¿Qué es la gestión de operaciones?

La gestión de operaciones (OM) consiste en el diseño estratégico, la orquestación y la optimización continua de las operaciones empresariales con el fin de facilitar la eficiencia, la resiliencia y la escalabilidad.

Un responsable de operaciones determina cómo se implementan las estrategias empresariales mediante el establecimiento de un conjunto de operaciones cotidianas medibles y repetibles que se ajustan a los objetivos estratégicos de alto nivel.

A medida que las organizaciones escalan y se someten a transformaciones digitales, la OM ayuda a cumplir objetivos como la ampliación de los márgenes, la fiabilidad del servicio y la mitigación de riesgos.

La gestión de operaciones (OM) es crítica para muchos procesos empresariales que impulsan el éxito a largo plazo. A nivel ejecutivo, la OM es un factor primordial para el control continuo de los márgenes, la reducción de riesgos y la ventaja competitiva. Los responsables de operaciones utilizan la planificación estratégica para crear procesos escalables que conduzcan a resultados coherentes, incluso en condiciones volátiles.

Las empresas con capacidades maduras de OM pueden absorber las interrupciones, implementar una asignación dinámica de recursos y mantener la calidad bajo presión, a la vez que se someten a una mejora continua mediante la toma de decisiones basada en los datos.

La gestión de operaciones es crítica para estos aspectos:

• Mejora de los márgenes y control de costes
• Agilidad y resiliencia operativas
• Crecimiento escalable sin aumentos proporcionales de costes
• Experiencias del cliente consistentes y de alta calidad

Al evaluar los flujos de trabajo y procesos actuales y diseñar otros nuevos, los profesionales de la gestión de operaciones maximizan la eficiencia operativa y reducen los costes operativos.

Los responsables de operaciones supervisan múltiples departamentos para optimizar los procesos de toda la empresa, adoptando una visión de alto nivel para eliminar cuellos de botella y aumentar el uso de recursos.

A escala, incluso pequeñas mejoras en la eficiencia pueden traducirse en ganancias de EBITDA (beneficios antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización), lo que convierte la OM en un factor crucial para el rendimiento financiero.

Los responsables de operaciones mejoran continuamente los procesos de producción, la gestión de proyectos y otras operaciones empresariales para que las organizaciones se adapten mejor a las condiciones cambiantes del mercado.

La mejora continua de los procesos ayuda a las empresas a responder rápidamente a las interrupciones y a capitalizar las oportunidades temporales del mercado que los competidores menos ágiles dejan pasar. Las iniciativas sólidas de abastecimiento y las mejoras en la logística de la cadena de suministro pueden permitir a las empresas resistir la volatilidad, como el aumento de los precios del petróleo o la escasez de materias primas. Los ejercicios de planificación de escenarios basados en datos pueden revelar posibles interrupciones y dar a las partes interesadas tiempo suficiente para desarrollar contraestrategias.

Una OM sólida permite a las organizaciones escalar las operaciones sin un aumento lineal de los costes.

Un plan de gestión operativa eficaz, basado en sólidos fundamentos de resolución de problemas, equilibrará la estandarización con la flexibilidad, preservando la eficiencia y teniendo en cuenta las inconsistencias entre mercados. La previsión basada en métricas claras e indicadores clave de rendimiento (KPI) proporciona las perspectivas estratégicas necesarias para tomar decisiones críticas relacionadas con la escalabilidad.

Mediante la estandarización y la optimización de los procesos empresariales, la OM permite a las organizaciones mantener unos estándares de calidad más exigentes y ofrecer una mayor coherencia a los clientes.

La optimización de las operaciones se traduce en mayor rapidez, mayor calidad y mayor fiabilidad, factores que influyen en la fidelización de clientes, al valor a lo largo del ciclo de vida y a la percepción de la marca.

La gestión de operaciones abarca numerosas funciones empresariales que afectan a la eficiencia y fiabilidad de la organización. Los componentes clave de la gestión de operaciones incluyen:

• Optimización de procesos empresariales: los profesionales de la gestión de operaciones diseñan y optimizan los procesos empresariales para equilibrar la eficiencia con los costes. La reingeniería de procesos empresariales (BPR), una disciplina fundamental dentro de la estrategia de operaciones, es la práctica de evaluar y rediseñar los flujos de trabajo para maximizar la eficacia y eliminar ineficiencias.
• Gestión de la cadena de suministro y del inventario: una sólida gestión del inventario y de la cadena de suministro ayuda a las organizaciones a mantener bajos los costes y facilita la escalabilidad. Los responsables de operaciones ayudan a los fabricantes a supervisar las compras, las relaciones con los proveedores, el suministro de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones), la logística y otras funciones de la cadena de suministro para facilitar la planificación de la producción. En cuando a la gestión del inventario, la OM utiliza la planificación de demanda para reducir el exceso de existencias y evitar al mismo tiempo la falta fe stock.
• Producción y prestación de servicios: tanto los fabricantes como los proveedores de servicios pueden beneficiarse del beneficio de la gestión de operaciones. En el sector de la fabricación, la OM ayuda a optimizar los calendarios de producción y a agilizar el diseño de productos y otros procesos. En las operaciones de servicios, la OM mejora la productividad y la calidad del servicio para satisfacer las expectativas de los clientes, a la vez que mitiga la fluctuación de la demanda, la asignación de capacidad y la programación.
• Gestión de la calidad: la OM en el ámbito de la calidad realiza un seguimiento de los KPI, como las tasas de defectos y la variación de los procesos, para impulsar la mejora continua. Un control de calidad constante es esencial para obtener buenos KPI de satisfacción del cliente y para el cumplimiento continuo de cualquier normativa pertinente.
• Mantenimiento y gestión de activos: la gestión de activos ayuda a las organizaciones a aumentar la fiabilidad mediante la maximización del tiempo de actividad. Los responsables de operaciones utilizan los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) para prolongar la vida útil de los activos mediante técnicas como el mantenimiento predictivo. Los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (CMMS) centralizan los procesos de mantenimiento para agilizar la supervisión. Los beneficios de los CMMS y otras soluciones de gestión de activos incluyen perspectivas prácticas sobre los historiales de mantenimiento, la prolongación de la vida útil de los activos y una mayor productividad. Los responsables de operaciones utilizan estos datos para reducir el tiempo de inactividad no planificado.
• Planificación de recursos y personal: las funciones de los responsables de operaciones se extienden tanto a los recursos humanos como a la planificación de recursos empresariales (ERP). Las personas que conforman una organización desempeñan un papel significativo en su éxito, por lo que las habilidades de liderazgo se encuentran entre las competencias básicas de los profesionales de la OM. La planificación del personal también está relacionada con iniciativas de transformación digital, como la automatización y la reasignación de talento. Los responsables de operaciones deben mantener la moral alta, a la vez que supervisan la asignación de mano de obra, el desarrollo de competencias y la gestión de la capacidad. Los tres ayudan a garantizar que el personal de la empresa esté debidamente formado para sus puestos y pueda desempeñar sus funciones de manera eficaz.

Las tecnologías digitales están transformando la gestión de operaciones (OM), pasando de ser una práctica reactiva a convertirse en una función predictiva y autónoma. Con una amplia gama de tecnologías modernas a su disposición, los responsables de operaciones pueden beneficiarse de perspectivas basadas en datos que les permiten hacer que sus organizaciones sean aún más eficientes, resilientes y rentables.

Estas tecnologías clave están dando forma a la OM moderna:

• Inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML)
• Internet de las cosas (IoT)
• Automatización y robótica
• Gemelos digitales
• Cloud y edge computing

La gestión de operaciones (OM) puede desempeñar un papel crítico en casi cualquier sector al proporcionar información sobre las estructuras de costes, la prestación de servicios y la exposición al riesgo:

• Fabricación: los responsables de operaciones pueden impulsar mejoras en el rendimiento con la optimización de la producción y reducir costes mediante el mantenimiento predictivo.
• Cadena de suministro y logística: la previsión de la demanda mantiene bajos los costes de inventario, mientras que la optimización de rutas hace que las operaciones logísticas sean más eficientes.
• Atención sanitaria: los responsables de operaciones pueden reducir los tiempos de espera y optimizar el flujo de pacientes en un centro sanitario, a la vez que maximizan la asignación de recursos.
• Gestión de instalaciones y activos: la incorporación de la IA a la gestión de instalaciones y a la gestión de activos las transforma en estrategias operativas. El uso de la energía y la programación del mantenimiento se convierten en iniciativas de mejora de la eficiencia.
• Operaciones minoristas y de consumo: al igual que con la gestión de la cadena de suministro, la OM ayuda a los minoristas a gestionar los inventarios para evitar tanto el exceso de existencias como la falta de stock. Por su parte, las plataformas de cumplimiento omnicanal optimizan las operaciones y ayudan a aumentar la satisfacción del cliente.

Los responsables de operaciones deben hacer frente a retos organizativos, estructurales y dinámicos que pueden afectar negativamente al rendimiento, los costes y los riesgos. Entre los retos de la gestión de operaciones se incluyen:

• Silos de datos: las organizaciones deben centralizar y organizar los datos para maximizar su valor. Los silos de datos impiden a los responsables de operaciones obtener una visibilidad completa del funcionamiento interno de sus organizaciones, sin la cual no podrán ofrecer los mejores resultados.
• Sistemas heredados: los sistemas más antiguos son más difíciles (y más caros) de integrar. Por ejemplo, convertir un edificio antiguo en un edificio inteligente es más complejo que construir un nuevo edificio inteligente desde cero. El mismo principio se aplica a los sistemas informáticos y de almacenamiento de datos obsoletos.
• Interrupciones en la cadena de suministro: una de las labores más importantes de un responsable de operaciones es crear cadenas de producción resilientes que puedan soportar las interrupciones en el suministro. Cuando se producen interrupciones, la OM ayuda a las empresas a seguir ofreciendo cumpliendo con sus clientes.
• Escasez de personal y brechas de habilidades: una organización resiliente puede soportar la escasez de personal y las interrupciones en la cadena de suministro. Los responsables de operaciones deben lidiar con éxito con la escasez de mano de obra mientras ayudan a los empleados actuales a mejorar sus habilidades para tareas más avanzadas.
• Escalar las operaciones sin aumentar la complejidad: la gestión de operaciones busca estandarizar las operaciones empresariales para que puedan escalarse con la menor fricción posible. La escalabilidad debe preservar la simplicidad de las operaciones, respetando las diferencias entre nuevos mercados o sectores. Cuando el escalado se gestiona mal, puede generar silos, a la vez que aumenta los costes y limita la visibilidad.

Los marcos de gestión de operaciones pueden aumentar la eficiencia, reducir el desperdicio e impulsar la productividad mediante el rediseño de las prácticas empresariales. El objetivo de un marco de OM es alinear las actividades organizativas cotidianas de todas las operaciones empresariales con los objetivos estratégicos a largo plazo.

Las metodologías de gestión de operaciones incluyen:

• Lean manufacturing: un enfoque centrado en el cliente que se centra en maximizar el valor mediante la eliminación del desperdicio, conocido como muda, del proceso de producción.
• Six Sigma: una metodología basada en datos que mejora los procesos empresariales mediante la eliminación prácticamente total de los errores. Six Sigma somete los procesos actuales al esquema de evaluación DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar, controlar) mientras que aplica el DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar) a los nuevos procesos.
• Lean Six Sigma: Lean Six Sigma es una combinación de lean manufacturing y Six Sigma cuyo objetivo eliminar es el desperdicio de los procesos organizativos.
• Gestión de la calidad total (TQM): la gestión de la calidad total (TQM) es una metodología de gestión que impulsa la mejora continua y la satisfacción del cliente a través de la participación constante de los empleados.
• Just-in-time (JIT): un marco de gestión de inventario basado en recibir componentes y materiales justo cuando se necesitan, lo que reduce las existencias y evitar el exceso de stock.
• Operaciones ágiles: ágil es un enfoque iterativo de la gestión de proyectos en el que los equipos trabajan en intervalos cortos conocidos como sprints, para luego evaluar el progreso e iterar sobre el trabajo anterior. La metodología ágil tiene su origen en el desarrollo de software y es especialmente relevante en campos altamente iterativos con una colaboración interfuncional significativa.

Los roles de gestión de operaciones (OM) son idóneos para personas con una combinación de competencias técnicas e interpersonales, como la capacidad de análisis y habilidades de liderazgo. Los puestos de liderazgo abarcan desde la estrategia empresarial hasta la ejecución tecnológica, lo que exige que el personal se mantenga al día con los avances digitales emergentes.

El conjunto de habilidades básicas de la OM incluye:

• Análisis de datos: interpretar los datos para descubrir posibles oportunidades de mejora.
• Optimización de procesos: evaluar, perfeccionar y diseñar de flujos de trabajo centrados en la eficiencia y la escalabilidad.
• Toma de decisiones: tener en cuenta el coste, la velocidad y la calidad a la hora de tomar decisiones operativas críticas.
• Coordinación: comunicarse dentro de la organización y con partners externos para alinearse con los objetivos empresariales.
• Liderazgo: utilizar las habilidades de gestión para crear un entorno basado en la responsabilidad que fomente la mejora continua, la gestión del rendimiento y el compromiso del personal.
• Tecnología de la información: utilizar sistemas y plataformas de software empresarial para facilitar la toma de decisiones basada en datos, la automatización de procesos y otras iniciativas relacionadas.

Los profesionales que desean desarrollar su carrera en el ámbito de la gestión de operaciones suelen obtener una licenciatura en administración de empresas, gestión empresarial, gestión de la cadena de suministro u otros campos similares. Los profesionales de la OM pueden comenzar en puestos de nivel inicial, como analista de operaciones, coordinador de la cadena de suministro, planificador de producción y especialista en logística.

Un Máster en Administración de Empresas (MBA) en gestión de operaciones puede ayudar a los profesionales a aspirar a puestos de alta dirección, como responsable de operaciones, director de operaciones o director general de operaciones (COO).

El futuro de la gestión de operaciones (OM) refuerza su papel como una función empresarial estratégica fundamental, impulsora de ingresos y basada en datos, IA y automatización. La OM guía a las organizaciones hacia los objetivos medioambientales, sociales y de gobierno (ESG) mediante la optimización energética, la reducción de residuos y la sostenibilidad de la cadena de suministro.

Los sistemas de bucle cerrado facilitan la mejora continua y una toma de decisiones más sólida con el análisis continuo de datos impulsado por IA. Los profesionales de la gestión de operaciones continúan explorando las formas en que pueden implementar la IA en sus organizaciones de manera que beneficie a su personal. Mientras tanto, la automatización de procesos de principio a fin puede acercar a las organizaciones a la hiperautomatización.

La gestión de operaciones ofrece a las organizaciones una hoja de ruta hacia una amplia gama de beneficios. Las empresas pueden mejorar su propia OM siguiendo estas buenas prácticas:

• Evaluar la madurez de las operaciones: realice una valoración de las operaciones empresariales actuales para determinar el grado de eficiencia, el desperdicio y otras métricas críticas.
• Centralizar los datos: implemente una arquitectura de datos unificada para acabar con los silos, impulsar iniciativas de IA y permitir la visibilidad en tiempo real.
• Implementar el análisis de datos: invierta en un programa de análisis de datos, a menudo impulsado por soluciones de IA, que cumpla con los objetivos y requisitos empresariales.
• Alinear las operaciones con la estrategia empresarial: establezca KPI que reflejen las prioridades de la dirección, como el crecimiento de los ingresos o la mejora de los márgenes, y luego diseñe una estrategia operativa que se alinee con estos objetivos.
• Estandarizar con flexibilidad: optimice y estandarice los procesos empresariales manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad suficiente para tener en cuenta las diferentes circunstancias y los entornos cambiantes.