Cos'è la gestione aziendale della tecnologia?

Il framework TBM si basa su una tassonomia e un modello di processo decisionale standard che collegano i dati finanziari e operativi tra le unità IT, finanziarie e altre unità di business. Fornisce ai team la struttura, i processi e gli insight necessari per gestire la tecnologia come un'azienda.

Le organizzazioni, dalle piccole aziende alle società internazionali, fino a enti pubblici come lo stato di Washington, hanno adottato il framework TBM per migliorare la trasparenza, la chiarezza, la coerenza e l'efficienza dei loro reparti tecnologici.

Il framework è stato originariamente sviluppato dal TBM Council, un'organizzazione senza scopo di lucro sostenuta da migliaia di CIO, CTO, CFO e altri leader tecnologici e finanziari. Con l'evoluzione della tecnologia, anche il framework TBM si è evoluto per includere modelli di distribuzione moderni come cloud, software-as-a-service (SaaS), infrastructure-as-a-service (IaaS) e molto altro.

Allineando costi, consumi e valore, il framework TBM consente alle organizzazioni di dare priorità agli investimenti ad alto impatto, monitorare il ROI delle iniziative tecnologiche e garantire che le decisioni di spesa supportino la strategia complessiva.

La tassonomia TBM è un modello standardizzato che fornisce un linguaggio condiviso per la classificazione dei costi, dei servizi e del valore della tecnologia in un'organizzazione. Consente ai leader di IT, finanza e business di collaborare in modo più efficace, allineandosi sulle modalità di definizione, allocazione e comprensione dei costi.

Il TBM Council governa e mantiene la tassonomia TBM.

• Pool di costi: questi pool sono categorie standardizzate di spesa IT che distinguono tra spese operative e in conto capitale. I pool di costi comuni includono manodopera, software, hardware, strutture e servizi esterni. Forniscono le basi per capire per cosa vengono spesi i soldi.
  
  
• Torri di risorse: questo livello raggruppa le risorse tecnologiche in categorie funzionali come server, storage, reti, dispositivi degli utenti finali e sicurezza. Queste "torri" rappresentano il modo in cui vengono forniti i servizi e sono in genere allineate alle operazioni tecniche.
  
  
• Soluzioni: le soluzioni rappresentano i prodotti o le funzionalità rivolte al business fornite dall'IT. Tra gli esempi rientrano sistemi CRM, piattaforme dati o strumenti interni. Questo livello consente alle organizzazioni di misurare il valore e il costo di ciò che l'IT fornisce all'azienda.
  
  
• Consumatori: questo livello superiore identifica chi utilizza i servizi, che si tratti di unità di business interne, clienti esterni o team di partner. La comprensione del consumo aiuta a collegare costi e valore a specifici centri di domanda.

All'interno di ogni livello c'è una terminologia standardizzata che favorisce la collaborazione e la comprensione. Ad esempio, nel livello del pool di costi, si potrebbero avere voci per "provider di cloud service", "manutenzione SaaS" e "manodopera interna". Idealmente, tutte le spese possono essere archiviate in una di queste categorie. Questa categorizzazione rende facile vedere e tenere traccia di dove vengono spesi i soldi all'interno di un'organizzazione, in un modo che sia facile da capire anche per coloro che non fanno parte del team tecnologico.

Un modello TBM richiede un metodo basato sui dati per la mappatura e l'allocazione dei costi e del consumo di risorse. Monitorando i costi dalle fonti ai loro utilizzi, il modello TBM alimenta le conversazioni sul valore tramite report, analytics e metriche di benchmarking.

L'allocazione dei costi è parte integrante del framework TBM, mentre la visibilità dei costi e della qualità dei servizi IT è fondamentale per l'efficacia del framework. Il modello TBM si basa su dati affidabili. Quando la qualità dei dati viene messa in discussione, gli stakeholder dubitano dell'output.

Allocazione uniforme

Una divisione semplice in cui il numero di entità che utilizzano una spesa viene diviso per il costo di tale spesa. Se un'organizzazione ha 100.000 USD da spendere per i server e 100 server, a ogni server verranno assegnati 1.000 USD.

Percentuale assegnata manualmente

La percentuale assegnata manualmente (MAP) è una strategia più ad hoc che affida a chi ha esperienza nell'area specifica della spesa di decidere quale percentuale del costo totale vada a ciascun settore. Se un reparto IT ha un totale di 200.000 USD da dividere tra tre dipendenti, una percentuale assegnata manualmente potrebbe dare a un manager 100.000 USD e a due dipendenti junior 50.000 USD ciascuno.

Allocazione ponderata

Questo metodo è una versione leggermente più complessa della percentuale assegnata manualmente. Invece delle percentuali, un manager o un team assegna ai singoli destinatari una priorità ponderata. Ad esempio, la spesa di 200.000 USD per i dipendenti potrebbe essere suddivisa in questo modo:

Manager (peso 5): USD 200.000 x 0,5 = USD 100.000

Dipendente 1 (peso 3): 200.000 USD x 0,3 = 60.000 USD

Dipendente 2 (peso 2): 200.000 USD x 0,2 = 40.000 USD

Allocazione in base ai consumi

In questo sistema vengono monitorati i costi effettivi di esercizio e le risorse vengono allocate in base a tali consumi. Ad esempio, l'affitto potrebbe avere lo stesso peso a New York City e Scranton, Pennsylvania, ma in realtà il primo richiederà una percentuale della spesa totale molto più elevata rispetto al secondo. Dopo avere monitorato le spese, un'allocazione basata sui consumi può modificare le percentuali per soddisfare le esigenze reali dei lavoratori.

Allocazione multidimensionale

Questo metodo aggiunge una complessità significativa, ma fornisce anche una comprensione più profonda. In un sistema multidimensionale, si riconosce che le spese individuali hanno molteplici aspetti. Ad esempio, immaginiamo che un'azienda stia allocando la spesa per una soluzione di cloud storage. L'allocazione multidimensionale include non solo lo "storage necessario per dipendente", ma anche i costi di rete, il numero di volte in cui si accede allo storage e il costo dell'accesso o il tempo impiegato per utilizzare il servizio. Ogni singolo aspetto può essere ponderato manualmente.

Il modello TBM aiuta le organizzazioni a valutare il valore aziendale della tecnologia andando oltre le metriche di spesa di base. Combina la trasparenza finanziaria con il contesto operativo. Lo fa utilizzando i KPI, l'economia delle unità, l'integrazione con i principi FinOps e una tassonomia standardizzata che associa i costi alle funzionalità e ai risultati aziendali.

Molte organizzazioni iniziano e terminano l'analisi del valore IT con le metriche di spesa. C'è del valore nella semplicità, ma è più produttivo trattare le metriche di spesa di base come un invito a ulteriori analisi, piuttosto che come una finalità. L'analisi di secondo livello potrebbe includere domande come: cosa determina la varianza? Quali centri di costo sono outlier? Quali parti dell'IT sono poco ottimizzate?

L'IT deve misurare, ottimizzare e rendere operative le pratiche di gestione della spesa IT, sia per le soluzioni tradizionali on-premise che per l'IT basato sul cloud.

Gli strumenti tradizionali di gestione finanziaria IT (ITFM) spesso risultano insufficienti, soprattutto negli ambienti decentralizzati di hybrid cloud. Il modello TBM fornisce una singola fonte affidabile per i dati sui costi e sul valore della tecnologia, sostituendo fogli di elaborazione disconnessi o report isolati con un modello unificato che supporta decisioni più intelligenti in tutta l'azienda.

Il framework TBM fornisce un approccio strutturato sia alla gestione degli investimenti IT tradizionali, sia all'accettazione della natura dinamica della spesa per il cloud. Aiuta a garantire che ogni dollaro speso sia in linea con gli obiettivi aziendali strategici.

La velocità di immissione sul mercato è un valore IT che dipende dalle metodologie Agile. I modelli di sviluppo Agile si basano su servizi di cloud pubblico che scalano on demand, ma hanno un costo. Nel frattempo, le organizzazioni devono ancora gestire, modernizzare e razionalizzare le tecnologie esistenti ottimizzando i costi.

Poiché il cloud computing continua ad avere la precedenza nella pianificazione strategica dell'IT, l'integrazione della gestione dei costi del cloud all'interno del framework TBM, nell'intero ecosistema, diventa imperativo. Le piattaforme TBM integrano metodologie Agile tracciando, analizzando e integrando i cloud service. Questa integrazione può contribuire a garantire un approccio più completo all'ottimizzazione della spesa IT, utilizzando la scalabilità e la flessibilità delle soluzioni cloud, mantenendo il controllo sui costi e massimizzando il valore per l'azienda.

I KPI TBM incorporano le esigenze dei flussi di lavoro di valore basati sul prodotto. Le metriche Agile monitorano la produttività durante l'intero ciclo di sviluppo del software, ma i portfolio di prodotti vengono di fatto valutati in base al tempo che intercorre tra la richiesta di fornitura di un prodotto e la fornitura effettiva. I product manager necessitano di una linea di tendenza del valore aziendale generato dal portfolio ogni trimestre. Ciò aiuta a migliorare le stime dei tempi e a segnalare i limiti delle risorse se le esigenze aziendali superano le ore produttive di un team. La misurazione e il monitoraggio della produzione di valore aziendale consentono ai product manager di rispettare gli impegni di delivery.

La razionalizzazione delle applicazioni (AppRat) è un'iniziativa chiave per molte pratiche TBM. AppRat richiede che l'organizzazione segmenti prima le applicazioni (per driver, per supporter e KTLO), e che quindi determini le azioni da intraprendere in ogni segmento (investire per massimizzare le prestazioni, ottimizzare prestazioni e costi e ridurre al minimo i costi per soddisfare gli accordi sul livello di servizio).

Gli indicatori chiave di prestazione, o KPI, per il successo dell'AppRat non sono tecnici e nemmeno particolarmente complicati. Le iniziative AppRat di successo riducono il portfolio, eliminano le funzionalità aziendali duplicate e riducono la spesa per le applicazioni. Tuttavia, stabilire una base di riferimento per i costi delle applicazioni non è facile. Affermare di aver tagliato la spesa totale per le applicazioni dipende dalla conoscenza dei costi prima dell'attività di razionalizzazione.

Un modello di costo IT basato su una tassonomia TBM con allocazioni dei costi difendibili (da una contabilità generale, attraverso un'infrastruttura on-premise e fino ad applicazioni e servizi) è un prerequisito per la fiducia nelle metriche del valore aziendale. AppRat è una conversazione sul valore aziendale, ma per averla sono necessari dettagli operativi e finanziari all'interno del framework TBM.

Il modello TBM esamina quattro grandi categorie di KPI:

• I KPI costo-prestazioni aiutano l'IT a migliorare continuamente l'efficienza in termini di costi dei servizi, pur mantenendo la qualità.
  
  
• I KPI del portfolio allineati al business consentono all'IT di concentrare tempo e risorse sui servizi, le applicazioni, le tecnologie e i fornitori che generano il massimo valore per l'azienda.
  
  
• I KPI degli investimenti nell'innovazione aiutano l'IT e i suoi business partner a governare e collaborare meglio al giusto livello di spesa per i progetti.
  
  
• I KPI di agilità aziendale facilitano la creazione di una struttura dei costi più agile per l'IT e accelerano un processo decisionale efficace.

Alla base di queste categorie ci sono metriche specifiche:

• Elementi finanziari di base
• Confronto tra spesa IT e roadmap (variazione OpEx e CapEx)
• Costo totale delle applicazioni e dei servizi
• Percentuale della spesa IT per il cloud
• Consegna
• Tempi di realizzazione del prodotto
• Valore aziendale generato dal portfolio per trimestre
• Innovazione e agilità
• Percentuale dell'investimento IT per l'esecuzione, la crescita e la trasformazione del business
• Percentuale della spesa del progetto per iniziative orientate al cliente
• Valore aziendale
• Spesa IT per unità di business
• Punteggi di soddisfazione dei clienti per i servizi rivolti alle aziende
• Percentuale dell'investimento IT per iniziativa aziendale

Via via che le organizzazioni affrontano la complessità degli investimenti tecnologici, l'integrazione di TBM e FinOps (una disciplina e pratica culturale di gestione finanziaria cloud finalizzata a massimizzare il valore aziendale negli ambienti hybrid cloud e multicloud) è emersa come strategia aziendale d'importanza critica per migliorare la gestione dei costi del cloud.

Il modello TBM mira a facilitare il processo decisionale basato sui dati nella gestione, pianificazione e ottimizzazione dei costi, del valore e della qualità di tutti gli investimenti tecnologici, mentre FinOps si concentra specificamente sugli aspetti finanziari dei servizi cloud. FinOps è una disciplina chiave all'interno del più ampio framework TBM, che fornisce una responsabilità finanziaria specifica per il cloud a complemento della gestione del valore a livello aziendale del framework TBM.

La fusione dei principi TBM e FinOps offre un approccio completo per affrontare le sfide uniche poste dalla spesa per il cloud. Il cloud computing, caratterizzato dalla scalabilità e flessibilità, richiede un approccio dinamico alla gestione finanziaria. L'integrazione aiuta a garantire che le organizzazioni possano non solo tenere il passo con i rapidi cambiamenti nei servizi cloud, ma anche ottimizzare questi investimenti per allinearli agli obiettivi aziendali strategici.

Questo approccio alla fusione estende il framework TBM per includere le sfumature operative e finanziarie dei cloud service, consentendo alle organizzazioni di:

• Ottimizzare i costi del cloud: applicando i principi FinOps all'interno del framework TBM, le organizzazioni possono ottenere una comprensione granulare dell'utilizzo e della spesa del cloud, identificando opportunità di risparmio sui costi e miglioramenti dell'efficienza.
  
  
• Allineare la spesa al valore aziendale: questo allineamento aiuta a garantire che gli investimenti nel cloud siano direttamente collegati agli obiettivi strategici e ai risultati aziendali e aiuta a migliorare il ritorno sull'investimento (ROI).
  
  
• Agilità e innovazione migliorate: un'efficace gestione dei costi del cloud consente alle organizzazioni di allocare le risorse in modo più strategico, promuovendo l'innovazione e l'agilità in un panorama competitivo. L'automazione può essere implementata, ove opportuno, per snellire ulteriormente le spese.

L'integrazione di FinOps nel framework TBM non solo migliora la visibilità e il controllo sulle spese del cloud, ma promuove anche una cultura della responsabilità dei costi tra i team IT e finanziari. Questa collaborazione è fondamentale per ottenere prestazioni finanziarie e operative ottimali, garantendo che ogni dollaro speso per i servizi cloud offra il massimo valore all'organizzazione.

Mentre la sezione precedente affronta il componente specifico del cloud del framework TBM, una soluzione TBM completa può essere intesa come l'integrazione di ITFM, FinOps e gestione strategica del portfolio (SPM). Unisce queste discipline in un framework completo di gestione del valore progettato per ottimizzare gli investimenti in un ambiente IT.

La gestione finanziaria dell'IT (ITFM) è essenzialmente la pratica di applicare le tradizionali tattiche di gestione aziendale, come la definizione del budget e l'analisi del ROI, ai reparti IT. Questo differisce dalla gestione IT tradizionale in quanto, in precedenza, ai dipartimenti IT veniva semplicemente assegnato un budget da rispettare. L'ITFM integra l'allineamento strategico, la piena trasparenza dei costi e la responsabilità condivisa tra l'IT e il resto dell'organizzazione.

L'SPM offre un insieme di funzionalità e processi che un'organizzazione utilizza per decidere come concentrare le risorse e i finanziamenti disponibili tra i portfolio per raggiungere i propri obiettivi strategici. Attraverso le pratiche SPM, un'organizzazione può allocare risorse per allinearsi agli obiettivi organizzativi, dare priorità a progetti e programmi in modo simile e fare affidamento su un processo decisionale basato sui dati.

Il framework TBM offre un costo economico unitario dell'IT completamente oneroso e accurato, gettando le basi affinché le organizzazioni valutino i ricavi generati da una singola unità aziendale rispetto ai costi di manutenzione. Questa valutazione è fondamentale per rivelare il valore aziendale della spesa, evidenziando l'impatto diretto dei framework di processo decisionale strategico, come l'integrazione di TBM e FinOps, sull'economia a livello unitario.

L'economia unitaria è fondamentale affinché le organizzazioni possano:

Comprendendo l'economia unitaria dei servizi IT, le organizzazioni possono identificare la redditività di servizi o prodotti specifici, guidando le decisioni strategiche su dove investire o ridurre la spesa.

L'economia unitaria converte i costi e la qualità IT in KPI orientati al business, come il costo per transazione in un contesto bancario o il costo giornaliero del paziente nell'assistenza sanitaria. Questa suddivisione offre un quadro chiaro di come gli investimenti IT contribuiscono agli obiettivi aziendali.

L'integrazione dei principi TBM e FinOps migliora l'accuratezza e la pertinenza dei calcoli economici unitari, in particolare in ambienti con una spesa cloud significativa. Questa precisione supporta decisioni strategiche più informate, allineando gli investimenti IT al valore aziendale.

Le organizzazioni spesso desiderano una metrica unica che racchiude costi, qualità e valore IT in un KPI orientato al business. Tuttavia, l'economia delle unità è intrinsecamente specifica dell'organizzazione e riflette le realtà operative e le priorità strategiche uniche di ciascuna azienda. Ad esempio, gli ospedali potrebbero misurare il costo per giorno di degenza, mentre le aziende di trasporto potrebbero valutare il costo per chilometro.

La profonda attenzione all'economia delle unità, rafforzata dall'integrazione di TBM e FinOps, offre una comprensione dettagliata dell'impatto degli investimenti tecnologici sui profitti. Questo approccio consente alle organizzazioni di navigare le complessità degli ambienti moderni, garantendo che gli investimenti strategici nella tecnologia portino a risultati aziendali tangibili.

In sostanza, la dedizione alla comprensione e all'ottimizzazione dell'economia unitaria, nel contesto della TBM e potenziata da FinOps, offre un percorso non solo per gestire ma anche per massimizzare il valore degli investimenti tecnologici. Questo allineamento strategico garantisce che le organizzazioni possano misurare, gestire e comunicare efficacemente il valore dell'IT in termini che risuonano in tutta l'azienda.

Il modello TBM, come disciplina, mira ad allineare la spesa e le operazioni IT agli obiettivi aziendali. Se ben implementato, un programma TBM può offrire diversi risultati vantaggiosi.

Senza TBM, i costi della tecnologia sono spesso nascosti in fogli di calcolo, duplicati tra i reparti o raggruppati in vaghe voci di bilancio. Questa mancanza di chiarezza rende quasi impossibile ottimizzare o giustificare la spesa.

Il modello TBM offre una visibilità strutturata sulla destinazione del denaro, standardizzando la classificazione dei costi tra manodopera, software, hardware, cloud, strutture e molto altro. Ad esempio, lo Stato di Washington ha rivisto completamente il suo approccio alla trasparenza dei costi IT dopo aver dovuto affrontare problemi di rendicontazione e tassonomia non uniformi. Grazie al modello TBM, sono stati in grado di centralizzare e chiarire la spesa tra le diverse organizzazioni.

La chiara definizione dei servizi IT offerta dal modello TBM e la connessione tra tali servizi e il valore aziendale consentono ai leader tecnologici di riallocare rapidamente le risorse in risposta ai cambiamenti. Quando valutano nuovi strumenti o allocano nuovamente le risorse, possono confrontare costi e valore nel contesto, anziché affidarsi all'istinto o a dati frammentati. Ciò supporta un processo decisionale migliore e più rapido, soprattutto quando le condizioni o le priorità cambiano.

Il framework TBM fornisce un linguaggio condiviso che collega i team IT, finanziari e aziendali. Elimina la confusione sulla terminologia, aiutando gli stakeholder di funzioni diverse a comprendersi e a lavorare verso obiettivi condivisi. Il linguaggio comune usato dal framework TBM è facile da capire, abbastanza flessibile da incorporare tutti i concetti necessari e sufficientemente versatile da consentire la partecipazione dei leader di tutta l'organizzazione.

Il modello TBM posiziona l'IT quale partner strategico, non solo come centro di costo. Fornisce ai leader della tecnologia i dati e la struttura di cui necessitano per dimostrare l'impatto, promuovere gli investimenti e guidare l'innovazione. Collegando la spesa IT al valore aziendale, il framework TBM aiuta i team tecnologici a ottenere risultati.

L'identificazione dei potenziali rischi è una parte importante del valore fornito dai team IT e il framework TBM amplifica tale valore. La tassonomia TBM fornisce un modo standardizzato per monitorare i costi e il beneficio delle iniziative di mitigazione del rischio, come la cybersecurity, la conformità e l'autenticazione. Si integra con il NIST Cybersecurity Framework, un set di linee guida sviluppate dal National Institute of Standards and Technology (NIST) per aiutare le organizzazioni a gestire e ridurre i rischi di cybersecurity. Inoltre, può adottare un approccio basato sui dati per contribuire a tracciare il ROI di queste iniziative.

In particolare, anche se non in modo esclusivo, nelle grandi organizzazioni l'espansione dei costi IT può essere pervasiva. La rendicontazione centralizzata del framework TBM consente al team TBM di rilevare i costi non necessari, come account di servizio duplicati, e consente una negoziazione più semplice per gli acquisti combinati o in bulk.

Sebbene il framework TBM si sia dimostrato prezioso per organizzazioni grandi e piccole, pubbliche e private, nessun sistema è privo di sfide.

L'implementazione del framework TBM non è un compito da poco. Implica l'integrazione di dati provenienti da sistemi eterogenei, controllati da team eterogenei. Le aziende devono selezionare il software TBM ideale per gestire questi dati, il che spesso richiede un esborso iniziale. Potrebbe anche essere necessario un team TBM dedicato per la manutenzione.

Inoltre, può essere difficile recuperare e compilare tutti i dati necessari per consentire al framework TBM di offrire tutti i suoi benefici. Il TBM Council si attiene al tema "la perfezione è nemica del progresso" e suggerisce di inserire i dati che sono prontamente disponibili, piuttosto che aspettare di ottenere fino all'ultimo bit. Il processo di input dei dati potrebbe fornire indizi su quali informazioni servono e quali no.

Il framework TBM rappresenta un'importante trasformazione del modo in cui i reparti IT operano e vedono sé stessi, così come del modo in cui li vede il resto dell'organizzazione. Il leader IT o il team IT potrebbero sentirsi a disagio nel definire gli obiettivi aziendali per ogni spesa, mentre i dirigenti aziendali potrebbero non vedere il valore della presenza dell'IT nel processo decisionale.

Questo può cambiare nel tempo, via via che i dipendenti si adattano al nuovo sistema, ma ci saranno sicuramente problemi durante la crescita.

Il framework TBM non è un sistema che si imposta e poi si può dimenticare. Per utilizzare correttamente il sistema, il software TBM deve essere continuamente aggiornato con nuove categorie e nuovi dati. Se i dati non sono disponibili in una posizione centralizzata, facile da trovare e da comprendere, il quadro dipinto dal modello TBM può essere impreciso. Questo richiede un impegno continuo a livello di reporting, inserimento dei dati, raccolta e analisi dei dati.