Cos'è la gestione delle strutture?

La gestione delle strutture moderne combina aspetti ingegneristici e di gestione immobiliare con le tecnologie per aiutare le organizzazioni a garantire che gli spazi di lavoro le aiutino a raggiungere gli obiettivi di core business.  

Oggi, l'FM copre una vasta gamma di funzioni, tra cui la gestione dell'energia, la pianificazione degli spazi, la sicurezza antincendio e i servizi di custodia. Con l'ascesa di internet, delle reti wireless e del personale mobile, tecnologie moderne come l'intelligenza artificiale (AI), gli edifici intelligenti e l'Internet of Things (IoT) sono diventate profondamente integrate.

I sistemi di gestione degli asset aziendali (EAM) dotati di strumenti di automazione in tempo reale aiutano i responsabili delle strutture a monitorare le prestazioni degli asset e a ottimizzare le strategie di manutenzione in ambienti di lavoro complessi.

Che si tratti di gestire un singolo spazio di lavoro o un portfolio di beni immobili internazionale, i moderni sistemi di gestione delle strutture contribuiscono ad aumentare l'efficienza operativa, ottimizzare le prestazioni degli asset e prolungarne la durata grazie a strumenti e tecnologie avanzate.

La gestione delle strutture è un settore diffuso e in rapida crescita, con un mercato globale attualmente valutato a 61,08 miliardi di USD. Si prevede che raggiungerà i 138,50 miliardi di USD entro il 2030, riflettendo un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 17,8% nel periodo di previsione.¹

Gli approcci moderni di gestione delle strutture (FM) possono variare notevolmente a seconda delle tipologie di asset fisici e degli ambienti costruiti che un'organizzazione deve mantenere.

Le pratiche FM sono tipicamente suddivise in due categorie: Hard FM e Soft FM. L'Hard FM si concentra sulla manutenzione degli asset fisici, mentre il Soft FM si applica alle operazioni edilizie.

L'Hard FM è ampiamente considerato nell'industria FM come la spina dorsale della gestione delle infrastrutture perché si occupa della manutenzione degli asset fisici critici per la funzionalità principale di un'azienda.

Ecco alcuni sistemi e componenti gestiti tramite pratiche di Hard FM:

• Sistemi elettrici e idraulici: l' Hard FM aiuta a garantire il flusso continuo e ininterrotto di acqua ed elettricità attraverso un edificio, nonché la conformità alle normative richieste.

• Sistemi energetici: la gestione energetica è un aspetto critico dell'Hard FM, aiutando i gestori delle strutture a ridurre i costi e garantire che gli asset fisici di cui sono responsabili siano efficienti dal punto di vista energetico.

• Sistemi di sicurezza antincendio: le pratiche di Hard FM mantengono allarmi antincendio, impianti sprinkler e procedure di evacuazione in grado di garantire che gli edifici siano sicuri dal punto di vista antincendio e conformi a tutti i codici e le normative applicabili.

• Aggiornamenti e ristrutturazioni: le pratiche di Hard FM garantiscono che tutte le ristrutturazioni e modernizzazioni, come la sostituzione del tetto, la modernizzazione degli ascensori e l'aggiornamento di porte e finestre vengano eseguite in modo sicuro ed efficiente.

Il Soft FM, noto nel settore FM come livello "umano" o "operativo" dell'FM, si occupa delle operazioni quotidiane necessarie per mantenere le strutture sicure e confortevoli.

Ecco alcune delle pratiche di Soft FM più comuni:

• Servizi di pulizia: le pratiche di Soft FM regolano le soluzioni di pulizia di un edificio, come il lavaggio delle finestre, l'aspirazione, il controllo dei parassiti e la gestione dei rifiuti, contribuendo a a garantire che gli spazi fisici siano accoglienti e igienici.

• Sicurezza: Soft FM copre tutte le pratiche di sicurezza degli edifici, come la gestione delle guardie e la manutenzione dei sistemi di allarme e delle telecamere che aiutano a mantenere la struttura al sicuro.

• Preparazione degli alimenti: il Soft FM copre tutti gli aspetti della preparazione e dello smaltimento degli alimenti in modo sicuro ed efficiente, inclusi distributori automatici, snack bar, caffetterie e aree di cucina e lavaggio delle stoviglie.

• Pianificazione dello spazio: le pratiche di soft FM aiutano i responsabili delle strutture a gestire l'occupazione degli spazi di cui sono responsabili, compresi gli uffici e le sale conferenze.

• Iniziative di sostenibilità: il moderno Soft FM è sempre più responsabile di tutte le iniziative di sostenibilità relative alle operazioni edilizie intraprese dalle organizzazioni, come l'utilizzo dell'AI per ottimizzare l'uso di acqua ed energia.

Oltre alle due grandi categorie di gestione delle strutture (FM), sei tipi principali di FM si adattano in modo più specifico alle esigenze di un'organizzazione. Questi tipi di FM presentano caratteristiche che adottano sia l'Hard FM che il Soft FM e talvolta combinano le pratiche di entrambi.

La gestione operativa è un tipo di FM che si concentra sulla gestione e manutenzione di asset come riscaldamento, ventilazione e condizionamento (HVAC), impianti elettrici, idrici e idraulici. Questi sistemi sono essenziali per il funzionamento efficace delle strutture. I responsabili delle operazioni si affidano principalmente a pratiche rigorose di FM per mantenere gli asset di cui sono responsabili.

I responsabili delle strutture che hanno a carico le operazioni implementano tipicamente strategie come la manutenzione predittiva e reattiva per garantire che gli asset funzionino ai massimi livelli per periodi prolungati. Il tempo di attività e il tempo di inattività degli asset sono indicatori chiave di performance (KPI) per la maggior parte dei manager operativi, aiutandoli a misurare il successo dei loro programmi quasi in tempo reale.

La gestione dei progetti è un tipo di FM che prevede la pianificazione strategica e l'esecuzione di aggiornamenti, ristrutturazioni e iniziative di modernizzazione che assicurano la sicurezza degli edifici e la conformità man mano che invecchiano.

Spesso le strutture più vecchie non sono più conformi alle normative edilizie, poiché cambiano e diventano disponibili nuovi materiali e tecnologie. Esempi di progetti comuni di ristrutturazione di edifici controllati da un team di project management sono gli aggiornamenti dei sistemi di riscaldamento e raffreddamento e l'installazione di nuove finestre e pavimenti ad alta efficienza energetica. Spesso vengono eseguiti anche interventi di ammodernamento di pavimenti e isolamenti obsoleti.

Le organizzazioni con un portfolio di beni immobili globale sono spesso responsabili della gestione di proprietà in più di una regione o paese. Gli strumenti software FM moderni aiutano le imprese a rispettare le normative in evoluzione, indipendentemente da dove si trovano gli edifici, assicurando al contempo che raggiungano gli obiettivi finanziari e operativi fondamentali.

I responsabili delle strutture che gestiscono ampi portfolio si affidano a sistemi FM avanzati per ottimizzare le strategie di gestione dei contratti di locazione, delle prenotazioni delle camere, dei costi di manutenzione e di altri aspetti critici per il successo. Ad esempio, strumenti di AI e IoT possono automatizzare compiti ripetitivi e ad alta intensità di dati, aumentando l'accuratezza dei registri di manutenzione e contribuendo a ridurre i costi operativi.

La gestione dei servizi di supporto è un tipo di FM che si concentra sui servizi, mantenendo gli edifici sicuri e puliti per i loro occupanti. I responsabili delle strutture dei servizi di supporto sono responsabili delle funzioni Hard e Soft FM, come i servizi di custodia, la sicurezza e il catering.

Anche se spesso non sono così complessi o strategici come altri tipi di FM, i servizi di supporto non sono meno critici. Un approccio solido ai servizi di supporto aiuta a garantire che le strutture raggiungano gli obiettivi aziendali di un'organizzazione. Permette inoltre agli occupanti di sentirsi sicuri e produttivi nei relativi spazi di lavoro.

La gestione e la manutenzione degli edifici intelligenti è un tipo di FM relativamente recente, in rapida crescita con la diffusione dell'IoT e delle tecnologie "intelligenti". Gli edifici intelligenti sono strutture progettate per fare affidamento sulla tecnologia digitale per automatizzare aspetti delle operazioni edilizie che tradizionalmente venivano gestiti manualmente.

Secondo un recente rapporto, il mercato globale degli edifici intelligenti è stato valutato a 117,4 miliardi di USD nel 2024. Se ne prevede lo sviluppo a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 21,2% nei prossimi 6 anni, raggiungendo i 548,5 miliardi di USD entro il 2032.²

Il FM per gli edifici intelligenti è il tipo di FM tecnologicamente più avanzato, che utilizza al meglio sistemi software avanzati. Questi sistemi si affidano sostanzialmente all'AI, all'IoT e al machine learning (ML) per mantenere una vasta gamma di asset fisici. Man mano che le pratiche di FM si evolvono per soddisfare le esigenze della tecnologia degli edifici intelligenti, lo sono anche i ruoli tipicamente associati alla pratica.

La gestione delle strutture integrata (IFM) è un approccio alla gestione delle strutture in cui un unico fornitore di servizi si occupa di più funzioni di una struttura, anziché di più fornitori. L'IFM aiuta le organizzazioni a ottenere i servizi FM essenziali di cui hanno bisogno (ad esempio, manutenzione, sicurezza, pulizia e altro) senza la complicazione di assumere e supervisionare più fornitori di servizi.

Gli approcci IFM moderni si basano su sistemi e strumenti EAM come i sistemi di gestione della manutenzione computerizzati (CMMS) per gestire compiti e servizi necessari alla manutenzione delle strutture. L'IFM aiuta le imprese a gestire le proprie esigenze di FM in modo più centralizzato e a combinare i workflow per aumentare l'efficienza. Spesso l'IFM porta a riduzioni significative dei costi, a una trasformazione digitale più rapida e a costi operativi inferiori.

L'International Facility Management Association (IFMA) è il più grande organismo professionale al mondo per professionisti della gestione delle strutture (FM), che offre formazione, networking e certificazioni per un'ampia gamma di funzioni di FM. Con l'avvento di nuove tecnologie e i progressi nella progettazione di edifici intelligenti, l'IFMA sta cambiando i suoi requisiti e il modo in cui prepara i tirocinanti per le carriere in FM.

Ecco come stanno cambiando alcuni ruoli:

• Gestori di strutture certificati (CFM): le istituzioni riconosciute a livello globale che offrono certificati di gestione delle strutture stanno modificando i programmi per garantire che i destinatari siano formati su nuove tecnologie come i dati in tempo reale e l'automazione potenziata dall'AI.

• Professionista della gestione delle strutture (FMP): sebbene l'FMP sia in genere una certificazione entry-level, le competenze fondamentali richieste si stanno comunque allontanando dalle competenze tecniche. Stanno orientandosi verso funzionalità più strategiche e basate sui dati che soddisfano le esigenze di manutenzione degli edifici intelligenti.

• Professionista delle strutture di sostenibilità (SFP): man mano che sempre più aziende si rivolgono alla progettazione intelligente degli edifici per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità, gli SFP stanno diventando molto ricercati nei settori. Gli SFP tendono a concentrarsi su tipologie di FM e approcci alla strategia di FM in grado di ridurre il consumo di energia e gli sprechi per accelerare le iniziative ambientali.

La gestione delle strutture (FM) supporta organizzazioni di tutte le dimensioni. Utilizza le tecnologie, gli strumenti e gli approcci strategici più recenti per gestire le proprie strutture. Una solida funzione FM offre diversi benefici, descritti nell'elenco che segue.

• Costi operativi più bassi: una solida FM aiuta le imprese a ridurre i profitti ottimizzando le pratiche di gestione energetica e stabilendo programmi di manutenzione degli asset più efficienti attraverso l'automazione dei compiti.

• Maggiore sostenibilità: l'FM aiuta le organizzazioni a raggiungere più velocemente gli obiettivi di sostenibilità, implementando programmi di manutenzione più efficienti dal punto di vista energetico e stabilendo pratiche di gestione dei rifiuti a basso impatto.

• Migliori esperienze per gli occupanti: l'FM migliora gli aspetti della gestione degli edifici come l'illuminazione, la qualità dell'aria e la pulizia, rendendo gli occupanti più graditi e produttivi nei loro spazi di lavoro.

• Miglioramento della continuità aziendale: una FM robusta migliora la capacità delle organizzazioni di mantenere i processi core business principali durante eventi imprevisti come incendi, interruzioni di corrente e attacchi informatici, una funzione nota come continuità aziendale.

• Gestione più strategica della proprietà: attraverso il monitoraggio automatico dell'occupazione e la raccolta e l'analisi dei dati sull'utilizzo dello spazio, i moderni sistemi FM aiutano le organizzazioni a ottimizzare i propri spazi in modi sicuri ed economici.

La gestione delle strutture (FM) affronta una serie di sfide mentre continua a evolversi per soddisfare le esigenze di edifici più grandi, complessi e sofisticati. I rapidi cambiamenti tecnologici che stanno trasformando il modo in cui lavorano le aziende e le persone amplificano molti degli ostacoli che dovrà presto superare.

Negli anni a venire, l'FM dovrà affrontare tre delle prove più importanti:

1. Aumento dei costi operativi: le fluttuazioni dei prezzi dell'energia, le interruzioni nelle supply chain globali e i disordini geopolitici stanno facendo aumentare i costi operativi dell'FM, una tendenza destinata probabilmente a proseguire negli anni a venire. I moderni team FM devono trovare modi creativi per bilanciare i propri budget mantenendo le prestazioni e la sicurezza della struttura.
2. Aumento della pressione normativa: molte aziende si trovano ad affrontare crescenti pressioni per dimostrare il loro impegno nella costruzione e nel mantenimento di infrastrutture efficienti dal punto di vista energetico e nel rispetto delle nuove normative ambientali. Per soddisfare questi standard può essere necessario integrare nuovi processi, strumenti e tecnologie nei programmi di manutenzione esistenti, un processo che può rivelarsi costoso e dispendioso in termini di tempo.
3. Aggiornamento dei sistemi legacy: la modernizzazione delle strutture in modo che le aziende possano utilizzare al meglio la tecnologia degli edifici intelligenti richiede un investimento iniziale significativo e una riqualificazione per i team di manutenzione. Per riqualificare i sistemi degli edifici esistenti in modo che possano utilizzare l'AI, l'IoT e altre tecnologie, le organizzazioni devono far fronte a potenziali tempi di inattività mentre le strutture vengono aggiornate.