Qu'est-ce qu'un bon de fabrication ?

Les bons de travail sont la force motrice de la stratégie de maintenance de toute entreprise. Lorsqu’un manager soumet une demande de maintenance, l’entité qui reçoit la demande crée un document papier et/ou numérique. Cette demande comprend tous les détails des tâches de maintenance et décrit le processus à suivre pour les mener à bien. Ce document est appelé « bon de travail ». Les bons de travail peuvent également inclure des informations sur :

• L'entreprise qui traite la commande
• Le lieu du travail à effectuer
  
• Les compétences, les outils et/ou le matériel nécessaires
• L'entité qui donne l'autorisation
• Le technicien ou le fournisseur de services affecté à la tâche
• Le coût estimé de la réalisation
• Les estimations du coût des matériaux et du travail
• La date d'achèvement attendue
• La date d'achèvement réelle
• Le niveau de priorité

L’objectif principal d’un bon de travail est de tenir toutes les parties impliquées dans l’opération de maintenance au courant du workflow. Lorsqu’ils sont utilisées efficacement, les bons de travail contribuent à organiser, à communiquer et à suivre efficacement les travaux de maintenance au sein d’un service ou d’une entreprise.

Une entreprise a généralement besoin de plusieurs types de bons de travail pour exécuter ses opérations de maintenance. En fonction de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité, certains types de bons peuvent être plus répandus que d’autres. Une usine qui fabrique des produits chimiques dangereux, par exemple, recevra beaucoup plus de bons de travail de sécurité qu’un complexe d’appartements. Cependant, il est important de comprendre les huit principaux types de bons qu’une entreprise peut être amenée à traiter.

1. Bon de travail de maintenance corrective
2. Bon de travail électrique
3. Bon de travail d’urgence
4. Bon de travail général
5. Bon de travail d’inspection
6. Bon de travail de maintenance préventive
7. Bon de travail de sécurité
8. Bon de travail pour un projet spécial

• Bon de travail de maintenance corrective :comme leur nom l’indique, les bons de maintenance corrective permettent de corriger des problèmes suite à l’évaluation d’un technicien lors d’une inspection ou d’un autre type de mission. En général, ces bons supposent la réparation ou le remplacement d’équipements ou de pièces. Néanmoins, ils diffèrent des bons de travail d’urgence, auquel cas l’équipement ou l’actif est déjà défaillant.

• Bon de fabrication électrique : un bon de fabrication électrique est un bon pour la réparation ou l’installation d’équipement électrique, y compris l’éclairage, les alimentations électriques et le câblage.

• Bon de fabrication d'urgence: une organisation émet un bon d'urgence lorsqu'un actif ou un équipement critique ne fonctionne plus et provoque des problèmes de production et/ou de sécurité. Également appelés bons de fabrication de maintenance réactive, les bons de fabrication d'urgence nécessitent une action immédiate et ont dont un statut absolument prioritaire.

• Bon de travail général : un bon de travail général est un bon de travail utilisé pour un large éventail de services non urgents, qui n’entrent pas dans une catégorie plus spécifique, notamment les demandes plus banales comme la lutte contre les parasites ou les services de peinture.

• Bon de travail d’inspection : les entreprises utilisent ces bons lorsqu’elles souhaitent faire inspecter leurs actifs. Dans le cadre de programmes de maintenance récurrente et/ou prédictive, une entreprise commande un test (ou une série de tests) pour évaluer la performance des actifs dans l’espoir d’identifier proactivement les anomalies, les risques et autres problèmes de fonctionnalité.

• Bon de travail de maintenance préventive : ces bons permettent aux entreprises de planifier des tâches de maintenance de routine afin d’assurer le fonctionnement optimal de leurs actifs et de prolonger le cycle de vie de leurs équipements. Ils permettent également de réduire les temps d’arrêt des équipements, de maintenir la conformité réglementaire et de réduire les dépenses associées aux réparations majeures.

• Bon de fabrication de sécurité: Contrairement à d'autres types de bons, les bons de sécurité sont entièrement consacrés à la protection des personnes contre les dommages ou les dangers. Les bons de sécurité impliquent des réparations qui évitent les blessures au personnel, notamment pour des problèmes tels que les déversements de liquides/produits chimiques et les obstructions physiques dues aux dommages matériels.

• Bon de travail pour projet spécial : ces bons sont axés sur les mises à niveau et les améliorations. Ils permettent aux entreprises d’installer de nouveaux actifs qui contribuent à moderniser les équipements/installations, à augmenter la productivité et à rationaliser les processus existants.

Le flux de gestion des bons de travail décrit le parcours des bons dans le processus de maintenance d’une entreprise donnée, depuis l’identification de la tâche de maintenance jusqu’à l’analyse post-exécution.

Dans la première phase du cycle de vie, une personne ou une entreprise identifie la tâche que le personnel de maintenance doit accomplir. Elle détermine également si cette tâche relève de la maintenance planifiée, les travaux étant alors facilement identifiables à l’avance, ou de la maintenance non planifiée, l’étendue et les spécificités des travaux nécessitant une évaluation initiale.

Une fois les problèmes de maintenance identifiés, un ou une responsable présente les détails dans une demande de bon de travail et la soumet au service de maintenance pour examen et approbation. Les demandes de travail peuvent intervenir dans diverses circonstances, qu’il s’agisse de demandes émanant de locataires ou d’audits de maintenance préventive.

Le service (ou l'équipe) de maintenance est responsable de l'évaluation des demandes de travail une fois qu'elles sont soumises. Le service examine les détails de la demande de travail pour déterminer s'il peut terminer le travail, puis détermine les besoins en personnel et en ressources. Si elle est approuvée, la demande de bon de fabrication est convertie en bon.

Une fois que l’équipe de maintenance ou le superviseur approuve la demande de travail et alloue les matériaux, l’équipement et le personnel dont il a besoin pour accomplir les travaux, il ou elle crée un bon de travail. Ce bon comprend tous les détails nécessaires aux travaux, ainsi que les coordonnées de l’entreprise et la date limite d’exécution. Le service de maintenance doit également décider de la priorité à accorder au nouveau bon de travail dans le workflow global.

Au cours de cette phase, l’équipe ou superviseur attribue les travaux à un technicien de maintenance qualifié qui exécutera la liste de contrôle fournie dans les délais proposés. Si l’entreprise utilise un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO), la tâche est automatiquement assignée à un technicien.

Les techniciens de maintenance sont responsables de la documentation et de la fermeture d’un bon de travail une fois toutes les tâches terminées. Les techniciens doivent détailler le temps qu’ils ont consacré à chaque tâche, les matériaux/équipements qu’ils ont utilisés, fournir des photos de leur travail et toutes les notes ou observations le concernant. Selon le cas, il est possible qu’un responsable n’ait pas à signer le bon de travail terminé ni à fournir des directives sur les prochaines étapes.

L’examen des bons de travail complets peut fournir des informations précieuses sur les opérations de maintenance. Les entreprises doivent donc les analyser en permanence pour identifier les possibilités d’amélioration du processus de traitement des bons. L’analyse post-achèvement aide également les équipes de maintenance à identifier les tâches qu’elles ont oubliées ou qu’elles doivent revoir.

La façon dont une entreprise gère les bons de travail dépend de plusieurs facteurs, notamment sa taille, son secteur, son personnel et ses ressources financières, ses exigences d’entretien des installations et son approche globale de la gestion des actifs. Néanmoins, certaines bonnes pratiques contribuent à optimiser le processus de gestion des bons de travail, quel que soit l’environnement.

1. Établissez des objectifs et décidez comment vous mesurez le succès. Afin de déterminer si le processus de gestion des bons de travail fonctionne de manière optimale pour votre entreprise, vous devez définir des objectifs par service et décider des indicateurs que vous utiliserez pour mesurer vos progrès vers ces objectifs. Il est également essentiel de comprendre quels sont vos KPI, afin que le service sache quels éléments du processus doivent être quantifiés.
2. Normalisez le processus de bons de travail. Le processus consistant à soumettre une demande de travail, à générer de nouveaux bons de travail et à fermer les bons existants doit toujours être le même pour tout le monde. Développez un modèle de bon pour garantir la cohérence du formatage et des composants dans toute l’entreprise. Vous devez également vous assurer de définir clairement les rôles et les responsabilités afin que toutes les parties sachent qui est responsable de chaque étape du processus.
3. Soyez proactif. Bien qu’il soit impossible de prévoir tous les problèmes de maintenance et toutes les pannes d’équipement, il est important d’être proactif sur les éléments du processus de maintenance que vous pouvez contrôler. Créez un calendrier de maintenance préventive des actifs et respectez-le rigoureusement. Utilisez des outils de surveillance à distance pour configurer des déclencheurs automatiques qui créent et effectuent le suivi des demandes de travail selon un calendrier prédéterminé. La maintenance proactive est presque toujours moins coûteuse que la maintenance réactive ou d’urgence ; prendre des mesures préventives pour maintenir les actifs en bon état aidera votre entreprise à être la plus efficace possible.
4. Utilisez un logiciel GMAO ou de gestion des actifs d’entreprise (EAM). Le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer les bons de travail est d’utiliser un système EAM ou GMAO. Les deux proposent une solution logicielle de gestion de maintenance de pointe qui automatise votre processus de bons de travail, gérera les factures et les échéances, et réduit les commandes en attente et les erreurs humaines.

À mesure qu’une entreprise grandit, il peut devenir intenable de s’appuyer sur des systèmes de bons de travail papier ou même sur des feuilles de calcul pour gérer des besoins en données en constante évolution. Les grandes entreprises et celles dont les besoins sont plus complexes peuvent investir dans un logiciel de gestion des bons de travail, comme les systèmes GMAO ou EAM.

Outre la création et le suivi de base des bons de travail, les systèmes EAM et GMAO utilisent des applications mobiles et des technologies basées sur le cloud. Ces technologies permettent aux équipes de maintenance de planifier la maintenance préventive, d’analyser les travaux terminés, de visualiser les données et d’en rendre compte, et d’optimiser la gestion des stocks.

L’intégration d’un système de gestion des bons de travail peut aider une entreprise à :

Un système GMAO ou EAM de haute qualité planifiera, créera, suivra et organisera automatiquement les demandes de service et les bons de travail, éliminant ainsi les tâches excessives de planification pour les responsables et les superviseurs de la maintenance. L’utilisation d’un système numérique de gestion des bons de travail permet également à l’entreprise de stocker de grandes quantités de données par voie électronique, réduisant ainsi les dépenses associées au stockage papier.

Toutes les données relatives aux bons de travail étant centralisées, tous les membres de l’équipe de gestion peuvent les suivre au fur et à mesure qu’ils progressent dans le workflow. Les plateformes GMAO/EAM accompagnées d’un logiciel pour appareils mobiles poussent l’accès encore plus loin, en utilisant des notifications push et en permettant aux membres de l’équipe de visualiser et de modifier les tâches en temps réel.

Le logiciel de gestion des bons de fabrication permet à une organisation d'agréger et d'afficher les données des bons en fonction de ses besoins spécifiques. Les équipes de maintenance peuvent créer et afficher des rapports personnalisables, et visualiser les données de tendance qui permettent de rationaliser la gestion des actifs et de prévoir la maintenance préventive.