Che cosa è la gestione integrata delle strutture (IFM)?

I servizi IFM comprendono la manutenzione delle strutture, la sicurezza, la pulizia e altre aree di supporto. Il vantaggio principale dell'IFM è il consolidamento dei servizi, che evita il fastidio di coordinare più fornitori di servizi e i loro orari.  

Quando si parla di percezioni delle strutture, le aziende (e il personale che le gestiscono) a volte riducono la pianificazione delle strutture a discussioni su blueprint. Ma la realtà più ampia dimostra che il funzionamento degli impianti è notevolmente più complesso della semplice costruzione di strutture. 

Si tratta davvero di una forma di gestione degli asset a più sfaccettature che tipicamente utilizza strumenti come un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS) per gestire tutte le azioni relative alla manutenzione della struttura. La manutenzione degli impianti implica la gestione, la riparazione e la manutenzione degli asset di una struttura per mantenere le operazioni efficienti, sicure e affidabili.

Un sistema computerizzato di gestione della manutenzione è un software che centralizza i dati di manutenzione e ottimizza le operazioni di manutenzione. Aiuta a fornire una soluzione integrata informata da dati in tempo reale che supportano gli sforzi di automazione. Può essere utilizzato con altri tipi di software di gestione delle strutture, il che lo rende una parte fondamentale di un approccio completo alle operazioni. 

Uno degli obiettivi principali di un CMMS è tracciare tutti i servizi attraverso un unico sistema, così che i singoli servizi non vengano isolati e persi nel caos. Senza la centralizzazione dell'IFM e del CMMS, i gestori delle strutture sarebbero costretti a contrattare i servizi attraverso più fornitori. Avrebbero anche dovuto gestire diversi orari di erogazione dei servizi.

I servizi integrati di gestione delle strutture (IFM) intrecciano varie discipline correlate che influenzano le operazioni quotidiane delle strutture. Di seguito alcune delle attività comuni che compongono l'IFM.

La pianificazione degli spazi è la parte del processo in cui i manager della struttura studiano approfonditamente le blueprint. I manager di solito consultano gli stakeholder sulla posizione di particolari uffici o aree immobiliari da dedicare a funzioni aziendali specifiche.

Il processo decisionale utilizzato nella pianificazione degli spazi riguarda non solo la struttura, ma anche l'esperienza del posto di lavoro che il personale ha presso la struttura e come ciò influenzi il benessere dei dipendenti.

La gestione delle strutture si concentra sulla struttura dell'edificio stesso, in particolare sui sistemi meccanici chiave che mantengono l'edificio in funzione.

Include il mantenimento del controllo del sistema HVAC della struttura (per riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria). Altrettanto cruciale, per ovvie ragioni: l'impianto idraulico dell'edificio. È anche il ramo dell'IFM che si occupa di come il sistema elettrico viene progettato e implementato.

Gli edifici usano strutture rigide per mantenere tutto operativo. Tuttavia, i servizi soft rendono l'edificio più a misura di essere umano, rendendo l'ambiente piacevole per i dipendenti.

I servizi soft includono tipicamente servizi di pulizia, gestione dei rifiuti, sistemi di sicurezza e attività di giardinaggio. La gestione del verde potrebbe comportare attività tipiche di falciatura e manutenzione del terreno o problemi più mirati, come la gestione dell'irrigazione e l'analisi della crescita delle piante. 

Le strutture devono essere pulite e ordinate per diversi motivi. Per cominciare, la struttura potrebbe ospitare servizi sanitari. Allo stesso modo, un edificio sporco potrebbe attirare visitatori indesiderati come insetti o roditori, che possono diffondere malattie.

Una ragione molto più urgente, soprattutto secondo l'Ufficio per la Salute e la Sicurezza sul posto di lavoro degli Stati Uniti (OSHA), è che condizioni di lavoro negligenti scatenano incidenti sul posto di lavoro, come gli infortuni da scivolamento e caduta. 

Stabilire la sicurezza delle strutture è sempre stato importante, ma ora è fondamentale. Le strutture ora presentano più vulnerabilità che mai a causa della loro presenza online.

Quindi, in un contesto moderno, la sicurezza della struttura copre non solo la protezione dell'edificio fisico da vandalismi, effrazioni o furti, ma anche attacchi informatici contro l'infrastruttura dati della struttura.

Qualsiasi struttura subisce danni almeno minori nel tempo e richiede una manutenzione regolare durante il ciclo di vita. La manutenzione preventiva risolve tali situazioni e rende noto che le riparazioni sono necessarie in futuro.

Nel frattempo, la manutenzione predittiva va ancora oltre, prevedendo in anticipo le aree di guasto (basandosi sulle variabili operative note) e pianificando correzioni specifiche e programmando quando dovrebbero verificarsi.

Una volta gli obiettivi di sostenibilità della maggior parte delle aziende erano considerati in gran parte irrilevanti, ma la mentalità si è evoluta. Ora, una parte crescente dei servizi di gestione delle strutture (FM) è dedicata alla gestione dell'energia.

Sebbene parte di questa preoccupazione possa riguardare la promozione di un'immagine aziendale di efficienza energetica, la maggior parte dell'impegno mira a ridurre il consumo energetico come un significativo risparmio sui costi operativi.  

I servizi integrati di gestione delle strutture (IFM) offrono una serie di vantaggi all'azienda che li utilizza: 

• Aumenti di efficienza: quando una struttura utilizza una gestione centralizzata e un workflow combinato con successo, aiuta a ottimizzare l'efficienza operativa riducendo gli errori.

• Linea di fondo più solida: i servizi IFM permettono ai proprietari di strutture di semplificare workflow riducendo le ridondanze, portando a costi operativi più bassi.

• Maggiore trasparenza: il personale ha una visione chiara delle metriche delle prestazioni e dello stato operativo della struttura, grazie alla reportistica automatica e alla centralizzazione dei dati.

• Migliore qualità del servizio: l'atto stesso di mettere tutti i servizi della struttura sotto un unico framework stimola gli sforzi di collaborazione e aumenta la qualità del servizio.

• Scalabilità migliorata: man mano che le condizioni aziendali cambiano, i servizi IFM forniscono alle aziende i mezzi per resistere a una maggiore complessità e crescere in base alle esigenze della crescita.

• Risultati misurabili: l'IFM monitora l'efficacia della struttura e produce insight fruibili utilizzando i KPI, come il tempo per elaborare gli ordini di lavoro di riparazione. 

Nonostante i vantaggi che offre, l'IFM ha anche alcuni svantaggi:

• Complessità elevata: sembra che sia facile implementare un IFM, ma non è sempre così. La transizione all'IFM può essere complicata, costosa e laboriosa.

• Addebiti imprevisti: le organizzazioni devono studiare i dettagli dei loro contratti con i fornitori di servizi IFM e fare attenzione ai costi aggiuntivi che potrebbero non essere immediatamente evidenti.

• Perdita di flessibilità: a volte le aziende devono cambiare strategia a causa delle mutevoli condizioni aziendali. Se un'azienda è bloccata in un contratto IFM a tenuta stagna, potrebbe non essere in grado di farlo.

• Dipendenza dal fornitore: Le aziende dovrebbero effettuare la due diligence sul loro fornitore di servizi IFM. Domande chiave: quanto saranno sicuri i dati? Quanto sono affidabili le prestazioni dell'IFM?

• Mancanza di controllo diretto: anche se alcune organizzazioni passano ai servizi IFM, potrebbero non sentirsi del tutto a loro agio con l'idea di perdere la supervisione diretta delle operazioni quotidiane.

La gestione integrata delle strutture (IFM) continua a maturare e continua a trarre beneficio dai cambiamenti radicali che stanno interessando l'informatica. Ciò significa che AI e automazione basate su Internet of Things (IoT) diventeranno ancora più centrali nel processo di gestione dei progetti, aumentando l'efficienza.

I fornitori di servizi IFM (la maggior parte dei quali con sede in Nord America) dovrebbero inoltre ampliare il loro focus sugli obiettivi di sostenibilità. Questi obiettivi includono anche la riduzione del consumo energetico e il miglioramento dell'esperienza lavorativa per il personale della struttura.