Impulsar el crecimiento con procesos optimizados para entregas
MNG Kargo automatiza los flujos de trabajo de entrega de paquetes para mantenerse competitivos con IBM Cloud Pak
Cajas de envío de MNG Kargo en la banda transportadora

Para MNG Kargo, una de las mayores empresas de mensajería urgente y paquetería de Turquía, el ritmo nunca disminuye y la presión nunca cesa. Cada día, la empresa despliega 6000 vehículos para dar servicio a 600 000 direcciones físicas repartidas por 220 países. La rapidez, la eficacia, la precisión y un servicio ejemplar al cliente son imprescindibles. Los procesos fluidos son fundamentales. En la actualidad, IBM Cloud Pak® for Business Automation proporciona la base para optimizar esos procesos y aumentar la productividad, cumplir con los objetivos comerciales e impulsar el crecimiento.

En 2018, se produjeron cambios en toda la industria, así como dentro de MNG Kargo. El auge del comercio electrónico, las nuevas tecnologías y las crecientes expectativas de los clientes generaron tanto oportunidades como desafíos. Además, el año anterior, la firma de capital privado Turkven había adquirido la empresa y estaba iniciando la transformación digital.

Pero mientras MNG Kargo ampliaba su cartera de clientes, su sistema informático de gestión de procesos empresariales tenía dificultades para responder a las demandas. Esas demandas eran significativas, incluida la gestión de todas las entregas diarias, los procedimientos de facturación para el mantenimiento y el alquiler de vehículos de entrega, y los procesos internos de 12 000 empleados.

Capacidad de seguimiento mejorada
 

Para fines de 2021, habilitará el seguimiento de 10 000 transacciones por día

Gran capacidad de almacenamiento

 

Procesa, protege y almacena más de 3000 documentos a diario

Desde la implementación de este proyecto, la gerencia puede ver todas las piezas del proceso y, como resultado, se han bloqueado algunos casos de fraude. Merve Faydali Gerente de Aplicaciones, Experiencia del Cliente MNG Kargo

"Nuestra herramienta de gestión de procesos era de código abierto. No había proveedores locales que pudieran apoyarla, y la tecnología era antigua, por lo que no era práctico para nuestros desarrolladores internos conocerla", dice Merve Faydali, Gerente de aplicaciones, Experiencia del cliente en MNG Kargo. "No pudo proporcionar los resultados requeridos por nuestras unidades de negocio. Además, queríamos automatizar muchos de nuestros procesos manuales como parte de nuestra transformación digital, pero la plataforma no era capaz de hacerlo".

Otro reto era la falta de integración entre los procesos de negocio de la empresa y sus sistemas de gestión documental. Muchos procesos seguían siendo en papel y requerían almacenamiento físico de documentos. Resultaba difícil controlar la eficacia de esos procesos y proporcionar a la dirección información vital para la toma de decisiones empresariales.

MNG Kargo necesitaba una nueva plataforma escalable con la que automatizar sus procesos de negocio y un sistema de gestión de documentos digitalizado y automatizado para gestionar el contenido en toda la organización.

Trabajar en equipo para el éxito

Juntos, IBM Business Partner 32bit y el equipo local de IBM presentaron la solución ganadora a MNG Kargo: IBM Cloud Pak for Business Automation, que está optimizada para su despliegue en Red Hat® OpenShift® en cualquier nube o entorno de TI.

La solución integrada todo en uno se adaptó perfectamente a las necesidades de MNG Kargo. Ofrecía la escalabilidad para manejar el alto número de usuarios y transacciones de MNG Kargo, la flexibilidad para responder rápidamente a las solicitudes de proceso y la adaptabilidad para integrarse con los sistemas internos de la empresa. Además, como solución global, podría operar en las diversas geografías donde la empresa hace negocios.

32bit trabajó con IBM Services® para implementar la solución y capacitar al personal de TI de MNG Kargo sobre el desarrollo de aplicaciones y el uso del sistema. Para cumplir con el plazo del proyecto, IBM y 32bit se dividieron las responsabilidades, con IBM asumiendo la instalación tecnológica y 32bit manejando el desarrollo del proceso de negocio, trabajando en estrecha colaboración con MNG Kargo.

Al diseñar la plataforma MNG Kargo, el equipo aprovechó varias características clave en la solución IBM Cloud Pak for Business Automation. Al utilizar la capacidad de flujo de trabajo de automatización del negocio, optimizó y automatizó los procesos existentes y permitió la creación de nuevos. También desarrolló un diseño de extremo a extremo para procesos de monitoreo, registro y presentación de informes.

La función de arrastrar y soltar permitió a los desarrolladores crear flujos de trabajo con una codificación mínima. El equipo aprovechó las interfaces de usuario integradas en la solución para proporcionar a los empleados portales a través de los cuales pudieran acceder a los procesos y las tareas empresariales.

"La capacidad de flujo de trabajo de automatización empresarial permite transferir fácilmente unas 5300 facturas al mes a nuestro sistema ERP, lo que mejora la continuidad operativa, un objetivo esencial de una empresa de transporte líder en el mercado", afirma Faydali. "Además, ahora ejecutamos nuestro proceso de mantenimiento de vehículos utilizando la capacidad de flujo de trabajo, un proceso que anteriormente requería la mayoría de las facturas manuales en papel". Hemos logrado ahorrar una gran cantidad de esfuerzo integrando el proceso en el ERP.

"También ejecutamos nuestras aprobaciones de paquetes no estándar a través de la capacidad de flujo de trabajo", continúa. “Y hemos diseñado un nuevo proceso para que las solicitudes financieras de nuestras sucursales fluyan digitalmente a nuestra oficina matriz. Este flujo principal de solicitudes tiene varios subflujos, lo que proporciona una jerarquía de aprobación entre las operaciones y la oficina central".

La capacidad de gestión de contenidos de la solución sirvió de base para el sistema de gestión de documentos de la empresa, con el que ésta puede digitalizar facturas y otros documentos cruciales y almacenarlos de forma segura utilizando un complejo esquema de seguridad integrado que está diseñado para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.

Trabajando juntos, los tres equipos (32bit, IBM y MNG Kargo) pudieron no sólo cumplir con la fecha de finalización del proyecto objetivo, sino también capacitar al equipo de TI de MNG Kargo para comenzar a asumir el mantenimiento del sistema y el desarrollo de aplicaciones. En tres años, ya estaba construyendo procesos por su cuenta.

Renovamos nuestro contrato con 32bit a principios de año y planeamos reunirnos tanto con 32bit como con IBM para aprender sobre nuevas tecnologías de IA y RPA el próximo año. Merve Faydali Gerente de Aplicaciones, Experiencia del Cliente MNG Kargo
La automatización cosecha recompensas

"La capacidad de flujo de trabajo de automatización empresarial permite transferir fácilmente unas 5300 facturas al mes a nuestro sistema ERP, lo que mejora la continuidad operativa, un objetivo esencial de una empresa de transporte líder en el mercado", afirma Faydali. "Además, ahora ejecutamos nuestro proceso de mantenimiento de vehículos utilizando la capacidad de flujo de trabajo, un proceso que anteriormente requería la mayoría de las facturas manuales en papel". Hemos logrado ahorrar una gran cantidad de esfuerzo integrando el proceso en el ERP.

"También ejecutamos nuestras aprobaciones de paquetes no estándar a través de la capacidad de flujo de trabajo", continúa. “Y hemos diseñado un nuevo proceso para que las solicitudes financieras de nuestras sucursales fluyan digitalmente a nuestra oficina matriz. Este flujo principal de solicitudes tiene varios subflujos, lo que proporciona una jerarquía de aprobación entre las operaciones y la oficina central".

La capacidad de gestión de contenidos de la solución sirvió de base para el sistema de gestión de documentos de la empresa, con el que ésta puede digitalizar facturas y otros documentos cruciales y almacenarlos de forma segura utilizando un complejo esquema de seguridad integrado que está diseñado para proteger los documentos confidenciales de la exposición a usuarios no autorizados.

Trabajando juntos, los tres equipos (32bit, IBM y MNG Kargo) pudieron no sólo cumplir con la fecha de finalización del proyecto objetivo, sino también capacitar al equipo de TI de MNG Kargo para comenzar a asumir el mantenimiento del sistema y el desarrollo de aplicaciones. En tres años, ya estaba construyendo procesos por su cuenta.

Hoy en día, MNG Kargo está cosechando las recompensas de su nuevo flujo de trabajo de automatización empresarial y sus sistemas de gestión de contenido. Gracias a esto, la empresa puede realizar un seguimiento de más de 2500 solicitudes de procesos de negocio y 8000 tareas por día y pretende aumentar el número de solicitudes de procesos de negocio a 4000 para fines de 2021, para un total de más de 10 000 transacciones por día.

Con los flujos de trabajo automatizados implementados:

  • Los procesos automatizados para enviar solicitudes de vehículos y generar estimaciones diarias de cantidad y costos hacen que las aprobaciones de pagos sean mucho más rápidas, mejorando la satisfacción de los proveedores.

  • La automatización del proceso de reclamación por daños permite una resolución y una compensación más rápidas de las reclamaciones, lo que mantiene a los clientes más felices.

  • El acceso a la información confidencial en documentos e informes proporciona más visibilidad de las conexiones concretas de causa y efecto en el proceso de compensación por daños de envío, de modo que la gerencia pueda tomar mejores decisiones comerciales basadas en valores medibles.

  • La integración con el sistema ERP permite tomar decisiones de aprobación más conscientes y precisas en el proceso material a través del acceso a la información sobre los productos solicitados por los usuarios y la información de inventario actual.

  • La transferencia automatizada de solicitudes de correo electrónico o cartas de presentación proporciona una resolución más rápida en los procesos operativos de solicitudes financieras.

  • Una mayor visibilidad de las facturas operativas ayuda a impulsar las decisiones de inversión y un acceso más fácil a los datos de quejas de los clientes ayuda a resolver problemas y mejorar los procesos en el origen del problema.
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    El personal también puede comparar más fácilmente los importes de las compras aprobadas con los de las facturas. "Antes, era difícil para los gerentes detectar diferencias porque las aprobaciones se realizaban por correo electrónico", dice Faydali. "Desde la implementación de este proyecto, la gerencia puede ver todas las piezas del proceso durante un período de meses y algunas instancias de fraude se han bloqueado como resultado".

    El nuevo sistema de administración de contenido también está teniendo un impacto muy positivo. Las solicitudes de procesos de negocios involucran un promedio de 3000 documentos por día, lo que resulta en 6000 transacciones diarias. La mayoría de estos documentos son facturas que contienen información confidencial. Además de procesar, manejar y proteger los documentos, el sistema almacena copias de seguridad de aproximadamente 43 millones de facturas anteriores.

    Con el sistema de gestión de contenido:

  • Los empleados pasan considerablemente menos tiempo buscando facturas y otra documentación, lo que mejora la eficiencia y ahorra dinero a la empresa.

  • Los documentos se pueden recuperar fácilmente y su almacenamiento es más seguro.
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    Hoy, MNG Kargo está en proceso de integrar procesos adicionales en su sistema y está preparado para la siguiente fase de su recorrido de automatización. "Renovamos nuestro contrato con 32bit al comienzo del año y planeamos reunirnos con tanto con 32bit como IBM para conocer las nuevas tecnologías de automatización robótica de procesos e IA en el próximo año", concluye Faydali. Esa combinación de trabajo en equipo e innovación augura un éxito continuado a medida que la empresa desarrolle nuevos procesos automatizados en pos de su transformación digital.

    Logotipo de MNG Kargo
    Acerca de MNG Kargo

    Fundada en 2003 y con sede en Estambul, Turquía, MNG Kargo (el enlace reside fuera de ibm.com) es un proveedor líder de servicios de mensajería y paquetería en Turquía. La empresa cuenta con más de 850 sucursales, 27 centros de transferencia, 35 minicentros y 14 direcciones regionales. Con más de 12 000 empleados, la compañía brinda servicios a más de 600 000 direcciones al día en 220 países utilizando aproximadamente 3500 de sus propios vehículos terrestres además de vehículos de alquiler.

    Acerca de 32bit Bilgisayar

    Fundada en 1988 en Estambul, Turquía, 32bit, socia de negocios de IBM, proporciona a las empresas soluciones de software de TI listas para usar, así como servicios de integración y consultoría de tecnología. Las principales áreas de especialización incluyen procesos de negocio, arquitectura orientada al servicio (SOA) e integración, aplicaciones financieras, móviles y de Java Enterprise Edition (JEE).

    A continuación:
    SOCAR Turquía aprovecha las potentes herramientas de gestión de procesos y contenido de IBM Cloud Pak SOCAR Turkey Turkcell utiliza la tecnología de automatización de IBM para revisar millones de documentos Turkcell Brindar un servicio centrado en el cliente mediante la automatización de procesos CDG Prévoyance
    Notas de pie de página

    © Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

    Producido en los Estados Unidos de América, octubre de 2021.

    IBM, el logotipo de IBM, ibm.com, IBM Cloud Pak e IBM Services son marcas comerciales de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones de todo el mundo. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM o de otras empresas. Puede consultar una lista actual de marcas comerciales de IBM en la web en "Información sobre derechos de autor y marca registrada" en https://www.ibm.com/mx-es/legal/trade.

    Red Hat, JBoss, OpenShift, Fedora, Hibernate, Ansible, CloudForms, RHCA, RHCE, RHCSA, Ceph y Gluster son marcas registradas de Red Hat, Inc. o sus subsidiarias en los Estados Unidos y otros países.  

    Este documento está actualizado a la fecha inicial de publicación e IBM puede modificarlo en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que opera IBM.

    Los datos de rendimiento y los ejemplos de clientes citados se presentan solo con fines ilustrativos. Los resultados de rendimiento reales pueden variar según las configuraciones específicas y las condiciones de funcionamiento. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE PROPORCIONA “TAL CUAL”, SIN NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, INCLUIDAS LAS GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de conformidad con los términos y condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proveen.