O que é gerenciamento de manutenção?

Estratégias de manutenção dependem de diferentes tipos de atividades de manutenção para atingir seus objetivos, incluindo a prevenção de downtime de equipamentos e a geração de economia de custos.

De certa forma, o gerenciamento de manutenção é um tipo de Enterprise Asset Management (EAM) porque envolve diretamente a manutenção de ativos físicos, como instalações.

No entanto, há uma diferença. O EAM rastreia o desempenho do ativo durante todo o ciclo de vida do ativo, incluindo seu histórico inicial, como a aquisição. Um programa de gerenciamento de manutenção se concentra mais nas etapas posteriores da jornada de vida desse ativo. Um aspecto importante é decidir o que é necessário para prolongar efetivamente a longevidade das instalações e o desempenho dos equipamentos durante esses períodos.

Se não forem mantidos adequadamente, ativos como instalações podem desvalorizar com rapidez. Esse aspecto é um dos motivos que fazem da gestão de manutenção um negócio tão lucrativo.

Todos os anos, quando os contadores das empresas calculam as finanças durante auditorias corporativas anuais, o total de ativos de uma organização é incluído nesses cálculos. As empresas que detêm ativos físicos sentem uma pressão econômica considerável para mantê-los em boas condições, de modo que possam ser registrados com o maior valor possível.

É difícil obter uma estimativa precisa dos gastos globais de empresas e indivíduos com gestão de manutenção. No entanto, estimativas aproximadas geralmente afirmam que as empresas dos EUA investem entre USD 10 e USD 25 por metro quadrado a cada ano para manter espaços imobiliários comerciais que construíram ou alugaram. Ao extrapolar esse número matematicamente, chegamos a centenas de bilhões de dólares gastos anualmente com custos de manutenção de edifícios comerciais nos EUA.

A palavra "manutenção" é uma palavra que quase todo mundo entende instintivamente, embora seja um termo genérico que as pessoas usam para descrever uma ampla variedade de tarefas de manutenção. Aqui está uma lista das atividades de manutenção mais comuns:

• Limpeza geral de interiores
• Reparos corretivos em edifícios
• Limpeza profunda de pisos
• Coleta de lixo
• Iniciativas de reciclagem e sustentabilidade
• Limpeza de janelas
• Serviço de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC)
• Manutenção de encanamento
• Manutenção do sistema elétrico
• Reparos na rede elétrica
• Medidas de segurança contra incêndio
• Proteção de segurança do local
• Paisagismo e design do local
• Rotinas de manutenção de jardins
• Gestão de águas residuais

Além disso, embora a cibersegurança possa não parecer uma adição óbvia a esta lista, ela funciona como uma forma crítica de manutenção proativa que evita resultados desastrosos.

Em muitos aspectos, poderia-se argumentar que a cibersegurança deveria ter uma prioridade maior do que todas as outras atividades citadas, especialmente quando se pensa em aspectos como:

• A violação de dados pode manchar a reputação de uma empresa de uma forma que nunca poderá ser completamente reparada.
• Os resgates cibernéticos podem destruir os resultados financeiros de uma organização mais rápido do que um incêndio em uma instalação.
• Os ataques cibernéticos podem ter como alvo o sistema elétrico de uma instalação e comprometer o acesso às redes de energia.

Cada um desses motivos é um potencial divisor de águas para qualquer organização, e é por isso que a cibersegurança continuará sendo uma questão de extrema importância em relação ao gerenciamento de instalações. Em conjunto, esses motivos explicam por que lidar com as necessidades de cibersegurança é imprescindível para qualquer empresa moderna.

Assim como existem mais tarefas de manutenção do que podemos imaginar inicialmente, o mesmo se aplica aos tipos de gestão de manutenção, que incluem:

Uma estratégia de manutenção proativa projetada para evitar falhas de equipamentos e antecipar quebras de sistemas, a manutenção planejada busca se antecipar a problemas de desempenho. Essa estratégia consegue fazer isso realizando todos os processos de manutenção recomendados pelo fabricante e executando os cronogramas de manutenção conforme sugerido.

A manutenção planejada, também conhecida como "manutenção preventiva", requer uma reflexão prévia considerável e priorização.

Exemplo: uma empresa que utiliza manutenção planejada normalmente prevê suas atividades de manutenção para o ano inteiro. Em seguida, planeja a aquisição de peças de reposição que serão usadas durante os reparos daquele ano. Esse processo é realizado mesmo que a compra efetiva dessas peças ocorra posteriormente ao longo do ano-calendário.

Em contraste à manutenção planejada, a manutenção reativa poderia muito bem ser chamada de uma proposta de "esperar para ver o que acontece". A manutenção reativa é conhecida por vários nomes, incluindo "manutenção não planejada" e "manutenção corretiva".

Dentre os planos de manutenção, essa abordagem requer o mínimo de coordenação e planejamento. Infelizmente, essa abordagem também gera a maior quantidade de downtime não planejado. Essa interrupção ocorre porque os reparos emergenciais que acontecem não são previstos, e as peças de reposição (se necessárias) provavelmente terão que ser adquiridas com urgência a preços elevados.

Além disso, quando um sistema físico falha, ele pode afetar outros sistemas da instalação.

Exemplo: problemas de vazamento na tubulação podem provocar o surgimento de mofo, exigindo mitigação profissional por especialistas em climatização.

A manutenção baseada em condição (do inglês Condition-Based Maintenance, CBM) é uma forma de gerenciamento de manutenção preditiva que aproveita ao máximo metodologias avançadas. Além disso, ela se baseia no uso de sensores instalados sobre ou em partes essenciais dos equipamentos para monitorar a confiabilidade dos ativos e sua viabilidade contínua.

Os dados de manutenção gerados pelos sensores de CBM capturam métricas significativas de eficiência operacional, que são comparadas com métricas de referência estabelecidas para detectar desvios do desempenho esperado. Com base nos padrões observados, uma empresa pode receber um aviso prévio de que um equipamento ou sistema está prestes a falhar.

Com informações de sensores e decisões baseadas em dados, reparos emergenciais econômicos podem ser feitos antes que o valioso tempo de atividade expire.

Exemplo: a análise de vibração pode revelar quando eixos metálicos se deformaram ou quando rolamentos estão prestes a se desgastar completamente.

A manutenção preditiva (PdM) funciona como uma “bola de cristal”, prevendo com precisão quando os equipamentos irão falhar. Isso significa que os reparos podem ser feitos antes desse prazo e que qualquer possível downtime pode ser minimizado com antecedência.

A PdM consegue esse feito empregando algoritmos avançados e estudando dados históricos. Embora a PdM pareça semelhante à CBM, cada uma delas busca atingir sua missão de maneira diferente. A CBM usa dados em tempo real para detectar aberrações no desempenho do equipamento, enquanto a PdM depende de técnicas mais evoluídas (com base em IA e aprendizado de máquina) para prever falhas.

Exemplo: um motor industrial essencial de uma fábrica depende da qualidade do seu óleo. A PdM utiliza sensores e IA para fornecer uma análise completa do óleo e estimativas sobre sua expectativa de durabilidade.

Outra forma proativa de programa de manutenção de instalações, é a manutenção centrada na confiabilidade (do inglês Reliability-Centered Maintenance, RCM), que adota uma abordagem preventiva para equipamentos operacionais vitais, estudando o que ocorre quando o equipamento falha. Busca as causas raiz das falhas e como elas podem afetar a capacidade do equipamento de executar as funções essenciais.

A RCM exige a participação multifuncional dos membros da equipe de manutenção e pode envolver o gerenciamento de estoque de peças sobressalentes para manutenção futura. Como um processo organizado para melhorar a tomada de decisão, a RCM ajuda as organizações a tomar decisões totalmente informadas.

Exemplo: uma bomba de água opera sem incidentes há anos. Com base na compreensão da expectativa de vida da bomba, a manutenção preventiva está programada para ocorrer antes que a bomba falhe.

A forma como um departamento de manutenção executa o gerenciamento depende de fatores como o tipo de gerenciamento de manutenção que ele escolhe usar e exatamente para quais finalidades. Mas algumas ferramentas e práticas comuns geralmente entram no jogo.

A primeira é o gerenciamento de ordens de serviço, que fornece um método padronizado de gerenciamento de tarefas de manutenção do início ao fim. As ordens de serviço reúnem as várias etapas que uma tarefa de manutenção envolve, para que os departamentos de manutenção tenham uma ideia clara do que é esperado deles durante cada parte desse processo.

As equipes anexam listas de verificação às ordens de serviço para ajudar a detalhar essas etapas.

As planilhas também entram em jogo como uma maneira relativamente barata de gerenciar informações como cronogramas e ordens de serviço. As equipes geralmente trabalham para garantir que as planilhas sejam automatizadas e capazes de realizar os cálculos pertinentes.

No entanto, em alguns aspectos notáveis, as planilhas permanecem bastante limitadas no que podem fazer. Por exemplo, tentar visualizar planilhas em um dispositivo móvel continua sendo um desafio visualmente confuso. Além disso, o uso de planilhas frequentemente leva a erros manuais por parte dos usuários.

Por outro lado, os dashboards se mostram consideravelmente mais benéficos. Eles fornecem uma interface visual que centraliza vários inputs em uma única exibição, transmitindo muitas informações de desempenho (incluindo métricas relacionadas) e mostrando como as diferentes ordens de serviço estão progredindo.

Da mesma forma, se algum equipamento precisar de reparos, um dashboard pode alertar os membros da equipe sobre o downtime previsto e se eles precisam de alguma alternativa em relação ao equipamento. Além de todas essas informações, os dashboards colocam todos em sintonia, fornecendo a todos os membros da equipe uma visão única e constantemente atualizada do que está acontecendo.

Um CMMS tem o poder de ser ainda mais impressionante. O software CMMS lida com habilidade com todas as fases do gerenciamento das operações de manutenção de uma instalação e simplifica as tarefas e os fluxos de trabalho.

Outros benefícios da utilização de softwares de gestão de manutenção incluem a sua capacidade de otimizar os horários de manutenção e automatizar as tarefas de gestão de manutenção. Com o software CMMS, uma organização pode estudar indicadores-chave de desempenho (KPIs), como o tempo médio entre falhas (do inglês Mean Time Between Failures, MTBF) e os custos de manutenção.

O software CMMS também apoia o conceito de melhoria contínua. Isso marca permanentemente o ponto em que a manutenção deixa de ter uma postura puramente reativa para adotar uma abordagem totalmente proativa, impulsionada por dados de desempenho e potencializada pelos mais recentes aprimoramentos de IA.