devono pagare direttamente se accidentalmente spendono troppo o superano i requisiti di capacità. Le spese aggiuntive vengono invece distribuite in tutta l'azienda.

Un potenziale svantaggio è che, mentre le allocazioni basate su spread semplice possono essere calcolate rapidamente e facilmente, gli showback aggiungono nuove complessità al sistema contabile dell'IT, richiedendo metriche e metodi di rendicontazione più complessi. Inoltre, mentre ai reparti vengono mostrati i costi dell'IT in ogni periodo, non esistono meccanismi di applicazione per costringerli ad agire in base a queste informazioni. I team IT devono fare affidamento sulla volontà dei reparti di contribuire agli obiettivi di efficienza dell'azienda.

In un modello di chargeback, il team IT diventa di fatto un fornitore commerciale di una unità di business, mentre l'unità di business diventa il cliente interno dell'IT. Rispecchiando il mondo degli affari, l'unità di business può decidere se acquistare le sue esigenze infrastrutturali dal reparto IT o da un fornitore terzo che offre prodotti e servizi migliori a un prezzo inferiore.

In un modello di chargeback, i team IT inviano fatture ai reparti in base al numero di risorse utilizzate, come in una strategia di showback. Tuttavia, il chargeback fa un ulteriore passo avanti, chiedendo ai reparti a pagare la fattura IT proprio come farebbero con qualsiasi altra spesa. La fattura potrebbe anche includere analisi approfondite che aiutano i team a comprendere i fattori di costo e le strategie che possono utilizzare per ridurre i costi. In base a un modello di chargeback, le unità di business potrebbero anche tracciare internamente le tendenze di utilizzo, analizzando le spese dei mesi precedenti, in modo da poter stimare e preparare con precisione le future fatture.

I chargeback basati sui costi, chiamati anche chargeback di pareggio, richiedono ai team di rimborsare il costo esatto delle risorse e dei servizi utilizzati. Sebbene sia relativamente semplice, questo potrebbe richiedere all'IT di assumersi l'onere di qualsiasi costo aggiuntivo (ad esempio, costi di licenza inaspettati o sostituzioni di hardware) per raggiungere il pareggio ogni trimestre.

Le strategie cost-plus richiedono ai team di pagare le risorse utilizzate, più una tariffa fissa per coprire eventuali spese impreviste. La commissione varia in genere tra il 2 e il 3% al di sopra dei costi di base. Se ci sono fondi rimanenti alla fine del trimestre, i reparti possono essere rimborsati per queste commissioni di chargeback.

I chargeback con determinazione delle tariffe, detti anche prezzi strategici, aggiungono un ulteriore livello di complessità, consentendo al reparto IT di determinare i prezzi in base alle proprie roadmap e strategie a lungo termine. Impostando tariffe personalizzate per diversi servizi, l'IT ha il potere di influenzare artificialmente le forze di mercato per soddisfare le proprie esigenze.

Ad esempio, un team IT potrebbe voler accelerare l'adozione di un nuovo servizio di sicurezza dei dati così da poter ritirare un vecchio servizio. Per facilitare questa transizione, può valutare la domanda, la sensibilità ai prezzi e le alternative di mercato. Successivamente, può fissare una tariffa che motivi i reparti a smettere di implementare il servizio obsoleto e ad adottare rapidamente quello nuovo. I team IT potrebbero persino fornire determinati servizi interni gratuitamente per allineare l'organizzazione a un particolare workflow.

I sistemi di chargeback IT rendono i reparti direttamente responsabili dell'utilizzo dell'energia e dell'infrastruttura, allineando l'azienda all'efficienza condivisa e alle misure di riduzione dei costi. Questa strategia consente anche ai diversi reparti di scegliere i servizi IT e le soluzioni di dati che meglio si adattano alle loro esigenze, anziché essere limitati alle opzioni di servizio del reparto IT.

Se un'unità necessita di una maggiore capacità di dati, può facilmente includere i costi aggiuntivi nel suo budget, anziché negoziare con il team dell'infrastruttura. A sua volta, l'organizzazione IT è incentivata a offrire servizi di alta qualità, sapendo che le unità di business possono cercare altrove se non sono soddisfatte delle sue offerte.

Il chargeback consente anche il benchmarking interno, poiché i reparti possono confrontare la propria efficienza ed economicità. Questo approccio può promuovere una sana concorrenza e favorire l'innovazione nel modo in cui i team utilizzano le risorse IT.

Tuttavia, i modelli di chargeback IT possono alimentare le tensioni tra il team IT e gli stakeholder, che potrebbero considerare l'approccio fondamentalmente ingiusto. Ad esempio, un team di sviluppo potrebbe trovare irragionevole pagare una fattura più alta ogni mese rispetto a divisioni come le risorse umane o le vendite, nonostante il team abbia intrinsecamente bisogno di più risorse computazionali per svolgere le proprie responsabilità. Le unità di business potrebbero anche sentirsi meno motivate a sperimentare e innovare, per paura che utilizzare più risorse sia troppo costoso.

I chargeback IT non devono essere confusi con gli storni di addebito su carta di credito, quando un cliente contesta una transazione, inducendo la propria banca (la banca emittente) a emettere un rimborso sul conto del titolare della carta. La procedura di contestazione inizia in genere con l'istituto finanziario del cliente che avvia un chargeback presso la banca del commerciante (la banca acquirente o l'acquirente). L'addebito include in genere un codice di motivazione dell'addebito, ovvero un identificatore speciale che descrive il motivo della richiesta. La banca restituisce temporaneamente il denaro contestato al titolare della carta anche durante il processo di arbitrato.

La banca emittente potrebbe avviare questa procedura dopo che il suo servizio di rilevamento delle frodi ha segnalato una transazione sospetta o dopo che un cliente ha notato che un sito di e-commerce, un processore di pagamento (come PayPal o Stripe) o il conto di un commerciante ha emesso un addebito per errore. Il commerciante ha quindi la possibilità di contestare il reclamo del cliente fornendo prove convincenti che l'addebito è corretto, in una procedura nota come rappresentazione. Il commerciante potrebbe ricorrere a un sistema di elaborazione delle transazioni (TPS) per visualizzare i dati relativi alla transazione.

Se la controversia relativa all'addebito (nota anche come controversia sui pagamenti) rimane irrisolta, si può ricorrere a un arbitrato; in questo caso, un emittente di carte o una rete di carte (come Mastercard, Visa o American Express) esamina le prove e prende una decisione finale che mette fine alla controversia.

I commercianti dedicano spesso risorse significative alla gestione delle controversie e alla prevenzione dei chargeback. Entrambe le strategie mirano a limitare le transazioni fraudolente e rilevare le frodi amichevoli, quando un cliente contesta un addebito sull'estratto conto della propria carta di credito nonostante abbia effettuato l'acquisto, consapevolmente o inconsapevolmente. Se il rapporto di chargeback (o tasso di chargeback) di un commerciante diventa troppo alto, le società di carte di pagamento potrebbero decidere di rescindere il rapporto. Le organizzazioni spesso valutano il proprio rapporto di chargeback e modernizzano il loro sistema di pagamento con il rilevamento delle frodi basato su AI, il rilevamento delle anomalie e altre funzionalità avanzate.

In altre parole, sebbene i chargeback IT che quelli delle carte di credito comportino entrambi un recupero dei costi, i primi sono una strategia organizzativa interna, mentre i secondi riguardano gli istituti finanziari che chiedono il rimborso delle transazioni errate sulle carte di credito, con la restituzione dell'importo contestato sul conto bancario del cliente.

Se implementate in modo azzardato, le strategie di chargeback possono alimentare le tensioni tra i team. Tuttavia, policy che promuovono la comunicazione, la trasparenza e la responsabilità possono aiutare a mitigare questi rischi.

Il chargeback richiede ai team IT di assumersi nuove responsabilità, tra cui la modellazione del costo di prodotti e servizi, la definizione di tariffe e l'elaborazione delle fatture, il tutto finalizzato al recupero dei costi. I team IT spesso implementano i chargeback gradualmente, in modo da avere il tempo di risolvere i problemi contabili senza lasciarsi sopraffare. Potrebbero iniziare con un sistema di showback, passare a una struttura basata sui costi e infine adottare un approccio più avanzato di cost-plus o prezzi strategici.

Il reparto IT deve decidere la frequenza con cui rivalutare il valore dei diversi servizi e come addebitarne l'utilizzo alle unità di business. Ad esempio, un reparto IT potrebbe addebitare a un team il consumo medio di risorse degli ultimi tre mesi; questo approccio aiuta a garantire che il team non venga punito per eventuali outlier. I reparti IT potrebbero anche creare dei playbook dettagliati su come gestire le controversie finanziarie e le riconciliazioni.

Fatture IT confuse, vaghe o imprecise possono erodere rapidamente la fiducia nel processo di chargeback. I team IT possono avere più fiducia nel loro modello con fatture IT che riflettono costantemente l'utilizzo delle risorse di ciascun team tramite misurazione, automazione, machine learning e altri strumenti.

I team IT possono anche coltivare un senso di equità attraverso audit rigorosi e regolarmente programmati. Senza fiducia, i team potrebbero iniziare ad agire al di fuori del sistema IT ufficiale, anche utilizzando servizi esterni senza avvisare il team IT, in un fenomeno noto come shadow IT.

L'attribuzione accurata dei costi dipende in larga misura da pratiche coerenti di tagging e metadati. Un tagging incompleto o incoerente può portare a costi allocati in modo errato, controversie e riduzione della fiducia nel sistema. I team IT dovrebbero stabilire policy di tagging chiare, applicare la conformità e verificare regolarmente l'igiene dei tag per contribuire a garantire una rendicontazione affidabile.

I team IT possono migliorare la trasparenza condividendo il modo in cui determinano il valore dei diversi servizi attraverso il catalogo dei servizi dell'azienda (il punto d'ingresso utilizzato dai dipendenti per accedere alle applicazioni approvate dall'azienda). L'IT può anche coinvolgere gli stakeholder nel processo decisionale, in modo che le loro opinioni si riflettano nelle policy di rendicontazione e applicazione.

Anche i programmi di formazione e i webinar potrebbero essere una parte importante di un modello di chargeback, contribuendo a garantire che ogni team sappia interpretare le metriche pertinenti e prendere decisioni informate. I team potrebbero altrimenti avere difficoltà a individuare quali dei loro comportamenti contribuisca a fare aumentare o diminuire i costi.

Le organizzazioni possono effettuare investimenti IT mirati, come l'aggiornamento dell'infrastruttura cloud, per ridurre i costi in tutta l'azienda. Gli investimenti strategici possono contribuire a far sì che l'intera azienda, non solo i singoli team, sia impegnata nella gestione dei costi e nell'efficienza, ottenendo il consenso degli stakeholder.

Gli stakeholder potrebbero essere più propensi ad appoggiare una strategia di chargeback quando possono vedere come questa migliori le finanze dell'azienda. I team IT possono monitorare l'evoluzione delle abitudini di spesa e di utilizzo nel tempo ed evidenziare i successi condivisi grazie alle nuove misure di riduzione dei costi, come ad esempio la riduzione del consumo energetico annuale del 25% o il recupero di 100.000 USD di ricavi persi.