IBM Process Mining으로 정부 서비스 개선
미국 최대의 주 정부 중 한 곳은 조달-지급 프로세스를 개선하기 위해 심층 프로세스 분석을 사용합니다.
미국에서는 의료, 도로 정비, 교육 등의 공공 서비스를 주 정부에서 제공합니다. 주 정부는 이러한 서비스를 서비스 선정, 규정 준수, 수령 및 조정, 대금 지급의 4단계 조달-지급 프로세스를 통해 제공합니다. 이 프로세스를 올바르게 수행할 경우 정부 기관은 정부 지출을 늘리지 않고도 공공 서비스의 품질과 가용성을 개선할 수 있습니다.
2020년 미국 최대의 주 정부 중 한 곳은 새로운 프로세스 분석 솔루션을 찾고 있었습니다. 이 주 정부는 조달 프로세스에 보조 관리 시스템을 통합했는데, 실시간으로 데이터를 교환하기 위해서는 SAP SRM과 SAP ECC라는 두 시스템이 필요했습니다.
SAP SRM 시스템은 구매 계약, 쇼핑 카트 및 구매 주문서를 생성합니다. 그 후 이러한 구매 주문서는 구매 주문 확정 및 송장 발행과 같은 회계 업무를 관리하는 SAP ECC 시스템에 복제됩니다.
서로 다른 시스템과 프로세스 활동 간에 데이터 전송이 이루어졌기 때문에 기존의 비즈니스 인텔리전스로 데이터의 비효율성을 올바르게 검사하지 못했습니다. 수집된 데이터를 분석할 방법이 없었기 때문에 주 정부는 새로 통합된 SAP SRM 시스템의 영향을 모니터링하거나 조달 프로세스의 위반을 감지할 수 없어 비용이 많이 드는 문제가 발생했습니다.
주 정부는 비용이 많이 드는 프로세스 문제를 식별하고 해결할 수 있는 프로세스 마이닝 솔루션을 구현하기 위해 IBM에 눈을 돌렸습니다.
송금 작업 완료 후 기존 5일의 프로세스 리드 타임이
15시간
으로 단축됨
송장 처리 순서 수정 후
140만 USD
매버릭 수수료 절감
주 정부는 디지털 혁신을 한창 진행하고 있을 때 우리에 다가왔습니다. SAP SRM 통합이 이러한 혁신을 주도하는 데 도움이 되었지만, 시간과 비용이 많이 들었습니다. 문제의 핵심에 초점을 맞추기 위해 우리는 크로스 플랫폼 및 중간 프로세스 활동을 읽는 기능을 갖춘 프로세스 마이닝 솔루션을 제안했습니다.
Stefano Pedrazzi
IBM, 프로세스 마이닝 부문 전 세계 판매 책임자
데이터 읽기 및 이해하기
프로세스 마이닝이란 워크플로우를 정확하게 이해하고, 병목점을 발견하며, 프로세스 관리에 대한 실행 가능한 인사이트를 얻기 위해 특수한 데이터 마이닝 알고리즘을 시스템 프로세스에 적용하는 기술입니다.
IBM은 운영 효율성을 달성하기 위해 비즈니스 프로세스를 자동으로 도출, 모니터링 및 최적화하는 소프트웨어 솔루션인 IBM® Process Mining 도구를 개발했습니다. Process Mining 솔루션은 IBM Cloud Pak for Business Automation을 포함하여 모든 IBM Cloud Pak® for Automation 오퍼링에 기본 기능으로 포함됩니다.
주 정부는 IBM Process Mining을 사용하여 현재 워크플로우를 계획하고 SAP SRM 시스템 통합의 진행 상황을 추적했습니다. 소프트웨어의 검색 도구를 사용하여 두 관리 시스템의 데이터를 최적화하여 포괄적인 단일 프로세스 모델을 구축했습니다. 엔드 투 엔드 프로세스를 계획한 상태에서 주 정부는 모든 프로세스 활동을 모니터링하고 특정 기관의 성과를 검토할 수 있었습니다.
IBM Process Mining의 이점은 초기 프로세스 분석에 그치지 않습니다. 이 도구는 긴 수명을 고려하여 설계되었습니다. 주별 또는 월별로 프로세스 흐름을 모니터링하여 트렌드와 자동화 기회를 식별함으로써 고객이 지속적으로 개선할 수 있도록 지원합니다.
Stefano Pedrazzi
IBM, 프로세스 마이닝 부문 전 세계 판매 책임자
이 프로세스 분석을 통해 몇 가지 중요한 기회 영역이 밝혀졌습니다.
우선, 주 정부는 구매 주문 데이터가 즉시 SAP ECC로 전송될 것으로 기대했습니다. IBM Process Mining은 대부분의 경우 데이터 전송을 완료하는 데 약 7일이 걸린다는 사실을 발견했습니다. 이러한 지연으로 인해 프로세스 리드 타임이 길어지고 새로운 공공 서비스를 제공하는 주 정부의 능력이 저해되었습니다.
다음으로, 주 정부는 일부 기관이 구매 주문 활동 중에 역 데이터 전송 흐름을 만들었다는 사실을 알게 되었습니다. A 부서에서는 구매 주문의 70%가 SAP ECC에서 직접 생성되어 SAP SRM에 복제되었으며, B 부서에서는 구매 주문의 100%가 동일한 방식으로 수행되었습니다. B 부서의 경우 예기치 않은 전송 흐름이 발생해 프로세스 위반, 리드 타임 연장 및 규정 준수 문제가 야기되었습니다.
마지막으로, 주 정부는 두 기관이 잘못된 순서로 송장 단계를 완료하고 있음을 발견했습니다. 송장 지급을 위한 올바른 절차는 송장 등록, 송장 대금 결제 및 송장 반제입니다.
C 부서는 송금 활동을 수행하지 않았습니다. 기관은 또한 송장을 등록하기 전에 이를 반제 처리했는데, 이러한 프로세스 위반으로 주 정부는 6,000만 USD가 넘는 지출에 대해 120만 USD의 비용을 부담했습니다. 반제 처리 전에 송장을 등록했을 때 이러한 지출이 크게 감소했습니다.
D 부서는 송장 지급을 보내고, 송장을 등록한 다음 반제 처리하고 있었습니다. 프로세스를 잘못 수행한 결과 주 정부는 1,000만 USD의 지출에 대해 20만 USD의 추가 비용을 부담했습니다. 프로세스를 올바르게 수행했을 때 주 정부는 비준수 및 관련 수수료를 피할 수 있었습니다.
프로세스 분석 과정에서 완벽한 투명성을 제공하는 IBM Process Mining은 프로세스 실행에 관여하는 모두를 위한 강력한 교육 도구가 되었습니다. 상세한 분석을 통해 주 정부는 최고의 수행자를 식별하고, 결과를 기반으로 베스트 프랙티스 및 교육 자료를 개발하며, 해당 부서를 전체 조직이 프로세스 우수성을 달성하기 위한 표준으로 사용할 수 있게 되었습니다.
Lorenzo Lucchi
IBM, IBM Process Mining Elite 팀 비즈니스 개발 책임자
완벽한 프로세스 투명성 확보
IBM Process Mining은 주 정부에 엔드 투 엔드 조달 프로세스에 대한 복합적인 뷰를 제공했습니다. 이 새로운 수준의 가시성은 주 정부가 프로세스 격차를 해소하고, 시스템 간의 프로세스 활동을 관리 및 모니터링하고, 모든 기관이 따라야 할 성공적인 거버넌스 구조를 개발하는 데 도움이 되었습니다.
또한 주 정부는 맞춤형 대시보드를 활용하여 기관 통계를 시각적으로 확인하고 여러 부서에서 프로세스의 차이를 비교할 수 있습니다. IBM Process Mining 대시보드는 다음을 제공합니다.
- 성능 뷰: 특정 활동으로 드릴다운하여 시간(기간 및 전환), 재작업, 비용 및 KPI 조정 측면에서 각 프로세스 활동의 성과를 보여줍니다. 주 정부는 성능 뷰를 사용하여 두 시스템 간의 데이터 전송 시간을 분석했는데, 이는 기존의 비즈니스 인텔리전스가 수행할 수 없었던 분석입니다.
- 경로 분석: 소프트웨어의 케이스 변형 기능을 사용하여 여러 활동에서 가장 많이 사용되는 경로를 정확히 찾아냅니다.
- 적합성 확인: 실행 중인 프로세스의 실제 동작을 프로세스의 예상 동작과 비교하여 프로세스 위반에 따른 시간 및 비용 영향을 식별합니다.
IBM Process Mining 대시보드에 대한 상세한 분석을 통해 주 정부는 변경 관리를 위한 프로세스 리드 타임, 위반 탐지 및 프로세스 격차에 대한 새로운 SAP SRM 시스템의 영향을 완전히 분석할 수 있습니다.
주 정부는 이러한 데이터 중심 인사이트를 간편하게 활용하게 되면서 마침내 시민들에게 더 빠르고 우수하며 비용 효율적인 서비스를 제공하는 조달 프로세스를 개선하는 역량을 갖게 되었습니다.
주 정부 소개
미국의 주 정부는 시민의 성공과 복지를 강화하는 공공 서비스 관리를 책임지고 있습니다. 주 정부에서는 IBM Process Mining을 사용하여 지출을 늘리지 않고도 더 많은 공공 서비스를 제공합니다.
*이 사례연구에 등장한 고객은 초기에 myInvenio와 계약을 체결했으나, myInvenio는 2021년 8월 1일부터 IBM으로 비즈니스를 수행하기 시작했습니다. 이 사례연구에서 myInvenio 제품인 myInvenio Process Mining은 현재 IBM Process Mining으로 알려져 있습니다.
솔루션 컴포넌트
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2022년 3월 미국에서 제작.
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