Comment établir une liste de contrôle pour la maintenance préventive

La création d’une liste de contrôle de maintenance préventive robuste aide les entreprises à abandonner des pratiques de maintenance réactives et dépassées au profit de tactiques plus modernes et proactives.

Les listes de contrôle de maintenance préventive sont principalement utilisées dans les secteurs de la gestion des installations, de la fabrication, de la santé et des transports afin d’aider les équipes de maintenance à identifier les problèmes tôt, avant qu’ils ne provoquent une défaillance d’équipement. Combinées aux outils et logiciels modernes de maintenance prédictive, les listes de contrôle de maintenance préventive permettent d’augmenter l’efficacité, de réduire les temps d’arrêt et de prolonger les cycles de vie des actifs.

La maintenance préventive (PM) est une stratégie de maintenance proactive qui aide à prévenir les pannes des équipements et les temps d’arrêt imprévus. Elle est considérée comme un type de maintenance planifiée et constitue un composant d’un programme de gestion des installations efficace. Elle est souvent utilisée dans un large éventail de secteurs, partout où les entreprises ont besoin d’actifs importants et complexes dans le cadre de leurs processus métier principaux.  

Au niveau de l’entreprise, les plans de maintenance préventive sont généralement plus développés que les plans individuels de maintenance des actifs et impliquent souvent la maintenance d’une installation de production ou d’une usine de fabrication entière. Dans ce type de déploiement, les tâches préventives incluent des inspections régulières des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), des systèmes électriques et des équipements de la chaîne de production.

Les équipes de maintenance modernes pratiquant une maintenance préventive efficace s’appuient sur de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle (IA) et l’Internet des objets (IdO) pour rationaliser les workflows et accroître l’efficacité. Ces outils permettent aux praticiens d’identifier et de résoudre de manière proactive les problèmes avant qu’ils n’entraînent des réparations coûteuses ou ne perturbent la production.

La maintenance préventive et la maintenance prédictive sont similaires : il s’agit de réparer proactivement les actifs avant qu’ils ne tombent en panne. Toutefois, elles diffèrent dans leur programmation.

• La maintenance préventive repose sur des plannings prédéfinis, en effectuant les tâches de maintenance selon les recommandations du fabricant et d’autres facteurs.
• La maintenance prédictive utilise le contrôle de conformité (CM) en temps réel, souvent équipée de capacités d’IA, pour déterminer quand planifier les tâches de maintenance.

Les entreprises suivent généralement ces bonnes pratiques pour créer des listes de contrôle de maintenance préventive solides.

La première étape de la mise en œuvre d’une liste de contrôle de maintenance préventive consiste à inventorier tous les actifs nécessitant une maintenance. Voici une liste de certains actifs qui sont fréquemment entretenus selon des procédures de maintenance préventive :

• Systèmes CVC
• Chaudières
• Systèmes électriques
• Ascenseurs
• Alarmes incendie
• Extincteurs
• Systèmes d’extinction d’incendie
• Structures de toit
• Systèmes d’éclairage
• Infrastructure de plomberie
• Systèmes de chauffage
• Systèmes d’alarme

Une fois qu’une entreprise a créé la liste des actifs qu’elle possède, les techniciens donnent leur avis pour chaque actif afin d’établir les procédures appropriées. Voici quelques exemples de recommandations du fabricant qui s’appliquent généralement à cette étape :

• Fréquences d’inspection
• Plannings de remplacement
• Exigences de lubrification
• Procédures de nettoyage
• Précautions de sécurité

En plus des tâches de maintenance de routine établies lors de la première étape de votre liste de contrôle, les équipes doivent identifier toute tâche de maintenance critique supplémentaire pouvant s’appliquer.

Par exemple, le CVC, les systèmes électriques et d’autres actifs complexes comportent de nombreux composants critiques, tels que des filtres à air, des conduites de réfrigérant, des disjoncteurs et des serpentins de condenseur. Ces éléments doivent être régulièrement inspectés et remplacés pour maintenir la fonctionnalité de l’actif.

Assurer la sécurité des travailleurs est également une tâche de maintenance critique. Voici quelques façons dont les entreprises donnent la priorité à la sécurité des travailleurs et garantissent l’intégrité des bâtiments et des installations dans lesquels ils travaillent :

• Inspection des toits
• Respect des exigences en matière d’équipement de protection individuelle (EPI)
• Mise en pratique des procédures de consignation/déconsignation
• Évaluation de l’intégrité du calfeutrage
• Examen de la signalisation
• Vérification de la présence de nids-de-poule
• Suivi d’une maintenance régulière de l’environnement

Pour assurer un suivi cohérent de leurs tâches, les équipes de maintenance doivent utiliser une documentation standardisée et un cadre des exigences pour l’enregistrement, le stockage et l’accès aux informations relatives à la maintenance. La standardisation aide à réduire les erreurs de saisie des données et à améliorer la précision des rapports au fil du temps, tout en facilitant la définition et le suivi de références.

Pour créer des champs de documentation standardisés, les équipes peuvent suivre ces étapes simples :

• Définir les champs de données : chaque dossier de maintenance doit contenir les mêmes informations (par exemple, le numéro d’identification de l’actif, la localisation ou le numéro du bon de travail). Lorsque les champs de données capturent différents types de données, cela peut freiner des stratégies de modernisation telles que la transformation numérique et l’adoption d’un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO).
• Suivre des conventions de dénomination standardisées : les utilisateurs doivent toujours étiqueter les noms des actifs, les catégories et les codes de défaillance selon les mêmes conventions. Par exemple, Actif A, ou Ventilateur 1, doivent être étiquetés de la même manière dans tous les champs de données et tous les enregistrements.
• Utiliser des menus déroulants prédéfinis plutôt que des entrées en texte libre : les entrées en texte libre sont des champs de documentation dans lesquels les utilisateurs peuvent saisir ce qu’ils veulent. Cet aspect peut entraîner des pratiques incohérentes et des champs de données mal définis. Les menus devraient plutôt proposer des options prédéfinies, comme « Défaillance des roulements » ou « Problème de lubrification », parmi lesquelles choisir lors de la documentation des travaux.

Les entreprises de maintenance modernes s’appuient de plus en plus sur un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour surveiller les listes de contrôle de maintenance préventive. Un système de GMAO est une solution logicielle qui aide les entreprises à automatiser et améliorer les opérations de maintenance principales et à documenter de manière approfondie leur activité.

Un système de GMAO équipé d’un logiciel de maintenance préventive peut générer automatiquement des ordres de travail, planifier des inspections visuelles et suivre les taux d’achèvement des tâches de maintenance préventive. En numérisant les listes de contrôle de maintenance préventive, les entreprises peuvent améliorer la visibilité, réduire les tâches administratives et rationaliser les processus inefficaces.

L’élaboration d’une liste de contrôle n’est que la première étape. Pour être efficaces, les entreprises doivent former les équipes de maintenance à utiliser la liste de contrôle, puis définir et surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité.

Les listes de contrôle de maintenance préventive obligent les employés à comprendre l’objectif de chaque élément de la liste et l’impact de leur travail individuel sur celui-ci. La formation à la liste de contrôle de maintenance préventive implique généralement :

• Évaluation des procédures d’inspection appropriées et des actifs, pièces et composant couverts
• Formation aux exigences de consignation/déconsignation pour assurer la sécurité des travailleurs
• Formation aux outils de GMAO, y compris la saisie appropriée des données, les contrôles du tableau de bord et la documentation

Pour être efficaces, les activités de maintenance préventive doivent être liées à des ordres de travail individuels et intégrées dans un système de GMAO. Cet aspect peut s’avérer difficile pour les entreprises dont les employés ont géré manuellement les dossiers pendant la majeure partie de leur carrière.

Former les employés à intégrer les tâches de maintenance aux bons de travail et à utiliser des outils de GMAO modernes pour le suivi améliore les taux d’achèvement et permet de garantir que les tâches de maintenance sont terminées.

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des indicateurs que les entreprises utilisent pour évaluer le succès des activités métier critiques. Les KPI de maintenance courants pour les programmes de maintenance préventive incluent les temps d’arrêt, la fréquence des pannes d’équipement, les coûts de maintenance, la durée de vie des actifs et les taux d’exécution des ordres de travail.

Un système de GMAO peut suivre tous ces indicateurs pour améliorer la précision et rendre la discipline plus visible dans l’entreprise.

Les entreprises qui mettent en œuvre des listes de contrôle structurées de maintenance préventive bénéficient de nombreux avantages opérationnels, parmi lesquels :

• Temps d’arrêt réduits : les temps d’arrêt non planifiés interrompent régulièrement les processus métier et coûtent des millions aux entreprises. Dans divers secteurs, les temps d’arrêt non planifiés coûtent jusqu’à 260 000 dollars par heure, soit environ 35 % de plus par minute qu’un temps d’arrêt planifié.¹ La réalisation d’inspections régulières dans le cadre d’un plan de maintenance préventive rigoureux permet aux équipes de maintenance d’identifier les problèmes avant qu’ils n’entraînent des pannes d’actifs et des temps d’arrêt non planifiés.

• Coûts de maintenance réduits : les listes de contrôle de maintenance préventive permettent de réduire les coûts de maintenance en réduisant les réparations d’urgence et les arrêts de travail. Les réparations d’urgence sont souvent plus coûteuses que les activités de maintenance planifiée. La création d’une liste de contrôle de maintenance préventive efficace permet aux équipes de maintenance de traiter les problèmes mineurs avant qu’ils n’entraînent une panne de l’équipement et n’endommagent les actifs.

• Cycles de vie d’actifs plus longs : les actifs qui font l’objet d’une maintenance de routine dans le cadre d’une liste de contrôle de maintenance préventive durent généralement plus longtemps que ceux qui suivent des plans de maintenance réactive ou de maintenance en cas de panne. La lubrification, l’inspection et le nettoyage réguliers des composants contribuent à améliorer les performances des actifs et peuvent prolonger leur durée de vie utile.

• Amélioration de la sécurité des travailleurs : les listes de contrôle de maintenance préventive aident les entreprises à identifier rapidement les dangers pour la sécurité et à agir avant qu’ils ne provoquent des conditions de travail dangereuses. En testant régulièrement une large gamme d’équipements de sécurité, tels que les alarmes incendie, les détecteurs de fumée, les systèmes d’extinction d’incendie, les systèmes électriques et les rampes, les équipes de maintenance suivant une liste de contrôle de maintenance préventive peuvent créer un environnement de travail plus sûr.

• Conformité renforcée : les listes de contrôle de maintenance préventive aident les entreprises à rester conformes à un ensemble de directives, notamment en matière de sécurité, d’environnement et de réglementations opérationnelles. Les inspections documentées d’équipements étroitement contrôlés tels que les ascenseurs, les chaudières, les systèmes d’alarme et les équipements de protection individuelle (EPI) aident à démontrer la conformité lors des audits et des inspections.

• Bonnes pratiques de gestion des actifs d’entreprise : les listes de contrôle de maintenance préventive facilitent la gestion des actifs d’entreprise (EAM) en fournissant une documentation normalisée et des données de performance pour les actifs critiques. Au fil du temps, les entreprises qui collectent et analysent les données des actifs dans le cadre de leur liste de contrôle de maintenance préventive peuvent obtenir des informations précieuses sur chaque phase du cycle de vie des actifs.