Mejores servicios gubernamentales con IBM Process Mining
Uno de los gobiernos estatales más grandes de Estados Unidos emplea un análisis de procesos en profundidad para mejorar su proceso desde la adquisición hasta el pago.
Políticos reunidos frente al edificio del gobierno

En Estados Unidos, los gobiernos estatales se encargan de proveer los servicios públicos como atención médica, mantenimiento de carreteras y educación. Los estados brindan estos servicios a través de un proceso de cuatro pasos desde la adquisición hasta el pago que incluye: selección de servicios, cumplimiento, recepción y conciliación y, finalmente, pago. Cuando se hace correctamente, este proceso garantiza que las agencias gubernamentales puedan mejorar la calidad y disponibilidad de los servicios públicos sin aumentar el gasto público.

En 2020, uno de los gobiernos estatales más grandes de Estados Unidos se encontró en busca de una nueva solución de análisis de procesos. El estado acababa de integrar un segundo sistema de gestión en su proceso de adquisición, lo que requería que los dos sistemas, SAP SRM y SAP ECC, intercambiaran datos en tiempo real.

El sistema SAP SRM genera contratos de compra, carritos de compra y órdenes de compra. Estas órdenes de compra se replican en el sistema SAP ECC, que gestiona las tareas contables, como la finalización de órdenes de compra y la facturación.

Debido a que había una transferencia de datos entre diferentes sistemas y actividades del proceso, la inteligencia empresarial tradicional no lograba escanear correctamente los datos en busca de ineficiencias. Sin forma de analizar los datos recopilados, el estado no podía monitorear el impacto de su nuevo sistema SAP SRM integrado ni detectar desviaciones durante el proceso de adquisición, lo que generaba un costoso problema.

El estado recurrió a IBM para implementar una solución de minería de procesos que pudiera identificar y remediar los costosos problemas de procesos.

Reducción de los plazos de entrega

 

Reducción del tiempo de espera del proceso de 5 días a 15 horas después de completar la tarea Enviar pago

Ahorro de costos

 

Reducción de las comisiones por inconformidades de 1.4 millones USD después de corregir la secuencia del procesamiento de facturas

El estado nos buscó en medio de una transformación digital. Se suponía que la integración de SAP SRM ayudaría a impulsar esta transformación. En cambio, les costaba más tiempo y dinero. Para llegar a la raíz del problema, propusimos una solución de minería de procesos con la capacidad de leer la actividad entre plataformas y procesos intermedios. Stefano Pedrazzi WW Sales Leader Process Mining IBM
Leer y comprender los datos

La minería de procesos es una técnica que aplica algoritmos especializados de minería de datos a los procesos del sistema para comprender mejor los flujos de trabajo, descubrir cuellos de botella y obtener insights procesables sobre la gestión de procesos.

IBM desarrolló la herramienta IBM® Process Mining, una solución de software que detecta, supervisa y optimiza automáticamente los procesos empresariales para lograr eficiencia operativa. La solución Process Mining se incluye como una capacidad fundamental en todas las ofertas de IBM Cloud Pak® for Automation, incluida IBM Cloud Pak for Business Automation.

El estado utilizó IBM Process Mining para trazar su flujo de trabajo actual y hacer un seguimiento del progreso de la integración del sistema SAP SRM. Utilizando la herramienta de descubrimiento del software, los datos de ambos sistemas de gestión se optimizaron para crear un modelo de proceso único e integral. Una vez trazado el proceso de principio a fin, el estado pudo supervisar todas las actividades de su proceso y revisar el desempeño de agencias específicas.

Este análisis del proceso reveló algunas áreas críticas de oportunidad.

Primero, el estado esperaba que los datos de las órdenes de compra se transfieran instantáneamente a SAP ECC. IBM Process Mining descubrió que, en la mayoría de los casos, las transferencias de datos tardaban alrededor de siete días en completarse. Este retraso creaba plazos de tramitación más largos y obstaculizaba la capacidad del Estado para proporcionar nuevos servicios públicos.

Luego, el estado se dio cuenta de que algunas agencias creaban un flujo inverso de transferencia de datos durante la actividad de la orden de compra. En el Departamento A, el 70 % de las órdenes de compra se creaban directamente en SAP ECC y luego se replicaban en SAP SRM, mientras que el Departamento B realizaba el 100 % de sus órdenes de compra de la misma manera. Esto último daba lugar a un flujo de transferencia de datos inesperado que provocaba desviaciones en los procesos, plazos de entrega más largos y problemas de cumplimiento.

Por último, el estado descubrió que dos agencias estaban completando los pasos de facturación en el orden incorrecto. El procedimiento adecuado para pagar facturas es: factura registrada, envío de pagos de factura y factura liquidada.

El Departamento C no realizaba la actividad de envío de pagos. La agencia también liquidaba las facturas antes de registrarlas, una desviación del proceso que le costaba al estado 1.2 millones USD de más de 60 millones en gastos. Cuando las facturas se registraban antes de liquidarlas, el proceso daba como resultado una disminución significativa de estos gastos.

El Departamento D enviaba los pagos de las facturas, luego las registraba y finalmente las liquidaba. Realizar el proceso de manera desordenada le costaba al Estado otros 0.2 millones de dólares en un gasto de 10 millones. Cuando el proceso se comenzó a realizar en la secuencia correcta, el estado pudo evitar el incumplimiento y los gastos asociados.

Los beneficios de IBM Process Mining van más allá del análisis inicial del proceso. Es una herramienta creada para la longevidad. Supervisar los flujos de procesos semanal o mensualmente para identificar tendencias y oportunidades de automatización ayuda a los clientes a mantenerse en el camino de la mejora continua. Stefano Pedrazzi IBM Process Mining Elite Team Business Development Leader, IBM
Lograr transparencia completa del proceso

IBM Process Mining brindó al estado una visión compleja de su proceso de adquisiciones de principio a fin. Este nuevo nivel de visibilidad ayudó al estado a erradicar las brechas de sus procesos, gestionar y supervisar las actividades de procesos entre sistemas y desarrollar una estructura de gobernanza exitosa para que todas las agencias la sigan.

Además, el estado utiliza un panel de control personalizado para verificar visualmente las estadísticas de las agencias y comparar las variantes de proceso en diferentes departamentos. El panel de control de IBM Process Mining proporciona:

  • Vista de rendimiento, que profundiza en actividades específicas y muestra el rendimiento de cada actividad del proceso en términos de tiempo (duración y transición), repetición del trabajo, costos y alineación de KPI. El estado utilizó la Vista de rendimiento para analizar el tiempo de transferencia de datos entre sus dos sistemas, un análisis que la inteligencia empresarial tradicional no podía realizar.
  • Análisis de rutas, que señala las rutas más frecuentes entre las actividades utilizando la característica de variantes de casos del software.
  • Verificación de conformidad, que identifica el impacto en el tiempo y el costo de las desviaciones de la ruta del proceso comparando el comportamiento real del proceso en ejecución con el comportamiento esperado. .

Las analíticas detalladas del panel de control de IBM Process Mining permiten que el estado analice completamente el impacto de su nuevo sistema SAP SRM en los plazos de entrega de procesos, la detección de variantes y las brechas de procesos para la gestión de cambios.

Con estos conocimientos basados en datos al alcance de la mano, el estado finalmente tiene el poder de mejorar los procesos de adquisición y brindar servicios mejores, más rápidos y más rentables a sus ciudadanos.

Acerca del estado

Este gobierno estatal de los Estados Unidos es responsable de administrar los servicios públicos que contribuyen al éxito y el bienestar de sus ciudadanos. El estado utiliza IBM Process Mining para proporcionar más servicios públicos sin aumentar su gasto.

 

* El cliente presentado en este estudio de caso se relacionó inicialmente con myInvenio, que comenzó a operar como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto myInvenio en este estudio de caso, MyInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.

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Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2018.

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Este documento está actualizado a la fecha inicial de publicación e IBM puede modificarlo en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que opera IBM.

Los datos de rendimiento y los ejemplos de clientes citados se presentan solo con fines ilustrativos. Los resultados de rendimiento reales pueden variar según las configuraciones específicas y las condiciones de funcionamiento. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE PROPORCIONA “TAL CUAL”, SIN NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, INCLUIDAS LAS GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de conformidad con los términos y condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proveen.