Como criar um checklist de manutenção preventiva

Criar um checklist de manutenção preventiva sólido ajuda as organizações a abandonar práticas de manutenção reativa ultrapassadas em favor de táticas mais modernas e proativas.

Os checklists de manutenção preventiva são usados principalmente nos setores de gestão de instalações, fabricação, saúde e transporte para ajudar as equipes de manutenção a identificar problemas com antecedência, antes que causem falhas de equipamento. Quando combinados com ferramentas e softwares modernos de manutenção preditiva, os checklists de manutenção preventiva ajudam a aumentar a eficiência, reduzir o downtime e estender os ciclos de vida dos ativos.

A manutenção preventiva (PM) é uma estratégia de manutenção proativa que ajuda a evitar falhas inesperadas de equipamentos e downtime não planejado. Ela é classificada como um tipo de manutenção planejada e é um componente essencial de programas eficazes de gestão de instalações. Ela é amplamente usada em um conjunto diversificado de setores, sempre que as empresas dependem de ativos grandes e complexos como parte de seus principais processos de negócio.

No nível corporativo, os planos de manutenção preventiva costumam ser mais amplos do que os planos de manutenção de ativos individuais e, muitas vezes, envolvem a conservação de toda uma instalação de produção ou planta de fabricação. Nesse tipo de implementação, as tarefas preventivas incluem inspeções regulares de sistemas de aquecimento, ventilação e ar-condicionado (HVAC), sistemas elétricos e equipamentos de linha de produção.

As equipes de manutenção modernas que praticam manutenção preventiva eficaz recorrem a novas tecnologias, como inteligência artificial (IA) e Internet das Coisas (IoT), para agilizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência. Essas ferramentas permitem que os profissionais identifiquem e resolvam problemas de forma proativa, antes que resultem em reparos custosos ou causem interrupções na produção.

A manutenção preventiva e a manutenção preditiva são semelhantes por compartilharem o objetivo de reparar os ativos de forma proativa antes que falhem, mas diferem na forma como as atividades de manutenção são programadas.

• A manutenção preventiva baseia-se em cronogramas predeterminados, executando as tarefas de manutenção conforme as recomendações do fabricante e outros fatores.
• A manutenção preditiva usa monitoramento de condição (CM) em tempo real, muitas vezes equipado com recursos de IA, para determinar quando programar as tarefas de manutenção.

As organizações costumam adotar estas práticas recomendadas para criar checklists de manutenção preventiva sólidos.

O primeiro passo para implementar um checklist de manutenção preventiva é inventariar todos os ativos que exigem manutenção. Veja uma lista de alguns ativos que costumam passar por procedimentos de manutenção preventiva:

• Sistemas HVAC
• Caldeiras
• Sistemas elétricos
• Elevadores
• Alarmes de incêndio
• Extintores de incêndio
• Sistemas de supressão de incêndio
• Estruturas de telhado
• Sistemas de iluminação
• Infraestrutura hidráulica
• Sistemas de aquecimento
• Sistemas de alarme

Depois que uma organização cria a lista dos ativos que possui, os técnicos analisam as recomendações do fabricante para cada ativo a fim de estabelecer os procedimentos adequados. Exemplos de recomendações do fabricante que costumam se aplicar nessa etapa incluem:

• Frequências de inspeção
• Cronogramas de substituição
• Requisitos de lubrificação
• Procedimentos de limpeza
• Precauções de segurança

Além das tarefas de manutenção de rotina estabelecidas na primeira etapa do checklist, as equipes precisam identificar quaisquer tarefas críticas de manutenção adicionais que possam se aplicar.

Por exemplo, sistemas HVAC, sistemas elétricos e outros ativos complexos têm muitos componentes críticos, como filtros de ar, linhas de refrigerante, disjuntores e serpentinas de condensador. Esses elementos precisam ser inspecionados e substituídos regularmente para manter a funcionalidade dos ativos.

Garantir a segurança dos trabalhadores também é uma tarefa crítica de manutenção. Veja algumas formas pelas quais as organizações priorizam a segurança dos trabalhadores e garantem a integridade dos edifícios e das instalações em que trabalham:

• Inspecionar telhados
• Seguir os requisitos de equipamento de proteção individual (EPI)
• Adotar procedimentos de bloqueio e etiquetagem
• Avaliar a integridade da calafetagem
• Examinar a sinalização
• Verificar a existência de buracos no piso
• Realizar a manutenção paisagística regular

Para acompanhar seu trabalho de forma consistente, as equipes de manutenção precisam usar uma documentação padronizada e um framework coerente para registrar, armazenar e acessar as informações de manutenção. A padronização ajuda a reduzir erros de inserção de dados e a melhorar a precisão dos relatórios ao longo do tempo, além de facilitar a definição e o monitoramento de benchmarks.

Para criar campos de documentação padronizados, as equipes podem seguir estes passos simples:

• Defina os campos de dados: cada registro de manutenção deve capturar as mesmas informações (por exemplo, número de identificação do ativo, localização ou número da ordem de serviço). Quando os campos de dados capturam informações de tipos diferentes, isso pode dificultar estratégias de modernização, como a transformação digital e a adoção de um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS).
• Siga convenções de nomenclatura padronizadas: os usuários devem sempre rotular nomes de ativos, categorias e códigos de falha de acordo com as mesmas convenções. Por exemplo, o Ativo A ou a Correia de Ventilador Rotativo 1 devem ser rotulados da mesma forma em todos os campos de dados e registros.
• Utilize menus suspensos predefinidos em vez de inserção de texto livre: as inserções de texto livre são campos de documentação nos quais os usuários podem digitar o que quiserem. Isso pode levar a práticas inconsistentes e campos de dados mal definidos. Em vez disso, os menus devem oferecer opções predefinidas, como "falha de rolamento" ou "problema de lubrificação", a serem escolhidas ao documentar o trabalho.

Cada vez mais, as organizações de manutenção modernas recorrem a um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) para monitorar os checklists de manutenção preventiva. Um CMMS é uma solução de software que ajuda as organizações a automatizar e aprimorar as principais operações de manutenção e a documentar minuciosamente suas atividades.

Um CMMS equipado com software de manutenção preventiva pode gerar ordens de serviço automaticamente, programar inspeções visuais e acompanhar as taxas de conclusão das tarefas de manutenção preventiva. Ao digitalizar os checklists de manutenção preventiva, as organizações conseguem melhorar a visibilidade, reduzir as tarefas administrativas e otimizar processos ineficientes.

Desenvolver um checklist é apenas o primeiro passo. Para serem eficazes, as organizações precisam treinar as equipes de manutenção para usar o checklist e definir e monitorar as principais métricas de desempenho (KPIs) para medir a eficácia.

Os checklists de manutenção preventiva exigem que os trabalhadores compreendam a finalidade de cada item da lista e como o seu trabalho individual pode afetá-lo. O treinamento em checklists de manutenção preventiva costuma envolver:

• Revisão dos procedimentos de inspeção adequados e de quais ativos, peças e componentes eles abrangem
• Treinamento sobre os requisitos de bloqueio e etiquetagem para garantir a segurança dos trabalhadores
• Treinamento nas ferramentas de CMMS, incluindo a inserção de dados adequada, controles de dashboard e documentação

Para serem eficazes, as atividades de manutenção preventiva precisam estar vinculadas a ordens de serviço individuais e integradas a um CMMS. Isso pode ser desafiador para organizações cujos trabalhadores mantiveram registros manuais durante a maior parte de suas carreiras.

Treinar os trabalhadores para integrar as tarefas de manutenção às ordens de serviço e usar ferramentas modernas de CMMS para o acompanhamento melhora as taxas de conclusão e ajuda a garantir que essas tarefas sejam concluídas.

As principais métricas de desempenho (KPIs) são indicadores que as organizações usam para avaliar o sucesso de atividades de negócio críticas. Os KPIs de manutenção comuns em programas de manutenção preventiva incluem downtime, frequência de falhas de equipamento, custos de manutenção, duração da vida útil dos ativos e taxas de conclusão de ordens de serviço.

Um CMMS pode acompanhar todas essas métricas para melhorar a precisão e tornar a disciplina mais visível em toda a organização.

As organizações que implementam checklists de manutenção preventiva estruturados obtêm muitos benefícios operacionais. A seguir, alguns dos mais bem documentados:

• Redução do downtime: o downtime não planejado interrompe regularmente os processos de negócio e custa milhões às empresas. Em diversos setores, o tempo de inatividade não planejado custa até US$ 260.000 por hora, cerca de 35% mais por minuto do que o downtime planejado.¹ Realizar inspeções de rotina como parte de um plano rigoroso de manutenção preventiva ajuda as equipes de manutenção a identificar problemas antes que causem falhas de ativos e tempo de inatividade não planejado.

• Redução dos custos de manutenção: os checklists de manutenção preventiva ajudam a reduzir os custos de manutenção ao diminuir os reparos emergenciais e os incidentes de paralisação do trabalho. Os reparos emergenciais costumam ser mais caros do que as atividades de manutenção planejada. Criar um checklist de manutenção preventiva sólido ajuda as equipes de manutenção a resolver pequenos problemas antes que resultem em falhas de equipamento e causem danos aos ativos.

• Ciclos de vida mais longos para os ativos: os ativos que recebem manutenção de rotina como parte de um checklist de manutenção preventiva costumam durar mais do que aqueles submetidos a planos de manutenção reativa ou por quebra. A lubrificação, a limpeza e a inspeção regulares dos componentes ajudam a aumentar o desempenho dos ativos e podem estender sua vida útil.

• Maior segurança dos trabalhadores: os checklists de manutenção preventiva ajudam as organizações a identificar riscos de segurança com antecedência e a agir antes que causem condições de trabalho inseguras. Ao testar regularmente uma ampla variedade de equipamentos de segurança, como alarmes de incêndio, detectores de fumaça, sistemas de supressão de incêndio, sistemas elétricos, grades e corrimãos, as equipes de manutenção que seguem um checklist de manutenção preventiva podem criar um ambiente de trabalho mais seguro.

• Conformidade reforçada: os checklists de manutenção preventiva ajudam as organizações a permanecer em conformidade com uma série de diretrizes, incluindo normas de segurança, ambientais e operacionais. Inspeções documentadas de equipamentos rigorosamente controlados, como elevadores, caldeiras, sistemas de alarme e equipamentos de proteção individual (EPI), ajudam a demonstrar conformidade durante auditorias e inspeções.

• Melhores práticas de gestão de ativos empresariais: os checklists de manutenção preventiva apoiam o gerenciamento de ativos empresariais (EAM) ao fornecer documentação padronizada e dados de desempenho dos ativos críticos. Com o tempo, as organizações que coletam e analisam dados de ativos como parte de seu checklist de manutenção preventiva podem obter insights valiosos sobre todas as fases do ciclo de vida dos ativos.