King Living Pty. Ltd.

Reto de negocio

Tras su reciente crecimiento mundial, King Living Pty. Ltd. tenía dificultades para compilar sus informes financieros rutinarios. Además, con demasiada frecuencia, estos registros presentaban cifras obsoletas.

Transformación

La compañía, en colaboración con Octane, lanzó una plataforma de informes centralizada que reunía datos financieros y de ERP de todos los departamentos y continentes.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Expansión global

Conocido en toda Australia como uno de los principales distribuidores de muebles para el hogar, King Living capitalizó ese éxito ampliando sus operaciones globalmente en los últimos 18 meses y estableciendo nuevas salas de exhibición de muebles en Singapur, Nueva Zelanda, Malasia, Canadá y China.

Aunque ese cambio consolidó a la compañía como un actor global en el mercado del mueble, también planteó una serie de desafíos para la empresa, específicamente los relacionados con los informes financieros periódicos.

"Todo estaba en Excel", explica Tim Farag, analista sénior de negocios de la compañía. "Pero Excel no podía mantener toda la información de nuestras transacciones. Tuvimos que consolidar diferentes hojas de cálculo y convertir de otras monedas a AUD. Se necesitaba mucho tiempo para extraer la información y, con tantos pasos manuales, había diferentes trampas en las que podíamos caer. A veces, no sabíamos si los datos que estábamos presentando eran fiables".

"Cada vez era más difícil proporcionar rápidamente la información solicitada por nuestro propietario y CEO", añade Rajnesh Prasad, director global de finanzas de King Living. "Preparamos paquetes de informes mensuales para nuestros directivos. Presentamos informes sobre las ramas de fabricación y ventas. Y cada vez que había un pequeño cambio, teníamos que volver a ejecutar todas las consultas".

Para gestionar mejor este crecimiento y fortalecer las capacidades de previsión y presupuesto, la compañía empezó a buscar una nueva plataforma de informes. "Necesitábamos una herramienta que pudiera medir el rendimiento y ofrecer los datos que necesitaba nuestro equipo de dirección para tomar las decisiones correctas", aclara Farag. "Necesitábamos poder responder a preguntas como, por ejemplo, si debíamos abrir una nueva tienda o sala de exposiciones en un determinado país, en una determinada ubicación. O si debíamos posponerlo debido al rendimiento actual".

Descripción de la transformación

Cantidades conocidas

Después de considerar distintas opciones, King Living optó rápidamente por estandarizar la elaboración de informes de back office con el software IBM® Planning Analytics.

"Queríamos tener una única fuente de verdad", explica Prasad. "Ahora somos una compañía global y necesitábamos una visión global de nuestro negocio. Había trabajado con Planning Analytics antes. Es una herramienta conocida mundialmente en el entorno financiero y sabía que podía darnos lo que necesitábamos".

Para configurar la nueva arquitectura de informes, Prasad recurrió a otros colaboradores de confianza, los especialistas en business intelligence de IBM Business Partner Octane Software Solutions. "Había trabajado con ellos antes también", explica. "Octane entendió nuestras necesidades y nuestro negocio rápidamente. Sabía que con ellos conseguiríamos el ahorro y la calidad que necesitábamos".

El equipo de Octane empezó por una serie de talleres de descubrimiento para comprender mejor los procesos y requisitos actuales del cliente. A partir de estas discusiones, Octane desarrolló un plan para automatizar varias tareas comunes y agilizar la elaboración de informes.

Además de desplegar el software de IBM, Octane también configuró un panel de control de ventas que ofrece una visión directa de la plataforma SAP ERP recientemente actualizada de la empresa, lo que permite planificar informes periódicos o generar consultas ad hoc que pueden analizar y organizar los datos de diversas maneras.

"Se puede dividir y fragmentar como se prefiera", añade Farag. "Por producto. Por categoría. Tenemos paquetes de informes de ventas que pueden comparar ubicaciones, metros cuadrados y afluencia de público. Tenemos informes de nóminas, por lo que podemos ver las horas semanales por persona".

Continúa: "Tenemos informes ad hoc. Podemos desglosar toda la información por día, semana, mes y año, toda esta información financiera que debemos analizar continuamente. Además, podemos aplicar toda esta información al presupuesto, lo que también implica Planning Analytics. Podemos comparar lo que estamos haciendo actualmente con lo que hemos hecho en el pasado".

Descripción de los resultados

Datos correctos. Ahora mismo.

Esta elaboración de informes optimizada permite que la información esté disponible más fácilmente para los responsables de la toma de decisiones clave y ha reducido las cargas de trabajo asociadas. "Por ejemplo," continúa Prasad, "preparamos un informe de ROI por empleado para el que antes necesitábamos una semana. Ahora se crea en cinco minutos".

"Del mismo modo —añade Farag—, el paquete de informes mensual dirigido al CEO ahora se crea en Planning Analytics. Antes requería tres días, si todo iba bien. Y no eran datos en tiempo real. Ahora, se puede crear en medio día. Y son datos en tiempo real, por lo que un cambio de última hora se puede actualizar rápidamente".

Continúa: "Esto nos da más tiempo para analizar las cifras en lugar de prepararlas. Con el software de IBM, podemos estar más seguros de que las cifras que estamos viendo son correctas".

Con unos datos de ERP y financieros globales accesibles y digeribles más fácilmente, King Living está mejor preparado para la previsión, la planificación de presupuestos y las discusiones relacionadas sobre el crecimiento.

"Octane nos ofrecía justo lo que necesitábamos", concluye Prasad. "Ahora, con Planning Analytics, podemos extraer datos financieros consolidados de todo el grupo en una página con solo pulsar un botón".

King Living Pty. Ltd.

Fundada en 1977, King Living (enlace externo a ibm.com) es uno de los principales diseñadores y distribuidores de muebles en Australia. La compañía, especializada en muebles modernos para el hogar, tiene su sede en Sídney y actualmente gestiona 15 salas de exposición en todo el país. En los últimos años, la compañía también ha establecido salas de exposición globales en Singapur, Malasia, Canadá, China y Nueva Zelanda.

Acerca de Octane Software Solutions

Octane (enlace externo a ibm.com) ofrece soluciones de gestión de rendimiento y business intelligence en la región de Asia-Pacífico. La firma, con sede en Sídney, Australia, también ofrece servicios relacionados de consultoría, formación y comprobación de estado.

Componente de la solución

• Planning Analytics

Dé el siguiente paso

Para obtener más información acerca de la solución de IBM de este caso, póngase en contacto con su representante de IBM o con su IBM Business Partner.

Para obtener más información sobre sus soluciones de business intelligence y ver lo que Octane Software Solutions puede hacer por usted, visite: Octane (enlace externo a ibm.com).