Was ist Strategisches Portfoliomanagement (SPM)?

Sie ermöglicht Abstimmung und Transparenz und hilft Unternehmen, mit wirtschaftlichen Veränderungen oder konkurrierenden Prioritäten umzugehen, Risiken zu minimieren und den Geschäftswert zu maximieren.

Als Teildisziplin der organisatorischen Governance zentralisiert SPM Geschäftsprozesse und Portfolio-Technologien, um Entscheidungsträgern verschiedene Optionen für die Umsetzung der besten und kosteneffizienten Strategien zu bieten. Teams und Führungskräfte können das strategische Portfolio des Unternehmens (alle bestehenden und vorgeschlagenen Projekte) auf der Grundlage wichtiger Metriken (z. B. Ressourcennutzung und Kosten) bewerten und gemeinsam verwalten.

Obwohl vielen IT-Strategen und -Planern SPM-Funktionen bekannt sind, spielen sie für den allgemeinen Geschäftserfolg eine immer wichtigere Rolle. Und obwohl Definitionen, Ziele und Investitionsbedarf von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, unterstützt SPM Unternehmen bei Folgendem:

• Setzen Sie neue Prioritäten oder brechen Sie Projekte ab, je nachdem, wie sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
• Automatisieren Sie das Kapazitäts- und Ressourcenmanagement, insbesondere für kritische Projekte und Programme.
• Passen Sie die Investitionsströme in den Portfolios des Unternehmens an, basierend auf ihrer Relevanz für die Geschäftsziele.

Wenn SPM-Praktiken effektiv umgesetzt werden, können sie die Ressourcen für unternehmensweite Geschäftsstrategien optimieren und so eine robuste, genaue Kommunikation von Budgets, Zeitplänen, Roadmaps und Abhängigkeiten zwischen Teams und Workflows ermöglichen.

Und durch die Verwendung von Projekt- und Organisationsdaten in Echtzeit hilft SPM dabei, Business Intelligence zu fokussieren, sodass Führungskräfte und andere Entscheidungsträger mit sich ändernden Budgets, Marktbedingungen, Portfolio Prioritäten und allgemeinen Geschäftszielen Schritt halten können. 

Zeit, Ressourcen, Personal und Budgets sind in den heutigen dynamischen Geschäfts- und IT-Umgebungen begrenzt. Um ihr langfristiges Überleben zu sichern, müssen Unternehmen schneller verschieben als je zuvor, riskantere und wirkungsvollere Entscheidungen treffen und kontinuierliche Innovation vorantreiben.

Folglich müssen die Entscheidungsträger entscheiden, welche Projekte, Produkte, Programme oder Initiativen sie verfolgen und welche aufgegeben werden sollen (basierend auf Faktoren wie Ressourcenverbrauch und Ausrichtung auf die strategischen Ziele des Unternehmens).

Investitionen, die die gewünschten Geschäftsergebnisse nicht unterstützen, sind Kandidaten für die Eliminierung, und Investitionen, die gut mit den strategischen Zielen übereinstimmen, werden priorisiert.

Der Entscheidungsprozess kann jedoch für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen. Wenn beispielsweise die strategischen Ziele unklar sind, weil sie nicht klar definiert oder allen an der Umsetzung beteiligten Stakeholdern angemessen kommuniziert wurden, können Investitionsentscheidungen leiden.

Einige Unternehmen haben außerdem Probleme mit der Informations- und Prozesstransparenz in den für das Portfolio wesentlichen Systemen, wodurch Silos in wichtigen Bereichen (wie Kapazitätsplanung, Risikomanagement und Finanzmanagement) entstehen. Diese Probleme werden oft durch die aggressive Skalierung flexibler Praktiken verschärft, was zu blinden Flecken sowohl für Portfolio- als auch für Finanzplaner führen kann.

Ungelöste Silos verhindern, dass Projekt-Portfolio-Manager einen umfassenden Überblick über die Unternehmensdaten erhalten, was die Kapazitätsplanung, die Budgetzuweisung und die Entscheidungsfindung behindert. Darüber hinaus erschweren die unzusammenhängenden Systeme zur Erfassung von Budgets, Ressourcen und Arbeitsaufträgen eine dynamische Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen.

Da die Teams im gesamten Unternehmen jedoch mit größerer Autonomie und schnelleren Entscheidungsfindung arbeiten, wird die kontinuierliche Abstimmung mit einer Single-Source-of-Truth (SSOT) immer wichtiger.

SPM-Praktiken lösen Transparenz- und Ausrichtungsprobleme, indem sie Disziplinen integrieren, die in der Regel von separaten Teams bearbeitet werden. Dazu gehören Strategiemanagement, Programmportfolio-Management (PPM), integrierte IT-Portfolio-Analyse, flexibles Portfolio-Management und flexibles Finanzmanagement.

In SPM-Umgebungen sind diese Aufgaben zentralisiert und miteinander verknüpft, sodass alle Änderungen (der Geschäftsstrategie, der Betriebsmodelle, der IT-Portfolios oder der Unternehmensarchitektur) sofort für alle erforderlichen Stakeholder sichtbar sind. Die unternehmensweite Sichtbarkeit in Echtzeit erleichtert die optimierte Ausrichtung des Portfolios, die wertorientierte Entscheidungsfindung und die kontinuierliche Anpassungsfähigkeit des Portfolios. 

So hilft SPM Unternehmen, Projektmanagern und Projektmanagementbüros (PMOs), hervorragende Ergebnisse zu erzielen und ihren Wettbewerbsvorteil durch digitale und Technologie-Investitionen zu erhalten.

Strategisches Portfolio-Management hilft Unternehmen, einen Single-Source-of-Truth (SSOT) zu schaffen, der mehrere Geschäfts- und IT-Disziplinen umfasst, wie z. B.:

Die Geschäftsstrategie und die Entwicklung des Betriebsmodells sind für die Definition der strategischen Vision eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Der Prozess umfasst in der Regel die Festlegung von Geschäfts- und Betriebsmodellen und die Entwicklung strategischer Themen, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Außerdem müssen die Teams die Geschäftsstrategie mit den IT-Initiativen abstimmen und diejenigen priorisieren, die Unternehmensstrategie unterstützen.

Betriebsmodelle dienen als Blueprint, mit der Organisationen ihre Abläufe visualisieren und strukturieren. Sie verbinden Kundenangebote, Geschäftsfunktionen und Unternehmensstrukturen, um sicherzustellen, dass die Wertschöpfung mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Indem klar definiert wird, wie verschiedene Teile des Unternehmens interagieren, ermöglichen Betriebsmodelle effiziente Prozesse und erhöhen die Kundenzufriedenheit, wodurch zusammenhängendere und strategischere Abläufe geschaffen werden.

Das IT- und Unternehmens-Portfolio-Management bietet eine ganzheitliche Sicht auf alle Technologie-Assets und Initiativen innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihr Portfolio zu organisieren, die Agilität zu erhöhen, Portfolio-Änderungen zu vereinfachen und den Portfolio-Einfluss zu optimieren.

Und mit zentralisierten Portfolios können Projektmanager umfassende Auswirkungsanalysen durchführen, um die Synergien der Assets zu verbessern und Planungsfehler zu minimieren.

IT- und Unternehmensportfoliomanagement bieten ein umfassendes Verständnis der Geschäftswelt eines Unternehmens, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Ressourcen, die Projekt-Priorisierung und die allgemeine Strategie treffen können. Teams und Führungskräfte können außerdem die IT-Ressourcen besser überwachen und warten, um eine kontinuierliche Innovation und Ausrichtung an den Unternehmenszielen zu gewährleisten.

Die Governance der Enterprise-Architektur definiert die strukturellen Schichten, einschließlich der Geschäfts-, Anwendungs-, Informations- und technischen Schichten, komplexer Geschäftssysteme. Sie bietet ein Framework für die Verwaltung und Optimierung von IT-Assets und -Prozessen und ermöglicht es Entscheidungsträgern, ihre Ressourcen und Tools mit dem Rest des Unternehmens abzustimmen.

Effektive Governance hilft, die Systemintegration zu optimieren und die Agilität der Infrastruktur zu maximieren, sodass Teams leichter wettbewerbsfähige digitale Transformation umsetzen und Standards für Veränderungen setzen können.

Flexible Transformation bezieht sich auf den iterativen, umfassenden Prozess, bei dem ein gesamtes Unternehmen auf flexible, reaktionsschnelle Geschäftspraktiken umgestellt wird.

Im Rahmen eines SPM-Programms trägt dieflexible Transformation dazu bei, eine einheitliche Systemtransparenz zu gewährleisten, von der Entwicklung von Zielen und strategischen Themen bis hin zur Wartung des Portfolios, sodass die flexiblen Ausgaben mit den Geschäftsprioritäten in Einklang stehen. Er zeigt auf, wie sich Änderungen in der Geschäftsplanung oder der Strategieumsetzung auf die vorgelagerte Strategie und nachgelagerte Aktivitäten auswirken können.

Geschäftsführer und Portfoliomanager erhalten einen guten Überblick über die Leistung neuer Produkte, einschließlich aller Hindernisse, die den Markterfolg oder die Auswirkungen des Produkts auf die strategischen Ergebnisse behindern könnten.

Ein umfassender Einblick in flexible Pipelines ermöglicht es den Teams, neue Produkte anzupassen, sobald sich Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten ergeben, und hilft Unternehmen, ihre Portfolio-Strategie und -Abläufe kontinuierlich zu optimieren.

Das Finanzmanagement ermöglicht es Teams,die Kosten mit der Strategie abzustimmen und sich dabei auf präzise Prognosen und Budgetierung zu konzentrieren. Sie hilft Führungskräften, aktuelle und zukünftige Geschäftsprioritäten (und die dafür erforderliche IT-Unterstützung) sowie die finanziellen Auswirkungen von Kostensenkungsmaßnahmen in verschiedenen Unternehmensbereichen zu verstehen.

Durch genaue Vorhersage der Auswirkungen von Entscheidungen zur Optimierung der IT-Kosten können Unternehmen strategische Entscheidungen treffen, die ihre langfristigen Ziele unterstützen und gleichzeitig ihren finanziellen Zustand erhalten. Dieser Ansatz hilft dabei, eine effiziente Ressourcen-Zuordnung zu gewährleisten und das finanzielle Risiko zu minimieren.

Unter Risiko- und Sicherheitsmanagement versteht man die Identifizierung potenzieller Bedrohungen und die Absicherung von Bereichen mit Schwachstellen oder Compliance-Problemen. Es bietet Organisationen Erkenntnisse in Systeme, die die IT-Infrastruktur Risiken aussetzen könnten, und beschreibt, welche Risiken bestehen und wie sie am besten adressiert werden können.

Ein effektives Risiko- und Sicherheitsmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Assets zu schützen, die Geschäftskontinuität und das Verbraucher-Vertrauen aufrechtzuerhalten und den Gewinn des Unternehmens zu sichern.

SPM konzentriert sich auf die Abstimmung von Portfolios auf strategische Ziele und maximiert den Beitrag bestehender und vorgeschlagener Projekte zu diesen Zielen. Sie bewertet alle Portfolios und Kapazitätsplanungsfunktionen gemeinsam und misst die strategische Eignung der Initiativen zur Optimierung des Managements von Ressourcen in jedem Portfolio.

Die Entscheidungsfindung findet auf Portfolio-Ebene statt und umfasst häufig die Führungskräfte der C-Suite, um sicherzustellen, dass die Projektportfolios auf der Grundlage ihrer Relevanz für die strategischen Ziele priorisiert werden.

PPM priorisiert effizientes Projekt- und Programmmanagement, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich, innerhalb des Budgets und in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen erledigt werden.

Wie SPM konzentriert sich auch PPM auf die Projektauswahl, die Priorisierung von Projekten, die Ressourcenzuweisung sowie das Risiko- und Abhängigkeitsmanagement. Im Gegensatz zu SPM ist der Anwendungsbereich von PPM jedoch auf einzelne Projekte innerhalb eines Portfolios beschränkt, sodass die Entscheidungsfindung auf Projekt- oder Programmebene stattfindet. Es verfolgt eine kurz- bis mittelfristige Perspektive und versucht, den gesamten Projektlebenszyklus zu rationalisieren und zu optimieren.

SPM ist ein vielseitiger, anpassbarer Weg, wenn es um die Portfolioverwaltung geht. So variiert die Implementierung je nach Organisationsbudget, Zielen, Geschäftsanforderungen und IT-Anforderungen. Führende Unternehmen verlassen sich jedoch in der Regel auf vier Schlüsselprozesse:

Um den Ressourcenbedarf zu verstehen und den Zuteilungsprozess einzuleiten, müssen alle Stakeholder ein klares Verständnis der angestrebten Geschäftsergebnisse und des aktuellen Stands der strategischen Portfolios haben. Es ist wichtig, sowohl kurz- als auch langfristige Ziele in Betracht zu ziehen, den Bestand aller verfügbaren Ressourcen und festgelegte Prioritäten zu überprüfen.

Planer, PMOs und Resource Manager können dann Investitionen priorisieren und kategorisieren, alle Aufgaben und Projekte identifizieren, die nicht zu umfassenderen Zielen beitragen, und die Ressourcen entsprechend umleiten.

Wenn alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind, können die Teams wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) auswählen und kontinuierliche Überwachungsprozesse zur Erfolgsmessung einleiten. Bei Bedarf passen die Entscheidungsträger ihren Ansatz an, um die Portfolios mit der Strategie in Einklang zu bringen.

Viele Unternehmen verwenden phasenweise Prozesse, bei denen Projekte in kleinere, besser zu verwaltende Segmente oder Schritte unterteilt werden, um die Analyse zu rationalisieren. Flexibel und hybride Projektmanagement-Methoden werden ebenfalls häufig zur Optimierung von Analysen eingesetzt.

Mithilfe von Echtzeit-Einsichten aus Projekt- und Portfolioanalysen können Teams einen Portfolio-Plan entwickeln, der bestimmte Projekte und strategische Initiativen auflistet, die priorisiert, zurückgestellt oder gestrichen werden sollen. Zu den Planungsprozessen gehören auch Aufgaben zur Budget- und Personalzuweisung, zur Risikobewertung und zur Identifizierung von Problemen. 

Anhand von Echtzeit-Einsichten aus Projekt- und Portfolio-Analysen können Teams einen Portfolio-Plan entwickeln, der spezifische Projekte und strategische Initiativen auflistet, die priorisiert, depriorisiert oder gestrichen werden sollen.

Mit dem Portfolio-Plan können die Teams mit der Strategie-Umsetzung beginnen. Eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung sind jedoch unerlässlich, um das Portfolio an den strategischen Zielen auszurichten und an sich ändernde Bedingungen oder Budgets anzupassen.

SPM-Tools automatisieren diese Aufgaben und bieten Stakeholdern einen integrierten Überblick über alle aktuellen, zukünftigen und abgeschlossenen Arbeiten. Dieser Ansatz ermöglicht es allen Stakeholdern, den Status der strategischen Portfolios zu kennen. Wenn ein Programm nicht mehr am besten zum strategischen Plan passt, können Führungskräfte es verschieben oder absagen.

Die Umstellung auf SPM kann eine Herausforderung sein. Wenn ein Unternehmen über ein begrenztes Budget verfügt, kann es schwierig sein, Priorisierungsentscheidungen zu treffen, die jeden Stakeholder zufriedenstellen. Und die Verwaltung eines großen Portfolios miteinander verbundener Projekte kann komplex sein und erfordert anspruchsvolle Tools und Prozesse, um Kohärenz und Ausrichtung aufrechtzuerhalten.

SPM bietet Unternehmen jedoch unzählige Vorteile, darunter:

• Stärkere Entscheidungsfindung. SPM-Tools bieten mithilfe von Dashboard einen ganzheitlichen Überblick über alle Portfolio-Projekte und helfen Geschäftsführern und Portfoliomanagern, schnell zu entscheiden, welche Projekte sie verfolgen, beibehalten oder beenden sollten.

• Bessere strategische Ausrichtung und Transparenz. SPM-Praktiken tragen dazu bei, dass alle Projekte mit den Geschäftszielen übereinstimmen und fördern die Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.

• Erhöhte geschäftliche Agilität. SPM hilft Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen und interne Veränderungen zu reagieren, indem es Ressourcen neu zuweist und Projekte nach Bedarf neu priorisiert.

• Optimierte Ressourcennutzung. SPM ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen effizient zuzuordnen, die Produktivität zu maximieren und die Verschwendung zu minimieren, sodass Projekte mit hoher Priorität die notwendige Unterstützung erhalten.

• Optimierte Zusammenarbeit. SPM erleichtert die effiziente Zusammenarbeit bei komplexen Projekten und Programmen, indem es eine einzige visuelle Wahrheitsquelle bietet und die Teams auf die höchsten geschäftlichen Prioritäten ausrichtet.

• Proaktive Risikoverwaltung. SPM-Prozesse führen mehr Prüf- und Kontrollpunkte in Geschäfts- und IT-Umgebungen ein, sodass Portfoliomanager Risiken auf Portfolioebene identifizieren und adressieren können. Proaktives Risikomanagement hilft, Unterbrechungen zu vermeiden, die Projekte zum Scheitern bringen und den Fortschritt bei der Erreichung strategischer Ziele behindern könnten.