Qu’est-ce que la gestion des installations ?

La gestion moderne des installations combine des aspects de l’ingénierie et de la gestion immobilière avec les technologies les plus récentes afin d’aider les organisations à s’assurer que leurs espaces de travail contribuent à l’atteinte de leurs objectifs fondamentaux.  

Aujourd’hui, le FM couvre un large éventail de fonctions, notamment la gestion de l’énergie, la planification des espaces, la sécurité incendie et les services de propreté. Avec l’essor d’internet, des réseaux sans fil et du travail mobile, des technologies modernes comme l’intelligence artificielle (IA), les bâtiments intelligents et l’Internet des objets (IdO) sont devenues profondément intégrées.

Les systèmes de gestion des actifs d’entreprise (Enterprise Asset Management, EAM) équipés d’outils d’automatisation en temps réel aident les responsables FM à suivre les performances des actifs et à optimiser les stratégies de maintenance dans des environnements de travail complexes.

Qu’il s’agisse de gérer un seul site ou un portefeuille immobilier international, les systèmes modernes de gestion des installations contribuent à accroître l’efficacité opérationnelle, à optimiser les performances des actifs et à prolonger leur durée de vie grâce à des outils et technologies avancés.

La gestion des installations est un secteur populaire et en forte croissance, avec un marché mondial actuellement évalué à 61,08 milliards USD. Il devrait atteindre 138,50 milliards de dollars d’ici 2030, ce qui reflète un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 17,8 % sur la période de prévision.¹

Les approches modernes de la gestion des installations (FM) peuvent varier considérablement selon les types d’actifs physiques et d’environnements bâtis qu’une organisation doit maintenir.

Les pratiques de FM sont généralement divisées en deux catégories : le hard FM et le soft FM. Le hard FM se concentre sur la maintenance des actifs physiques, tandis que le soft FM concerne l’exploitation des bâtiments.

Le hard FM est largement considéré, dans le secteur du FM, comme l’épine dorsale de la gestion des infrastructures, car il traite de la maintenance des actifs physiques essentiels au fonctionnement de base de l’entreprise.

Voici quelques-uns des systèmes et composants pris en charge par les pratiques de hard FM :

• Systèmes électriques et de plomberie : le hard FM aide à assurer un flux continu et ininterrompu d’eau et d’électricité dans un bâtiment, ainsi que la conformité aux réglementations en vigueur.

• Systèmes énergétiques : la gestion de l’énergie est un aspect essentiel du hard FM, aidant les responsables FM à réduire les coûts et à garantir que les actifs physiques dont ils ont la charge sont économes en énergie.

• Systèmes de sécurité incendie : les pratiques de hard FM assurent l’entretien des alarmes incendie, des systèmes de gicleurs et des procédures d’évacuation afin de garantir que les bâtiments sont protégés contre les incendies et conformes à l’ensemble des codes et réglementations applicables.

• Mises à niveau et rénovations : les pratiques de hard FM veillent à ce que toutes les rénovations et modernisations (telles que le remplacement des toitures, la modernisation des ascenseurs et la mise à niveau des portes et fenêtres) soient réalisées de manière sûre et efficace.

Le soft FM, connu dans le secteur du FM comme la couche « humaine » ou « opérationnelle » de la gestion des installations, concerne les opérations quotidiennes nécessaires pour maintenir les sites sûrs et confortables.

Voici quelques-unes des pratiques de soft FM les plus courantes :

• Services de nettoyage : les pratiques de soft FM régissent les solutions de nettoyage d’un bâtiment, telles que le lavage des vitres, l’aspiration, la lutte antiparasitaire et la gestion des déchets. Cela permet de garantir que les espaces physiques sont accueillants et hygiéniques.

• Sécurité : le soft FM couvre toutes les pratiques de sécurité des bâtiments, telles que la gestion des agents de sécurité et la maintenance des systèmes d’alarme et des caméras qui contribuent à protéger les installations.

• Préparation des aliments : le soft FM couvre tous les aspects de la préparation et de l’élimination des aliments de manière sûre et efficace, notamment les distributeurs automatiques, les bars à collations, les cafétérias ainsi que les cuisines et zones de plonge.

• Planification des espaces : les pratiques de soft FM aident les responsables des installations à gérer l’occupation des espaces dont ils ont la charge, y compris les bureaux et les salles de réunion.

• Initiatives de durabilité : le soft FM moderne est de plus en plus responsable des initiatives de durabilité liées à l’exploitation des bâtiments, telles que l’utilisation de l’IA pour optimiser la consommation d’eau et d’énergie.

En plus des deux grandes catégories de gestion des installations (FM), il existe six types fondamentaux de FM plus spécifiquement adaptés aux besoins d’une organisation. Ces types de FM présentent des caractéristiques qui relèvent à la fois du hard et du soft FM et combinent parfois des pratiques issues de ces deux approches.

La gestion des opérations est un type de FM qui se concentre sur la gestion et la maintenance des actifs physiques tels que les systèmes de chauffage, ventilation et climatisation (CVC), les systèmes électriques, l’eau et la plomberie. Ces systèmes sont essentiels au bon fonctionnement des installations. Les responsables des opérations s’appuient principalement sur des pratiques de hard FM pour entretenir les actifs dont ils ont la charge.

Les responsables des installations en charge des opérations mettent généralement en œuvre des stratégies telles que la maintenance prédictive et réactive afin de garantir que les actifs fonctionnent à des niveaux optimaux sur de longues périodes. Le temps de fonctionnement et les temps d’arrêt des actifs sont des indicateurs clés de performance (KPI) pour la plupart des responsables des opérations, les aidant à mesurer le succès de leurs programmes en temps quasi réel.

La gestion de projet est un type de FM qui implique la planification stratégique et l’exécution de mises à niveau, de rénovations et d’initiatives de modernisation afin de garantir que les bâtiments restent sûrs et conformes à mesure qu’ils vieillissent.

Les bâtiments plus anciens sortent souvent du cadre réglementaire à mesure que les normes de construction évoluent et que de nouveaux matériaux et technologies deviennent disponibles. Parmi les exemples courants de projets de rénovation gérés par une équipe de gestion de projet figurent la mise à jour des systèmes de chauffage et de climatisation ainsi que l’installation de nouvelles fenêtres et de nouveaux revêtements de sol à haute efficacité énergétique. Les travaux de rénovation des revêtements de sol et de l’isolation sont également fréquemment pris en charge.

Les organisations disposant d’un portefeuille immobilier mondial sont souvent responsables de la gestion de biens situés dans plusieurs régions ou pays. Les outils logiciels modernes de FM aident les entreprises à se conformer à des réglementations changeantes, quel que soit l’emplacement des bâtiments, tout en veillant à ce qu’elles atteignent leurs objectifs financiers et opérationnels fondamentaux.

Les responsables des installations chargés de grands portefeuilles s’appuient sur des systèmes FM avancés pour optimiser les stratégies de gestion des baux, des réservations de salles, des coûts de maintenance et d’autres aspects essentiels à la réussite. Par exemple, les outils d’IA et d’IdO peuvent automatiser des tâches répétitives et fortement consommatrices de données, ce qui accroît la précision des registres de maintenance et contribue à réduire les coûts d’exploitation.

La gestion des services de support est un type de FM qui se concentre sur les services qui maintiennent les bâtiments sûrs et propres pour leurs occupants. Les responsables FM en charge des services de support sont chargés à la fois de fonctions de hard et de soft FM telles que les services de nettoyage, la sécurité et la restauration.

Bien que souvent moins complexes ou stratégiques que certains autres types de FM, les services de support n’en sont pas moins essentiels. Une approche solide des services de support contribue à garantir que les installations répondent aux objectifs métier de l’organisation. Elle permet également aux occupants de se sentir en sécurité et productifs dans leurs espaces de travail.

La gestion et la maintenance des bâtiments intelligents constituent un type de FM relativement récent qui connaît une croissance rapide avec la diffusion de l’IdO et des technologies « smart ». Les bâtiments intelligents sont des structures conçues pour s’appuyer sur des technologies numériques afin d’automatiser des aspects de l’exploitation des bâtiments qui étaient traditionnellement gérés manuellement.

Selon un rapport récent, le marché mondial des bâtiments intelligents était évalué à 117,4 milliards USD en 2024. Il devrait croître à un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 21,2 % au cours des six prochaines années, pour atteindre 548,5 milliards USD d’ici 2032.²

Le FM pour les bâtiments intelligents est le type de FM le plus avancé technologiquement, s’appuyant sur des systèmes logiciels sophistiqués. Ces systèmes reposent largement sur l’IA, l’IdO et le machine learning (ML) pour assurer la maintenance d’un large éventail d’actifs physiques. Alors que les pratiques de FM évoluent pour répondre aux besoins des technologies de bâtiments intelligents, c’est également le cas des rôles traditionnellement associés à cette activité.

La gestion intégrée des installations (Integrated Facilities Management, IFM) est une approche du FM dans laquelle un prestataire unique prend en charge plusieurs fonctions d’un site, plutôt que de recourir à plusieurs fournisseurs. L’IFM aide les organisations à obtenir les services FM essentiels dont elles ont besoin (par exemple, maintenance, sécurité, nettoyage, etc.) sans les contraintes liées au recrutement et à la supervision de multiples prestataires.

Les approches modernes d’IFM s’appuient sur des systèmes EAM et sur des outils tels que les systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour gérer les tâches et services nécessaires au maintien des installations. L’IFM aide les entreprises à gérer leurs besoins FM de manière plus centralisée et à regrouper les workflows afin d’améliorer l’efficacité. L’IFM conduit souvent à des réductions de coûts significatives, à une transformation numérique plus rapide et à une baisse des coûts d’exploitation.

L’International Facility Management Association (IFMA) est la plus grande organisation professionnelle mondiale dédiée aux spécialistes de la gestion des installations (FM), offrant des formations, des réseaux professionnels et des certifications pour un large éventail de fonctions FM. Avec l’essor des nouvelles technologies et les progrès dans la conception des bâtiments intelligents, l’IFMA fait évoluer ses exigences et la manière dont elle prépare les stagiaires aux carrières dans la FM.

Voici un aperçu de l’évolution de certains rôles :

• Gestionnaires d’installations certifiés (CFM) : les institutions mondialement reconnues qui délivrent des certifications en gestion des installations font évoluer leurs programmes afin de garantir que les diplômés soient formés aux nouvelles technologies, telles que les données en temps réel et l’automatisation augmentée par l’IA.

• Professionnel de la gestion des installations (FMP) : bien que le FMP soit généralement une certification de niveau débutant, les compétences fondamentales requises évoluent néanmoins en s’éloignant des seules compétences techniques. Elles s’orientent vers des capacités plus stratégiques et fondées sur les données, capables de répondre aux exigences de maintenance des bâtiments intelligents.

• Professionnel des installations durables (SFP) : alors que de plus en plus d’entreprises se tournent vers la conception de bâtiments intelligents pour atteindre leurs objectifs de durabilité, les SFP deviennent très recherchés dans le secteur. Les SFP se concentrent généralement sur des types de FM et des approches stratégiques capables de réduire la consommation d’énergie et les déchets afin d’accélérer les initiatives environnementales.

La gestion des installations (FM) soutient les entreprises de toutes tailles. Elle utilise les technologies, outils et approches stratégiques les plus récents pour gérer leurs installations. Une fonction FM solide offre plusieurs avantages, présentés ci-dessous.

• Réduction des coûts d’exploitation : une FM performante aide les entreprises à améliorer leur rentabilité en optimisant les pratiques de gestion de l’énergie et en mettant en place des programmes de maintenance des actifs plus efficaces grâce à l’automatisation des tâches.

• Durabilité accrue : le FM aide les organisations à atteindre plus rapidement leurs objectifs de durabilité en déployant des programmes de maintenance plus économes en énergie et en instaurant des pratiques de gestion des déchets à faible impact.

• Meilleure expérience des occupants : le FM améliore des aspects de la gestion des bâtiments tels que l’éclairage, la qualité de l’air et la propreté, afin que les occupants se sentent mieux accueillis et plus productifs dans leurs espaces de travail.

• Amélioration de la continuité d’activité : un FM solide renforce la capacité des organisations à maintenir leurs processus métier essentiels lors d’événements imprévus tels que des incendies, des pannes de courant ou des cyberattaques, une fonction connue sous le nom de continuité d’activité.

• Gestion immobilière plus stratégique : grâce à la surveillance automatisée de l’occupation et à la collecte et l’analyse des données d’utilisation des espaces, les systèmes FM modernes aident les organisations à optimiser leurs espaces de manière sûre et rentable.

La gestion des installations (FM) fait face à de nombreux défis à mesure qu’elle évolue pour répondre aux besoins de bâtiments toujours plus vastes, complexes et sophistiqués. Les évolutions technologiques rapides qui transforment la manière dont les entreprises et les individus travaillent amplifient nombre des obstacles à surmonter.

Le FM devra relever trois de ses épreuves les plus importantes dans les années à venir :

1. Hausse des coûts d’exploitation : la volatilité des prix de l’énergie, les perturbations des chaînes d’approvisionnement mondiales et les tensions géopolitiques entraînent une augmentation des coûts d’exploitation du FM, une tendance qui devrait se poursuivre. Les équipes FM modernes doivent trouver des moyens créatifs d’équilibrer leurs budgets tout en maintenant la performance et la sécurité des installations.
2. Pression réglementaire accrue : de nombreuses entreprises subissent une pression croissante pour démontrer leur engagement en faveur d’infrastructures économes en énergie et pour se conformer à de nouvelles réglementations environnementales. Respecter ces normes peut impliquer l’intégration de nouveaux processus, outils et technologies dans des programmes de maintenance existants, un processus à la fois coûteux et chronophage.
3. Modernisation des systèmes existants : la modernisation des installations afin de tirer parti des technologies de bâtiments intelligents nécessite des investissements initiaux importants ainsi que la reconversion des équipes de maintenance. Pour adapter les systèmes existants afin qu’ils puissent exploiter l’IA, l’IdO et d’autres technologies, les organisations doivent composer avec des périodes d’indisponibilité potentielles pendant les travaux de mise à niveau.