El descubrimiento de procesos basado en IA ayuda a impulsar la optimización de adquisición a pago
Cómo la solución IBM Process Mining identifica los "puntos idóneos" para la automatización
Cuando se trata de procesos de contratación interna, la conformidad es una virtud. Para minimizar los costos y maximizar la eficiencia, la mayoría de las grandes organizaciones crean políticas y flujos de trabajo estandarizados que dirigen a los empleados a enlaces predefinidos con los proveedores.
Cuando los empleados optan por seguir su propio camino, una práctica conocida como compra irregular, renuncian a todas las ventajas de precios y a otras eficiencias incorporadas en los canales de compra estandarizados. Cuanto mayor es la compra irregular, mayor es el impacto en los resultados finales.
Para esta empresa global de manufactura, un productor de cables avanzados con operaciones distribuidas en 50 países, los incentivos para frenar las prácticas de contratación no estándar fueron significativos. Como señala el propietario del proceso de la compañía, también lo fueron los desafíos. "Reconocimos a un alto nivel que la compra irregular era un fenómeno relativamente extendido", dice. "Lo que nos faltaba era una manera de precisar cómo, dónde y hasta qué punto estaba sucediendo".
Una gran motivación para la acción fue el deseo de aplicar herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) al ciclo de adquisición a pago (P2P). En el ámbito de la adquisición, la compra no conforme, como cuando se crea una factura sin una orden de compra (PO) coincidente, genera “excepciones” que requieren la gestión manual. Dado que la automatización depende en gran medida de procesos estandarizados, es evidente que las excepciones y la automatización no se mezclan. Así que minimizar las excepciones es una prioridad.
Pero primero hay que encontrarlos. La mejor evidencia disponible son los flujos de datos de SAP ERP de la empresa.
De hecho, para el propietario de adquisiciones, ver lo que está sucediendo en un nivel granular y basado en datos es fundamental para la optimización de los procesos reales. "En el contexto de nuestro roadmap de transformación digital a largo plazo", explica, "creemos que aumentar la transparencia en nuestros flujos de procesos es un requisito previo esencial para nuestras iniciativas de automatización”.
La reducción de la incidencia de compra irregular ha permitido ahorrar
USD 60.000
en costos de reelaboración de pedidos adquisiciones
Se ha conseguido la automatización prevista del
75 %
de las actividades de creación de posiciones y entrega utilizando herramientas RPA
Como la infraestructura de IBM tiene un gemelo digital de la organización en su núcleo, proporciona una visión más profunda y basada en datos de nuestros flujos de trabajo operativos. Y eso lo convierte en una potente herramienta para acelerar la automatización.
Propietario del proceso de adquisiciones
Compañía de manufactura global
El modelado de procesos dinámicos proporciona insights granulares
Al reconocer la necesidad de una solución de descubrimiento de procesos, la empresa analizó varias opciones. De acuerdo con el propietario del proceso de adquisiciones, la empresa finalmente eligió la solución IBM® Process Mining gracias a la potencia de la tecnología Gemelo digital de una organización (DTO) en la que se basa. "Lo que hizo que la solución de IBM Process Mining realmente se destaque fue la flexibilidad y la granularidad de su infraestructura de modelado de procesos dinámicos", explica. "Debido a que la infraestructura de IBM tiene un gemelo digital de una organización en su núcleo, proporciona una visión más profunda y basada en datos en nuestros flujos de trabajo operativos. Y eso la convierte en una potente herramienta para acelerar la automatización".
Descubra por qué. El atributo decisivo del DTO (la capacidad de duplicar con precisión los procesos mediante el análisis de flujos de datos) no sólo es valioso para encontrar defectos de proceso como las compras irregulares. También proporciona un mecanismo de simulación de hipótesis basado en IA que permite a los expertos de procesos visualizar cómo las mejoras específicas, incluida la automatización, impactarán métricas como el costo, la productividad y el tiempo de ciclo de proceso.
Por esta razón, dice el propietario del proceso, la solución IBM Process Mining representa una herramienta de planificación de automatización invaluable. "La decisión de invertir en la automatización de procesos se basa, en última instancia, en el valor de negocio previsto. Pero lo más difícil es equilibrar las inversiones de recursos finitos de una manera que maximice el pago mientras minimiza el riesgo, que es la esencia de hacer un caso de negocio ", explica. "Ahí es donde la capacidad de simular estos resultados hace que IBM Process Mining se destaque".
IBM Process Mining se incluye como una funcionalidad básica en todos los productos IBM Cloud Paks for Automation, incluido IBM® Cloud Pak for Business Automation.
La transparencia de los procesos que hemos conseguido con la solución de IBM ha tenido un impacto revolucionario en las decisiones de automatización que hemos tomado sobre el ciclo desde la adquisición a pago
Propietario del proceso de adquisiciones
Compañía de manufactura global
Desde los puntos débiles a la automatización
Para poner estas funciones a prueba, la empresa trabajó con su socio de transformación para implementar la solución IBM Process Mining como prueba de concepto (PoC). Usando datos en vivo del sistema ERP de la compañía, los algoritmos de la solución al instante dejaron al descubierto las desviaciones de proceso que amenazaban complicar sus esfuerzos de automatización.
Al observar los gráficos y los diagramas de flujo generados por el modelo, el propietario del proceso y su equipo vieron que la mitad de sus procesos de creación de pedidos clave, incluyendo la creación de líneas y las actividades de entrega, eran manuales y, por lo tanto, no conformes. Es más, la exploración de procesos reveló una alta incidencia de repeticiones de tareas en estas actividades debido a un error humano. Además de prolongar el ciclo de adquisiciones, estas fallas del proceso habían aumentado los costos en aproximadamente USD 250,000 al año.
Gracias a estas conclusiones, la empresa implementó herramientas de automatización en ambas actividades. Al automatizar el 75 % de la actividad de entrega, la compañía fue capaz de reducir drásticamente la retramitación de pedidos y, al mismo tiempo, redujo los costos asociados en aproximadamente USD 60,000. Las actividades comparables de creación de automatización en línea redujeron los plazos de entrega en tres días, lo que representa un ahorro de costos de USD 50,000.
Al igual que la mayoría de las empresas en medio de la transformación digital, esta firma se guía por una visión general de hacer sus procesos más ágiles, eficientes y basados en la nube. Para el propietario del proceso, el hecho de que su empresa esté tomando un enfoque basado en datos sobre las decisiones específicas de las decisiones de automatización de procesos (saber dónde están los puntos débiles y cómo abordarlos mejor) hace una gran diferencia en términos de eficacia. "La transparencia de proceso que hemos obtenido a través de la solución de IBM ha tenido un impacto enorme en las decisiones de automatización que hemos hecho en torno a la obtención de pagos", señala. "A medida que nuestra transformación más amplia continúa desarrollándose, vemos que la toma de decisiones impulsada por los datos es fundamental para nuestro éxito".
Acerca de la compañía de manufactura global
Fundada hace más de 100 años, la compañía de manufactura global opera más de 100 plantas en 50 países y tiene más de 20,000 empleados. Los mercados objetivo de la compañía incluyen las industrias de telecomunicaciones, transmisión de energía, construcción y transporte.
Componentes de la solución
© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2022.
IBM, el logotipo de IBM e ibm.com e IBM Cloud Pak son marcas registradas de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones de todo el mundo. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM u otras empresas. Una lista actual de marcas registradas de IBM está disponible en la web en "Copyright and trademark information" en https://www.ibm.com/legal/copytrade.
Este documento está actualizado conforme a la fecha inicial de la publicación y puede ser modificado por IBM en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que IBM opera.
El cliente que aparece en este caso de estudio inicialmente se comprometió con myInvenio que comenzó a realizar negocios como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto myInvenio en este caso de estudio, myInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.
Los ejemplos de clientes y los datos de rendimiento citados se presentan solo para fines ilustrativos. Los resultados del rendimiento real pueden variar según las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN PRESENTADA EN ESTE DOCUMENTO SE PROVEE “TAL CUAL” SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, NI EXPRESA NI IMPLÍCITA, INCLUSO, SIN NINGUNA GARANTÍA DE COMERCIABILIDAD, CONVENIENCIA PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de acuerdo con los términos y las condiciones de los acuerdos bajo los cuales se proporcionaron.