¿Qué es la planificación de escenarios?

Las organizaciones están recurriendo a métodos de planificación estratégica como una forma de gestionar el riesgo y tomar decisiones basadas en datos. Estos métodos también ayudan a las empresas a estar preparadas para los momentos hipotéticos que escapan a su control, como el cambio climático, la fluctuación del mercado y los cambios geopolíticos.

El proceso de planificación de escenarios ayuda a prever e identificar los rangos de posibles resultados y el impacto estimado mediante el análisis de tendencias.

Al saber lo que podría suceder, las organizaciones y sus stakeholders pueden mejorar la toma de decisiones y gestionar tanto las mejores como las peores posibilidades. Más allá del desarrollo de escenarios, el proceso también ayuda a las organizaciones a formular estrategias para afrontar estos escenarios futuros y posibles futuros.

Con la planificación de escenarios, las organizaciones pueden visualizar diferentes escenarios y revelar incertidumbres críticas mucho antes de que se produzca una crisis. Este proceso puede ofrecer una ventaja competitiva al permitir a las empresas intercambiar ideas y pensar con antelación qué medidas podrían ser necesarias.

La planificación de escenarios también proporciona conocimientos detallados sobre los planes y los presupuestos. Es una fuerza impulsora para que los ejecutivos y los stakeholders tomen decisiones para su organización. En lugar de reaccionar ante un evento fuera del control de una organización, la planificación de escenarios impulsa la resolución proactiva de problemas y el pensamiento innovador. Cuanto más resiliente sea la organización, más probabilidades tendrá de tener estabilidad a largo plazo.

La mejor manera de entender la planificación de escenarios es mediant el ejemplo de la empresa Royal Dutch Shell, conocida actualmente como Shell. La empresa de petróleo y gas comenzó a utilizar la planificación de escenarios en la década de 1960, cuando se enfrentaba a la ampliación de la producción, y finalmente se anticipó a la crisis del petróleo de 1973.

En 1965, la empresa introdujo la Maquinaria de Planificación Unificada (UPM), que era una herramienta de previsión informatizada utilizada para predecir los flujos financieros. Esta herramienta generó más conversaciones en la empresa sobre la creación de posibles escenarios y la anticipación de los acontecimientos futuros a través del proceso de desarrollo de escenarios.

La empresa ideó escenarios alternativos basados en una serie de variables. Lo hizo para tratar de comprender cómo podría ser el estado futuro de las organizaciones en un mundo basado en el libre comercio o en las crecientes tensiones geopolíticas.

Este trabajo desempeñó un papel fundamental para Shell, ya que trató de comprender y anticiparse a las interrupciones. Hasta hoy, Shell se pregunta "qué pasaría si" y utiliza el proceso de planificación de escenarios para pensar en los desafíos a largo plazo y mitigar riesgos.

El objetivo de la planificación de escenarios no es solo predecir los resultados, sino comprender qué fuerzas podrían haberlos provocado. Es crucial tener en cuenta los factores externos e internos del entorno empresarial e integrar la planificación de escenarios en todos los procesos organizativos.

El proceso de planificación de escenarios no es el mismo para todas las organizaciones y puede requerir pasos adicionales en función de sus necesidades. Sin embargo, los siguientes son cinco pasos clave que cada organización puede utilizar como guía.

Para que haya un proceso productivo de planificación de escenarios, todas las organizaciones deben empezar por establecer un objetivo claro.

Este objetivo puede ser una meta a largo plazo o algo más inmediato. En cualquier caso, la organización debería imaginar dónde espera estar en los próximos meses o años.

Tras determinar el objetivo principal, los equipos deben analizar cómo afectarán las acciones actuales a los resultados potenciales.

Las organizaciones deben asegurarse de que estos resultados se alinean con el objetivo principal y comprender su impacto futuro para responder adecuadamente.

Hay numerosos factores que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar la dirección de la organización. Estos factores pueden ser factores internos, como cambios organizativos, o factores externos, como tensiones geopolíticas.

Sean lo que sean, la organización debe tener un conocimiento profundo de cada uno de ellos para obtener previsiones e información precisas.

Al igual que identificar los factores influyentes, las organizaciones también necesitan evaluar el impacto de cada escenario. Este enfoque implica crear múltiples escenarios y determinar la probabilidad de cada uno de ellos en función de las condiciones, los supuestos y las probabilidades.

Tras la valoración, se procede a la evaluación del impacto de cada escenario. Las organizaciones deben considerar los impactos potenciales y determinar un curso de acción adecuado.

Por último, la organización debe desarrollar indicadores tempranos para cada escenario.

Este paso es crucial para garantizar que la organización actúa de forma proactiva y puede detectar interrupciones o problemas antes de que se conviertan en acontecimientos importantes. Además, ofrece a las organizaciones y stakeholders la ventaja competitiva para estar preparados y poder gestionar los problemas sin entrar en pánico.

A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas que las organizaciones pueden disfrutar al emplear la planificación de escenarios:

• Utilizar un análisis detallado: la planificación de escenarios proporciona a las organizaciones información sobre escenarios plausibles y los datos para profundizar en los posibles resultados de sus decisiones. El enfoque proporciona diferentes futuros alternativos basados en datos, dando a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de los posibles planes de contingencia.

• Promover el pensamiento independiente: los ejercicios exitosos de planificación de escenarios requieren diversos pensamientos y perspectivas de personas con características demográficas únicas. Se anima a las personas implicadas en el enfoque a pensar de forma independiente y a ser innovadoras en el proceso de resolución de problemas.
  
  
• Mitigar el riesgo: la planificación de escenarios es una herramienta poderosa para la gestión de riesgos. El proceso ayuda a las organizaciones a descubrir a tiempo los signos de una posible crisis, lo que permite intervenir a tiempo y crear planes de acción estratégicos para promover la mitigación de riesgos.

• Fomentar la planificación proactiva: este método de previsión requiere un pensamiento estratégico con visión de futuro. En lugar de limitarse a analizar los datos históricos, la planificación de escenarios anima a las organizaciones a adoptar un enfoque más dinámico del análisis de escenarios.

La planificación de escenarios adopta muchas formas. El enfoque que adopte una organización dependerá del enfoque y la metodología que elija utilizar.

El enfoque cuantitativo de planificación de escenarios utiliza tres escenarios diferentes: optimista, pesimista y mejor estimación.

El escenario optimista ofrece los mejores resultados posibles para la organización. El escenario pesimista explora los peores escenarios posibles, como una caída del mercado o factores ambientales que están fuera de su control. Por último, el escenario de mejor estimación considera las tendencias actuales y las previsiones financieras para evaluar el impacto financiero.

Las organizaciones pueden utilizar el método normativo de planificación de escenarios para desarrollar su escenario y resultados ideales y, a continuación, trabajar retrospectivamente para averiguar cómo alcanzarlos.

Este método es el mejor para la planificación a largo plazo y las organizaciones que buscan establecer objetivos significativos. Es un enfoque con visión de futuro que ayuda a las organizaciones a desarrollar una plantilla para lo que quieren exactamente.

La planificación exploratoria de escenarios es un enfoque que considera una amplia gama de futuros potenciales en función de marcos temporales particulares, entornos volátiles y numerosas incertidumbres.

Este método crea varios escenarios y puede ayudar a las organizaciones a estar preparadas para adaptarse en tiempo real.

Este método de planificación de escenarios se centra en los retos a corto y medio plazo a los que se enfrenta una organización. Suele centrarse en el riesgo operativo o en las operaciones del día a día y a abordar problemas específicos.

Las organizaciones que tienen preocupaciones específicas, como interrupciones en la cadena de suministro o escasez de mano de obra, podrían considerar este método para desarrollar planes de contingencia específicos.

El método de gestión estratégica es otro enfoque amplio de la planificación de escenarios, pero se centra principalmente en las influencias externas.

Este enfoque se utiliza para elaborar estrategias a largo plazo y ayudar a las organizaciones a comprender su dirección general en función de factores como los cambios económicos, los avances tecnológicos o las tendencias sociales.

Las organizaciones de todos los sectores utilizan la planificación de escenarios para navegar la incertidumbre y obtener mejores resultados. Estos casos de uso comunes demuestran su versatilidad.

Todo el proceso de planificación de escenarios puede ser una tarea importante y requiere orquestación y colaboración. Hay varias buenas prácticas que una organización debe seguir para ayudar a garantizar que el proceso sea exitoso:

• Crear el equipo adecuado: los profesionales financieros suelen liderar la planificación de escenarios. Sin embargo, no pueden gestionar con éxito un proyecto de planificación de escenarios sin otros líderes dentro de la organización. Normalmente hay un facilitador de planificación de escenarios que dirige el proyecto y mantiene todos los componentes alineados.

• Obtener los datos adecuados: la planificación de escenarios requiere buenos datos para crear modelos precisos. Los escenarios deben basarse en ventas comparativas y datos históricos que sean limpios y precisos. También requerirá un sistema de integración de datos como una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) para centralizar toda la información empresarial. Las organizaciones deben comprender el coste de la planificación de escenarios y qué productos y servicios son una necesidad

• Hacerlo sencillo: la planificación de escenarios no tiene por qué ser complicada. Los equipos financieros a veces pueden sentirse abrumados por la variedad de posibles resultados y escenarios que se están construyendo. Por eso es mejor simplificar los escenarios y centrarse en dos o tres resultados. Si el equipo está construyendo varios escenarios, los líderes deben priorizar y determinar cuál debe recibir más atención.

• Aprovechar la tecnología avanzada: existen numerosas soluciones de software para planificación y análisis financiero (FP&A) que ofrecen la planificación de escenarios como beneficio. Muchos también han comenzado a implementar conocimientos con IA en sus plataformas que agilizan los flujos de trabajo y proporcionan escenarios de prueba instantáneos. La adopción de la tecnología emergente se está convirtiendo rápidamente en el factor que pone a las organizaciones en una ventaja competitiva.