Che cos'è la manutenzione di emergenza?

A differenza di altri approcci di gestione della manutenzione, la manutenzione di emergenza non prevede una manutenzione regolare o attività di manutenzione di routine progettate per prevenire il guasto degli asset.

Quando un'attrezzatura si guasta in un programma di manutenzione di emergenza, un tecnico riparatore diagnostica il problema e crea un ordine di lavoro. Mentre altri approcci di manutenzione si basano su monitoraggio basato sulle condizioni (CBM) in tempo reale e analytics predittiva, la manutenzione di emergenza è interamente guidata dagli eventi: i lavori di manutenzione iniziano solo dopo che un asset ha fallito.

La manutenzione di emergenza è uno degli approcci più antichi e semplici alla gestione degli asset ed è ancora molto utilizzata in molti settori. Gli ambienti industriali, i magazzini, le struttura sanitarie, le infrastrutture di utility e le flotte di trasporto utilizzano tutti i metodi di manutenzione di emergenza in caso di guasto come parti fondamentali della loro strategia di manutenzione. Secondo un recente rapporto, solo negli ambienti industriali, la manutenzione di emergenza era la strategia principale per il 38% dei team di manutenzione.¹

Sebbene la manutenzione di emergenza sia spesso associata negativamente a tempi di inattività non pianificati e manutenzione d'emergenza, può comunque essere uno strumento altamente efficace se utilizzato strategicamente. I team di manutenzione forti si affidano a programmi di manutenzione proattiva per gli asset più critici e utilizzano la manutenzione di emergenza per le attrezzature non critiche.

Un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) è una soluzione software progettata per automatizzare e migliorare aspetti dei moderni programmi di manutenzione. Con l'ascesa dell'intelligenza artificiale (AI), del machine learning (ML) e dell'Internet of Things (IoT), gli strumenti CMMS sono diventati centrali in molte strategie di manutenzione.

In un programma di manutenzione di emergenza, il software CMMS tiene traccia di quali asset sono presenti in piani run-to-failure e quali devono essere sottoposti a manutenzione regolare utilizzando un altro tipo di manutenzione.

Ecco alcune delle attività di manutenzione di emergenza che gli strumenti CMMS possono migliorare:

• Generazione degli ordini di lavoro
• Ricambi e gestione dell'inventario
• Analisi dei dati di manutenzione
• Documentazione delle procedure di manutenzione
• Ottimizzazione dei workflow

La manutenzione di emergenza è strettamente correlata a un altro tipo di manutenzione nota come manutenzione correttiva, ma ci sono differenze fondamentali tra i due.

Sebbene la manutenzione di emergenza sia necessaria solo quando un'attrezzatura si guasta, la manutenzione correttiva può essere utilizzata durante l'intero ciclo di vita del ciclo di vita dell'asset. Inoltre, la manutenzione correttiva si concentra in genere su asset che necessitano di riparazioni meno gravi rispetto a quelli che richiedono manutenzione di emergenza. Infine, a differenza della manutenzione di emergenza, la manutenzione correttiva raramente causa tempi di inattività non pianificati.

Entrambi gli approcci differiscono significativamente dalla manutenzione proattiva, una strategia di manutenzione che include tattiche preventive e manutenzione predittiva per prevenire completamente i guasti degli asset.

Il processo di manutenzione di emergenza è relativamente semplice rispetto ad altri tipi di manutenzione più avanzati. Diamo uno sguardo più ravvicinato a ciascun passaggio.

Le riparazioni di manutenzione di emergenza iniziano quando gli operatori identificano un asset malfunzionante.

Un tecnico diagnostica il problema in modo più dettagliato e documenta il malfunzionamento. Il tecnico crea un ordine di lavoro, in genere utilizzando uno strumento CMMS e descrive il problema in dettaglio al team di manutenzione.

A seconda della criticità dell'asset danneggiato, il team di manutenzione deve decidere se ripararlo immediatamente utilizzando procedure di manutenzione d'emergenza o programmarlo per una riparazione successiva.

La valutazione della criticità degli asset è una delle parti più importanti della manutenzione di emergenza perché quando un pezzo di attrezzatura non critico si guasta, molti asset possono continuare a funzionare senza interruzioni. Ad esempio, la sostituzione delle lampadine in una struttura di stoccaggio dopo che si sono fulminate rappresenta un rischio minimo o nullo per le operazioni di core business, quindi la manutenzione delle lampadine viene solitamente eseguita utilizzando un approccio run-to-failure.

Durante la fase di riparazione della manutenzione di emergenza, i tecnici diagnosticano la causa principale del guasto dell'attrezzatura e sostituiscono o riparano i componenti danneggiati.

Le procedure di manutenzione tipiche durante questa fase includono ispezioni, test e smontaggio per isolare e risolvere i problemi. Altre attività di manutenzione durante la fase di riparazione includono la sostituzione dei cuscinetti usurati, il serraggio o allentamento dei bulloni e persino la ricostruzione dell'intero sistema di produzione quando necessario.

La gestione strategica dell'inventario e i pezzi di ricambio svolgono un ruolo importante durante la riparazione, spesso supportati da un CMMS per aiutare a distribuire parti e componenti in base alla criticità dell'asset.

Prima di rimettere l'asset in servizio, i tecnici testano e documentano accuratamente la sua funzionalità, valutando i dati di manutenzione sia prima che dopo la riparazione per assicurarsi che funzioni correttamente.

Gli strumenti CMMS contribuiscono a ottimizzare le future strategie di manutenzione durante questa fase, raccogliendo e analizzando lo storico delle prestazioni degli asset per aiutare gli operatori a identificare modelli e ad evitare tempi di inattività non pianificati.

Esistono due tipi principali di manutenzione di emergenza: la manutenzione di emergenza non pianificata e quella pianificata. Le organizzazioni devono avere una comprensione approfondita di ciascuna per creare una strategia di manutenzione efficace.

La maggior parte dei piani di manutenzione classifica la manutenzione non pianificata come una forma di manutenzione reattiva e la utilizza in modo strategico quando il costo del tempo di inattività dell'asset dovuto alla riparazione supera il costo del guasto dell'asset.

I programmi di manutenzione di successo utilizzano manutenzione di emergenza solo quando l'attrezzatura si guasta inaspettatamente e richiede un'attenzione immediata. In situazioni di riparazione d'emergenza, i tecnici spesso hanno poco o nessun preavviso prima del guasto dell'attrezzatura, quindi le squadre di manutenzione devono addestrarsi per rispondere rapidamente e minimizzare il tempo di inattività.

Le procedure di manutenzione di emergenza possono risultare costose quando comportano arresti degli impianti, costi per lavoro straordinario e approvvigionamento di pezzi di ricambio. Sono più destabilizzanti quando una riparazione d'emergenza colpisce un asset critico come un nastro trasportatore in uno stabilimento di produzione di cui l'organizzazione ha bisogno per le sue operazioni principali.

Poiché i tempi di inattività possono aumentare i costi di riparazione e aumentare la probabilità di interruzioni operative, i team di manutenzione devono bilanciare le attività di manutenzione di emergenza con approcci proattivi, preventivi e di manutenzione predittiva.

La manutenzione di emergenza pianificata, detta anche manutenzione run-to-failure intenzionale, è più strategica ed economicamente vantaggiosa rispetto alla manutenzione di emergenza non pianificata.

Utilizzando un approccio pianificato, le organizzazioni permettono alle attrezzature non critiche di funzionare fino al guasto perché è più conveniente rispetto a ripararle proattivamente. Questo approccio di manutenzione è più efficace con asset a basso costo e non critici che non influenzano i risultati economici di un'organizzazione.

La manutenzione di emergenza pianificata aiuta a ridurre le attività di manutenzione non necessarie e ad allocare meglio le risorse verso gli asset critici. Tuttavia, richiede più coordinamento rispetto alla manutenzione non pianificata, che può rappresentare un ostacolo per organizzazioni meno mature.

I programmi di manutenzione secondo un approccio pianificato dovrebbero includere ispezioni regolari per garantire che i guasti non creino rischi per la sicurezza o gravi interruzioni operative. Inoltre, i tecnici devono avere familiarità con gli strumenti software CMMS in grado di valutare e determinare quali asset sono appropriati per la manutenzione a basso costo, run-to-failure.

Nonostante sia nota per causare tempi di inattività e frequenti interruzioni operative, la manutenzione di emergenza può comunque essere uno strumento efficace se usata correttamente.

Ecco un approfondimento su alcuni dei suoi vantaggi:

• Riduzione dei costi iniziali di manutenzione: la manutenzione di emergenza aiuta le organizzazioni a ridurre la spesa iniziale in manodopera, strumenti e amministrazione richiesti dai programmi di manutenzione preventiva e proattiva. La manutenzione run-to-failure è anche una strategia di manutenzione altamente economica in situazioni in cui il costo di sostituzione di un asset è inferiore rispetto a un'ispezione e riparazione di routine, e il rischio per le operazioni complessive dell'azienda in caso di guasto è basso.
• Operazioni di manutenzione semplificate: la manutenzione di emergenza può aiutare a semplificare le operazioni di manutenzione perché non richiede una pianificazione o un monitoraggio approfondito dei sistemi. I team possono ridurre le attività di manutenzione ordinaria o eliminarle come parte di un efficace piano di manutenzione di emergenza, riducendo il costo delle parti e della manodopera e limitando le interruzioni del flusso di lavoro.
• Maggiore utilizzo degli asset: gli asset che operano secondo un modello run-to-failure mantengono il loro valore per l'organizzazione per tutta la loro vita utile. Invece di sostituire prematuramente parti e componenti, la manutenzione di emergenza garantisce che le aziende ne ricavano il massimo valore prima che vengano ritirati. Questo approccio contribuisce a ottimizzare gli aspetti delle prestazioni del ciclo di vita degli asset, in particolare per attrezzature a basso costo e a basso rischio, con tempistiche di guasto prevedibili.
• Meno compiti di manutenzione inutili: sebbene la manutenzione preventiva abbia molti vantaggi, spesso porta a un arretrato di compiti di manutenzione di routine ridondanti e inutili. Ad esempio, i componenti che hanno ancora una notevole durata residua possono essere sostituiti inutilmente in un approccio preventivo. La manutenzione di emergenza impedisce che ciò accada, garantendo che i lavori di manutenzione avvengano solo quando un'attrezzatura si guasta.

Sebbene la manutenzione di emergenza possa essere uno strumento efficace in una strategia di manutenzione equilibrata, presenta rischi significativi di cui le organizzazioni dovrebbero essere consapevoli:

• Tempi di inattività imprevisti: uno dei motivi principali per cui le organizzazioni esitano ad adottare la manutenzione di emergenza è rappresentato dai tempi di inattività imprevisti. Quando l'attrezzatura si guasta inaspettatamente, può causare l'interruzione completa delle operazioni aziendali. I tempi di inattività inaspettati danneggiano la produttività, riducono l'efficienza operativa e possono causare danni diffusi alla reputazione. Secondo un recente rapporto, i tempi di inattività non pianificati costano alle aziende industriali almeno 10.000 USD all'ora e possono arrivare fino a 500.000 USD all'ora.²
• Costi di riparazione più elevati: le attività di manutenzione di emergenza di solito costano più delle attività di manutenzione programmata. Quando un asset si guasta improvvisamente, può comportare costi di riparazione imprevisti come manodopera d'emergenza e spedizione accelerata di pezzi di ricambio. Se l'asset si guasta in modo catastrofico, può interrompere le operazioni per giorni o addirittura mesi, aumentando esponenzialmente i costi di riparazione.  
• Rischi per la sicurezza: i guasti improvvisi alle attrezzature possono creare seri rischi per la sicurezza dei lavoratori e danneggiare magazzini, impianti di produzione e altre strutture. Ad esempio, il malfunzionamento dei macchinari industriali e i guasti agli impianti elettrici e ai dispositivi pressurizzati possono esporre i dipendenti a condizioni pericolose. Poiché la manutenzione di emergenza si concentra sulla reazione ai guasti piuttosto che sulla prevenzione, può essere difficile addestrare i team di manutenzione per la varietà di situazioni che possono incontrare durante le riparazioni d'emergenza.
• Asset con durata di vita ridotta: i guasti ripetuti riducono la durata di vita complessiva della maggior parte degli asset, anche di quelli a basso costo. Far funzionare l'attrezzatura fino al guasto può accelerare l'usura, aumentare lo stress su sistemi complessi e creare guasti a cascata. Le organizzazioni che devono estendere il ciclo di vita degli asset il più a lungo dovrebbero evitare la manutenzione di emergenza e concentrarsi invece su programmi di manutenzione preventiva e predittiva .
• Interruzioni del workflow: la manutenzione di emergenza spesso interrompe la continuità del workflow, bloccando i programmi di produzione e complicando le operazioni, soprattutto quando viene applicata in modo errato ad asset critici. Quando gli asset critici si guastano, le interruzioni possono attraversare un'intera supply chain, fermando le operazioni aziendali fino a quando l'asset non viene riparato.

Nonostante i suoi limiti, le operazioni di manutenzione moderne si affidano ancora alla manutenzione di emergenza per aspetti chiave delle loro strategie di manutenzione complessive.

Ecco alcuni esempi di manutenzione di emergenza in diversi settori:

• Sistemi di illuminazione: la maggior parte delle organizzazioni gestisce i sistemi di illuminazione utilizzando un approccio run-to-failure, poiché le lampadine non sono componenti critici e la loro sostituzione è economica. La manutenzione di emergenza in caso di guasto garantisce che le lampadine nei magazzini, negli edifici per uffici e in altre strutture funzionino fino alla fine della loro vita utile e vengano prontamente sostituite.
• Componenti di produzione: nel settore manifatturiero, i tecnici applicano la manutenzione di emergenza alla maggior parte delle parti e dei sistemi delle macchine che non influiscono direttamente sull'output di produzione. Ad esempio, i team di gestione delle strutture spesso permettono di funzionare unità secondarie come ventilatori di ventilazione o cinture di backup fino al guasto, perché ripararle o sostituirle è facile ed economico.
• Flotte di veicoli: i gestori delle flotte si affidano alla manutenzione run-to-failure per tutti i veicoli che si avvicinano alla fine del loro ciclo di vita utile. Invece di investire pesantemente nella manutenzione proattiva, gli operatori spesso riservano pezzi e componenti di ricambio ai veicoli più recenti, poiché i costi di riparazione importanti possono superare il loro valore di ricambio.
• Apparecchiature IT non critiche: negli ambienti IT, i manager utilizzano la manutenzione di emergenza per mantenere hardware periferico come tastiere, monitor e stampanti. Tuttavia, gli ecosistemi IT sono altamente interconnessi e i responsabili della manutenzione che si affidano troppo alla manutenzione di emergenza rischiano guasti alle attrezzature che possono causare un effetto a cascata e influire su altri ecosistemi e hardware.
• Utility e infrastrutture energetiche: sebbene i fornitori di energia evitino tipicamente la manutenzione di emergenza per asset critici, spesso si affidano a essa per servire quelli meno critici. Gli esempi di asset che le aziende di servizi pubblici e il settore energetico mantengono con un piano run-to-failure includono i sistemi di backup non essenziali, i display per il monitoraggio remoto delle condizioni e i vecchi trasformatori.