ビジネス上の課題
Robertson Group社は、スプレッドシートを使用して、事業の財務状況を統合、報告、および予測していました。3種のシステムにはそれぞれ22セットの財務報告書があるため、手入力をなくして信頼性を向上させる必要がありました。
概要と経緯
Robertson Group社は、Spitfire Analytics社とTM1搭載のPlanning Analyticsソフトウェアの支援を得て、財務チームと他の部門との間でシームレスかつ安全に共同作業を行い、迅速で正確な予測とレポートを作成しています。
成果
複数のデータ・ソースを統合
単一のロケーションに統合し、複雑なレポートを自動化予測を簡素化し、有効性を向上
高速なモデリングとより正確な計画シナリオをサポートデータ入力時間で4万英ポンド削減
さらに財務管理者2人相当分も削減ビジネス上の課題の詳細
より信頼性の高い分析基盤の必要性
英国を拠点とする建設、インフラストラクチャー、およびサポート・サービスを事業とする企業であるRobertson Group社は、財務の連結、レポート作成、計画、予測をスタンドアロンのスプレッドシートで処理していました。この処理では22の事業部門のデータを統合し、3種の異なる財務システムから22セットの財務レポートを作成する必要がありました。また同社はここ数年間、経営情報システムへの投資を行っていませんでした。
これによりデータ転送が自動化されていなかったため、データが破損しがちでした。スプレッドシートの大部分はバックアップなしでローカルPCに保存され、1,000を超えるスプレッドシートのそれぞれがデータ・アイランドでした。
同社が成長するにつれて、会計レポートを手動で統合して作成するために費やす時間がますます長くなりました。多種類のレポートが存在するうえに多くの人が変更を加えるため、レポートの管理はほぼ不可能になり、データの信頼性は失われました。
また、これほど大量のデータをスプレッドシートに手入力するには、7人の有能な会計士を毎月約2週間駆り出さねばならず、より価値の高い管理情報タスクがおざなりになっていました。これではバージョン管理の遅れや困難が生じるだけでなく、作業の重複やデータ管理の問題も発生してしまいます。
Robertson Group社の財務責任者であるPhil Talbot氏は、同社が各契約の詳細な損益（P&L）勘定である毎月のコスト値レポート（CVR）にスプレッドシートを使用していたことに注目しています。CVRは、同社の各契約の予測値でもあります。8 年前、同社が有していた契約件数は約60件であり、スタンドアロンのスプレッドシートを使用して各契約の財務実績を報告していました。しかし現在では、Robertson Group社には約150件の契約があります。
Talbot氏によると、スプレッドシートを使用する際の最も重大な問題は、社員がスプレッドシートを頻繁に破損することでした。「つまり、誰かが家に持ち帰って修正し、再び元に戻していたのです」と同氏は言います。「当時はネットワーク化されたソリューションではなかったため、そのスプレッドシートの入ったハード・ドライブがクラッシュしてしまえばその月のCVRが失われ、最初からやり直さなければなりませんでした」
Talbot氏は、財務データを非常に多くの異なるソースと場所から収集していたため、データの一元化も問題であったと付け加えています。「いうまでもなく、スプレッドシートの改善や改良は常に非常に困難でした。なぜなら60件ほどの個々の契約をスプレッドシートに収集し、60回変更を加えてから、またスプレッドシートにフィードバックする必要がありましたから」と同氏は言います。「スプレッドシート内のデータはその契約についてしか見ることができなかったため、データの統合は事実上不可能でした。まったく実用的な環境ではありませんでした」
“ スプレッドシートには、その特性上さまざまな問題が発生する可能性があります。スプレッドシートをどれだけ厳重に管理しても、必ず何かが壊れます。 ”
— Phil Talbot氏, 財務ディレクター, Robertson Group社
概要と経緯の詳細
土台となるソリューション
Robertson Group社は、多くの社員や事業部によって修正されていた手入力のスプレッドシートに悩まされていたため、貴重な経理担当者を拘束することなく、より適切に管理できる自動化されたソリューションを見つける必要がありました。
「当社が望んでいたのは、複数のスプレッドシートを単一のモデルとして集中管理できるシステムであり、多数の契約で使用できるネットワーク環境を備えていることも重要でした」とTalbot氏は言います。「当社は急速に成長しているため、拡張性が高いことも大前提でした。また、時間の経過とともにそのモデルに変更を加えて継続的に改良や改善ができる柔軟性も必要でした。もちろん、これらすべてがビジネスを中断することなく実現できなければなりません」
そのため、Robertson Group社はSpitfire Analytics社に概念実証（POC）を実施してもらいました。同社は、Planning Analyticsソフトウェアを使用して単純な統合アプリケーションをテストしました。このテストでは、建設事業からデータを取得できるモデルの構築が考えられていました。さらにこのモデルは、会社の財務情報を保持すると同時に財務情報も処理している他の6事業部からもデータを取得します。そして取得されたデータを合計して、グループ全体の財務実績を報告します。
「このモデルの構築はとてもスムーズに進み、今でも使われています」とTalbot氏は言います。「それが当社の変革の始まりであり、それ以来システム内のアプリケーションの数を増やしてきました。中でも最大のものはデータ・バンク・モデルであり、これは個々の契約の損益計算書/貸借対照表/キャッシュ・フローを要約したものです」
Talbot氏は、Robertson Group社がIBM Planning AnalyticsソフトウェアをIBM Cloud上で採用できたのは、Spitfire Analytics社に寄るところが大きいと述べています。同社は以前に別の場所でオンプレミス・サーバーを使用していましたが、そのサーバーはあまり信頼性が高くなかったことが判断の前提になっていると同氏は言い、「接続と速度の問題には、常に悩まされていました」とも付言しています。
「当社は、キャッシュ・フローの報告、実際の契約実績や業績の報告、現金利益の計画や予測、貸借対照表の予測など、すべての月次報告タスクに計画分析ツールを使用しています」とTalbot氏は言います。
Spitfire Analytics社のマネージング・ディレクターのSimon Bradshaw氏は、以前はスプレッドシートのバージョン管理が問題でしたが、今ではシステムにアクセスする人はPlanning Analyticsダッシュボードを使用してボタンをクリックするだけで財務バージョンを管理できると述べ、「Planning Analyticsシステム全体からの情報が得られるだけでなく、その情報はRobertson社内のすべての従業員やそれに関係のある他の利害関係者にも示されます」とも言います。
Talbot氏は、Planning Analyticsソリューションが同社の財務報告を移行するための正しい選択であった理由を次のように説明しています。「当社が重視していたのは、データの統合でした。データを一か所に集めて構造化することで、契約全体とビジネス全体に関するデータを一貫した方法でレポートできる体制づくりを目指していました。さらに期間に関係なく、実績と予算のデータと予測を結合することも重要でした」
Spitfire Analytics社とのパートナーシップについて、Talbot氏は「Simon社とSpitfire社はこのソフトウェアに非常に情熱を傾けており、当社からの絶え間ない質問にも真摯に対応してくれます。本当に素晴らしいパートナーシップであり、この関係が長く続くことを願っています」さらに同氏は、IBM自体も同社からの問い合わせに迅速に対応してくれるため、IBMのクラウド・ソフトウェアを信頼できるとも指摘しています。
成果の詳細
正確で迅速な報告サイクル
この変革により、Planning Analyticsのテクノロジーを採用したRobertson Group社は、複数のデータ・ソースを1つの集中化された場所にインテリジェントに融合することで、複雑な分析を自動処理することが可能になりました。結果として予測が簡素化され、会計士はビジネスを促進する付加価値の高いタスクに集中できるようになり、シニア・リーダーは迅速なモデリングと正確な計画シナリオを利用できるようになりました。
「さまざまなシナリオのキャッシュ・フローや、当社が使い始めたwhat-ifシナリオをモデル化するためのソリューションを非常に素早く見つけることができます」とTalbot氏は言います。同氏によれば、Planning Analyticsソリューションへの移行により短縮できたレポートの作成日数はわずかですが、作成されたデータはすべてのビジネス・レポート・エンティティーから統合されるために信頼性がはるかに高くなり、これは重要な成果だと考えています。「今ではあらゆる種類の重要な報告作業において、Excelに代わってこの計画・報告ツールが使用されています。当社はもうスプレッドシートには戻れません」
同氏は、以前にレポートの数字を見たときに、明らかに正しくない数字を見つけたこともあると付け加えました。保護されていないスプレッドシートで複数のバージョン管理を行うと、重大なエラーが発生する可能性があります。しかしPlanning Analyticsソフトウェアのおかげで、Talbot氏はレポートの数値を信頼できるようになりました。
「財務ディレクターであれば、出された数字は正確であると信頼できなければなりません」と同氏は言います。「堅牢なプロセスにより正しい数値が報告されていると、自信を持てなければならないのです。このアプリケーションならそうした不安はなくなるので、夜はぐっすり眠ることができます」
Talbot氏は、Planning Analyticsソフトウェアがデータの明確化にも役立つと述べています。これによりRobertson Group社は、堅牢なプロセスから得られる正確なデータを利害関係者にタイムリーに提供できるため、利害関係者も報告されたデータの正確性を信頼できます。
同氏はまた、Planning Analyticsテクノロジーへの移行により、経理のコストが削減されたと述べています。このソリューションにより、同社の会計士はスプレッドシートに手作業でデータ入力する必要がなくなり、ビジネス・データの分析や付加価値の高い業務に注意できるようになりました。
また、Planning Analyticsソリューションを採用したことで、成長をサポートするために必要だった財務コントローラーを2人追加する必要もなくなりました。このソリューションを導入すると、時間の経過とともにさらなる労力の節約にもつながります。
Talbot氏は、財務報告がRobertson Group社にこれまで以上に豊富なデータを生成すると述べています。また、このソリューションは組織全体でより広く展開されています。同氏はまた、ファシリティー・マネジメント・ビジネスを含む会社の他の分野でも、Planning Analyticsソフトウェアの使用を検討し始めていると話しています。
Talbot氏は、Robertson Group社が「IBM Planning Analytics Workspaceの検討に入った」と述べています。そして、Bradshaw氏はこう付け加えます。「ユーザーがPlanning Analyticsに登録されるとPlanning Analytics Workspaceが使用可能になり、ロードマップの一部となります。私たちはこれからも、数多くのユーザーがPlanning Analytics Workspaceを利用できるように取り組む予定です」
“ 当社では毎週月曜日に、数時間以内に現金予測を作成します。さらに月曜日の昼休みまでに、前の週の実績と、次の13週間の修正された予測に関するレポートを作成します。つまりごく短時間の間に、毎週の現金報告をしなければならないのです。 ”
— Phil Talbot氏, 財務ディレクター, Robertson Group社
Robertson Group社
1966 年に設立され、スコットランドのスターリングに本社を置くRobertson Group社（ibm.com外部へのリンク）は、家族経営の建設、インフラストラクチャー、サポート・サービスの事業を営む英国最大規模の企業です。同社はお客様とともに、主要なプロジェクトや住宅および商業プロジェクトを含む建物環境全体にわたって投資、開発、建設、および保守を行っています。Robertson Group社は、不動産開発、時間枠の製造、資本プロジェクト、新築住宅建設サービスを提供し、全国のお客様に施設管理も提供しています。同社は約6億ユーロの収益を報告しており、約50の事業単位を維持しており、150以上の契約に一貫して取り組んでいます。
Spitfire Analytics社について
英国のチェシャー州ハンドフォースの株式非公開企業であるSpitfire Analytics社（ibm.com外部へのリンク）は、正確で自動化された計画がいかに財務チームを組織のビジネスの中心に位置付けることができるかを理解している4人の財務の専門家から成るIBMビジネス・パートナーです。同社は、ファイナンシャル・プランニングの重要性に関する詳細な理解と、IBM Planning Analyticsソリューションの実装におけるスキルと経験を組み合わせています。レポート、予算編成、計画、予測、および分析のための計画分析ソフトウェアの設計、実装、管理、およびサポートを専門としています。Spitfire Analytics社は、2016年に設立されました。
次のステップ
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