Flexible Geschäftsplanung: Flexible Grundlagen für jährliche Planungszyklen

Unternehmen werden immer digitaler und neue Technologien verändern Funktionen, Prozesse und Aktivitäten. Viele Unternehmen entwickeln ihre eigene maßgeschneiderte Software, was weitere Digitalisierungsmöglichkeiten eröffnet. Diese Faktoren führen dazu, dass Organisationen zu flexiblen Praktiken und flexibler Planung übergehen.

Flexible Planung ist ein iterativer Ansatz für das Projektmanagement, der auf häufige Wertlieferung, ständiges Feedback, funktionsübergreifende Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung setzt. Anstatt innerhalb eines vordefinierten Maßstabs und Umfangs zu arbeiten, umfasst die flexible Planung flexible Prinzipien. Diese Prinzipien ermöglichen es Teammitgliedern, in Echtzeit sich anzupassen und so die Geschäftsflexibilität eines Unternehmens zu verbessern.

Die flexible Methodik stellt einen grundlegend anderen Arbeits- und Planungsansatz dar. Wenn flexible Arbeit neben traditionellen Wasserfallprojekten geplant werden muss, schafft das eine Herausforderung. Da flexible Programme beginnen, größere Arbeits- und Investitionsbereiche widerzuspiegeln, ist es wichtig, dass alle Geschäftsplaner proaktiv die wichtigsten Unterschiede zwischen flexiblen Praktiken verstehen und überlegen, wie sie am besten in den Geschäftsplan integriert werden können.

Alle flexiblen Arbeitsabläufe und Planungen weisen gemeinsame Elemente auf. Wenn Unternehmen diese Elemente verstehen, können sie flexible Programme innerhalb der traditionellen jährlichen Planungszyklen erfolgreich berücksichtigen und sogar Elemente der flexiblen Methodik einbeziehen, um die traditionellen Planungsprozesse reaktionsfähiger zu gestalten.

Die drei Elemente der flexiblen Planung sind:

• Mit Timebox
• Iterativ
• Reaktionsfähig

Während flexible Prinzipien festlegen, wie die Flexibilität im Unternehmen in den Vordergrund gerückt werden kann, kann das Behalten dieser wesentlichen Ideen die flexible Geschäftsplanung effektiv in einem Unternehmen umsetzen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, wie wichtig Zeitboxen bei der Einführung flexibler Praktiken sind. Es gibt zwar zahlreiche Methoden und Frameworks für flexible Praktiken sowohl auf Team- als auch auf Unternehmensebene, aber sie alle legen den Schwerpunkt auf unterschiedliche, iterative Zeitblöcke.

Flexible Methoden auf Teamebene verwenden Sprints oder Inkremente, die in der Regel zwei bis vier Wochen lang sind. Flexible Frameworks für Enterprise legen oft den Schwerpunkt auf Programme, die aus einer festgelegten Anzahl von Schritten bestehen, die in der Regel ein Kalenderquartal widerspiegeln. Flexible Produkt- und Programmteams sowie Portfoliomanager, die stark auf flexible Methoden ausgerichtete Portfolios verwalten, planen alles proaktiv nach diesen Zeitvorgaben.

Geschäftsplaner sollten damit rechnen, dass sie verschiedene traditionelle Projekte mit ihren eigenen spezifischen Zeitplänen mit flexiblen Projekten und Programmen in sauberen Zeitfenstern mit fester Länge in Einklang bringen müssen.

Die strikte Einhaltung von Timeboxen ist für alle Planungsebenen von großem Vorteil, da die flexible Praxis auch iterativ ist. Jede Timebox nutzt dieselbe Struktur und Vorgehensweise, um den Sprint oder die Iteration zu planen, das Ergebnis zu liefern und Reviews durchzuführen, um den Sprint zu überprüfen und die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen. Dieser iterative Charakter ermöglicht es Teams, die Genauigkeit der zukünftigen Arbeitsplanung kontinuierlich zu verbessern.

Für Geschäftsplaner bedeutet dies, dass sie ein höheres Maß an Vertrauen in die Planungen und Prognosen im Zusammenhang mit agilen Programmen setzen können, insbesondere in solchen, die etablierte Teams nutzen. Auf strategischer Ebene kann dies bedeuten, dass die Ziele, die in einem jährlichen Geschäftsplan veröffentlicht werden und über agile Programme umgesetzt werden, geringer sind.

Unternehmensplaner können ihre etablierten Planungszyklen auch iterativer gestalten, indem sie Prüfungen durchführen und strategische Pläne vierteljährlich oder sogar monatlich aktualisieren.

Der zeitlich begrenzte, iterative Charakter der Arbeit ist es, der diesen Praktiken ihre namensgebende Agilität verleiht. Bei Bedarf kann die flexible Arbeit unterbrochen und der folgende Sprint sowie der Rest des Programms neu geplant werden, um sie an eine aktualisierte Strategie anzupassen. Flexible Teams können schnell auf Veränderungen reagieren und sind darin schon versiert.

Dies ist für Geschäftsplaner wichtig. Flexible Programme können mitten im Ablauf angepasst werden. Diese Flexibilität hilft Geschäftsplanern, auf Veränderungen bei makroökonomischen Trends oder noch nie dagewesene Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie zu reagieren. Eine Möglichkeit für Organisationen, das Portfolio-Risiko zu verringern, besteht darin, den flexiblen Programmbereich im Portfolio zu erweitern und traditionelle Projekte, die von Natur aus weniger reaktionsschnell sind, zu reduzieren.

Übergreifende Geschäftspläne, die sowohl flexible Programme als auch traditionelle Projekte umfassen, können auch durch iterative Neuplanung von vierteljährlichen oder sogar monatlichen Timeboxes reaktionsschneller gestaltet werden. Wenn Organisationen iterativere Planungszyklen einführen und ihren flexiblen Ansatz verfeinern, können sie sogar jederzeit ausgelöste Planungsaktualisierungen als Reaktion auf Marktveränderungen ermöglichen.

Herkömmliche Planungsmethoden konzentrieren sich oft auf einen langfristigen Plan. Bei einem traditionellen Geschäftsplan werden zu Beginn des Prozesses Meilensteine und Roadmaps definiert, mit dem Ziel, dass ein gut ausgearbeiteter Geschäftsplan alle LLMs des Marktes sowie notwendige Änderungen im Erstellungsprozess berücksichtigen kann. Im Leben und in der Wirtschaft laufen die Dinge selten genau nach Plan.

Flexible Geschäftsplanung ist darauf ausgelegt, einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld gerecht zu werden. Es ermöglicht Unternehmen, Wertströme und eine umfassende Geschäftsstrategie gegenüber anderen Maßnahmen, wie z.B. statischen Metriken, zu priorisieren. Die flexible Denkweise ermöglicht es einem Unternehmen außerdem, bei jedem neuen Produkt oder jeder neuen Dienstleistung durch die Einbeziehung von Retrospektiven und Feedbacksitzungen mit Stakeholdern einen stärkeren Fokus auf die Kundenbedürfnisse zu legen. Dieser Approach kann dazu beitragen, die Zeit zu reduzieren, die mit Strategien oder Plänen verschwendet wird, die nicht funktionieren, und den Teams dabei helfen, zielgerichtetere Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln.

Flexibel Planung funktioniert durch die Übernahme der flexiblen Denkweise und flexibler Prinzipien. Anstatt einem festen langfristigen Plan zu folgen, werden Projekte in Sprints aufgeteilt, die häufige Anpassungen ermöglichen. Nach dem Ende jedes Sprints besteht für die Stakeholder die Möglichkeit, eine Retrospektive abzuhalten, bei der die Arbeit des Sprints überprüft wird. Gelernte Lektionen werden notiert und Anpassungen für zukünftige Sprints vorgenommen. Alle Arbeiten, die während eines Sprints nicht abgeschlossen werden, werden dem Backlog hinzugefügt und zur Fertigstellung im nächsten Sprint zugewiesen.

Flexibel-Planung umfasst oft gängige flexible Frameworks und Methoden wie Scrum und Kanban. Scrum ist ein beliebtes flexibles Framework, das häufig für die Softwareentwicklung verwendet wird und es Teams ermöglicht, bei der Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung die volle Verantwortung für die Entscheidungsfindung zu übernehmen.

Bei Scrum werden große Teams in kleinere Einheiten aufgeteilt, die von einem Scrum Master geleitet werden. Der Scrum Master ist dem Product Owner unterstellt, der auch als Ansprechpartner zwischen den einzelnen Scrum-Teams fungiert. Diese kleinen Teams werden dazu angeregt, bei jedem Sprint die Verantwortung für die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu übernehmen. Dadurch werden Anpassungsfähigkeit und kreative Lösungen ermöglicht, ohne dass Sie anhalten und auf Feedback von anderen Stakeholdern warten müssen.

Kanban ist eine visuelle Projekt- und Workflow-Management-Methode, die ein Kanban-Board mit Karten und Spalten verwendet, um den Projektfortschritt und die Verantwortung besser zu verstehen. Kanban-Tafeln helfen Teams dabei, den Überblick darüber zu behalten, wo ein Projekt steht und wer dafür verantwortlich ist, das Projekt in die nächste Phase zu bringen. Kanban wird verwendet, um laufende Arbeiten zu begrenzen, Engpässe zu identifizieren und zu beheben und den Projektablauf kontinuierlich zu verbessern.  

Bei flexiblen Praktiken werden die Kosten weiterhin sowohl durch Prognosen als auch durch die Erfassung von Ist-Werten berücksichtigt. Aber aufgrund der zeitlich begrenzten, iterativen und reaktionsschnellen Art der Arbeit unterscheiden sich sowohl der Zeitpunkt als auch die Art und Weise, wie die Kosten geschätzt und aktualisiert werden. Anstatt nach Initiativen zu budgetieren, konzentriert sich die flexible Budgetierung auf die Finanzierung von Wertströmen oder Produkten für einen bestimmten Zeitrahmen. Darüber hinaus werden die Kosten durch den Aufwand oder die pro Team geleistete Arbeit aktualisiert.

Ein wichtiger Aspekt für Unternehmensplaner ist, dass ein Großteil des Fokus auf Finanzmanagement und Kostenoptimierung im Rahmen flexibler Praktiken heute stark auf die Arbeitskosten ausgerichtet ist. Da Unternehmen jedoch ihre flexiblen Praktiken weiter beibehalten, erkennen sie die erheblichen Auswirkungen, die eine flexible Bereitstellung auf die Gesamtbetriebskosten (TCO) von Produkten sowie auf die Gesamtausgaben und Einnahmen des Unternehmens haben kann.

Eine neue Funktion kann sich auf Umsatz und Abonnements, die Nutzung von Cloud-Service, Support- und Vertragsgebühren, Kosten pro Einheit, erforderliche Assetausgaben und langfristige Betriebskosten auswirken. Dies ist ein Bereich, in dem Geschäftsplaner möglicherweise Schritte zur Zusammenarbeit mit flexiblen Planungsteams in Erwägung ziehen und die Notwendigkeit einer ganzheitlicheren Sicht auf die Finanzen in den Planungszyklus betonen sollten.

Die Berücksichtigung der wachsenden Segmente flexibler Arbeit und Praktiken im gesamten Unternehmen in den jährlichen Planungszyklen ist für Führungskräfte von heute entscheidend. Auch wenn Unternehmen, die nicht im Technologiebereich tätig sind, oder sogar große Technologieabteilungen innerhalb eines Unternehmens möglicherweise nie vollständig flexibel sein werden, sollten Unternehmensplaner vorhersehen, wie sich flexible Programme in die strategischen Pläne einfügen und welche Chancen (geringeres Risiko) und Überlegungen (ganzheitliche Finanzen müssen priorisiert werden) sie mit sich bringen.

Tools für Enterprise flexibles Planen (EAP) können diesen Prozess erleichtern. Führende Tools bieten verschiedene Lösungen, die Unternehmensplanern dabei helfen, Strategie und Ziele zu definieren, sicherzustellen, dass die Arbeit auf allen Unternehmensebenen mit diesen Zielen verknüpft ist, und flexible Prinzipien auf andere Planungsbereiche wie die Ressourcen anzuwenden.