Una guida ai KPI essenziali della manutenzione e alle metriche chiave

KPI di manutenzione ben progettati possono dare ai responsabili della manutenzione visibilità sui processi di manutenzione principali e contribuire a migliorare la gestione degli asset.

Man mano che le pratiche di manutenzione moderne si evolvono da pratiche obsolete e reattive verso pratiche più moderne e proattive, i KPI di manutenzione svolgono un ruolo cruciale nel misurare il successo. Ad esempio, le moderne piattaforme di manutenzione predittiva utilizzano l'intelligenza artificiale (AI) e l'Internet of Things (IoT) per aumentare il tempo medio tra i guasti (MTBF), una delle metriche più attentamente seguite nelle organizzazioni di manutenzione.

Il monitoraggio dei KPI e delle metriche di manutenzione è diventato fondamentale per il successo delle moderne operazioni di manutenzione, aiutando i team di manutenzione a mantenere gli asset critici disponibili e prevedibili. Quando gli asset si guastano in modo inaspettato, le organizzazioni possono affrontare una vasta gamma di problemi, tra cui tempi di inattività non pianificati, tempi di riparazione prolungati, diminuzione del valore degli asset, perdita di tempo di produzione e aumento dei costi di manutenzione.

In passato, le organizzazioni si affidavano quasi esclusivamente alla manutenzione reattiva, un approccio di manutenzione che ripara gli asset solo dopo che si guastano. Oggi, le strategie di manutenzione si concentrano su tattiche preventive e predittive. Questi approcci sono spesso supportati da un sistema di gestione della manutenzione (CMMS) computerizzato che consente il condition monitoring (CM) in tempo reale per ottimizzare le operazioni di manutenzione.

I KPI di manutenzione aiutano i team di manutenzione a trasformare i dati non elaborati in indicatori del funzionamento di un sistema o di un'attrezzatura. Il software CMMS raccoglie dati da fonti come ordini di manutenzione, sensori IoT integrati in asset e registri dell'utilizzo dei pezzi di ricambio per calcolare metriche di manutenzione come MTBF e tempo medio di riparazione (MTTR).

I KPI di manutenzione moderni dipendono da diverse attività di manutenzione principali:

• Raccolta e visualizzazione dei dati
• Monitoraggio della condizione
• Miglioramento continuo
• Benchmarking

La raccolta e visualizzazione dei dati costituiscono la base dei KPI di manutenzione, permettendo ai team di manutenzione di identificare e monitorare le metriche più rilevanti per i loro asset.

Col tempo, i team di manutenzione raccolgono dati sugli asset di cui sono responsabili, come guasti alle attrezzature, numero di riparazioni, utilizzo dei pezzi di ricambio, ispezioni e programmi di manutenzione. Introducono questi dati in un CMMS, anche se, sempre più spesso, gli strumenti CMMS possono automatizzare questo processo.

Il CMMS centralizza i dati degli asset e genera un dashboard di manutenzione che collega i dati alle metriche di prestazione. Le metriche più popolari che il software CMMS può visualizzare includono:

• Ore totali di manutenzione dedicate alle riparazioni
• Tipi di guasti all'attrezzatura che hanno portato a un guasto
• Tempo medio necessario per ripristinare le operazioni dopo un guasto
• Numero totale di guasti nel periodo di reporting

Il software di gestione della manutenzione monitora queste metriche di prestazione (e altre) nel tempo, offrendo ai tecnici di manutenzione una comprensione più chiara delle loro prestazioni attraverso KPI come arretrati di manutenzione, tempo di attività degli asset, conformità ai calendari e disponibilità dell'attrezzatura.

Per la maggior parte delle organizzazioni, implementare una solida raccolta e visualizzazione dei dati tramite uno strumento CMMS getta le basi per il condition monitoring (CM) in tempo reale, un aspetto chiave della maggior parte delle iniziative di trasformazione digitale.

Il CM è un tipo di manutenzione predittiva che utilizza la raccolta e l'analisi dei dati in tempo reale per monitorare lo stato di salute degli asset, rilevare guasti e identificare i problemi in anticipo prima che causino tempo di inattività non pianificati.

Il CM utilizza sensori IoT e analisi AI avanzate per rilevare variazioni di vibrazione, temperatura, pressione e livelli di fluidi che possono aiutare a prevedere quando un asset è probabile che si guasti. Quando implementata come parte di una strategia complessiva di manutenzione, la CM aiuta a ottimizzare la pianificazione della manutenzione, semplificare le attività di manutenzione di routine e migliorare l'efficienza operativa complessiva in una vasta gamma di attività di manutenzione.

Il miglioramento continuo è un processo continuo che inizia con la raccolta di dati sugli asset e passa attraverso l'identificazione e il monitoraggio dei KPI di manutenzione e il miglioramento dei processi di manutenzione nel tempo. Basandosi sui KPI di manutenzione, i team di manutenzione praticano il miglioramento continuo adottando azioni correttive che aiutano a migliorare l'efficienza operativa e a prolungare il ciclo di vita degli asset.

La pratica del miglioramento continuo considera le operazioni di manutenzione come una pratica in costante evoluzione, piuttosto che come un insieme statico di riparazioni da effettuare in risposta ai guasti. I team di manutenzione che utilizzano i KPI di manutenzione per informare le loro attività di manutenzione possono ottimizzare costantemente i loro approcci in base alle ultime informazioni sullo stato di salute e le prestazioni degli asset.

Il benchmarking è il processo sistematico che consiste nel confrontare le prestazioni degli asset, i costi e le metriche di affidabilità con gli standard del settore, ed è possibile solo una volta che un'organizzazione ha identificato e iniziato a monitorare i KPI di manutenzione.

Le organizzazioni di manutenzione di livello mondiale spesso puntano a benchmark specifici del settore per KPI critici come MTBF, MTTR, tempo medio di guasto (MTTF), percentuale di manutenzione pianificata (PMP) ed efficacia complessiva dell'attrezzatura (OEE).

Il benchmarking è riservato solo alle organizzazioni di manutenzione mature, poiché richiede ai team di stabilire prima processi e sistemi affidabili per il monitoraggio dei KPI di manutenzione, come l'uso di un CMMS, il condition monitoring e il miglioramento continuo. Una volta messe in atto queste pratiche, il benchmarking può aiutare le organizzazioni a vedere come si confrontano con i colleghi.

Le organizzazioni variano molto in termini di esigenze, ambiente operativo e settore, rendendo difficile scegliere i KPI giusti per misurare il successo.

Ecco uno sguardo ravvicinato a sei KPI fondamentali di manutenzione che hanno aiutato organizzazioni di livello mondiale a raggiungere i loro obiettivi di manutenzione per decenni.

Il gold standard per le strategie di manutenzione moderne, il tempo medio tra i guasti (MTBF), cattura lo scopo fondamentale dei programmi di manutenzione moderni: mantenere gli asset in funzione il più a lungo possibile senza guastarsi.

MTBF misura il tempo medio di funzionamento degli asset prima che si guastino e richiedano assistenza. La metrica MTBF è ampiamente utilizzata in tutti i settori per misurare l'affidabilità degli asset e prevenire guasti.

Come il MTBF, il tempo medio di riparazione (MTTR) è anche uno dei modi più ampiamente utilizzati per misurare il successo di un'organizzazione di manutenzione. L'MTTR misura il tempo medio necessario per riparare un'apparecchiatura dopo un guasto.

Un MTTR inferiore suggerisce una strategia di manutenzione più efficiente, con un approccio rigoroso all'inventario e alla gestione degli ordini di lavoro.

È impossibile per un'organizzazione di manutenzione avere successo se gli asset di cui è responsabile sono continuamente non operativi a causa di ripetuti guasti alle attrezzature che causano tempi di inattività sia pianificati che non pianificati.

Secondo un recente rapporto, i tempi di inattività non pianificati costano alle 500 aziende di maggior successo al mondo 1,4 trilioni di dollari all'anno. Monitorare i tempi di inattività delle macchine è uno dei modi più semplici per un'organizzazione di valutare il successo di un programma di manutenzione, poiché spesso è un segno di problemi di gestione della manutenzione sottostanti.

Il tempo medio fino al guasto (MTTF) misura il tempo medio in cui gli asset non riparabili, come lampadine, batterie e fusibili, possono funzionare prima di guastarsi.

Le moderne organizzazioni di manutenzione si affidano al MTTF per stimare la durata prevista di asset economici e sostituibili e lo utilizzano per definire la propria strategia in materia di pezzi di ricambio.

L'efficacia complessiva dell'attrezzatura (OEE) è una misura dell'affidabilità delle prestazioni di un'attrezzatura nel tempo.

L'OEE si basa su più variabili operative rispetto a MTBF e MTTR, quindi può essere più difficile da misurare e gestire. È considerato uno dei KPI di manutenzione più completi che le organizzazioni possano monitorare.

La percentuale di manutenzione programmata (PMP) misura la percentuale di attività di manutenzione pianificate e programmate rispetto al numero di attività di manutenzione eseguite in modo reattivo quando un'attrezzatura si guasta.

Con il passaggio dalle moderne strategie di manutenzione reattiva a quelle proattive e predittive, la PMP sta acquisendo sempre maggiore importanza. Una PMP più alta può essere un indicatore di un programma di manutenzione preventiva maturo che utilizza un CMMS e nuove tecnologie per ridurre la dipendenza da pratiche obsolete e reattive.

Le organizzazioni che monitorano costantemente le metriche di manutenzione e utilizzano le informazioni raccolte per migliorare i processi di manutenzione core spesso ottengono una vasta gamma di vantaggi.

Ecco alcuni dei più comuni:

• Maggiore affidabilità degli asset: monitorare i KPI di manutenzione nel tempo aiuta a migliorare l'affidabilità degli asset fornendo ai team di manutenzione accesso in tempo reale a metriche come MTBF, tempo di attività dell'asset e numero di guasti. Monitorando queste informazioni e adottando misure correttive, i team possono individuare tendenze nella manutenzione degli asset, ridurre i guasti e aumentare la disponibilità delle attrezzature attraverso pratiche di manutenzione incentrate sull'affidabilità.
• Tempi di inattività ridotti: Il tempo di inattività dell'attrezzatura è uno dei problemi più costosi da gestire per le organizzazioni, poiché spesso si estende oltre le operazioni di manutenzione e influisce sulla produttività, la supply chain e la soddisfazione del cliente. Solide metriche di manutenzione aiutano i team di manutenzione a evitare costosi inattività non pianificate identificando prima i problemi delle attrezzature e riducendo i tempi di risposta. Ad esempio, il monitoraggio dell'MTTR aiuta i team a semplificare le riparazioni e a ridurre il tempo medio necessario per ripristinare il corretto funzionamento di un asset.
• Pianificazione della manutenzione più efficiente: la raccolta e il monitoraggio dei dati nel tempo aiuta le organizzazioni a ottimizzare i programmi di manutenzione e a migliorare l'allocazione delle risorse. Monitorando attentamente i backlog di manutenzione e i tassi di completamento degli ordini di lavoro, i team si assicurano di completare i compiti di manutenzione più critici nei tempi previsti.
• Processo decisionale basato sui dati: Le organizzazioni che stabiliscono e monitorano i loro KPI di manutenzione posizionano gli stakeholder per processo decisionale basato sui dati. I responsabili della manutenzione che utilizzano un moderno sistema CMMS possono monitorare e valutare facilmente i dati sulle prestazioni e prendere decisioni operative in tempo reale. I dashboard aiutano a identificare le tendenze e a dare priorità agli investimenti. Ad esempio, se i costi totali di manutenzione di un determinato pezzo di attrezzatura continuano a salire mentre il MTBF diminuisce, potrebbe essere più conveniente sostituire un asset piuttosto che continuare a ripararlo.
• Manutenzione preventiva più efficace: la manutenzione preventiva, ovvero la riparazione e la sostituzione proattiva degli asset prima che si guastino, richiede un solido monitoraggio dei KPI per essere efficace. Le organizzazioni che tracciano i KPI di manutenzione possono utilizzare tali informazioni per prevedere quando è più probabile che gli asset si guastino e intraprendere azioni correttive. Inoltre, il monitoraggio delle attività di manutenzione preventiva in un CMMS moderno aiuta le organizzazioni a passare da pratiche di manutenzione obsolete e reattive a pratiche più moderne e predittive. Secondo un recente rapporto, il passaggio alla manutenzione preventiva può ridurre i costi di manutenzione del 12% e i tempi di inattività delle attrezzature del 30-40%.
• Più supporto per il miglioramento continuo: il miglioramento continuo è il cuore pulsante delle organizzazioni di manutenzione perché permette ai team di migliorare i processi nel tempo. La definizione di KPI di manutenzione solidi e il monitoraggio rigoroso delle metriche di manutenzione consentono ai team di valutare costantemente le proprie procedure e confrontare i risultati con i benchmark del settore.

Sebbene i vantaggi siano innegabili, le organizzazioni che cercano di identificare e monitorare con successo i KPI di manutenzione affrontano ancora numerosi ostacoli.

Dalla difficoltà con la disponibilità dei dati all'integrazione di strumenti moderni con l'infrastruttura legacy, ecco alcuni dei più comuni:

• Qualità dei dati: dati imprecisi o illeggibili, spesso raccolti con strumenti obsoleti, rappresentano un ostacolo significativo alla definizione di KPI di manutenzione efficaci. Ad esempio, ordini di lavoro incompleti creati su fogli di calcolo o a mano possono essere difficili da leggere e tradurre in KPI per i CMMS moderni.

• Integrazione con sistemi legacy: integrare strumenti moderni di monitoraggio delle metriche con infrastrutture obsolete e legacy rappresenta una sfida significativa per molte organizzazioni. Le operazioni di manutenzione spesso si basano su diversi sistemi per tracciare gli ordini di lavoro, la gestione dell'inventario e le riparazioni, il che può limitare la visibilità sulle attività di manutenzione. Alcuni software CMMS possono aiutare a centralizzare questi dati, ma implementarli efficacemente richiede tempo e investimenti.

• Monitoraggio delle metriche sbagliate: non tutti i KPI di manutenzione forniscono lo stesso valore strategico a un'organizzazione. I moderni dashboard CMMS possono sovraccaricare gli utenti di informazioni e può essere facile concentrarsi su metriche facili da misurare ma che forniscono pochi insight su sistemi e attrezzatura. Ad esempio, il tasso di completamento degli ordini di lavoro è facile da misurare e monitorare, ma ha poco a che fare con la prevenzione di guasti all'attrezzatura.

• Resistenza al cambiamento: misurare correttamente e imparare dai KPI di manutenzione in modo da poter aiutare un'organizzazione spesso richiede un cambiamento a un livello fondamentale. I team di manutenzione che hanno praticato la manutenzione di emergenza per anni hanno difficoltà ad adottare flussi di lavoro moderni che favoriscono strategie di manutenzione preventiva e manutenzione predittiva.

• Benchmarking scarso: il benchmarking è complesso e richiede che gli altri tre aspetti fondamentali della misurazione dei KPI siano in atto prima di poter essere efficace. Gli ambienti operativi differiscono ampiamente, il che può rendere difficile confrontare un'organizzazione con un'altra, anche nello stesso settore. Un obiettivo appropriato per un'organizzazione può essere irrealistico per un'altra, a seconda dell'età delle attrezzature, delle condizioni operative e delle esigenze.