Um guia dos KPIs de manutenção essenciais e das principais métricas

KPIs de manutenção bem elaborados podem dar aos gerentes de manutenção visibilidade sobre os principais processos de manutenção e ajudar a aprimorar a gestão de ativos.

À medida que as práticas modernas de manutenção deixam de lado práticas ultrapassadas e reativas em favor de abordagens mais modernas e proativas, os KPIs de manutenção desempenham um papel crucial na mensuração do sucesso. Por exemplo, as plataformas modernas de manutenção preditiva aproveitam a inteligência artificial (IA) e a Internet das Coisas (IoT) para aumentar o tempo médio entre falhas (MTBF), uma das métricas mais acompanhadas nas organizações de manutenção.

O acompanhamento dos KPIs e das métricas de manutenção tornou-se central para o sucesso das operações de manutenção modernas, ajudando as equipes de manutenção a manter os ativos críticos disponíveis e previsíveis. Quando os ativos falham inesperadamente, as organizações podem enfrentar uma ampla gama de problemas, como downtime não planejado, tempo de reparo prolongado, redução do valor dos ativos, perda de tempo de produção e aumento dos custos de manutenção.

No passado, as organizações dependiam quase exclusivamente da manutenção reativa, uma abordagem de manutenção que só repara os ativos depois que eles quebram. Hoje, as estratégias de manutenção concentram-se em táticas de manutenção preventiva e preditiva. Essas abordagens costumam ser apoiadas por um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) que possibilita o monitoramento de condição (CM) em tempo real para otimizar as operações de manutenção.

Os KPIs de manutenção ajudam as equipes de manutenção a transformar dados brutos em indicadores de como um sistema ou equipamento está funcionando. O software CMMS coleta dados de fontes como ordens de serviço de manutenção, sensores IoT incorporados aos ativos e registros de uso de peças de reposição para calcular métricas de manutenção como o MTBF e o tempo médio de reparo (MTTR).

Os KPIs de manutenção modernos dependem de várias atividades essenciais de manutenção:

• Coleta e visualização de dados
• Monitoramento de condição
• Melhoria contínua
• Benchmarking

A coleta e a visualização de dados formam a base dos KPIs de manutenção, permitindo que as equipes de manutenção identifiquem e acompanhem as métricas mais relevantes para seus ativos.

Com o tempo, as equipes de manutenção coletam dados sobre os ativos pelos quais são responsáveis, como falhas de equipamento, número de reparos, uso de peças de reposição, inspeções e cronogramas de manutenção. Elas inserem esses dados em um CMMS, embora, cada vez mais, as ferramentas de CMMS possam automatizar esse processo.

O CMMS centraliza os dados dos ativos e gera um dashboard de manutenção que conecta os dados às métricas de desempenho. Entre as métricas populares que o software CMMS pode exibir estão:

• Total de horas de manutenção gastas em reparos
• Tipos de falha de equipamento que levaram a uma quebra
• Tempo médio necessário para restaurar as operações após uma falha
• Número total de falhas ao longo de um período de relatório

O software moderno de gestão de manutenção acompanha essas métricas de desempenho, entre outras, ao longo do tempo, dando aos técnicos de manutenção uma compreensão mais clara de seu desempenho por meio de KPIs como backlog de manutenção, tempo de atividade dos ativos, cumprimento de cronograma e disponibilidade dos equipamentos.

Para a maioria das organizações, implementar uma coleta e visualização de dados sólidas por meio de uma ferramenta de CMMS estabelece a base para o monitoramento de condição (CM) em tempo real, um aspecto central da maioria das iniciativas de transformação digital.

O CM é um tipo de manutenção preditiva que usa a coleta e a análise de dados em tempo real para monitorar a integridade dos ativos, detectar falhas e identificar problemas nos primeiros estágios, antes que causem um downtime não planejado.

O CM aproveita sensores IoT e análise avançada de IA para detectar mudanças em vibração, temperatura, pressão e níveis de fluidos que podem ajudar a prever quando um ativo tem probabilidade de falhar. Quando implementado como parte de uma estratégia global de manutenção, o CM ajuda a otimizar o planejamento de manutenção, simplificar as tarefas de manutenção de rotina e aprimorar a eficiência operacional geral em uma ampla gama de atividades de manutenção.

A melhoria contínua é um processo permanente que começa com a coleta de dados dos ativos e passa pela identificação e pelo acompanhamento dos KPIs de manutenção e pelo aprimoramento dos processos de manutenção ao longo do tempo. Com base nos KPIs de manutenção, as equipes de manutenção praticam a melhoria contínua ao adotar ações corretivas que ajudam a aprimorar a eficiência operacional e a prolongar o ciclo de vida dos ativos.

A prática da melhoria contínua trata as operações de manutenção como uma atividade em constante evolução, e não como um conjunto estático de reparos em resposta a quebras. As equipes de manutenção que usam os KPIs de manutenção para orientar suas atividades de manutenção podem otimizar constantemente suas abordagens de acordo com as informações mais recentes sobre a integridade e o desempenho dos ativos.

O benchmarking é o processo sistemático de comparar métricas de desempenho, custo e confiabilidade dos ativos com os padrões do setor, e só é possível quando uma organização já identificou e começou a acompanhar os KPIs de manutenção.

As organizações de manutenção de nível mundial costumam mirar benchmarks específicos do setor para KPIs críticos como MTBF, MTTR, tempo médio até a falha (MTTF), percentual de manutenção planejada (PMP) e eficácia geral dos equipamentos (OEE).

O benchmarking é indicado apenas para organizações de manutenção maduras, pois exige que as equipes estabeleçam primeiro processos e sistemas confiáveis para acompanhar os KPIs de manutenção, como o uso de um CMMS, o monitoramento de condição e a melhoria contínua. Uma vez que essas práticas estejam em vigor, o benchmarking pode ajudar as organizações a ver como se comparam com seus pares.

As organizações variam muito em termos de necessidade, ambiente operacional e setor, o que dificulta a escolha dos KPIs certos para medir o sucesso.

Conheça seis KPIs de manutenção fundamentais que há décadas ajudam organizações de nível mundial a alcançar suas metas de manutenção.

O padrão de referência para as estratégias de manutenção modernas, o tempo médio entre falhas (MTBF), reflete o propósito fundamental dos programas de manutenção modernos: manter os ativos em operação pelo maior tempo possível sem falhar.

O MTBF mede o tempo médio em que os ativos permanecem em operação antes de falhar e exigir atenção. A métrica MTBF é amplamente utilizada em todos os setores para medir a confiabilidade dos ativos e prevenir quebras.

Assim como o MTBF, o tempo médio de reparo (MTTR) também é uma das formas mais utilizadas para medir o sucesso de uma organização de manutenção. O MTTR mede o tempo médio necessário para reparar um equipamento depois que ele falha.

Um MTTR mais baixo sugere uma estratégia de manutenção mais eficiente, com uma abordagem sólida para o estoque de peças de reposição e o gerenciamento de ordens de serviço.

É impossível que uma organização de manutenção tenha sucesso se os ativos pelos quais é responsável estiverem continuamente fora de operação devido a falhas de equipamento repetidas que causam tanto um downtime planejado quanto não planejado.

Segundo um relatório recente, o downtime não planejado custa às 500 empresas mais bem-sucedidas do mundo US$ 1,4 trilhão por ano. Monitorar o downtime das máquinas é uma das maneiras mais fáceis de uma organização avaliar o sucesso de um programa de manutenção, porque muitas vezes é um sinal de problemas subjacentes no gerenciamento de manutenção.

O tempo médio até a falha (MTTF) mede o tempo médio que ativos não reparáveis, como lâmpadas, baterias e fusíveis, conseguem funcionar antes de falhar.

As organizações de manutenção modernas recorrem ao MTTF para estimar a vida útil esperada de ativos baratos e substituíveis e o utilizam para orientar sua estratégia geral de peças de reposição.

A eficácia geral dos equipamentos (OEE) é uma medida de quão confiável é o desempenho de um equipamento ao longo do tempo.

A OEE depende de mais variáveis operacionais do que o MTBF e o MTTR, portanto pode ser mais difícil de medir e gerenciar. É considerada um dos KPIs de manutenção mais abrangentes que as organizações podem acompanhar.

O percentual de manutenção planejada (PMP) mede a proporção de atividades de manutenção planejadas e programadas em relação ao número das que são realizadas de forma reativa quando um equipamento falha.

À medida que as estratégias de manutenção modernas se afastam da manutenção reativa em direção a uma manutenção mais proativa e preditiva, o PMP torna-se cada vez mais importante. Um PMP mais alto pode ser um indicador de um programa de manutenção preventiva maduro, que usa um CMMS e novas tecnologias para reduzir sua dependência de práticas reativas ultrapassadas.

As organizações que monitoram consistentemente as métricas de manutenção e usam as informações que reúnem para aprimorar os principais processos de manutenção costumam obter uma ampla gama de benefícios.

Veja aqui os mais comuns:

• Maior confiabilidade dos ativos: acompanhar os KPIs de manutenção ao longo do tempo ajuda a aumentar a confiabilidade dos ativos ao dar às equipes de manutenção acesso em tempo real a métricas como MTBF, tempo de atividade dos ativos e número de falhas. Ao monitorar essas informações e adotar medidas corretivas, as equipes podem identificar tendências na manutenção dos ativos, reduzir quebras e aumentar a disponibilidade dos equipamentos por meio de práticas de manutenção centrada em confiabilidade.
• Menor downtime: o downtime dos equipamentos é um dos problemas mais caros de administrar para as organizações, pois com frequência se estende além das operações de manutenção e afeta a produtividade, o gerenciamento da cadeia de suprimentos e a satisfação do cliente. Métricas de manutenção sólidas ajudam as equipes de manutenção a evitar o custoso downtime não planejado, identificando problemas nos equipamentos mais cedo e reduzindo os tempos de resposta. Por exemplo, acompanhar o MTTR ajuda as equipes a agilizar seus reparos e a reduzir o tempo médio de que precisam para restabelecer o funcionamento de um ativo.
• Planejamento de manutenção mais eficiente: reunir e acompanhar dados ao longo do tempo ajuda as organizações a otimizar os cronogramas de manutenção e a aprimorar a alocação de recursos. Ao monitorar de perto o backlog de manutenção e as taxas de conclusão das ordens de serviço, as equipes garantem a conclusão de suas tarefas de manutenção mais críticas no prazo.
• Tomada de decisão baseada em dados: as organizações que estabelecem e acompanham seus KPIs de manutenção preparam os stakeholders para uma tomada de decisão baseada em dados. Os gerentes de manutenção que usam um CMMS moderno conseguem acompanhar e avaliar os dados de desempenho com facilidade e tomar decisões operacionais em tempo real. Os dashboards ajudam a identificar tendências e a priorizar investimentos. Por exemplo, se os custos totais de manutenção de um determinado equipamento continuarem subindo enquanto o MTBF cai, pode ser mais vantajoso, em termos de custo, substituir o ativo do que continuar o reparando.
• Manutenção preventiva mais forte: a manutenção preventiva, reparar e substituir os ativos de forma proativa antes que quebrem, exige um acompanhamento sólido dos KPIs de manutenção para ser eficaz. As organizações que monitoram os KPIs de manutenção podem usar essas informações para prever quando os ativos têm maior probabilidade de falhar e adotar medidas corretivas. Além disso, acompanhar as tarefas de manutenção preventiva em um CMMS moderno ajuda as organizações a abandonar práticas de manutenção reativas e ultrapassadas em favor de práticas mais modernas e preditivas. Segundo um relatório recente, mudar para a manutenção preventiva pode reduzir os custos de manutenção em 12% e diminuir o downtime dos equipamentos em 30% a 40%.
• Mais apoio à melhoria contínua: a melhoria contínua é o coração pulsante das organizações de manutenção, pois permite que as equipes aprimorem os processos ao longo do tempo. Estabelecer KPIs de manutenção sólidos e acompanhar rigorosamente as métricas de manutenção permite que as equipes avaliem constantemente seus procedimentos e comparem seus resultados com os parâmetros de referência do setor.

Embora os benefícios sejam inegáveis, as organizações que buscam identificar e acompanhar com êxito os KPIs de manutenção ainda enfrentam uma série de obstáculos.

Da dificuldade com a preparação dos dados à integração de ferramentas modernas com a infraestrutura legada, veja alguns dos mais comuns:

• Qualidade dos dados: dados imprecisos ou ilegíveis, muitas vezes coletados por ferramentas ultrapassadas, representam uma barreira significativa para estabelecer KPIs de manutenção relevantes. Por exemplo, ordens de serviço incompletas criadas em planilhas do Excel ou à mão podem ser difíceis de ler para os CMMS modernos e de converter em KPIs relevantes.

• Integração com sistemas legados: integrar ferramentas modernas de acompanhamento de métricas a uma infraestrutura legada e ultrapassada representa um desafio significativo para muitas organizações. As operações de manutenção costumam depender de diferentes sistemas para acompanhar ordens de serviço, gerenciamento de estoque e reparos, o que pode limitar a visibilidade sobre as atividades de manutenção. Alguns softwares de CMMS podem ajudar a centralizar esses dados, mas implementá-los de forma eficaz exige tempo e investimento.

• Acompanhar as métricas erradas: nem todos os KPIs de manutenção oferecem o mesmo valor estratégico para uma organização. Os dashboards modernos de CMMS podem sobrecarregar os usuários com informações, e é fácil concentrar-se em métricas simples de medir, mas que oferecem pouco insight sobre os sistemas e equipamentos. Por exemplo, a taxa de conclusão de ordens de serviço é fácil de medir e acompanhar, mas tem pouca relação com a prevenção de falhas de equipamento.

• Resistência à mudança: medir corretamente os KPIs de manutenção e aprender com eles de uma forma que possa beneficiar uma organização muitas vezes exige mudanças em um nível fundamental. As equipes de manutenção que praticaram a manutenção por quebra durante anos têm dificuldade em adotar fluxos de trabalho modernos que privilegiam estratégias de manutenção preventiva e preditiva.

• Benchmarking deficiente: o benchmarking é complexo e exige que os outros três aspectos fundamentais da mensuração de KPIs estejam em vigor antes que possa ser eficaz. Os ambientes operacionais diferem muito, o que pode dificultar a comparação entre uma organização e outra, mesmo dentro do mesmo setor. Uma meta apropriada para uma organização pode ser irreal para outra, dependendo da idade dos equipamentos, das condições de operação e das demandas.