Qu'est-ce que l'analyse du personnel ?

De nombreuses organisations utilisent le terme « analyse du personnel » pour désigner une approche globale consistant à exploiter les données et analyses afin d’examiner tout ce qui touche leurs employés. Il existe deux autres catégories d'analyses qui s'inscrivent dans le cadre de la gestion des employés :

• Analyse des RH : cette analyse est principalement liée aux fonctions RH telles que le recrutement, la formation et la rétention des employés à temps plein. On l'appelle également l'analyse des talents.
• Analyse des effectifs : l’analyse des effectifs concerne la gestion de tous les membres de l’équipe, qu’ils soient employés à temps plein, à temps partiel, freelances ou consultants.

Les organisations exploitent plusieurs types de données latentes et en temps réel, dont certaines sont accessibles via les tableaux de bord des données RH.

De nombreuses entreprises utilisent des plateformes d'analyse des ressources humaines, telles que les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) ou les logiciels HCM, pour suivre les analyses et établir des indicateurs clés de performance (KPI). Ces applications intègrent la planification, la gestion et l'analyse des talents au sein d'un système unique. Le logiciel fournit des solutions de gestion du capital humain à grande échelle, en particulier lorsqu'elles sont alimentées par l'IA. Les organisations peuvent également utiliser des outils de visualisation des données pour interpréter les informations collectées par leurs systèmes RH.

• Données sur la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) : les organisations s'engagent de plus en plus à recruter un éventail diversifié de personnes issues de différents milieux pour atteindre leurs objectifs en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI). Pour rester en phase avec ces objectifs, les RH doivent suivre les données relatives aux employés actuels, aux futurs employés et aux candidats potentiels.
• Données sur les préférences des employés : comprendre ce qui motive les employés et quels avantages ils apprécient le plus aide les dirigeants à allouer plus efficacement les ressources nécessaires pour répondre à leurs besoins. Les données provenant des enquêtes auprès des employés et des points de contrôle ponctuels aident à identifier quels avantages sont populaires et lesquels sont sous-utilisés.
• Score d'engagement des employés : le suivi de ce score au fil du temps peut avertir une organisation si des employés sont insatisfaits et donc à risque de quitter l'entreprise. À l'image des données sur les préférences des employés, ce score permet de maintenir une base de référence pour évaluer l'efficacité des stratégies de rétention et d'acquisition des talents.
• Délais d'embauche : le recrutement et l'embauche d'employés peuvent représenter des coûts importants et consommer les ressources d'autres activités. C'est d'autant plus contraignant si l'organisation met plus de temps à identifier et recruter les candidats. Suivre les délais de recrutement permet aux entreprises d'optimiser ce processus.
• Utilisation des avantages sociaux : la collecte de données sur l'utilisation des avantages sociaux permet aux dirigeants de simplifier la gestion de ces programmes complexes. Grâce aux données qui alimentent le système d’avantages sociaux, la planification et la prise de décision deviennent plus faciles pour vos employés, ce qui stimule l'adhésion et la gestion des déductions à travers le système.

Il existe plusieurs parties prenantes dont les actions collectives contribuent à l'analyse du personnel. Certaines organisations développent des capacités spécifiques en matière d'analyse du personnel, souvent dirigées par des cadres. D'autres adoptent une approche plus collaborative.

• Chefs d'entreprise : la direction de l'organisation doit faire de l'analyse du personnel un élément clé de sa stratégie d'entreprise. Elle doit investir dans les ressources nécessaires pour exploiter leurs données internes et autoriser l'achat des bonnes solutions d'analyse. La direction doit informer les responsables des ressources humaines que l'analyse du personnel est une priorité, en soulignant les corrélations potentielles entre une bonne analyse du personnel et des résultats positifs pour l'entreprise.
• Professionnels des ressources humaines : le service des ressources humaines est pleinement impliqué dans la définition de la stratégie d'analyse du personnel de l'entreprise. Les professionnels des RH sont en première ligne pour gérer la collecte des indicateurs RH liés aux données sur les employés, aux évaluations et aux retours des employés, ainsi que pour calculer les statistiques de satisfaction des employés. De plus, ils contribuent à la collecte de données afin d'identifier les employés qui doivent se perfectionner ou se reconvertir, maximisant ainsi les chances de réussite de l'organisation.
• Service informatique : l'équipe informatique doit comprendre les outils dont dispose l'organisation pour l'analyse du personnel, et s'il est nécessaire d'acquérir des licences pour d'autres outils ou de développer des outils internes. Les professionnels de l'informatique offrent une perspective sur la manière dont l'intelligence artificielle, le machine learning et d'autres technologies et infrastructures peuvent améliorer la collecte et l'analyse des données.
• Équipes juridiques : les organisations doivent veiller à protéger les données, en particulier les informations personnelles privées. Les équipes juridiques doivent travailler avec les équipes informatiques et de sécurité pour comprendre le système de collecte, d’analyse et de stockage des données, afin de mieux protéger l’organisation contre les fuites ou les problèmes de conformité potentiels.
• Employés : il est avantageux pour une organisation que ses employés comprennent et apprécient comment l'analyse du personnel peut les aider à mieux accomplir leur travail et à être plus satisfaits. Les employés doivent savoir quelles données sont collectées par l'organisation, comment elles sont utilisées et quels en sont les bénéfices.

Les organisations adoptent des approches différentes pour leur stratégie d'analyse du personnel, mais la plupart suivent une démarche simple.

• Établir les objectifs de l'entreprise : toutes les approches réussies en matière d'analyse du personnel doivent être alignées sur les objectifs de l'entreprise. La définition de ces objectifs dès le début facilite la suite du processus.
• Sélectionner les objectifs en matière de personnel, de ressources humaines et d'effectifs : ensuite, l'organisation doit identifier les principaux objectifs qu'elle s'est fixés en matière de ressources humaines, tels que l'amélioration du délai de recrutement, la réduction du taux de rotation ou l'amélioration des sessions de formation des employés.
• Identifier les bons indicateurs clés de performance (KPI) : une fois que l'organisation connaît ses objectifs en matière d'effectifs et d'activités, elle doit déterminer le meilleur moyen de suivre ces initiatives et définir des KPI clairs.
• Trouver les bons outils : les organisations doivent identifier les outils les mieux adaptés à leur activité afin de collecter des données et de produire des informations utiles, tout en respectant les réglementations légales, les contraintes informatiques et autres garde-fous organisationnels. 

L'intégration des données issues de l'analyse du personnel dans la stratégie d'une organisation présente de nombreux avantages importants. 

• Aligner la stratégie RH sur les objectifs de l'entreprise : les organisations qui s'appuient sur des ressources humaines fondées sur des données probantes disposent souvent d'informations clés susceptibles d'améliorer leur stratégie commerciale globale. Par exemple, si l'organisation sait que les employés sont engagés et que les délais d'embauche diminuent, elle peut réallouer une partie du budget de recrutement à d'autres domaines plus prioritaires.
• Améliorer les chiffres de la diversité : une étude de McKinsey a révélé que 54 % des personnes interrogées (lien externe à ibm.com) ont déclaré que la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) était l'un des trois principaux domaines où l'analyse du personnel apportait le plus de valeur. Il devient de plus en plus crucial pour les organisations de mesurer leurs progrès par rapport à leurs objectifs en matière de diversité.¹
• Améliorer l'engagement des employés : comprendre ce qui motive ou démotive les employés aide les dirigeants à planifier plus efficacement les stratégies d'engagement. Le suivi des interactions entre l'organisation et ses employés, ainsi que la surveillance de leur bien-être, contribue à créer un environnement de travail plus positif.
• Identifier les personnes les plus performantes : l'analyse du personnel aide les organisations à compiler des informations exploitables, aussi bien à l'échelle macro que micro. Celles qui priorisent ce dernier aspect peuvent mieux cibler les employés les plus performants pour des évolutions de carrière.
• Améliorer la gestion des performances : les outils de gestion des performances et des objectifs peuvent mesurer la productivité de l'équipe et apporter des ajustements lorsque les données révèlent des inefficacités. Par exemple, SAP SuccessFactors est un système basé sur le cloud et dédié à la gestion du capital humain (HCM). Il permet de suivre les analyses liées à l'intégration, au recrutement, à la fidélisation, à la gestion des rémunérations, à l'administration des salaires et des avantages sociaux, ainsi qu'à la gestion du temps de travail et des présences.
• Maintien de la conformité : l'analyse des données implique que l'organisation collecte de grandes quantités de données. Il est essentiel de protéger ces informations pour éviter les problèmes de confidentialité et respecter les lois locales, fédérales et nationales.
• Réduire l'attrition : les employés souhaitent savoir comment ils sont perçus par l'organisation et leurs pairs. Pour améliorer leur rétention, les entreprises doivent mieux partager avec eux des informations sur leurs progrès et les opportunités d'évolution. Cela peut contribuer à réduire le turnover et à accroître la satisfaction des employés.

L'intelligence artificielle (IA) révolutionne les ressources humaines à plusieurs égards, y compris dans le domaine de l'analyse du personnel.

• Travail des RH assisté par l'IA : les professionnels des RH peuvent utiliser l'IA générative pour rédiger des descriptions de postes, assister lors des entretiens et gérer l'intégration des employés. L'IA peut renforcer l'acquisition et la gestion des talents, ainsi que l'analyse des données issues de ces processus RH.
• Automatisation des RH : les organisations peuvent utiliser des logiciels pour aider les professionnels des RH en supprimant les tâches manuelles répétitives et en accélérant les processus RH qui nécessitent encore une intervention humaine. Les outils d'automatisation aident à gérer de nombreuses étapes du processus de recrutement, de l'identification des nouveaux talents à l'envoi des lettres d'acceptation ou de refus basées sur des critères internes. L'automatisation peut analyser rapidement les statistiques de recrutement pour générer des informations exploitables et ainsi permettre de prendre des décisions plus rapidement.
• Le machine learning pour analyser les big data : l'analyse du personnel génère un grand nombre de points de données qui nécessitent soit un important travail humain, soit la bonne technologie pour les transformer en informations exploitables. Le machine learning peut réduire le temps consacré par les professionnels des RH à ces activités, leur permettant ainsi de se concentrer sur des tâches de plus haut niveau.
• Analyse des sentiments : les organisations peuvent entraîner l'IA à analyser des e-mails, discussions sur les réseaux sociaux, documents et transcriptions d'appels pour en extraire des informations exploitables. Par exemple, elle peut identifier des tendances dans les entretiens avec des candidats qui acceptent des postes, aidant ainsi les recruteurs à affiner leurs scripts d'entretien.
• Analyse de données plus efficace : le process mining augmenté par l'IA peut identifier les goulots d'étranglement et inefficacités, et proposer des recommandations pour y remédier.
• Processus d'intégration : l'automatisation du processus d'intégration avec des systèmes intelligents permet d'accélérer la productivité des nouvelles recrues, générant ainsi de la valeur plus rapidement pour l'entreprise. Ces analyses produisent également des données qui permettent d'améliorer en continu le processus d'intégration.