Robertson Group

Reto de negocio

Robertson Group utilizaba hojas de cálculo en la consolidación, los informes y las previsiones de sus finanzas empresariales. Con 22 conjuntos de informes financieros de tres sistemas diferentes, necesitaba eliminar la entrada manual y mejorar la fiabilidad.

Transformación

Con la ayuda de Spitfire Analytics y el software Planning Analytics basado en TM1,Robertson Group colabora de forma transparente y segura con su equipo financiero y otros departamentos, y produce previsiones e informes rápidos y precisos.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Se necesitaba una base analítica más fiable

La empresa británica de construcción, infraestructura y servicios de mantenimiento Robertson Group dependía principalmente de hojas de cálculo independientes para su consolidación financiera, la creación de informes, las planificaciones y las previsiones. Tuvo que consolidar datos de 22 líneas de negocio que generaban 22 conjuntos de informes financieros de tres sistemas financieros diferentes. La empresa no había invertido en sistemas de información de gestión en varios años.

No se realizaba ninguna automatización de la transferencia de datos, por lo que los datos eran propensos a sufrir daños. La mayoría de las hojas de cálculo se almacenaban en PC locales sin copias de seguridad, y cada una de las más de 1000 hojas de cálculo era una isla de datos.

A medida que la empresa creció, dedicaba un tiempo cada vez mayor a consolidar y elaborar manualmente sus informes de contabilidad. Con tantas versiones y tantas personas haciendo cambios, la gestión de los informes se volvió casi imposible y la precisión de los datos era poco fiable.

Además, el elevado volumen de datos significaba que siete contables altamente cualificados tenían que desviarse de las tareas de gestión de la información más importantes para introducir manualmente datos en las hojas de cálculo durante aproximadamente dos semanas al mes. Esto generaba inevitablemente retrasos y problemas con el control de versiones, provocaba la duplicación del trabajo y dificultaba la gestión de datos.

Phil Talbot, director de finanzas de Robertson Group, señala que la compañía había estado utilizando hojas de cálculo para sus Informes de valor de coste (CVR) mensuales, que son las cuentas detalladas de pérdidas y ganancias (P&L) para cada uno de sus contratos. Los CVR también son una previsión para cada uno de los contratos de la empresa. Hace ocho años, la compañía tenía solo 60 contratos y utilizaba una hoja de cálculo independiente para detallar el rendimiento financiero de cada uno; ahora Robertson Group tiene aproximadamente 150 contratos.

El problema más significativo con el uso de hojas de cálculo era que los usuarios incluían errores con frecuencia, según Talbot. "Eso significaba que alguien tenía que volver a abrirlas, corregirlas y emitirlas", señala. "Y como no era una solución en red, de vez en cuando nos encontrábamos con situaciones en las que el disco duro de alguien se estropeaba, perdíamos el CVR de ese mes y teníamos que empezar de nuevo desde cero".

Talbot añade que como los datos financieros provenían de tantas fuentes y ubicaciones diferentes, su centralización también era un problema. "Obviamente, mejorar y optimizar la hoja de cálculo siempre era difícil, porque había que recopilar datos de 60 contratos individuales en las hojas de cálculo, hacer cambios 60 veces y volver a emitir las hojas de cálculo", afirma. "Los datos en las hojas de cálculo solo se podían ver para ese contrato, por lo que la consolidación de los datos era imposible. Simplemente no era práctico".

Descripción de la transformación

Una solución que sirve como punto de partida

Robertson Group se enfrentaba al reto de tener que introducir manualmente hojas de cálculo que eran revisadas por muchas personas y unidades de negocio diferentes, por lo que necesitaba encontrar una solución automatizada que pudiera gestionarse mejor y liberara el trabajo de sus valiosos contables.

"Lo que queríamos era un sistema en el que pudiéramos centralizar nuestras hojas de cálculo en un único modelo, en una red que pueda utilizarse para distintos contratos", afirma Talbot. "Es necesario que sea escalable porque somos una organización en rápido crecimiento. También es necesario que sea flexible, para que podamos hacer cambios en ese modelo a medida que pasa el tiempo para garantizar una mejora y optimización continuas. Y necesitábamos hacerlo sin disrupciones en el negocio".

Con este fin, Robertson Group recurrió a Spitfire Analytics para llevar a cabo una prueba de concepto (POC). La empresa probó una sencilla aplicación de consolidación utilizando el software Planning Analytics. La idea era crear un modelo que pudiera recopilar datos del negocio de la construcción, junto con la media docena de otras unidades de negocio que gestionan las finanzas de la empresa y se encargan de sus transacciones financieras, agregarlos e informar del rendimiento financiero de todo el grupo.

"El resultado fue excelente y todavía se está utilizando a día de hoy", dice Talbot. "Ahí es donde empezamos y hemos aumentado el número de aplicaciones en el sistema, la mayor de las cuales es nuestro modelo de banco de datos, que es un flujo de efectivo resumido de balance de pérdidas y ganancias para nuestros contratos individuales".

Talbot señala que Spitfire Analytics ayudó a Robertson Group a adoptar el software IBM Planning Analytics en IBM Cloud. Explica que la decisión se basó en el hecho de que la empresa estaba usando un servidor local en una ubicación diferente, lo cual no era muy fiable. "Estábamos constantemente frustrados por los problemas de conexión y velocidad", sostiene.

"Nosotros usamos la herramienta Planning Analytics para todas nuestras tareas de informes mensuales, ya sean informes de flujo de efectivo, informes del rendimiento real del contrato o del rendimiento empresarial, así como la planificación o la previsión de ganancias en efectivo y las previsiones de balance", añade Talbot.

Simon Bradshaw, director general de Spitfire Analytics, señala que mientras que el control de versiones de las hojas de cálculo solía ser un problema, ahora alguien que entra en el sistema puede gestionar versiones financieras con solo una pulsación utilizando el panel de control de Planning Analytics. "Se obtiene información de todo el sistema de Planning Analytics y así es como se presenta a todos en Robertson o a las partes interesadas".

Talbot explica por qué la solución Planning Analytics fue la elección adecuada para la transición de los informes financieros de su empresa: "Para nosotros, la conexión de los datos era fundamental. Se trata de reunir los datos en un mismo lugar y estructurarlos de manera que se pueda informar sobre ellos en todos los contratos, entre diferentes áreas de negocio, de forma coherente. También se trata de unir datos reales, datos presupuestarios y previsiones, independientemente del período de tiempo".

Sobre la asociación con Spitfire Analytics, Talbot añade: "Simon y Spitfire son unos apasionados del software y responden siempre a nuestras incesantes preguntas. Ha sido una gran asociación y esperamos que continúe". También explica que la propia IBM responde rápidamente a las consultas y que su software en el cloud es fiable.

Descripción de los resultados

Un ciclo de informes más rápido y preciso

En general, la tecnología Planning Analytics ayuda a Robertson Group a fusionar de forma inteligente varios orígenes de datos en una única ubicación centralizada, lo que permite un análisis automatizado y complejo. El resultado neto es que la previsión se simplifica, los contables ahora pueden dedicarse a tareas de más valor añadido que impulsan el negocio, y el personal directivo superior puede aprovechar el rápido modelado y unos escenarios de planificación precisos.

"Podemos encontrar rápidamente soluciones que nos permitan modelar diferentes escenarios de flujos de efectivo y el tipo de escenarios hipotéticos que hemos empezado a utilizar", explica Talbot. Apunta que si bien la transición a la solución Planning Analytics solo ahorra un par de días en la generación de un informe, es un avance importante porque los datos producidos están consolidados desde todas las entidades de informes de negocio, por lo que son mucho más fiables. "La herramienta de planificación e informes ha sustituido a Excel para todo tipo de tareas críticas de informes; ya no podemos volver a las hojas de cálculo".

Añade que cuando antes analizaba las cifras en los informes, encontraba números que no deberían estar ahí. La creación de múltiples versiones en hojas de cálculo no protegidas podía generar errores significativos. Sin embargo, con el software Planning Analytics, Talbot ahora confía en los números.

"Como director financiero, necesitas poder confiar en la precisión de los números", continúa. "Es necesario saber que hay un proceso sólido que garantiza que los números indicados son correctos. Se duerme mejor por la noche sin incertidumbres en las aplicaciones".

Talbot señala que el software Planning Analytics ayuda a que los datos sean más claros. Permite a Robertson Group entregar exactamente lo que necesitan las partes interesadas cuando es necesario, con un proceso sólido detrás que garantiza la precisión de los datos presentados.

También afirma que la transición a la tecnología Planning Analytics ha permitido un ahorro de costes en contabilidad. Con esta solución, la plantilla de contables actual puede dedicar su atención al análisis de datos empresariales y a la entrega de valor a la empresa, en lugar de tener que introducir manualmente datos en hojas de cálculo.

La adopción de la solución Planning Analytics también ha eliminado la necesidad de dos controladores financieros adicionales que antes eran necesarios para apoyar el crecimiento. La introducción de la solución también permitirá un ahorro de mano de obra adicional con el tiempo.

Talbot afirma que los informes financieros generan ahora datos mucho más ricos para Robertson Group que antes. Además, están mucho más desplegados en toda la organización. También comenta que otras áreas de negocio de la compañía, por ejemplo, la de gestión de instalaciones, están también considerando utilizar el software Planning Analytics.

Talbot explica que Robertson Group está empezando a "considerar el uso de IBM Planning Analytics Workspace". Bradshaw añadió que "ahora que el usuario está en Planning Analytics, Planning Analytics Workspace está disponible y forma parte de la hoja de ruta, en breve conseguiremos que los usuarios empiecen a utilizar Planning Analytics Workspace".

Robertson Group

​​Fundada en 1966 y con sede en Stirling, Escocia, Robertson Group (enlace externo a ibm.com) es una de las mayores empresas familiares de construcción, infraestructuras y servicios de mantenimiento del Reino Unido. La compañía, junto con sus clientes, invierte, desarrolla, construye y mantiene todo el ecosistema del edificio, incluidos grandes proyectos y proyectos residenciales y comerciales. Robertson Group ofrece servicios de promoción inmobiliaria, fabricación a plazos, proyectos de capital y construcción de nueva vivienda, y también se encarga de la gestión de instalaciones para clientes a nivel nacional. La compañía tiene unos ingresos aproximados de 600 millones de euros, mantiene alrededor de 50 unidades operativas y trabaja constantemente en 150 o más contratos.

Acerca de Spitfire Analytics Limited

Situada en Handforth, Cheshire (Reino Unido), la empresa privada Spitfire Analytics (enlace externo a ibm.com) es un Business Partner de IBM formado por cuatro profesionales de las finanzas que entienden cómo una planificación precisa y automatizada puede posicionar a un equipo financiero en el centro de la actividad de una organización. La compañía combina su comprensión detallada de la importancia de la planificación financiera con habilidades y experiencia en la implementación de la solución IBM Planning Analytics. Se especializa en el diseño, la implementación, la gestión y el soporte del software Planning Analytics para informes, presupuestos, planificaciones, previsiones y análisis. Spitfire Analytics se fundó en 2016.

Componentes de la solución

• Cloud & Data Platform
• Planning Analytics

Dé el siguiente paso

Si desea obtener más información sobre las soluciones de IBM presentadas en este caso, puede ponerse en contacto con su representante de IBM o Business Partner de IBM.