Was ist HR-Automatisierung? 

KI ist eine disruptive Technologie, die einige Herausforderungen mit sich bringt, die Unternehmen im Auge behalten sollten.

Kulturwandel: HR-Experten spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Talentpipelines und bei der Schulung von Mitarbeitern für wertschöpfende Positionen, sodass Unternehmen auch in Zeiten technologischer Veränderungen wettbewerbsfähig bleiben. Wenn IT-Teams jedoch die Gelegenheit ergreifen, Initiativen zur HR-Automatisierung zu überwachen, besteht die Gefahr, dass HR-Experten durch Automatisierung aus ihren Rollen gedrängt werden.

Die Society for Human Resources Management betont, dass das Verständnis und die Nutzung der Möglichkeiten der Automatisierung über den Fortschritt oder die Marginalisierung von Personalfachleuten entscheiden können.² Durch den Einsatz von Automatisierungssoftware zur Verringerung des Zeitaufwands für die routinemäßige Dateneingabe können sich Personalfachleute auf die Bewältigung dieser bedeutenden externen Veränderungen konzentrieren.

Cybersicherheit: KI ist anfällig für Hackerangriffe, insbesondere in der Trainingsphase, wenn Algorithmen für maschinelles Lernen erstellt werden. Data-Poisoning-Angriffe bringen bösartigen Code oder schädliche Informationen in die Trainingssätze, wodurch unzählige Durchläufe maschineller Lernmodelle und letztlich auch das Unternehmensnetz infiziert werden können. Führungskräfte können mit IT-Abteilungen und Security Operation Centers (SOCs) zusammenarbeiten, um Pläne zu erstellen, die KI-Projekte während ihres gesamten Lebenszyklus schützen.

Datenschutz für Mitarbeiter: Der Einsatz von KI zur Optimierung von Prozessen und zur Leistungsbewertung könnte Bedenken hervorrufen. Unternehmen können den Schutz der Mitarbeiterdaten ernst nehmen und den Datenschutz in einer Datenverwaltungsstrategie berücksichtigen, bevor KI-Systeme zur Erfassung und Analyse personenbezogener Daten eingesetzt werden. Die Personalabteilung kann Mitarbeiter warnen, welche Daten für KI-Systeme erfasst und verwendet werden. Die Schaffung oder Nutzung eines KI-Systems, das auf Transparenz basiert, ist ein erster Schritt, um Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auszuräumen.

Integration: Einige eigenständige HR-Programme können sich nur schwer in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Wenn die erfassten Daten hingegen nicht vollständig integriert sind, kann dies zu mehreren Datenwerten führen, die nicht übereinstimmen.

Umschulung: KI und Automatisierung können bestimmte Arten von Arbeiten eliminieren, die traditionell von Menschen erledigt werden, und sich auf die Rollen einiger Mitarbeiter auswirken könnten. Stellen Sie sich dieser Herausforderung mit einem Plan zur Umschulung von Talenten und zur Umstrukturierung von Aufgabenbereichen.

Zeit bis zur Implementierung: Die Automatisierung eines jeden HR-Prozesses erfordert eine anfängliche Investition in die Konfiguration eines Automatisierungssystems, die Migration von Daten, die Analyse von Prozessen und deren Neugestaltung, um die Automatisierung zu verbessern. Vor der unternehmensweiten Bereitstellung kann sich ein HR-Team, das die Automatisierung einführt, mit den neuen Tools vertraut machen und anschließend Tests und Fehlerbehebungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung optimal funktioniert. Wenn jedoch alles gut läuft, haben die Teams, die die Automatisierung einsetzen, die Grundlage für langfristige Zeiteinsparungen gelegt.

Beliebte HR-Automationssysteme bieten Funktionen zur Nachverfolgung von Bewerbern, zur Verwaltung von Leistung, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung sowie Self-Service-Portale für Mitarbeitende. Fortschritte in der künstlichen Intelligenz können jedoch die Fähigkeiten von HR-Tools verbessern. Beispiele für HR-Automatisierung sind:

Verwaltung von Sozialleistungen und Self-Service-Anmeldung
Die Verwaltung von Sozialleistungen und Ansprüchen der Mitarbeitenden, einschließlich Krankenversicherung, Rente, Pension und Urlaub, kann für Personalteams einen enormen Verwaltungsaufwand bedeuten. Tools für die Verwaltung von Sozialleistungen können die Daten der Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform zentralisieren, sodass sie für alle sichtbar sind. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt ermöglichen, wird der Verwaltungsaufwand der Personalabteilung minimiert. Unternehmen können die von diesen Tools gesammelten Daten nutzen, um Ausgaben und Budgets für Sozialleistungen in Zukunft besser zu verwalten. Einige Tools bieten sogar Analysen zur Gesundheitsversorgung, um Arbeitgebern bei der Entscheidungsfindung zu helfen und die Einhaltung von Vorschriften wie dem Affordable Care Act sicherzustellen.

Self-Service-Portale für Mitarbeiter sind zentralisierte Online-Websites oder Gateways, über die Mitarbeiter Informationen abrufen und Transaktionen durchführen können. Über Self-Service-Portale können Mitarbeiter auf persönliche Daten zugreifen und diese aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaub beantragen und HR-Richtlinien und -Ressourcen einsehen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche verringert. Laut Forbes haben sich „Selbstbedienungsportale in einigen Bereichen immer mehr durchgesetzt, vom Kundenservice bis zum Gesundheitswesen und mehr. Selbstbedienungsportale haben ebenfalls eine wichtige Rolle am Arbeitsplatz eingenommen, obwohl viele Unternehmen diese Technologie noch nicht angenommen haben.“³ Selbstbedienungsportale sind eine Möglichkeit, dem Wunsch der Mitarbeiter nach einfacherem Zugang und Transparenz nachzukommen.

Auswahl und Einstellung von Bewerbern
Eine häufige Beschwerde über den Einstellungsprozess ist, dass er zu langsam abläuft. KI kann dabei helfen, das Tempo zu erhöhen, indem sie Managern hilft, jede potenzielle Einstellung automatisch zu fördern, und dies ermöglicht es ihnen, Benachrichtigungen zu erhalten, z. B. wenn sich ein Kandidat auf eine offene Stelle bewirbt.

Ein unternehmensweites Bewerberverfolgungssystem kann jeden Teil des Rekrutierungsprozesses beeinflussen. Von der Unterstützung des Arbeitgebers bei der Ausschreibung offener Stellen über die Erfassung von Lebensläufen, die Erstellung einer Auswahlliste von Bewerbern, die Planung von Vorstellungsgesprächen mit den in die engere Wahl gekommenen Bewerbern, die Verwaltung des Vorstellungsgesprächs bis hin zur Übermittlung von Angeboten an ausgewählte Bewerber.

Bei jedem Schritt des Rekrutierungsprozesses, von der Einstellung bis zum Onboarding, kann die KI den Verantwortlichen helfen, Zeit zu sparen und die besten Talente besser zu erreichen. So können Manager beispielsweise generative KI-Tools dazu veranlassen, maßgeschneiderte Nachrichten zu erstellen, die automatisch an jeden Bewerber gesendet werden. Diese Nachrichten können das Engagement fördern und die Kandidaten im Einstellungsprozess voranbringen.

KI kann Unternehmen auch dabei helfen, kurzfristige und befristete Stellen schnell zu besetzen. Durch den Einsatz von Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache können KI-Tools für die Personalabteilung manuelle Beschaffungsaufgaben automatisieren und so Zeit sparen. KI-Tools können Managern zum Beispiel dabei helfen, die Anforderungen von Stakeholdern zusammenzustellen. Und arbeiten Sie dann innerhalb eines Lieferantenmanagementsystems (VMS), um eine Anfrage bei Lieferanten zu öffnen, potenzielle Auftragnehmer zu finden und Vorstellungsgespräche mit Personalverantwortlichen zu vereinbaren.

Compliance-Management
Unternehmen können sicherstellen, dass sie in Übereinstimmung mit lokalen, staatlichen, bundesstaatlichen und internationalen Vorschriften handeln. Diese Compliance erstreckt sich von der pünktlichen Zahlung von Steuern über die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften und die Sicherheit am Arbeitsplatz bis hin zur Sicherstellung, dass alle Lizenzen, Genehmigungen und Zertifizierungen auf dem neuesten Stand bleiben.

Wenn Fristen oder Verfallstermine drohen, können Unternehmen sofort Maßnahmen ergreifen. Und da Unternehmen zunehmend Prozesse zur digitalen Transformation einleiten und sich immer stärker auf Bereiche mit unklarer Rechtslage wie künstliche Intelligenz (KI), Cloud Computing, 5G und das Internet der Dinge (IoT) verlassen, werden neue Compliance-Vorschriften und -Probleme auftauchen. Die Automatisierung der Compliance, wann immer dies möglich ist, verringert den Verwaltungsaufwand eines HR-Teams und reduziert menschliche Fehler erheblich. Diese Automatisierung optimiert nicht nur die HR-Workflows, sondern ermöglicht es den HR-Abteilungen auch, Daten zur Optimierung zu verfolgen und zu analysieren.

Onboarding von Mitarbeitern
Das Onboarding neuer Mitarbeiter erfordert das Senden und Empfangen von signierten Dokumenten, die Gewährung des Softwarezugriffs, das Stellen von Geräteanfragen, das Einreichen von Steuerunterlagen und das Einrichten von Tools. Und die neuen Mitarbeiter in ihr Team einzuführen und ihnen alles zu geben, was sie brauchen, um ihre neue Rolle selbstbewusst zu beginnen. Ein System zur Onboarding-Automatisierung kann kann den Zugang zu IT-Ressourcen und Workflows für automatische Benachrichtigungen einrichten, beispielsweise für Push-Benachrichtigungen und -Genehmigungen. Es kann elektronisch signierte Formulare erfassen und offizielle PDF-Dokumente generieren. Es kann den Mitarbeitern Geräte zur Verfügung stellen, ohne dass sie auf den IT-Support warten müssen, und eine nahtlose Anmeldung bei Sozialleistungsplänen gewährleisten.

KI kann den Prozess der Informationserfassung reibungsloser und persönlicher gestalten. KI-gestützte Chatbots können neue Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess führen, Fragen beantworten, Informationen bereitstellen und Erinnerungen an wichtige Dokumente senden, wodurch zeitaufwändige Aufgaben reduziert und die Erfahrung neuer Mitarbeiter verbessert wird.

Darüber hinaus kann die HR-Automatisierung beim Offboarding helfen, indem sie automatisch den IT-Zugang entzieht und die Austrittsgespräche der Mitarbeiter plant.

HR-Support oder Service Desks
Auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, ist der Schlüssel zur Verbesserung des Engagements und der Produktivität. Doch das Navigieren durch komplexe Unternehmensrichtlinien und HR- und IT-Supportprozesse kann manchmal dazu führen, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, Antworten zu finden – was zu Frustration und Zeitverschwendung führt. KI-gestützte HR-Chatbots können dabei helfen, Mitarbeitern schnelle Antworten und Self-Service-Support zu bieten.

Ein HR Chatbot, der natürliche Sprachverarbeitung und maschinelles Lernen nutzt, kann verstehen, kommunizieren und sogar Aktionen automatisieren, um Bewerber und Mitarbeiter zu unterstützen. Ein intelligenter HR-Bot kann zum Beispiel häufig gestellte Fragen beantworten, Lernressourcen vorschlagen und Mitarbeitern dabei helfen, Urlaubstage zu beantragen oder ihren verbleibenden Urlaubssaldo zu überprüfen. Chatbot-Plattformen können auch Erinnerungen bereitstellen, Umfragen durchführen und Feedback sammeln, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.

Leistungsmanagement
Durch die Erfassung von Produktivitätsdaten für Einzelpersonen, Teams und Organisationen kann ein Leistungsmanagement-Tool diese Daten dann in leicht zu überprüfenden Vorlagen an einem zentralen Ort präsentieren. Diese Daten bieten Personalabteilungen und Managern Einblicke in den Workload der Mitarbeiter und ermöglichen es ihnen, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung, Delegation, Schulung, Unterstützung und Beförderung der Mitarbeiter zu treffen, die sie betreuen.

Berufliche Weiterbildung und Entwicklung
Wenn die Personalabteilung einen neuen Mitarbeiter einarbeitet, eine neue Unternehmensrichtlinie einführt oder Schulungen initiiert, damit die Mitarbeiter die geltenden Vorschriften einhalten, können Lernmanagementsysteme helfen. Diese Softwareplattformen automatisieren die Bereitstellung von Online-Kursen und die Verfolgung der Fortschritte der Mitarbeiter.

KI kann personalisierte Trainingsmodule empfehlen. Durch die Analyse der Daten jedes einzelnen Mitarbeiters, z. B. seiner Fähigkeiten und Vorlieben, kann KI das Training auf die persönlichen Ziele abstimmen. KI hat auch das Potenzial, Personalmanagern dabei zu helfen, versteckte Talente zu erkennen oder Mitarbeiter zu identifizieren, die für eine Beförderung bereit sind.

Zeit- und Anwesenheitserfassung
Einige HR-Automatisierungstools erfassen die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Kapazitäten optimal auszulasten und sicherzustellen, dass sie über genügend Personal verfügen, um von Wachstumschancen zu profitieren. Wo früher HR-Teams Urlaubs- und Anwesenheitszeiten manuell in Tabellenkalkulationen eingegeben haben, können sie heute mit neuen Softwarelösungen zur Anwesenheitsverfolgung Anträge auf Urlaub prüfen und genehmigen. Sie können jetzt schnell verfügbare Urlaubstage berechnen, Teammitglieder benachrichtigen, wenn ein Kollege nicht im Büro ist, und Trends bei den Fehlzeiten von Mitarbeitern analysieren, um Burnout zu vermeiden.

Angesichts der schnellen und kontinuierlichen Veränderungen in der Technologie – insbesondere bei der KI – kann es schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für die Automatisierung des Personalwesens oder den Wechsel zu einem leistungsfähigeren System zu finden. Auch andere Aktualisierungen oder neue IT-Lösungen erfordern möglicherweise eine detaillierte Planung für die Integration. In Anbetracht dessen finden Sie hier einige potenzielle Auslöser für den Einstieg in die HR-Automatisierung oder eine anspruchsvollere HR-Automatisierung.

HR erbringt unterdurchschnittliche Leistungen: Wenn die wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung vereinbart und akzeptiert sind, wie gut ist das Team dann in der Lage, sie zu erfüllen?n? Verzögerungen oder Ineffizienzen bei der Einstellung, dem Onboarding, der Berichterstellung oder der Gehaltsabrechnung sind Anzeichen dafür, dass eine Änderung erforderlich ist.

Schnelles Unternehmenswachstum: Wenn neue Mitarbeiter schneller eingestellt werden, als die Personalabteilung damit umgehen kann, verlangsamen zu viele Anforderungen die Effektivität des Unternehmens oder die Ausbildung verzögert sich. Dann könnte die Personalabteilung die HR-Automatisierung nutzen, um das Tempo zu erhöhen.

Budgets sind angespannt: Wenn die Zahl der Neueinstellungen begrenzt ist, kann die Verlagerung manueller Tätigkeiten auf die Automatisierung der Personalverwaltung dazu beitragen, die Arbeitsanforderungen mit einem begrenzten Personalbestand zu bewältigen. Wenn sich die Personalabteilung um die Mitarbeiter kümmert, beugt sie nicht nur einem Burnout vor, sondern kann auch das verfügbare Budget schonen.

Risiko der Nichteinhaltung von Prüfungsvorschriften: Wenn die vorgeschriebenen Aufzeichnungspraktiken nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, kann das Unternehmen in Gefahr sein – und ein automatisierteres und zuverlässigeres System könnte die Antwort sein.

Ein systematischer Ansatz zur HR-Automatisierung umfasst häufig diese Schritte.

1.    Erfassung und Dokumentation von manuellen Prozessen, die für eine Automatisierung geeignet sind
Zunächst muss das HR-Team manuelle Verwaltungsaufgaben und andere HR-Prozesse identifizieren, die automatisiert werden können. Sie können alle umständlichen und sich wiederholenden Aufgaben in den Bereichen Rekrutierung, Onboarding, Talent Management, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Verwaltung von Sozialleistungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung und mehr suchen. Robotic Process Automation (RPA) kann bei der Auslagerung sich wiederholender Aufgaben helfen.

2.    Auswahl von HR-Automatisierungstools
Als nächstes kommt die Recherche. Das Prüfteam kann Softwarepakete zur Personalautomatisierung vergleichen und sich für eine Ausgabe entscheiden. Oder stellen Sie die Software der Unternehmensführung vor und bitten Sie um die Genehmigung des Budgets. Die Auswahl der HR-Automatisierungstools kann von spezialisierter HR-Software für bestimmte Aufgaben und Anwendungsfälle reichen. Zu integrierten Human Capital Management (HCM)-Systemen, die mehrere HR-Funktionen umfassen, einschließlich der Automatisierung der Personalbeschaffung, Schulung und Managementplanung.

3.   Integration von Automatisierungstools in bestehende Systeme
Nach der Auswahl des Automatisierungstools kann das Team die neue Software ausrollen und in bestehende HR-Systeme integrieren. Wie z. B. ein Personalinformationssystem (Human Resources Information System, HRIS), ein Gehaltsabrechnungssystem, ein System zur Erfassung von Sozialleistungen oder ein System zur Verfolgung von Bewerbern, um einen nahtlosen Datenfluss und eine Synchronisierung zu gewährleisten.

4.    Mitarbeiterdaten erfassen und verwalten
Sobald das neue Automatisierungstool eingerichtet ist, ist das HR-Team nicht mehr für die manuelle Dateneingabe verantwortlich. Sie können nun automatisch relevante Mitarbeiterdaten wie personenbezogene Daten, Leistungsmetriken, Anwesenheitslisten und Schulungsdaten erfassen und speichern. Damit dies gelingt, müssen die HR-Teams die Einhaltung der Vorschriften, der Ethik und des Datenschutzes für diese Daten sicherstellen, die auch als Grundlage für künftige prädiktive Analysen, Berichte und Optimierungsentscheidungen dienen werden.

5.    Standardisieren Sie den Prozess
Nachdem eine Automatisierung ausgeführt wurde, kann das Team sie überprüfen, um sicherzustellen, dass das neue Tool oder die Prozessautomatisierung den Mitarbeitern den maximalen Nutzen bietet. Ein Audit der eingesetzten Automatisierung zeigt Bereiche auf, in denen Erweiterungen, Rationalisierungen oder andere Verbesserungen möglich sind.

6.    Datenanalyse, Optimierung und Berichterstellung
Wenn die Datenübertragung beginnt, lassen die Erkenntnisse nicht lange auf sich warten. Automatisierungsanalysen können genutzt werden, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und Empfehlungen an die Unternehmensführung zu unterbreiten. Analysen können Personalverantwortlichen dabei helfen, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu überwachen und die Effektivität von Personalprogrammen und -richtlinien zu bewerten. Und identifizieren Sie Trends mit bedeutsamen geschäftlichen Auswirkungen, die dann der C-Suite zur Investition zur Kenntnis gebracht werden können.

7.    Regelmäßige Wartung und Aktualisierung
HR-Automatisierung erfordert regelmäßige Wartung, Aktualisierungen und Systemprüfungen, um Datengenauigkeit, Sicherheit und optimale Leistung zu gewährleisten. Dies kann die Überwachung von Datenintegrationen, die Anwendung von Management-Software-Patches und die Behebung auftretender Probleme umfassen.

Stärkere Anwendungsintegration: Für HR-Teams und -Mitarbeiter kann es mühsam sein, sich durch die lange Liste der auf dem Markt erhältlichen HR-Automatisierungssoftware zu arbeiten, von denen jede eine einzelne HR-Aufgabe oder -Aktion abdeckt. Ein Fortschritt, der sich abzeichnet, ist die Integration dieser Tools in eine einzige Plattform.

In Zukunft werden HR-Automatisierungsplattformen wie IBM watsonx Orchestrate eine umfassende HR-Lösung für die Automatisierung aller HR-Funktionen bieten, die Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Analysen umfasst – also eine zentrale Anlaufstelle für die gesamte HR-Automatisierung. Dies kann einen nahtlosen Datenfluss für vorausschauende Analysen ermöglichen.

Mehr Personalisierung: Jüngste Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens können den HR-Teams noch mehr manuelle Aufgaben abnehmen und gleichzeitig eine stärkere Personalisierung aus der Sicht des Mitarbeiters bieten. Während KI-gesteuerte Chatbots den Mitarbeitern bereits rund um die Uhr Unterstützung bei Personalfragen bieten, können virtuelle Assistenten bereits Routineaufgaben automatisieren. Neue Fortschritte in der Stimmungsanalyse können es Bots ermöglichen, die Mitarbeiterzufriedenheit in der gesamten Kommunikation zu messen.

Fortgeschrittene Analysen und prädiktive Modellierung könnten HR-Teams helfen, die Fluktuation besser vorherzusagen und Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu identifizieren. Fortschritte bei der Verarbeitung natürlicher Sprache können den Umgang der Mitarbeiter mit diesen Tools sogar noch nahtloser machen.

Mobile Lösungen für mobiles Arbeiten: Mit der Zunahme von Remote-Arbeit, hybrider Arbeit und mobilen Mitarbeitern wird die Personalautomatisierung den Bedürfnissen dezentral aufgestellter Teams gerecht. Mobile Apps und cloudbasierte Plattformen bieten nahtlosen Zugriff auf HR-Systeme, Self-Service-Portale und Kollaborationstools und sorgen so für ein konsistentes HR-Erlebnis unabhängig vom Standort.

Ethische KI und Datenschutz: Da die HR-Automatisierung immer stärker auf KI angewiesen ist, können HR-Experten den ethischen Einsatz von KI gewährleisten und Mitarbeiterdaten schützen. Personalabteilungen müssen robuste Data-Governance-Praktiken etablieren, Fairness und Transparenz bei KI-Algorithmen gewährleisten und Datenschutzbestimmungen einhalten.

Unterstützung für das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Mitarbeiter: Die weltweite COVID-19-Pandemie hat deutlich gemacht, dass Unternehmen das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen müssen. Chatbots und virtuelle Assistenten können Ressourcen, Leitfäden zur Selbsthilfe und Zugang zu Diensten zur Unterstützung der psychischen Gesundheit bereitstellen und so das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter fördern.