Ein Workflow ist ein System zur Verwaltung sich wiederholender Prozesse und Tasks, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen. Sie sind der Mechanismus, nach dem Menschen und Unternehmen ihre Arbeit ausführen, sei es bei der Herstellung eines Produkts, der Erbringung eines Service, der Verarbeitung von Informationen oder bei einer anderen wertschöpfenden Tätigkeit.
Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements kann ein Workflow als eine einfache Abfolge einzelner Tasks (Vorgänge) definiert werden, während ein Geschäftsprozess als komplexer gilt und aus mehreren Workflows, Informationssystemen, Daten, Menschen und deren Aktivitätsmustern besteht. Ein Workflow zeichnet sich durch seine Einfachheit und Wiederholgenauigkeit aus und wird in der Regel mithilfe eines Diagramms oder einer Checkliste dargestellt.
Software für das Workflow-Management hilft bei der Vereinfachung und Optimierung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation. Dies geschieht weitgehend durch die Koordinierung der Interaktionen zwischen verschiedenen Stakeholdern oder zwischen Einzelpersonen und Informationssystemen. Workflow-Management-Systeme leiten Tasks zum richtigen Zeitpunkt an den/die entsprechenden Mitarbeiter weiter und liefern die sachbezogenen Informationen und Anstöße, um die Arbeit im Rahmen des Gesamtprozesses zu beschleunigen. Derartige Software unterstützt außerdem auch manuelle und automatisierte Tasks durch Dokumentenmanagement für Vorgänge wie beispielsweise Spesenabrechnungen.
Dem Maschinenbauingenieur Frederick Taylor werden die wissenschaftlichen Managementtheorien zugeschrieben, die die Grundlage für Workflows bilden. Er versuchte, die industrielle Effizienz zu steigern, indem er Herstellungsprozesse empirisch analysierte, mit dem Ziel, Ausschuss zu reduzieren und Best Practices zu standardisieren.
Seine Theorien sowie die von Henry Gantt (dem Entwickler des beliebten Gantt-Diagramms) prägen auch heute noch das Projektmanagement und das Wirtschaftsingenieurwesen. Workflows helfen, Projekte auf methodische und logische Weise zu planen und zu überwachen, sodass Teams wichtige Fristen und Meilensteine erreichen können.
Das Konzept des Workflows wurde auch in der verwandten Disziplin der Unternehmensforschung verwendet, die das Wesen der Arbeit anhand analytischer Methoden erforscht. In der Unternehmensforschung werden Techniken aus Statistik, Spieltheorie und künstlicher Intelligenz in Kombination mit Managementwissenschaften eingesetzt, um komplexe reale Probleme zu lösen.
Da Workflows aus einzelnen Schritt-für-Schritt-Aufgaben bestehen, können sie leicht durch Schaubilder oder Flussdiagramme visualisiert werden. Die Workflowzuordnung, auch Prozess-Mapping genannt, bietet ein tieferes Verständnis des gesamten Workflow-Prozesses und ermöglicht so eine Optimierung und/oder eine vollständige oder teilweise Automatisierung.
Um ein Workflow-Diagramm zu erstellen, sollten Sie folgende Schritte ausführen:
Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler, Ineffizienzen und Inkonsistenzen, die die Produktqualität und die Customer Experience beeinträchtigen können. Automatisierte Systeme hingegen sind von Natur aus effizient, konsistent und skalierbar. Business Process Management (BPM) kann bei der Automatisierung von Routineaufgaben helfen. Dabei wird eine Technologie namens Robotic Process Automation (RPA) verwendet. RPA eignet sich gut für die Durchführung wiederholt anfallender Tätigkeiten, wie das automatische Generieren einer E-Mail-Antwort, wenn ein Kunde ein Anfrageformular ausfüllt, die Verarbeitung von Transaktionen oder die Kommunikation mit mehreren Datenbanken während der Bearbeitung eines Versicherungsanspruchs.
Fast jedes Betriebsverfahren in jeder Branche kann als Workflow beschrieben werden, vorausgesetzt, es besteht aus wiederholbaren Schritten. Zu den Anwendungsfällen gehören beispielsweise:
Durch den Einsatz automatisierter Systeme oder formaler Analysestrategien zur Verbesserung von Workflows im ganzen Unternehmen können Stakeholder viele Vorteile erzielen, darunter die folgenden:
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Schnellere Prozesse und kürzere Wartezeiten für Kunden – das ist die Brillanz KI-gestützter Automatisierung.
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