Come costruire una checklist per la manutenzione preventiva

Creare una solida checklist per la manutenzione preventiva aiuta le organizzazioni a passare da pratiche di manutenzione obsolete e reattive verso tattiche più moderne e proattive .

Le checklist per la manutenzione preventiva sono utilizzate principalmente nei settori della gestione delle strutture, della produzione, della sanità e dei trasporti per aiutare i team di manutenzione a individuare i problemi in anticipo prima che causino guasti all'attrezzatura. Quando si combinano con strumenti e software moderni per la manutenzione predittiva, le checklist per la manutenzione preventiva aiutano ad aumentare l'efficienza, ridurre i tempi di inattività e prolungare i cicli di vita degli asset.

La manutenzione preventiva (PM) è una strategia di manutenzione proattiva che aiuta a prevenire guasti imprevisti alle attrezzature e tempi di inattività. È classificata come un tipo di manutenzione programmata ed è un componente chiave di efficaci programmi di gestione delle strutture. È ampiamente utilizzata in una vasta gamma di settori, ovunque le aziende necessitino di asset grandi e complesse come parte integrante dei processi core business.  

A livello aziendale, i piani di manutenzione preventiva sono tipicamente più ampi rispetto ai singoli piani di manutenzione degli asset e spesso prevedono la manutenzione di un'intera struttura di produzione o di un'intera fabbrica. In questo tipo di implementazione, i compiti preventivi includono ispezioni regolari dei sistemi di riscaldamento, ventilazione e condizionamento (HVAC), dei sistemi elettrici e dell'attrezzatura della linea di produzione.

I team di manutenzione moderni che praticano una manutenzione preventiva efficace si affidano a nuove tecnologie come intelligenza artificiale (AI) e Internet of Things (IoT) per semplificare i workflow e aumentare l'efficienza. Questi strumenti permettono ai professionisti di identificare e risolvere proattivamente i problemi prima che comportino riparazioni costose o interrompano la produzione.

La manutenzione preventiva e la manutenzione predittiva sono simili in quanto condividono l'obiettivo di riparare proattivamente gli asset prima che si guastano, ma differiscono nel modo in cui vengono programmate le attività di manutenzione.

• La manutenzione preventiva si basa su orari predeterminati, sull'esecuzione delle attività di manutenzione in base alle raccomandazioni del produttore e ad altri fattori.
• La manutenzione predittiva utilizza il condition monitoring (CM)in tempo reale, spesso con funzionalità di AI, per determinare quando programmare le attività di manutenzione.

Le organizzazioni tipicamente utilizzano queste best practice per creare solide checklist per la manutenzione preventiva.

Il primo passo per implementare una checklist per la manutenzione preventiva è fare l'inventario di tutti gli asset che richiedono la manutenzione. Ecco un elenco di alcuni asset che vengono frequentemente mantenuti con procedure di manutenzione preventiva:

• Sistemi HVAC
• Caldaie
• Sistemi elettrici
• Ascensori
• Allarmi antincendio
• Estintori
• Sistemi antincendio
• Strutture del tetto
• Sistemi di illuminazione
• Infrastruttura idraulica
• Sistemi di riscaldamento
• Sistemi di allarme

Dopo che un'organizzazione ha creato un elenco degli asset di sua proprietà, i tecnici esaminano le raccomandazioni del produttore per ciascun asset per stabilire procedure adeguate. Alcuni esempi di raccomandazioni del produttore che si applicano in genere durante questa fase includono:

• Frequenze di ispezione
• Programmi di sostituzione
• Requisiti di lubrificazione
• Procedure di pulizia
• Precauzioni di sicurezza

Oltre alle attività di manutenzione ordinaria stabilite durante la prima fase della checklist, i team devono identificare eventuali ulteriori attività di manutenzione critiche applicabili.

Ad esempio, HVAC, impianti elettrici e altri asset complessi dispongono di molti componenti critici, come filtri dell'aria, linee refrigeranti, interruttori automatici e bobine del condensatore. Questi elementi devono essere regolarmente ispezionati e sostituiti per mantenere la funzionalità degli asset.

Garantire la sicurezza dei lavoratori è anche un compito di manutenzione critico. Ecco alcuni modi in cui le organizzazioni danno priorità alla sicurezza dei lavoratori e garantiscono l'integrità degli edifici e delle strutture in cui lavorano:

• Ispezione dei tetti
• Seguire i requisiti relativi ai dispositivi di protezione individuale (DPI)
• Esercitarsi nelle procedure di lockout/tagout
• Valutazione dell'integrità del silicone
• Esame della segnaletica
• Controllo della presenza di buche
• Eseguire una regolare manutenzione del landscape

Per monitorare costantemente il proprio lavoro, i team di manutenzione devono utilizzare documentazione e un framework su come le informazioni di manutenzione vengono registrate, memorizzate e su come vi viene effettuato l'accesso. La standardizzazione aiuta a ridurre gli errori di immissione dei dati e a migliorare l'accuratezza dei report nel tempo, oltre a semplificare l'impostazione e il monitoraggio dei benchmark.

Per creare campi di documentazione standardizzati, i team possono seguire questi semplici passaggi:

• Definire i campi dati: ogni registro di manutenzione deve contenere le stesse informazioni (ad esempio, numero identificativo dell'asset, sede o numero dell'ordine di lavoro). Quando i campi catturano diversi tipi di dati, possono ostacolare strategie di modernizzazione come la trasformazione digitale e l'adozione di un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS).
• Attenersi alle convenzioni di denominazione standardizzate: gli utenti devono sempre etichettare i nomi delle asset, le categorie e i codici di errore secondo le stesse convenzioni. Ad esempio, l'Asset A o Cintura rotante del ventilatore 1 dovrebbe essere etichettato allo stesso modo in tutti i campi e i record di dati.
• Affidarsi ai menu a tendina predefiniti anziché ai campi di testo libero: i campi di testo libero sono campi di documentazione in cui gli utenti possono digitare ciò che desiderano. Questo aspetto può portare a pratiche incoerenti e a campi dati poco definiti. Al contrario, i menu dovrebbero offrire opzioni predefinite come "guasto al cuscinetto" o "problema di lubrificazione" tra cui scegliere durante la documentazione del lavoro.

Sempre più spesso, le organizzazioni di manutenzione moderne si affidano a un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) per monitorare le checklist della manutenzione preventiva. Un CMMS è una soluzione software che aiuta le organizzazioni ad automatizzare e migliorare le operazioni di manutenzione principali e a documentare accuratamente la loro attività.

Un CMMS dotato di software di manutenzione preventiva può generare automaticamente ordini di lavoro, programmare ispezioni visive e monitorare i tassi di completamento per le attività di manutenzione preventiva. Digitalizzando le checklist per la manutenzione preventiva, le organizzazioni possono migliorare la visibilità, ridurre le attività amministrative e semplificare i processi inefficienti.

Lo sviluppo di una lista di controllo è solo il primo passo. Per essere efficaci, le organizzazioni devono addestrare i team di manutenzione a utilizzare la checklist e impostare e monitorare i principali indicatori chiave di prestazioni (KPI) per misurare l'efficacia.

Le checklist per la manutenzione preventiva richiedono ai lavoratori di comprendere lo scopo di ogni elemento della lista e come il loro lavoro specifico possa influenzarlo. La formazione sulle liste di controllo per la manutenzione preventiva prevede in genere:

• Recensione delle procedure di ispezione adeguate e degli asset, delle parti e dei componenti coperti
• Formazione sui requisiti di lockout/tagout per garantire la sicurezza dei lavoratori
• Formazione sugli strumenti CMMS, incluso l'inserimento corretto dei dati, i controlli del dashboard e la documentazione

Per essere efficaci, le attività di manutenzione preventiva devono essere collegate a singoli ordini di lavoro e integrate in un CMMS. Questo aspetto può essere impegnativo per le organizzazioni i cui lavoratori hanno conservato manualmente i registri per la maggior parte della loro carriera.

Formare i lavoratori a integrare i compiti di manutenzione con gli ordini di lavoro e l'uso di strumenti CMMS moderni per il monitoraggio migliora i tassi di completamento e aiuta a garantire che le attività di manutenzione vengano completate.

Gli indicatori chiave delle prestazioni (KPI) sono metriche utilizzate dalle organizzazioni per valutare il successo delle attività aziendali critiche. KPI di manutenzione comuni per i programmi di manutenzione preventiva includono il tempo di inattività, la frequenza dei guasti dell'attrezzatura, i costi di manutenzione, la durata di vita dell'asset e i tassi di completamento degli ordini di lavoro.

Un CMMS può monitorare tutte queste metriche per migliorare l'accuratezza e rendere la disciplina più visibile in tutta l'organizzazione.

Le organizzazioni che implementano checklist strutturate per la manutenzione preventiva ottengono numerosi vantaggi operativi. Ecco alcuni dei più documentati:

• Riduzione dei tempi di inattività: i tempi di inattività non pianificati interrompono regolarmente i processi aziendali e costano alle imprese milioni di euro. In vari settori, i tempi di inattività non pianificati costano fino a 260.000 USD all'ora, circa il 35% in più al minuto rispetto ai tempi di inattività pianificati.¹ Eseguire ispezioni di routine come parte di un rigoroso piano di manutenzione preventiva aiuta i team di manutenzione a individuare i problemi prima che causino guasti agli asset e tempi di inattività non pianificati.

• Riduzione dei costi di manutenzione: le checklist per la manutenzione preventiva contribuiscono a ridurre i costi di manutenzione, limitando le riparazioni di emergenza e gli episodi di interruzione del lavoro. Le riparazioni di emergenza sono spesso più costose delle attività di manutenzione pianificate. Creare una solida checklist per la manutenzione preventiva aiuta i team di manutenzione ad affrontare i problemi minori prima che causino guasti all'attrezzatura e danni all'asset.

• Cicli di vita degli asset più lunghi: gli asset che ricevono manutenzione ordinaria come parte di una lista di controllo per la manutenzione preventiva in genere durano più a lungo di quelli sui piani di manutenzione reattiva o per guasti. La lubrificazione, la pulizia e l'ispezione regolari dei componenti aiutano ad aumentare le prestazioni degli asset e possono prolungare la vita utile.

• Maggiore sicurezza dei lavoratori: le checklist per la manutenzione preventiva aiutano le organizzazioni a identificare precocemente i rischi per la sicurezza e ad agire prima che causino condizioni di lavoro non sicure. Testando regolarmente una vasta gamma di attrezzature di sicurezza, come allarmi antincendio, rilevatori di fumo, sistemi di soppressione incendio, impianti elettrici, ringhiere e corrimano, i team di manutenzione che seguono una checklist per la manutenzione preventiva possono creare un ambiente di lavoro più sicuro.

• Maggiore conformità: le checklist per la manutenzione preventiva aiutano le organizzazioni a rimanere conformi a una serie di linee guida, comprese le normative di sicurezza, ambientali e operative. Ispezioni documentate di attrezzatura strettamente controllata come ascensori, caldaie, sistemi di allarme e dispositivi di protezione personale (DPI) aiutano a dimostrare la conformità durante audit e ispezioni.

• Best practice di gestione degli asset aziendali: le checklist di manutenzione preventiva supportano la gestione degli asset aziendali (EAM) fornendo documentazione standardizzata e dati sulle prestazioni per gli asset critici. Col tempo, le organizzazioni che raccolgono e analizzano dati sugli asset come parte della loro checklist per la manutenzione preventiva possono ottenere preziosi insight su ogni fase del ciclo di vita dell'asset.