Was ist strategische IT-Planung?

Laut einer Umfrage der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2024 tragen mangelnde Klarheit über die Geschäftsergebnisse zu 43 % der Verzögerungen bei IT-Projekten bei, während unrealistische Zeitpläne 42 % ausmachen. Insgesamt gibt fast die Hälfte der C-Suite-Führungskräfte an, dass mindestens 30 % ihrer neuen IT-Projekte nicht den Budget- oder Zeitplanerwartungen entsprechen.

Ein Grund dafür ist, dass Unternehmen möglicherweise neue Projekte annehmen, ohne deren Umfang oder Kosten vollständig zu prüfen. Da Unternehmen durchschnittlich 5,5 % ihres Jahresbudgets für technische Investitionen ausgeben, können sich die finanziellen Folgen abgebrochener IT-Operationen schnell summieren und so den finanziellen Zustand des Unternehmens beeinträchtigen. 

Die strategische IT-Planung gehört zu den wichtigsten Faktoren, die darüber entscheiden, ob ein neues IT-Projekt langfristig erfolgreich ist. Effektive strategische Pläne können die obersten Prioritäten des Unternehmens in umsetzbare Initiativen umwandeln und vorausschauend beurteilen, wie neue Projekte sinnvoll dazu beitragen können. 

Abgesehen von Budgetüberlegungen helfen strategische Planungsprozesse den Stakeholdern auch dabei, sich auf gemeinsame Geschäftsziele zu einigen. Sie können die Verantwortlichkeit verbessern, indem sie klare Erwartungen, Zeitpläne und Benchmarks festlegen, anhand derer die Teams den Fortschritt verfolgen können. Effektive IT-Strategiepläne berücksichtigen auch Themen wie Cybersicherheit, IT-Infrastruktur, Ressourcenzuordnung und Risikomanagement. 

Ein Unternehmen könnte sich beispielsweise für Folgendes entscheiden: 

• Reduzierung seiner Hardwareausgaben, um einen neuen Vertrag zu ermöglichen, der Rechenleistung über die Cloud bereitstellt 

• Investition in leistungsstarke Tools für Verschlüsselung, um auf die zunehmenden Bedrohungen der Cybersicherheit zu reagieren 

• Priorisierung modernster Technologien wie maschinelles Lernen, Edge-Networking und Quantencomputing, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen

Wenn diese Entscheidungen in der Planungsphase getroffen werden, haben Unternehmen die Möglichkeit, ihren Nutzen und ihre Skalierbarkeit zu erörtern und ein Framework für die Messung ihrer Auswirkungen zu schaffen. 

Strategische IT-Planung ist ein fortlaufender Prozess, an dem zahlreiche Stakeholder beteiligt sind, darunter die Geschäftsleitung, IT-Teams, Leiter von Unternehmensbereichen, Anbieter und Kunden. Unternehmen können jährlich oder alle paar Jahre Strategieplanungssitzungen sowie vierteljährliche oder monatliche Überprüfungen mit geringerem Umfang durchführen.  

Unternehmen können ihren IT-Plan jedoch jederzeit neu bewerten und auf Marktveränderungen, Benchmarks und andere Überlegungen reagieren. Von Anfang bis Ende dauert der Planungsprozess in der Regel zwischen drei und sechs Monaten, wobei der Zeitrahmen je nach Unternehmen variieren kann. 

Chief Information Officers (CIOs) oder Chief Technology Officers (CTOs) sind oft die Initiatoren des strategischen Planungsprozesses. Die Projektmanager sind dann dafür verantwortlich, die strategischen Ziele des Plans umzusetzen und über die Fortschritte ihrer Teams zu berichten. 

IT-Führungskräfte beziehen sich oft auf vier Säulen, die in der Regel Teil eines jeden strategischen IT-Planungsprozesses sind.

Unternehmen könnten ermitteln, wie IT-Initiativen und -Prozesse zur Förderung von Wachstum, Effizienz und Geschäftswert beitragen können. Ausrichtung bedeutet, klare Kommunikationswege zwischen den Bereichen zu schaffen und gemeinsame Bedürfnisse in umsetzbare Strategien umzuwandeln, auf die jedes Team hinarbeiten kann.

Dieser Prozess hilft, das häufige Problem zu lösen, dass IT-Teams das Gefühl haben, dass andere Geschäftsbereiche ihre Entscheidungsfindung nicht vollständig verstehen. Die nicht-technischen Abteilungen wiederum haben das Gefühl, dass sie nicht über die richtigen technologischen Ressourcen und Werkzeuge verfügen, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Nachdem Teams Kommunikationslücken überbrückt und sich auf gemeinsame Prioritäten abgestimmt haben, skizzieren sie oft konkrete Schritte, die sie zur Erreichung ihrer Ziele unternehmen werden.

Dieses Ziel beinhaltet die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an verschiedene Gruppen und die Entwicklung von Zeitplänen und Workflows für wichtige Meilensteine. Beispielsweise kann Schritt eins in zwei Monaten, Schritt zwei in sechs Monaten und Schritt drei in zwölf Monaten abgeschlossen werden. Zu diesem Prozess gehört auch die Ermittlung von Daten und Metriken, mit denen sich der Fortschritt messen lässt. Roadmaps heben oft potenzielle Abhängigkeiten zwischen Teams hervor und helfen dabei, zu erkennen, wo Zusammenarbeit oder Sequenzierung entscheidend ist.  

Dieses Ziel umfasst die Bewertung des Budgets, des Personalbestands und der aktuellen Infrastruktur der IT-Abteilung sowie die jeweilige Optimierung. Unternehmen müssen vielleicht ihre Technologieinvestitionen in einem Bereich skalieren, um die Expansion in einem anderen Bereich zu bewältigen. Dieser Schritt überschneidet sich mit dem strategischen Portfolio-Management oder dem allgemeinen Prozess der Optimierung von Unternehmens-Ressourcen und Finanzierung. 

Folgendes könnte ein Unternehmen beispielsweise tun:  

• Verschieben Sie den Übergang zu einem neuen Betrieb, wenn der strategische Plan zeigt, dass diese Änderung außerhalb des Rahmens des Jahresbudgets liegt

• Testen Sie eine erschwingliche Open-Source-Software-Suite, anstatt ein teures Paket von einem Drittanbieter zu verlängern 

• Bereiten Sie die Laptops ehemaliger Mitarbeiter auf, anstatt neue Hardware für neue Mitarbeiter zu kaufen 

Bei der Erstellung eines IT-Aktionsplans antizipieren Unternehmen häufig potenzielle Hindernisse und sehen Notfallmaßnahmen vor, damit Führungskräfte wissen, wie sie auf unvorhergesehene Situationen reagieren müssen. Nach der Identifizierung möglicher Risiken können IT-Führungskräfte die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines bestimmten Szenarios bewerten und abschätzen, wie stark sich der Rückschlag auf die Geschäftsergebnisse auswirken würde. 

Zu den potenziellen Risiken gehören:  

• Cybersicherheitslücken und regulatorische Hindernisse 

• Höhere Wartungskosten und übermäßige Workloads 

• Serviceunterbrechungen und Ressourcenknappheit 

• Marktstörungen und Herausforderungen durch Wettbewerber 

Neben der Identifizierung von Bedrohungen können Risikobewertungen auch die Kosten des Nichthandelns berücksichtigen. Beispielsweise kann die Implementierung eines neuen KI-gestützten Automatisierungssystems kurzfristig kostspielig und zeitaufwändig sein, aber langfristig zu erheblichen Produktivitäts- und Rentabilitätssteigerungen führen.  

Unternehmen können auch Szenarien planen – eine Methode zur Erkundung zukünftiger Geschäftsergebnisse und zur Erstellung von Plänen für die Handhabung der einzelnen Geschäftsergebnisse –, um sich vor Unsicherheiten zu schützen. Ein Ansatz, die Simulationsmodellierung, verwendet quantitative Modelle, um reale Prozesse wie das Lieferkettenmanagement oder den Netzwerkverkehr nachzuahmen, sodass Unternehmen strategische Entscheidungen testen können, bevor sie umgesetzt werden.

Unternehmen verlassen sich zunehmend auf fortschrittlichere Strategien. Einige dieser Strategien beinhalten digitale Zwillinge (Erstellung digitaler Nachbildungen physischer Assets) und vorausschauende Analyse (Kombination von maschinellem Lernen, statistischer Modellierung und Data-Mining). Es geht darum, zuverlässigere und detailliertere Prognosen zu erzielen.

Ein IT-Strategieplan ist ein konkretes Dokument, das aufzeigt, wie ein Unternehmen seine IT-Strategie umsetzt und welche Schritte es unternimmt, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Es hilft dabei, die strategische Vision eines Unternehmens in ein konkretes Konzept umzuwandeln, dem jedes Team folgen kann. Teams können damit sicherstellen, dass ihre Entscheidungen mit den im Dokument festgelegten Unternehmenszielen übereinstimmen. 

Unternehmen verwenden häufig Vorlagen für IT-Strategiepläne – egal ob sie von Beratern stammen oder intern entwickelt wurden –, um den Prozess in Gang zu bringen. Die Verwendung eines standardisierten Dokuments kann dazu beitragen, dass das Unternehmen keine wichtigen Geschäftsanforderungen oder Perspektiven übersieht. Viele Unternehmen stellen fest, dass der Einsatz eines Online-Projektmanagement-Tools wie Trello, Miro, Asana oder Jira den Entwurfsprozess rationalisieren kann. 

Die Abschnitte variieren zwar je nach Umfang des Plans, gemeinsame Komponenten sind jedoch: 

Zusammenfassung: Ein allgemeiner Überblick über die Ziele des Unternehmens und wie die IT-Abteilung dazu beitragen kann, diese Ziele zu erreichen 

Aktuelle IT-Kapazitäten: Berücksichtigen die aktuellen Ressourcen, Stärken und Schwächen der IT-Abteilung 

Ausrichtung der Geschäftsziele: Zeigt, wie die IT-Strategie des Unternehmens mit der übergeordneten Mission und den geschäftlichen Prioritäten zusammenhängt 

SWOT-Analyse: Identifiziert sowohl interne als auch externe Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen, die sich auf die IT-Leistung auswirken könnten 

IT-Roadmap: Besteht aus einem detaillierten, schrittweisen Spielplan für die Erreichung der IT-Ziele des Unternehmens und enthält spezifische Meilensteine, Metriken und Zeitpläne für jedes Ziel 

Überlegungen zum Budget: Festlegung von Budgets für verschiedene IT-Programme und Analyse, wie sich die IT in die Gesamtfinanzen des Unternehmens einfügt 

Ressourcenbedarf: Schätzung der Ressourcen, die das Unternehmen benötigt, um seine IT-Strategie erfolgreich umzusetzen, einschließlich Rechenleistung, Personal und Schulungen, auch bekannt als Kapazitätsplanung 

Datenstrategie: Beschreibt, wie Daten im gesamten Unternehmen gesammelt, verwaltet und gesteuert werden sollten, um die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen; berücksichtigt Datenqualität, Abstammung (Verfolgung des Datenflusses im Laufe der Zeit) und Compliance (Ausrichtung der Datenverwaltung an gesetzliche Anforderungen, Branchenstandards und interne Richtlinien) 

Risikobewertung: Hilft sicherzustellen, dass die IT-Ziele mit den Governance-, Compliance- und Sicherheits-Frameworks des Unternehmens übereinstimmen; diese Bewertung hilft Teams auch bei der Erstellung von Plänen zur Schadensbegrenzung, um sich auf potenzielle Bedrohungen vorzubereiten 

Leistungskennzahlen (KPIs) sind quantifizierbare Leistungsmessungen, anhand derer beurteilt werden kann, wie gut ein bestimmtes Tool oder eine bestimmte Initiative abschneidet. KPIs können Unternehmen dabei helfen, evidenzbasierte Strategien zu entwickeln, die die Daten widerspiegeln.

Einige Beispiele:

Unternehmen verwenden verschiedene Methoden, um IT-Strategiepläne zu erstellen, je nach Größe, Governance-System und anderen Überlegungen. Hier ist eine Struktur, die Unternehmen als Ausgangspunkt für die Ausarbeitung ihres eigenen Plans verwenden können.  

Überprüfen Sie zunächst die wichtigsten Faktoren wie Vertriebspipelines, Ziele und Pläne für Wachstum, Übernahmen, Partnerschaften und Fusionen.  

Unternehmen könnten versuchen, einen Mittelweg zu finden zwischen einem zu weitreichenden und vagen Zeitplan und einem, der zu eng und unflexibel ist. 

Treffen mit bestimmten Teams können dazu beitragen, Muster und gemeinsame Erfahrungen zu erkennen, die im endgültigen Plan priorisiert werden können. Da Unternehmen häufig auf Plattformen und Services von Drittanbietern angewiesen sind, sind in der Regel auch externe Anbieter und Partner Teil des Prozesses.  

Stakeholder können Einblicke in die Integrationskomplexität des Unternehmens geben, die erklärt, wie schwierig es ist, neue Dienste mit dem bestehenden System zu verbinden. Sie können auch Informationen über Systemabhängigkeiten liefern – wenn ein Service auf einen anderen angewiesen ist, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Diese Gespräche können Unternehmen auch dabei helfen, die Eignung des Anbieters zu beurteilen, d. h. inwieweit eine bestimmte Partnerschaft mit den langfristigen Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmt.  

Durch die Kommunikation des Zwecks und der Bedeutung Ihrer IT-Strategie und der Auswirkungen auf die einzelnen Abteilungen und ihre Funktionen wird sichergestellt, dass kein Unternehmensbereich isoliert oder vernachlässigt wird. Dieser Schritt ist kritisch für die Förderung der funktionsübergreifenden Ausrichtung. 

Eine Überprüfung des aktuellen Zustands der Unternehmensinfrastruktur kann dabei helfen, bestehende Herausforderungen zu identifizieren. So könnte ein Unternehmen beispielsweise planen, einen Softwarevertrag zu erweitern, aber feststellen, dass Mitarbeiter es vorziehen, eine andere App zu nutzen. 

Alle Änderungen werden üblicherweise aus Governance-Perspektive geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Cybersicherheitsstandards des Unternehmens und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

Teams, die einen IT-Strategieplan entwickeln, müssen sich mit folgenden Herausforderungen auseinandersetzen:

Die strategische IT-Planung ist oft ein langsamer, kostspieliger und überlegter Prozess. Sie erfordert Beiträge von einer Vielzahl von Stakeholdern sowie eingehende Datenanalysen und Forschungen. Wenn Unternehmen zu lange brauchen, um eine Strategie zu entwickeln, kann dies ihre Fähigkeit einschränken, schnell umzuschwenken und auf Entwicklungen zu reagieren. 

Das Forschungsunternehmen Gartner erwartet, dass die IT-Ausgaben im Jahr 2025 um fast 8 % steigen werden. Zu den wichtigsten Faktoren für die IT-Ausgaben zählen erhöhte Sicherheitsbedenken, das Wachstum der Belegschaft und die Notwendigkeit, veraltete Infrastruktur zu aktualisieren, so das IT-Expertennetzwerk Spiceworks. Angesichts dieser Einschränkungen könnte es IT-Unternehmen schwer fallen, mit neuen Technologien zu experimentieren und über die Kernbedürfnisse hinaus Innovationen zu entwickeln.

Die strategische IT-Planung erfordert viele Kompromisse zwischen Stakeholdern, die, obwohl sie auf die gleichen Geschäftsziele hinarbeiten, ihr eigenes Fachwissen und ihre Prioritäten einbringen. Effektive IT-Strategiepläne können kommunizieren, wie neue Initiativen allen Bereichen des Unternehmens einen Vorteil bringen können, und dafür sorgen, dass sich jedes Team vertreten fühlt. 

Obwohl sie auf Evidenz und historischen Trends beruhen, erfordern strategische IT-Pläne unweigerlich ein gewisses Maß an Projektion. Disruptive Technologien, neue Konkurrenten oder neue Bedrohungen für die Cybersicherheit können unerwartet auftauchen und aktuelle Pläne durcheinanderbringen. IT-Strategien antizipieren diese Unsicherheiten oft, indem sie eine agile, flexible Struktur verwenden, die es Teams ermöglicht, bei Bedarf umzuschwenken. 

Neue Technologien stellen große Herausforderungen dar, eröffnen aber auch neue Chancen für Unternehmen und IT-Teams, die bereit sind, sie zu nutzen. Unternehmen könnten erwägen, die digitale Transformation in ihr strategisches Framework zu integrieren, um Innovation, Agilität und langfristigen Geschäftswert zu fördern. 

Zu den aufkommenden und wachsenden technologischen Trends gehören:

Das Internet der Dinge (IoT) oder ein Netzwerk von mit dem Internet verbundenen Geräten kann detaillierte Echtzeitdaten liefern, die Unternehmen ein tieferes Verständnis dafür vermitteln, wie verschiedene Dienste funktionieren.

Unternehmen haben IoT-Geräte seit mindestens zwei Jahrzehnten in ihre Workflows integriert. Aber 5G-Netzwerke, Satelliten im niedrigen Erdorbit (LEO), Wi-Fi 7 und andere Durchbrüche haben die Einführung in der Fertigung, im Gesundheitswesen, im Einzelhandel und in anderen Branchen beschleunigt. KI ermöglicht Unternehmen zunehmend die Analyse von Datentrends auf vernetzten Geräten, während Edge Computing – die Verarbeitung von Daten auf oder in der Nähe des Geräts – zu schnelleren und präziseren Erkenntnissen beitragen kann. 

KI-gestützte Agenten können Workflows beschleunigen, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Diese Automatisierung ermöglicht es IT-Teams, sich auf anspruchsvollere Arbeiten zu konzentrieren.

Laut McKinsey stieg der KI-Einsatz in Unternehmen in nur sechs Monaten im Jahr 2024 von 27 % auf 36 %, was den größten Anstieg aller Geschäftsfunktionen darstellt.  Darüber hinaus hat die Arbeitsmanagementplattform Asana herausgefunden, dass mehr als drei Viertel der IT-Führungskräfte glauben, dass sie mit der Leitung der KI-Transformation in ihren Unternehmen beauftragt werden. Dieses Ergebnis deutet darauf hin, dass KI für sie eine wachsende Priorität hat.

Der Einsatz von Cloud- und Hybrid-Lösungen nimmt weiter zu, unter anderem weil diese Technologien Unternehmen dabei helfen können, ihre Ressourcennutzung zu optimieren und schneller auf Kundenanforderungen zu reagieren.

Cloud-Frameworks sind zwar nicht neu, aber Innovationen wie maschinelles Lernen und serverloses Computing (ein Modell, das es Entwicklern ermöglicht, Apps bereitzustellen, ohne die Server verwalten zu müssen, auf denen sie ausgeführt werden) haben dazu beigetragen, Cloud-Ansätze für einige Unternehmen im Vergleich zu lokalen Infrastrukturen effizienter, anpassbarer und reaktionsschneller zu machen. So können Unternehmen beispielsweise für die Datenspeicherung nutzungsabhängig bezahlen, anstatt eigene Rechenzentren aufzubauen und zu unterhalten.

Unter nachhaltiger IT versteht man den Prozess der Minimierung der Umweltauswirkungen der IT-Systeme eines Unternehmens durch den Einsatz umweltfreundlicher Technologien.

Zwar hat die Hälfte der Unternehmen Nachhaltigkeitsstrategien entwickelt, aber nach Angaben des Beratungsunternehmens Capgemini enthalten nur 18 % dieser Pläne konkrete Ziele und Zeitpläne für das Erreichen ökologischer Meilensteine. IT-Strategiepläne können dazu beitragen, diese Unterschiede zu adressieren, indem sie Unternehmen dazu ermutigen, konkrete Metriken zu entwickeln, um ihren Energieverbrauch zu verfolgen und gleichzeitig ihre Geschäftsziele zu erreichen. 

In den kommenden Jahren werden IT-Teams wahrscheinlich weltweite Foundation Models verwenden. Bei diesen Tools handelt es sich um KI-Modelle, die auf Physik und räumliches Bewusstsein spezialisiert sind, um Erkenntnisse aus digitalen Daten für die Nutzung in realen Geräten und Anwendungen zu gewinnen.

So könnte ein Unternehmen für autonomes Fahren beispielsweise eine digitale Nachbildung seines selbstfahrenden Autos bauen, um digitale Experimente durchzuführen, bevor es es auf einer realen Strecke getestet wird. Strategische IT-Pläne können Pilotprogramme umfassen, in denen untersucht wird, wie räumliche Intelligenz zur Entwicklung neuer Produkte oder zur Rationalisierung von Abläufen genutzt werden kann. 

Einige IT-Teams legen derzeit den Grundstein für Computer, die nach den Prinzipien der Quantenphysik arbeiten und damit exponentiell schneller rechnen können als klassische Computer. Während Quantencomputer heute größtenteils im experimentellen Kontext arbeiten, glauben einige Informatiker, dass sie in den nächsten Jahren für praktische Anwendung eingesetzt werden könnten. Diese Entwicklung hat das Potenzial, IT-Abteilungen umzugestalten und Unternehmen dazu zu veranlassen, neue Frameworks zu entwickeln, die Netzwerke vor neu entstehenden Quantum-Cyberbedrohungen schützen.