Allocazione e utilizzo delle risorse: qual è la differenza?

L'allocazione si riferisce alla pianificazione, all'organizzazione e all'assegnazione delle attività, mentre l'utilizzo si riferisce alla misurazione strategica delle prestazioni complessive delle risorse.

L'allocazione delle risorse è il momento in cui le aziende assegnano risorse efficaci rispetto agli obiettivi desiderati. Ciò comporta di solito che i project manager assegnino compiti specifici ai membri del team o alle risorse del progetto per allocare il workload necessario per l'organizzazione e la pianificazione del progetto. Una gestione efficace della pianificazione di un progetto e delle dipendenze interne o esterne può prevenire la perdita di ambito e aumentare la redditività.

Sebbene molte aziende utilizzino ancora strumenti tradizionali di allocazione delle risorse per le previsioni (come i fogli di calcolo), è necessario uno strumento avanzato di gestione delle risorse e un software di gestione dei progetti (PMS) per prendere decisioni più rapide, ottenere insight sul modo migliore per ordinare le attività e allocare efficacemente le risorse nell'ambito di un progetto.

L'utilizzo delle risorse è diverso dall'allocazione delle risorse in quanto si tratta di un KPI che misura l'efficienza di un team in relazione al modo in cui utilizza le risorse disponibili. In altre parole, l'utilizzo delle risorse crea KPI che misurano le prestazioni e l'impegno in base alla quantità di tempo o capacità disponibili.

L'utilizzo ottimale delle risorse e la loro allocazione intelligente consentono ai project manager di prevedere la disponibilità delle risorse in più categorie. Questa consapevolezza consente ai team di pianificare strategicamente gli orari della forza lavoro e compiere sforzi correttivi in tempo reale per garantire la salute ottimale dei nuovi progetti.

Sia l'allocazione delle risorse che il loro utilizzo sono aree della gestione dei progetti che, se utilizzate insieme e aumentate con un software di gestione, possono sostenere la crescita, aumentare i profitti, migliorare la produttività e aumentare i profitti di un'azienda.

La sola allocazione delle risorse, sebbene necessaria per qualsiasi nuovo progetto, non fornisce la visione completa di cui i project manager hanno bisogno per essere proattivi e strategici nel loro processo decisionale. Questo è ciò che distingue l'utilizzo delle risorse ed è il motivo per cui il suo ruolo nel successo di un progetto è essenziale.

Le soluzioni di utilizzo delle risorse possono tracciare gli sforzi di utilizzo di un team su più livelli per fornire una visione unificata, in tempo reale e completa che misura strategicamente l'efficacia delle risorse.

L'utilizzo complessivo delle risorse tiene traccia del tempo effettivo allocato rispetto al totale delle ore disponibili. È possibile calcolare anche altre categories di utilizzo, come le ore fatturabili, le ore non fatturabili e il tempo di utilizzo delle Risorse. Tutte queste categorie di monitoraggio del tempo sono suddivise in base alla capacità totale delle risorse disponibili.

La chiarezza ottenuta dall'utilizzo delle risorse sul numero effettivo di ore lavorate rispetto al numero pianificato tra le categories e operative consente una pianificazione strategica della capacità in grado di massimizzare la forza lavoro, aumentare le risorse e ottimizzare l'utilizzo di un team per fornire risultati puntuali e di qualità.

Il monitoraggio dell'utilizzo di un team e il monitoraggio della produttività delle prestazioni individuali offrono ai project manager uno dei KPI chiave per una gestione efficace delle risorse. Questi calcoli aiutano a evitare una sovra-allocazione delle risorse.

L'allocazione eccessiva della pianificazione delle risorse può portare a una quantità di ore lavorative che causa il burnout dei dipendenti, e non avere le risorse giuste per utilizzare efficacemente il tempo del progetto può causare ritardi non pianificati. Ecco perché è importante misurare con precisione l'utilizzo e provvedere di conseguenza.

Una tipica formula di utilizzo delle risorse viene calcolata dividendo il tempo effettivo o allocato per la capacità delle risorse. Un tasso di utilizzo consente ai project manager di monitorare le prestazioni delle risorse e creare report sul loro utilizzo. I responsabili delle risorse possono quindi calcolare le attività fatturabili nei nuovi progetti e impegnarsi nella pianificazione strategica della capacità.

Per ottimizzare le prestazioni delle applicazioni ed evitare colli di bottiglia e problemi futuri, le aziende devono stimare correttamente il fabbisogno di risorse. Tuttavia, le complesse astrazioni a più livelli delle applicazioni rendono più difficile capire quali risorse di rete supportano o rallentano quali applicazioni.

Prevedere tramite metodi tradizionali in ambienti dinamici può spesso portare a una sovra-allocazione. Inoltre, gli strumenti di operazioni tradizionali possono portare a una gestione delle risorse inefficiente, rallentando il processo di trasformazione digitale.

Man mano che gli ambienti digitali agili si evolvono in complessità e le infrastrutture producono continuamente quantità record di nuovi dati, è necessaria una gestione più intelligente delle risorse.

Un approccio basato su AIOps, in cui le aziende allocano le risorse in modo intelligente e con visibilità completa tra i sistemi, consente alle aziende di rimanere pertinenti. La distribuzione di soluzioni che funzionano su tutti i sistemi può ridurre la spesa risolvendo i problemi prima che si verifichino, eliminare i futuri problemi di applicazione delle risorse essendo in grado di interpretare i modelli e isolare gli incidenti e trasformare le prestazioni delle applicazioni con meno sforzo.

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