Cos'è la gestione della manutenzione?

Le strategie di manutenzione si basano su diversi tipi di attività di manutenzione per raggiungere i loro obiettivi, inclusa la prevenzione dei tempi di inattività delle attrezzature e la generazione di risparmi sui costi.

In un certo senso, la gestione della manutenzione è un tipo di gestione degli asset aziendali (EAM) perché coinvolge direttamente la manutenzione di asset fisici come le strutture.

Tuttavia, c'è una differenza. L'EAM monitora le prestazioni degli asset per tutto il ciclo di vita dell'asset, inclusa la sua storia iniziale, come l'acquisizione. Un programma di gestione della manutenzione si concentra maggiormente sulle fasi avanzate del percorso di vita di quell'asset. Un aspetto importante è decidere cosa serve per prolungare in modo efficace la longevità della struttura e le prestazioni dell'attrezzatura durante questi periodi.

Se non vengono adeguatamente mantenuti, gli asset come le strutture possono rapidamente svalutarsi. Questo aspetto è uno dei motivi che rendono la gestione della manutenzione un business enorme.

Ogni anno, quando i commercialisti aziendali calcolano le finanze durante le revisioni aziendali annuali, il totale degli asset di un'organizzazione viene incluso in tali calcoli. Le aziende che possiedono asset fisici avvertono una notevole pressione economica nel mantenere tali asset in buone condizioni, in modo che tali asset possano essere registrati come aventi il valore più alto possibile.

È difficile ottenere una stima completa di quanto aziende e privati spendano per la gestione della manutenzione a livello globale. Tuttavia, secondo stime "approssimative", le aziende statunitensi investono ogni anno tra i 10 e i 25 dollari per piede quadrato per mantenere gli spazi immobiliari commerciali che hanno costruito o affittato. Estrapolando matematicamente questa cifra, si arriva a centinaia di miliardi spesi ogni anno in costi di manutenzione degli edifici commerciali negli Stati Uniti.

La parola "manutenzione" è qualcosa che quasi tutti comprendono istintivamente, anche se è un termine generico che le persone usano per descrivere un'ampia varietà di attività di manutenzione. Ecco un elenco delle attività di manutenzione più comuni: 

• Pulizia generale degli interni
• Ristrutturazioni correttive degli edifici
• Pulizia profonda dei pavimenti
• Raccolta dei rifiuti
• Iniziative di riciclaggio e sostenibilità
• Lavaggio delle finestre
• Servizio di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria (HVAC)
• Manutenzione idraulica
• Manutenzione del sistema di alimentazione
• Riparazioni della rete elettrica
• Misure di sicurezza antincendio
• Protezione della sicurezza del sito
• Progettazione paesaggistica e del sito
• Routine di manutenzione del terreno
• Gestione delle acque reflue

Inoltre, anche se la cybersecurity potrebbe non sembrare un'aggiunta ovvia a questa lista, funziona come una forma critica di manutenzione proattiva che previene esiti disastrosi.

In molti aspetti, si potrebbe sostenere che la cybersecurity dovrebbe avere una priorità maggiore rispetto a tutte le altre attività citate, soprattutto se pensiamo ad aspetti quali: 

• Le violazioni dei dati possono macchiare la reputazione di un'azienda in un modo che non potrà mai essere completamente ripulito.
• I riscatti informatici possono azzerare i profitti di un'organizzazione più velocemente di un incendio in una struttura.
• Gli attacchi informatici possono prendere di mira il sistema elettrico di una struttura e mettere a rischio l'accesso alle reti elettriche.

Ognuna di queste ragioni rappresenta un potenziale cambiamento per qualsiasi organizzazione, motivo per cui la cybersecurity rimarrà una questione di fondamentale importanza per la gestione delle strutture. Insieme, queste ragioni spiegano perché affrontare le esigenze di cybersecurity è obbligatorio per qualsiasi azienda moderna.

Proprio come esistono più compiti di manutenzione di quanti potremmo pensare inizialmente, lo stesso vale per i tipi di gestione della manutenzione, che includono:

La manutenzione programmata è una strategia di manutenzione proattiva progettata per evitare guasti alle apparecchiature e prevenire i problemi di prestazioni. Questa strategia raggiunge questo obiettivo eseguendo tutti i processi di manutenzione raccomandati dal produttore e rispettando i programmi di manutenzione suggeriti.

La manutenzione programmata, nota anche come "manutenzione preventiva", richiede considerevoli attività di riflessione e definizione delle priorità.

Esempio: Un'azienda che utilizza la manutenzione programmata di solito prevede le sue attività di manutenzione per l'intero anno. Successivamente, pianifica l'acquisizione delle parti di ricambio che verranno utilizzate durante le riparazioni di quell'anno. Questo processo avviene anche se l'acquisto effettivo di tali parti avviene più tardi nell'anno solare.

In netto contrasto con la manutenzione programmata, la manutenzione reattiva può essere definita come "aspetta e vedi cosa si rompe". La manutenzione reattiva è conosciuta con diversi alias, tra cui "manutenzione non pianificata" e "manutenzione in caso di guasto".

Tra i piani di manutenzione, questo approccio richiede il minor livello di coordinamento e pianificazione. Purtroppo, produce anche i tempi di inattività non pianificati più lunghi. Questa interruzione avviene perché le riparazioni d'emergenza non sono previste, e i pezzi di ricambio (se necessari) probabilmente dovranno essere portati in fretta a tariffe premium.

Inoltre, quando un sistema fisico si guasta, può influire sugli altri sistemi della struttura.

Esempio: i problemi di perdite idrauliche possono causare problemi di muffa che a loro volta richiederanno una mitigazione professionale da parte di specialisti HVAC.

La manutenzione basata sulle condizioni (CBM) è una forma di manutenzione predittiva che sfrutta appieno le metodologie avanzate. Inoltre, si basa sull'uso di sensori posizionati su o in parti chiave dell'attrezzatura per monitorare l'affidabilità e la redditività continua degli asset.

I dati di manutenzione generati dai sensori CBM catturano metriche significative sull'efficienza operativa, che vengono confrontate con le metriche di base stabilite per rilevare deviazioni dalle prestazioni previste. In base a ciò che suggeriscono i modelli, un'azienda può ottenere un avviso anticipato che un'attrezzatura o un sistema si guasterà presto.

Grazie alle informazioni dei sensori e alle decisioni basate sui dati, è possibile effettuare riparazioni di emergenza convenienti prima che si esauriscano i preziosi tempi di attività.

Esempio: l'analisi delle vibrazioni può rivelare quando alberi metallici si sono piegati o quando i cuscinetti a sfera stanno per bruciare.

La manutenzione predittiva (PdM) è come guardare in una sfera di cristallo e prevedere con precisione quando l'attrezzatura si guasterà. Ciò significa che le riparazioni possono essere effettuate in anticipo e che eventuali tempi di inattività possono essere ridotti al minimo.

La PdM riesce a raggiungere questo risultato utilizzando algoritmi avanzati e studiando i dati storici. Sebbene la PdM sembri simile alla CBM, ciascuna persegue la propria missione in modo diverso. La CBM utilizza dati in tempo reale per rilevare le anomalie nelle prestazioni dell'attrezzatura, mentre la PdM si basa su tecniche più evolute (basate su AI e machine learning) per prevedere i guasti dell'attrezzatura.

Esempio: il funzionamento di un motore industriale chiave di uno stabilimento di produzione dipende dalla vitalità del suo olio. La PdM utilizza sensori e AI per fornire un'analisi approfondita dell'olio e stime sulla sua longevità prevista.

La manutenzione centrata sull'affidabilità (RCM), un'altra forma proattiva di programma di manutenzione delle strutture, adotta un approccio preventivo alle attrezzature operative vitali, studiando cosa accade quando le attrezzature si guastano. Cerca le cause principali dei guasti e il modo in cui possono influire sulla capacità dell'attrezzatura di svolgere le funzioni principali.

La RCM richiede la partecipazione trasversale dei membri del team di manutenzione e può includere la gestione dell'inventario dei pezzi di ricambio per la manutenzione futura. La RCM è un processo organizzato per migliorare il processo decisionale, che aiuta le organizzazioni a prendere decisioni pienamente consapevoli.

Esempio: una pompa dell'acqua funziona senza problemi per anni. In base alla comprensione dell'aspettativa di vita della pompa, la manutenzione preventiva viene programmata prima che la pompa si guasti. 

Il modo in cui un reparto di manutenzione gestisce la manutenzione dipende da fattori quali il tipo di gestione della manutenzione che sceglie di utilizzare e per quali scopi specifici. Ma in genere entrano in gioco alcuni strumenti e pratiche comuni di gestione della manutenzione.

Il primo è la gestione degli ordini di lavoro, che fornisce un metodo standardizzato per gestire le attività di manutenzione dall'inizio alla fine. Gli ordini di lavoro assemblano le varie fasi che un'attività di manutenzione comporta, in modo che i reparti di manutenzione abbiano un'idea chiara di ciò che ci si aspetta da loro durante ogni parte del processo.

I team allegano le liste di controllo agli ordini di lavoro per aiutare a elencare le fasi.

Anche i fogli di calcolo entrano in gioco come un modo relativamente economico per gestire informazioni come orari e ordini di lavoro. I team lavorano spesso per assicurarsi che i fogli di calcolo siano automatizzati e in grado di eseguire calcoli pertinenti.

Tuttavia, per alcuni aspetti degni di nota, i fogli di calcolo restano piuttosto limitati nelle loro possibilità di utilizzo. Ad esempio, cercare di visualizzare fogli di calcolo su un dispositivo mobile continua a essere una sfida visivamente poco chiara. Inoltre, l'uso dei fogli di calcolo spesso comporta errori manuali da parte degli utenti.

Al contrario, i dashboard si dimostrano molto più vantaggiosi. Forniscono un'interfaccia visiva che centralizza vari input in un unico display, trasmettendo molte informazioni sulle prestazioni (incluse le metriche correlate) e mostrando come procedono i diversi ordini di lavoro.

Allo stesso modo, se qualcosa necessita di riparazioni, un dashboard può avvisare i membri del team dei tempi di inattività imminenti e se necessitano di soluzioni alternative per le attrezzature. Oltre a tutte queste informazioni, i dashboard mettono tutti sulla stessa lunghezza d'onda offrendo a tutti i membri del team una visione unica e costantemente aggiornata di ciò che sta accadendo.

Un sistema di manutenzione computerizzato (CMMS) è ancora più impressionante. Il software CMMS gestisce in modo efficace tutte le fasi della gestione delle operazioni di manutenzione di una struttura e semplifica sia le attività che i workflow.

Altri vantaggi dell'utilizzo di software di gestione della manutenzione includono la capacità di ottimizzare le manutenzioni e automatizzare le attività di gestione della manutenzione. Con un software CMMS, un'organizzazione può studiare indicatori chiave di prestazione (KPI) come il tempo medio tra i guasti (MTBF) e i costi di manutenzione.

Il software CMMS supporta anche il concetto di miglioramento continuo. Segna permanentemente il punto in cui la manutenzione passa da una posizione puramente reattiva a una modalità completamente proattiva, alimentata dai dati sulle prestazioni e alimentata dagli ultimi miglioramenti nell'AI.