Che cos'è la gestione della capacità?

La gestione della capacità viene spesso confusa con la gestione delle risorse. Questo accade in genere per due motivi principali. Innanzitutto, entrambi i termini sembrano descrivere lo stesso tipo di cosa, anche se non è così. In secondo luogo, entrambi i termini descrivono le attività che dovrebbero svolgersi all'inizio della storia di un'impresa, durante le prime fasi di pianificazione concettuale.

Ma gestione della capacità e gestione delle risorse non sono frasi intercambiabili. Sono termini sequenziali ed è importante mantenere la sequenza. Durante la fase di pianificazione, la gestione della capacità è un'attività di pianificazione chiave, così importante che di solito deve precedere la maggior parte delle altre considerazioni.

Ecco la differenza tra le due:

• La gestione della capacità è una determinazione finale che cerca di scoprire se un'impresa pianificata sarà in grado di svolgere le normali funzionalità aziendali come previsto.

• La gestione delle risorse è l'insieme di procedure e processi che aiuta a stabilire come vengono coordinate le risorse disponibili e i vari dettagli che determinano quando e come il lavoro previsto viene completato.   

La gestione della capacità tocca aspetti della pianificazione delle risorse e della pianificazione dei progetti, ma riduce le sue conclusioni a un insieme di metriche guida: se l'impresa pianificata sarà in grado di elaborare la sua distribuzione prevista di workload ed eseguire i requisiti aziendali.

Ma questa è solo una parte della gestione della capacità: l'altra parte richiede una certa prognosi sotto forma di forecasting della domanda futura e di come il sistema accoglierà tale crescita prima che si verifichi quel momento e le esigenze future diventino richieste presenti.

Prima di andare avanti, è opportuno delineare i diversi significati del termine "gestione della capacità" per evitare possibili confusioni. Esistono in realtà tre "livelli di ingrandimento" della parola, ognuno dei quali attiene a uno specifico senso di scala:

• La visione aziendale: questa è la prospettiva "macro" delle operazioni totali di un'azienda. Qui rientrano i vari progetti per i clienti, ciascuno guidato da esigenze, parametri di gestione dei progetti e tempistiche proprie.

• La visione operativa: nell'ottica dell'efficienza operativa, la gestione della capacità significa pianificazione delle risorse e il modo in cui il personale, i materiali e le macchine sono governati dalle leggi immutabili della disponibilità e della capacità delle risorse.

• La visione IT: può essere considerata la prospettiva "micro" dell'azienda. Qui, la gestione della capacità va "dietro le quinte" per monitorare le risorse e come coordinarle con i servizi IT e l'infrastruttura IT per misurare efficacemente i volumi di dati.

Ai fini di questa discussione, stiamo considerando tutti e tre i livelli di ingrandimento contemporaneamente perché è così che funzionano gli affari. Di solito tutto accade contemporaneamente e spesso è necessario mantenere più prospettive in contemporanea.

Gestire la capacità non significa semplicemente tenere d'occhio i limiti della capacità di storage e assicurarsi che gli asset abbiano abbastanza spazio per adattarsi. Per affrontare efficacemente i problemi di capacità è necessario implementare tecniche di forecasting e utilizzare dati e intelligenza artificiale (AI) per studiare i progetti passati e pianificarne di nuovi. Di seguito sono riportati i passaggi chiave coinvolti nei processi di gestione della capacità:                                   

• Misurazione: studio della capacità attuale delle risorse misurando il totale delle varie risorse dell'azienda e il modo in cui vengono utilizzate.

• Monitoraggio: monitoraggio della disponibilità delle risorse, del modo in cui le risorse vengono attualmente utilizzate e di come sono state sfruttate in passato.

• Allocazione: dare priorità ai workload e ai workflow e definire l'allocazione delle risorse, in base alla disponibilità delle risorse e alle pressanti esigenze aziendali.

• Ricalibrazione: riutilizzo dei dati storici dei progetti passati per aiutare a definire le aspettative di progetto per i progetti attuali e futuri.

• Fare proiezioni: la stima della capacità futura e delle future richieste di risorse nei prossimi progetti è una parte essenziale del processo di gestione della capacità.

Diverse organizzazioni affrontano i problemi di gestione della capacità con vari metodi e strategie. Le seguenti strategie riflettono più livelli di gestione delle prestazioni.

Ci sono diversi modi per affrontare il gioco della gestione della capacità aziendale. Un mezzo è implementare una strategia lag, in cui l'organizzazione adotti una postura aziendale più rilassata rispetto a un approccio più proattivo. Le organizzazioni che utilizzano una strategia lag attendono di aumentare la propria capacità finché la domanda non sia sufficientemente cresciuta.

In questa strategia, l'azienda non cerca di impegnarsi nella previsione della domanda e attende invece i dati solidi che indicano un aumento della domanda. Questa opzione è spesso scelta da aziende con una solida base di clienti, ma che potrebbero avere problemi di budget.

Per le organizzazioni che desiderano perseguire un approccio più impegnato e proattivo alla gestione della capacità, c'è la strategia di capacità principale da prendere in considerazione. Qui, un'azienda aumenterà la sua capacità di produzione in previsione della prossima domanda futura.

Il beneficio ovvio per l'organizzazione è che è meglio preparata a soddisfare la domanda imminente, se dovesse concretizzarsi come previsto. Un esempio di strategia di capacità dei lead comunemente seguita può essere trovato nelle aziende di giocattoli che adeguano la produzione in previsione della stagione dello shopping natalizio. Questo approccio aggressivo si basa in genere su previsioni avanzate della domanda.

In un tipo di approccio ibrido, la strategia della capacità media cerca di occupare una via di mezzo tra un approccio aggressivo (strategia lead) e un approccio reattivo (strategia lag). Di conseguenza, la strategia della capacità media cerca di individuare la capacità che corrisponderà alla domanda media prevista.

In un certo senso, questa può rivelarsi una strategia rischiosa, anche se, in base alle medie generali, questo tipo di "bilanciamento" con la capacità allineata al livello di domanda previsto dovrebbe funzionare se le stime medie dell'azienda si rivelano affidabili. La qualità delle previsioni dell'organizzazione è particolarmente importante.

La strategia match è in realtà una modifica della strategia lead. La differenza fondamentale è l'investimento.

In una strategia lead, l'azienda investe in una maggiore capacità in previsione della domanda futura. La strategia match raggiunge la maggior parte degli stessi obiettivi senza sborsare grandi somme di denaro in anticipo. Al contrario, l'azienda sceglie di monitorare in modo molto dettagliato i dati relativi alla domanda attuale e di adeguarsi sulla base di tali riscontri. La strategia match dipende in larga misura dall'osservazione delle tendenze dei mercati emergenti e in evoluzione e dalla base di azioni rapide sui dati risultanti.

Ci sono almeno una mezza dozzina di motivi per cui le organizzazioni si rivolgono a strategie e soluzioni efficaci di gestione della capacità:

• Meno esaurimento dei dipendenti: la gestione della capacità aiuta a limitare il burnout dei membri del personale facendo sapere all'azienda quando deve assumere più lavoratori.

• Migliore utilizzo e allocazione delle risorse: due delle metriche chiave monitorate dalla gestione della capacità sono l'utilizzo e l'allocazione delle risorse. Attraverso di essi, le organizzazioni possono modificare le prestazioni e aumentare i risparmi sui costi.

• Gestione più fluida dell'inventario: i problemi tipici della supply chain di solito possono essere risolti quando si abilita una gestione più efficace dell'inventario attraverso il supporto ponderato fornito dalla gestione della capacità.

• Una visione completa delle risorse umane: mettendo in atto i principi di gestione della capacità, le aziende possono avere una visione più completa delle risorse aziendali, comprese le funzionalità e i limiti previsti dei membri del team.

• Miglioramento del budget e del processo decisionale: l'obiettivo è prendere le decisioni più intelligenti possibili. La gestione della capacità supporta questo obiettivo consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni basate sui dati e di elaborare budget realistici.

• Maggiore efficienza produttiva: l'efficienza ottiene un aumento complessivo quando i cicli di produzione sono programmati in anticipo con la pianificazione e la gestione della capacità.

Una gestione efficace della capacità trova il modo di ostacolare alcune sfide persistenti che possono influire negativamente sull'efficienza:

• Colli di bottiglia: come un ingorgo stradale così fitto da impedire qualsiasi movimento dei veicoli, un "collo di bottiglia" è un punto di criticità in cui la capacità si riduce a un filo e non riesce più a sostenere la domanda. I risultati sono ritardi nell'elaborazione e interruzioni della funzionalità. Molte possibili cause possono essere all'origine dei colli di bottiglia, la maggior parte dei quali riguarda qualche tipo di problema di sincronizzazione. Ad esempio, i workload arrivano più velocemente di quanto possano essere assorbiti correttamente, oppure una parte del processo procede in anticipo rispetto alla tabella di marcia e oltre quanto stabilito durante la pianificazione della capacità. Il rilevamento dei colli di bottiglia si ottiene controllando le risorse con tassi di utilizzo della capacità ridotti.

• Carenza: quando la capacità operativa di un sistema non è in grado di tenere il passo con la domanda, si verifica una carenza. Le carenze si verificano per numerose ragioni. La prima e più importante tra queste potrebbe essere che il sistema semplicemente non ha una capacità sufficiente per soddisfare la domanda. Oppure potrebbe esserci una carenza di manodopera che aggrava la situazione, o un problema meccanico o informatico con i macchinari normalmente utilizzati. Allo stesso modo, la mancanza di materie prime per la produzione o la presenza di fluttuazioni della qualità possono innescare carenze. Ecco perché le aziende fanno di tutto per creare piani di gestione della capacità e implementare dati in tempo reale nelle loro pratiche di forecasting.

Diversi strumenti di gestione della capacità sono di uso comune, tra cui:

• Excel: il programma di database di punta di Microsoft ha diversi strumenti per la gestione della capacità, come il multithreading (che riduce i tempi di calcolo) e l'ottimizzazione dell'uso della memoria.

• Float: Float è uno strumento di pianificazione della capacità che offre visualizzazioni in tempo reale della disponibilità del personale, offrendo ai team i mezzi per l'ottimizzazione dei workload. Float elabora automaticamente i calcoli della capacità.

• Jira: i team agili dipendono da Jira per diversi motivi. Jira gestisce dashboard per i singoli utenti e per le attività di squadra e garantisce che tutti gli stakeholder abbiano accesso ai dati del team.

• Kantata: Kantata Software si occupa di servizi professionali e gestione dei servizi. Il suo database classifica le competenze del team e fornisce suggerimenti sulle risorse per variabili come i prezzi.

• Runn: Runn aiuta i suoi utenti a pianificare i progetti e a mantenere le risorse necessarie per prevedere la domanda di risorse, in modo che i livelli di servizio previsti possano essere mantenuti in ogni momento.