¿Qué es la gestión de activos empresariales (EAM)?

EAM puede considerarse una extensión de la estrategia de gestión del ciclo de vida de los activos (ALM) de una empresa. Implementa tecnologías, sistemas y procedimientos específicos al servicio del marco ALM más amplio de la organización, incorporando elementos de gestión del trabajo, gestión de la energía, mantenimiento de activos, planificación y programación, gestión de la cadena de suministro e iniciativas medioambientales, de salud y seguridad (EHS).

Sin un marco de EAM integral, las organizaciones se enfrentan a un mayor riesgo de interrupciones del servicio y fallos en los equipos, a una visibilidad limitada y a una reducción de la eficiencia en los procesos empresariales. Estas interrupciones pueden acumularse rápidamente. Por ejemplo, el tiempo de inactividad cuesta a las empresas de la Global 2000 (clasificación Forbes de las empresas más grandes del mundo por ventas, beneficios, activos y valor bursátil) una media de 200 millones de dólares cada año, lo que representa el 9 % de los beneficios totales, según un informe de Splunk de 2024.

EAM también desempeña un papel importante en el gobierno y la seguridad. Las empresas de sectores altamente regulados, como la sanidad, la aviación y los servicios públicos, suelen estar sujetas a protocolos de cumplimiento de EAM más estrictos. Por ejemplo, los fabricantes de Estados Unidos deben cumplir las leyes especiales de seguridad en el lugar de trabajo y diligencia debida de la cadena de suministro, que les obligan a someterse a auditorías e inspecciones periódicas, monitorizar los impactos medioambientales y realizar un seguimiento de las condiciones y el rendimiento de los equipos.

En la era de Internet de las cosas (IoT), en la que todo, desde las válvulas hasta los vehículos, está conectado por sensores y sistemas, las plataformas de análisis avanzado e inteligencia artificial han aportado un mayor nivel de precisión a la EAM. Los conocimientos resultantes pueden ayudar a las empresas a mejorar la toma de decisiones, aumentar la eficiencia y maximizar las inversiones.

Los activos incluyen prácticamente cualquier parte del equipo necesaria para mantener la producción, los servicios y las operaciones, como edificios e instalaciones, hardware y maquinaria, flotas de transporte, equipos de fabricación e infraestructuras energéticas. Hoy en día, muchas estrategias de EAM se extienden también a los activos intangibles, incluidas las aplicaciones, el software, las patentes y las marcas registradas. El valor global de los activos intangibles alcanzó un máximo histórico de 79,4 billones de dólares en 2024, un 28 % más que el año anterior, según la consultora Brand Finance.

Aunque EAM tradicionalmente se realizaba localmente, las empresas confían cada vez más en el software EAM basado en la nube para mantener los activos y optimizar el uso. Las soluciones basadas en la nube permiten a las organizaciones moderar las provisiones de activos en tiempo real, ajustar la escala con precisión, analizar datos de uso sólidos e integrar múltiples arquitecturas y ubicaciones geográficas. Se espera que el tamaño del mercado de EAM crezca hasta los 13 700 millones de dólares en 2032, lo que representa una tasa de crecimiento anual del 10,9 %, según Fortune Business Insights.

EAM a menudo se asocia con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (GMAO), pero un análisis más detallado revela diferencias clave entre los sistemas, especialmente en términos de su alcance.

Mientras que EAM cubre todo el ciclo de vida de un activo, desde las compras hasta la eliminación, un GMAO se ocupa principalmente del rendimiento de los activos durante la etapa de mantenimiento. Dicho de otra manera, el GMAO suele ser solo un componente dentro de un sistema EAM más amplio, que generalmente cubre una banda más estrecha de funciones. EAM surgió de GMAO a partir de la década de 1990 cuando las empresas buscaron una estrategia más integral y multifuncional para mantener sus activos.

Un GMAO suele adoptar la forma de una base de datos centralizada en la que los equipos de mantenimiento y operaciones pueden acceder a información sobre todos los activos del sistema. A través de este repositorio central, los equipos pueden gestionar las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y predictivo, la gestión de inventario y las auditorías. Hoy en día, las divisiones de mantenimiento automatizan muchos de estos procesos, lo que mejora su velocidad y precisión.

A diferencia de los GMAO, los sistemas EAM buscan una visión más holística de los activos de una empresa mediante el análisis de factores como el valor a largo plazo y el coste de por vida. Por ejemplo, mientras que el GMAO se preocupa principalmente por el estado físico y el rendimiento de un activo, el EAM también podría considerar cómo la compra de nuevos activos o el desmantelamiento de los obsoletos afectaría al estado financiero de la organización. EAM implica la colaboración entre varios departamentos y funciones, no solo el equipo de mantenimiento, y es más adecuado para monitorizar activos en diferentes entornos y arquitecturas.

La gestión del rendimiento de los activos (APM) puede considerarse como una reinterpretación moderna o una evolución del GMAO. Al igual que el GMAO, tiene un alcance relativamente limitado y se centra en el mantenimiento y la optimización de activos. Sin embargo, utiliza análisis avanzados, gemelos digitales y machine learning no solo para evaluar el estado actual de los activos, sino también para predecir el rendimiento futuro con más exactitud y precisión que los métodos tradicionales.

La gestión del ciclo de vida de los activos (ALM) es una estrategia de alto nivel que establece un conjunto de objetivos, como mejorar la eficiencia y ampliar la longevidad de los recursos, para optimizar el uso de los activos de una organización. Mientras tanto, EAM explora los pasos prácticos que toma una empresa para implementar su estrategia ALM, incluidos los servicios, herramientas y marcos que utiliza para mantener y optimizar sus recursos.

La planificación de recursos empresariales (ERP) adopta una visión aún más amplia que ALM, incorporando todas las operaciones empresariales, no solo las relacionadas con los ciclos de vida de los activos. La gestión de activos empresariales suele ser solo un elemento de una estrategia ERP más amplia.

Uno de los principales beneficios del ERP es que consolida los datos de toda la organización al ponerlos a disposición a través de una interfaz centralizada. Mientras que una base de datos ERP contiene datos y recursos relacionados con los activos de la organización, los empleados también pueden acceder a módulos relacionados con recursos humanos (nóminas, referencias de rendimiento y recursos de formación), finanzas (presupuestos, previsión y seguimiento de gastos), ventas (datos de clientes, seguimiento de clientes potenciales y cumplimiento de pedidos) y mucho más.

Las organizaciones a menudo construyen y perfeccionan los sistemas EAM en múltiples etapas, comenzando con el seguimiento básico de activos antes de pasar a estrategias de mantenimiento más avanzadas y computacionalmente complejas. Los pasos comunes incluyen:

• Planificación: evaluar el alcance de las necesidades de mantenimiento de una organización, definir objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI), consultar con los stakeholders y elegir una solución de software EAM adecuada.
  
  
• Preparación de los datos: recopilación, integración y estandarización de datos de activo de toda la organización. Identificar datos inaccesibles, incompatibles o corruptos y cerrar las brechas de información.
  
  
• Asignación de tareas: definir qué equipos son responsables de mantener qué activos. Establecer fronteras claras entre los equipos al tiempo que se crean líneas abiertas de comunicación en toda la organización. Equilibrio de cargas de trabajo, horarios y recursos entre departamentos.
  
  
• Implementación: implementar el sistema, evaluando los desafíos técnicos y ajustando los procesos para lograr la eficiencia operativa, el cumplimiento y la sostenibilidad.
  
  
• Refinamiento: iteración de los procedimientos de EAM para agilizar las operaciones de mantenimiento. Implementar gradualmente marcos y tecnologías avanzados, como automatización, machine learning, integración de IoT y simulaciones de activos virtuales.

Muchas empresas todavía están en proceso de adoptar plenamente un marco EAM. Aproximadamente el 15 % de las empresas adoptan actualmente un enfoque "reactivo" de la gestión de activos, lo que significa que esperan hasta que un equipo falle antes de restaurarlo o sustituirlo, según un informe de IFS de 2023. Alrededor del 62 % tienen sistemas más complejos, con al menos cierta capacidad para evitar que los activos se averíen por adelantado.

Se estima que el 12 % utiliza estrategias de mantenimiento avanzadas, como el mantenimiento basado en el estado (CBM) y las evaluaciones de riesgos, para mantener de forma proactiva los equipos y los activos. Estos sistemas van más allá de los programas de mantenimiento estandarizados para identificar activos vulnerables basándose en métricas en tiempo real, ofreciendo un mayor nivel de visibilidad y control.

La EAM es importante porque ayuda a las organizaciones a rastrear, evaluar, gestionar y optimizar la calidad y fiabilidad de los activos. Las organizaciones de todo tipo suelen gestionar cientos, miles o incluso millones de activos.

Una estrategia cohesiva de EAM puede ayudar a las empresas de sectores con uso intensivo de activos a cuidar proactivamente de los equipos y recursos a lo largo de su ciclo de vida, en lugar de apresurarse a hacer correcciones y los fallos a medida que surjan. Las buenas prácticas de EAM ayudan a los equipos de mantenimiento a obtener un mayor control de entornos complejos para:

Muchos sistemas EAM utilizan un GMAO para indicar a los gerentes de mantenimiento dónde está un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo. Las bases de datos de GMAO suelen incluir información histórica sobre los activos críticos, junto con datos en tiempo real que muestran su estado actual y proyecciones sobre cómo podrían funcionar en el futuro. Este enfoque centralizado mejora la trazabilidad y la accesibilidad de la información sobre los activos para todos los stakeholders.

El software de gestión de activos empresariales a menudo incluye capacidades preventivas que pueden ayudar a las organizaciones a mantener el equipo para un funcionamiento estable y continuo. Las plataformas de EAM tradicionales pueden indicar cuándo un activo en particular podría necesitar servicio o reemplazo en función de las tendencias históricas. Mientras tanto, los sistemas modernos utilizan sensores, análisis de datos y otros mecanismos para monitorizar activos individuales en busca de signos de desgaste en tiempo real.

Por ejemplo, los equipos de mantenimiento pueden recibir un aviso cada vez que un ordenador alcance el 25 % de la capacidad de la batería, indicando que es hora de cambiar la batería. Estas medidas proactivas ayudan a garantizar el cumplimiento de los contratos (alinearse con los términos y condiciones de un activo en particular) y a evitar problemas como el tiempo de inactividad del servicio que, de otro modo, podrían interrumpir las operaciones principales.

Las herramientas de monitorización remota, que a menudo usan IA para detectar anomalías en los datos y monitorear patrones de comportamiento, pueden brindar conocimiento que se puede ejecutar sobre los estados actuales y esperados de los activos. Estas herramientas agregan datos de todos los departamentos y silos de información, lo que permite alertas más precisas y completas y una mejor toma de decisiones.

Esta monitorización se extiende a las configuraciones del sistema, ayudando a garantizar que las arquitecturas antiguas se actualicen y mantengan de forma rutinaria. Los activos pueden supervisarse a través de múltiples métodos, como el seguimiento por WiFi, los códigos QR, el GPS y las etiquetas identificadoras por radiofrecuencia.

Algunos sistemas EAM incluyen herramientas de gestión de riesgos integradas que pueden anticipar fallos en los equipos y sugerir acciones para protegerse contra ellas. Por ejemplo, el software EAM podría detectar vulnerabilidades en un mainframe central, lo que impulsaría a una empresa a configurar una copia de seguridad. El mainframe redundante puede tomar el relevo si el original se desconecta.

Las evaluaciones de riesgos también pueden identificar amenazas relacionadas con la ciberseguridad, el cumplimiento, la seguridad, la sostenibilidad y la presupuestación. El IoT, el machine learning y el análisis pueden mejorar las prácticas de monitorización, haciéndolas más precisas y sólidas. Por ejemplo, el seguimiento y la trazabilidad de activos con IA, que utilizan algoritmos avanzados para predecir patrones de emisiones, estado de equipo y otras métricas, ayudan a las empresas a cumplir requisitos medioambientales, de estado y seguridad (EHS) cada vez más complejos.

Los datos históricos y en tiempo real recopilados de los dispositivos IoT y las herramientas analíticas y de diagnóstico ayudan a ampliar la disponibilidad, la fiabilidad y la vida útil de los activos físicos. Los sistemas EAM ayudan a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos en relación con los costes de mantenimiento y reemplazos para maximizar el retorno de la inversión.

Una empresa podría determinar, por ejemplo, que el mantenimiento de una maquinaria cada tres meses puede prolongar su vida útil en varios años. También podría ser cierto lo contrario: las empresas pueden reducir la frecuencia de mantenimiento o sustitución si hacerlo solo tiene un efecto marginal en el ciclo de vida completo de un activo.

EAM establece un único sistema para gestionar prácticamente todos los tipos de activos, promoviendo la continuidad en toda la organización. Esta estrategia alinea a los equipos en torno a un conjunto compartido de pipelines de datos y objetivos de uso de recursos, lo que ayuda a garantizar que cada departamento se base en las mismas métricas a la hora de elaborar estrategias de activos.

Aunque las soluciones de gestión de activos varían mucho en función de los objetivos y prioridades específicos de una organización, los pilares centrales de una estrategia de EAM eficaz suelen incluir:

Las plataformas EAM gestionan y realizan un seguimiento centralizado de las actividades de mantenimiento, incluidos los trabajos planificados y no planificados, desde la solicitud inicial hasta su finalización. Los flujos de trabajo de EAM también pueden incorporar informes de datos reales o mantener un registro de ingresos y gastos a lo largo del ciclo de vida de un activo.

Las estrategias avanzadas de EAM pasan del mantenimiento correctivo, en el que las reparaciones se realizan después de que se produce un problema, al mantenimiento preventivo, en el que las reparaciones se programan con antelación, y finalmente al mantenimiento predictivo, en el que las reparaciones se realizan porque los datos indican un fallo inminente.

Los sistemas EAM pueden mostrar las órdenes de trabajo y los programas de mantenimiento preventivo gráficamente con un diagrama de Gantt (un gráfico de barras que visualiza los plazos de los proyectos). También pueden automatizar los programas y las asignaciones de mantenimiento, liberando a los despachadores para que den prioridad a las tareas más urgentes.

Las plataformas EAM integran activos y sus materiales de mantenimiento en la cadena de suministro, a menudo con la ayuda de tecnologías IoT y análisis avanzados. También gestionan un inventario de piezas de repuesto y componentes críticos para que los activos puedan sustituirse rápidamente en respuesta a un fallo. Por último, supervisan la cadena de suministro para evitar cuellos de botella y escasez.

Los sistemas EAM utilizan el análisis de incidentes, la trazabilidad de acciones correctivas y la gestión del cambio para cumplir con las regulaciones de estado y seguridad. A menudo cuentan con una sólida estrategia de informes para documentar las vulnerabilidades de seguridad, las preocupaciones de gobierno y los conflictos de EHS. También incluyen guardarraíles detallados para que los equipos puedan alinearse en torno a un conjunto compartido de reglas y políticas.

Las plataformas EAM leen contadores, códigos de barras y frecuencias de radio para capturar firmas electrónicas, lo que ayuda con la monitorización y supervisión a distancia. También podrían beneficiarse de las capacidades de los dispositivos móviles, incluidas las cámaras y la conversión de voz a texto, para mejorar la recopilación de información, promover la colaboración y permitir el acceso a herramientas sin conexión.

Los sistemas EAM ejecutan análisis descriptivos y de diagnóstico, a menudo impulsados por IA, para obtener información operativa sobre las causas subyacentes de las ineficiencias. Utilizan modelos de optimización para automatizar los procesos de planificación, programación y gestión del trabajo. También pueden prescribir cambios operativos que puedan ampliar los ciclos de vida de los activos y reducir las ineficiencias.

Las soluciones de gestión de activos empresariales admiten cada vez más el software como servicio (SaaS), la implementación en la nube o la implementación de cloud híbrido para controlar los costes, mejorar la flexibilidad del sistema y disminuir la dependencia de TI.

A medida que las organizaciones sustituyan sus arquitecturas on-premises tradicionales por entornos de nube o híbridos, puede que les resulte más difícil rastrear y gestionar los activos. Para abordar este problema, muchas empresas recurren a las soluciones de gestión de activos empresariales basadas en la nube para optimizar el uso de los activos y restablecer la supervisión operativa.

Muchos proveedores de software EAM utilizan un modelo SaaS, cobrando a las empresas una tarifa mensual o anual por el acceso a las capacidades de EAM. Las opciones comunes incluyen IBM® Maximo, SAP EAM, Oracle EAM, IFS EAM, MaintainX y Facilio. Las empresas pueden confiar en un solo producto EAM o usar una variedad, y cada uno se especializa en un sector o capacidad diferente.

Las soluciones EAM basadas en la nube ofrecen a las empresas la flexibilidad necesaria para ampliar y reducir su provisión de recursos en función de las demandas de datos. Los usuarios solo pagan por los recursos de datos que necesitan. Cuando los proveedores de servicios realizan mejoras en la nube, los clientes pueden acceder inmediatamente al nuevo y mejorado servicio. La mayoría de las plataformas de EAM modernas también ofrecen acceso a herramientas avanzadas de análisis e IA, como gemelos digitales, modelos basados en la predicción, seguimiento de la sostenibilidad y más.

Por último, dado que la mayoría de las soluciones SaaS ofrecen asistencia técnica integrada, las organizaciones también dependen menos de los departamentos de TI internos. Como resultado, los gastos de capital relacionados con las TI pueden convertirse en gastos y recursos operativos.