¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?

Aunque a veces se confunde con la gestión de tareas y proyectos, el ámbito de la gestión de procesos empresariales es más amplio que estos temas adyacentes. La gestión de tareas se centra en tareas individuales, mientras que BPM observa todo el proceso de extremo a extremo. La gestión de proyectos se refiere a un ámbito de trabajo único, mientras que el BPM se centra específicamente en procesos que son repetibles.

Mediante la reingeniería continua de procesos, las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo generales, lo que genera mayores eficiencias y ahorros de costes. Este concepto no es nuevo; seis principios sigma y Lean son ejemplos de metodologías BPM.

Al incorporar funciones avanzadas de análisis, monitorización de actividad y gestión de decisiones, las suites de gestión de procesos empresariales pueden coordinar personas, sistemas, información y material para lograr resultados empresariales. Como resultado, han sido particularmente útiles para acelerar las estrategias de transformación digital.

Existen tres tipos principales de gestión de procesos empresariales: centrada en la integración, centrada en las personas y centrada en los documentos.

• BPM centrada en la integración: este tipo de BPM se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos procesos dependen más de las API y el mecanismo que integran los datos en todos los sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
  
  
• BPM centrada en el ser humano: a diferencia del BPM centrada en la integración, este tipo se centra en la participación humana, normalmente cuando se requieren aprobaciones. Las interfaces de usuario intuitivas con funciones de arrastrar y soltar permiten a los equipos asignar tareas a diferentes funciones, lo que facilita la rendición de cuentas de las personas a lo largo del proceso.
  
  
• BPM centrada en documentos:  este tipo de BPM se centra en un documento específico, como un contrato. Cuando las empresas compran un producto o servicio, deben pasar por diferentes formularios y rondas de aprobación para desarrollar un acuerdo entre el cliente y el proveedor.

Un sistema BPM exitoso comienza por definir las etapas implicadas en un flujo de trabajo. Esto ayuda al equipo a identificar áreas de mejora y métricas para realizar un seguimiento del progreso. Al aplicar la gestión de procesos de negocio, las organizaciones pueden mejorar sus operaciones, lo que conduce a mejores resultados empresariales. Para lograr estos resultados, debe comprender completamente el ciclo de vida del BPM. Estos son los cinco pasos del ciclo de vida:

1. Diseño del proceso: el equipo debe comenzar describiendo los hitos dentro del proceso. A partir de ahí, las tareas individuales dentro del proceso BPM general deben identificarse junto con los propietarios de las tareas para cada paso del flujo de trabajo. Los pasos deben estar claramente definidos para que el equipo pueda identificar las áreas de optimización del proceso y las métricas posteriores para realizar un seguimiento de su mejora.
   
   
2. Modelo: durante este paso, el equipo debe crear una representación visual del modelo de proceso. Esto debe incluir detalles específicos, como cronogramas, descripciones de tareas y cualquier flujo de datos en el proceso. Utilizar un software de gestión de procesos empresariales es útil durante esta etapa.
   
   
3. Ejecución: el equipo debe realizar una prueba de concepto, probando el nuevo sistema BPM con un grupo limitado. Tras incorporar cualquier comentario, el equipo puede empezar a extender el proceso a un público más amplio.
   
   
4. Monitorización: durante esta fase, el equipo debe monitorizar el proceso, medir mejoras en la eficiencia e identificar cuellos de botella adicionales.
   
   
5. Optimización: en el paso final, el equipo realiza los ajustes finales en el proceso para mejorar la actividad empresarial.

Un proyecto de BPM exitoso requiere una planificación cuidadosa y una comunicación abierta, pero después de mejorar un conjunto de actividades, los equipos ven rápidamente sus beneficios.

Las soluciones BPM aumentan el valor de la organización a través de la mejora de procesos, lo que genera una serie de beneficios. Entre las que se incluyen:

• Mayor eficiencia y ahorro de costes
• Mejora de la experiencia de empleados y clientes
• Procesos más escalables
• Mayor transparencia
• Menos dependencia de los equipos de desarrollo

Los sistemas BPM ayudan a optimizar los procesos existentes y a incorporar más estructura al desarrollo de nuevos procesos. Para ello, elimina las redundancias y los cuellos de botella de los procesos, lo que se traduce en una mayor eficacia y productividad. Con más agilidad, las empresas pueden lograr los resultados comerciales previstos a un ritmo más rápido y pueden asignar los recursos excesivos a otros trabajos de alta prioridad.

Un conjunto de herramientas de BPM ayuda a eliminar el trabajo repetitivo y a hacer que la información sea más accesible. Al eliminar las distracciones, los empleados pueden centrarse en su trabajo y en sus clientes, lo que aumenta la satisfacción del cliente. Los flujos de trabajo claros también acortan la curva de aprendizaje dentro del proceso de incorporación de empleados, mejorando la productividad y el compromiso.

Dado que BPM permite una mejor ejecución de procesos y automatización del flujo de trabajo, esto se transfiere bien cuando se escalan los procesos a otras geografías del mundo. Las herramientas de gestión de procesos empresariales pueden aportar claridad a los roles, garantizando la coherencia a lo largo del proceso, y también pueden mostrar oportunidades para incorporar reglas de negocio para la automatización, lo que permite a los equipos centrarse más en la innovación.

Dado que la automatización de procesos de negocio define claramente a los propietarios de las tareas a lo largo del proceso, esto proporciona más transparencia y responsabilidad a lo largo de un proceso determinado. Esto fomenta una mayor comunicación entre equipos.

BPM ofrece características low-code que eliminan las posibles dependencias del desarrollo. Los usuarios empresariales pueden incorporarse a estas herramientas de forma rápida y sencilla, aumentando la automatización de procesos en toda la empresa.

El software BPM proporciona más estructura en torno a los procesos, eliminando algunas de las ineficiencias dentro de un flujo de trabajo determinado. Algunos ejemplos en los que se ha aplicado correctamente incluyen:

• Distribución de contenidos: las empresas de medios pueden utilizar BPM para automatizar el proceso de preparación y entrega de contenidos, desde la creación de contenidos hasta la distribución. Un sistema de gestión de procesos empresariales puede diseñarse para interactuar con la gestión de contenidos, la gestión de derechos, el tráfico de contenidos y los sistemas de órdenes de trabajo.
  
  
• Servicio al cliente: los representantes de servicio de atención al cliente pueden identificar las preguntas frecuentes para que los chatbots las gestionen, lo que alivia al equipo cuando hay un gran volumen de solicitudes de servicio. Los datos de transcripción de los centros de llamadas y los chatbots también pueden ayudar a automatizar aún más los procesos, así como a informar a los clientes respuestas más personalizadas.
  
  
• Finanzas: las empresas pueden crear plantillas para estandarizar los envíos de órdenes de compra de varios equipos, lo que les permite adquirir software o hardware empresarial más rápidamente. Además, se pueden establecer flujos de trabajo personalizados para escenarios únicos.
  
  
• Recursos humanos: RR. HH. puede emplear BPM para optimizar la gestión de documentos y flujos de trabajo. Proporciona un entorno más estructurado para procesar formularios de RR. HH., como incorporación y salida de empleados, evaluaciones de rendimiento, solicitudes de vacaciones y aprobación de hojas de horas.
  
  
• Banca: al tramitar préstamos a personas o empresas, los bancos deben evaluar a los solicitantes para determinar el posible riesgo crediticio. Esto implica recopilar información de múltiples fuentes, como los solicitantes, los empleadores y las agencias de calificación crediticia. El BPM agiliza las decisiones sobre la elegibilidad del préstamo al administrar el flujo de información durante todo el proceso y reducir los errores en la documentación.
  
  
• Cumplimiento de pedidos: las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa de sus sistemas de cumplimiento de pedidos utilizando BPM. Pueden usar BPM para gestionar ofertas especiales, captura de pedidos y preparación de pedidos. Esto cambia el proceso hacia una gestión de pedidos centrada en el cliente que ofrece un mayor valor empresarial.