Was versteht man unter Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Obwohl es manchmal mit Aufgaben- und Projektmanagement verwechselt wird, ist der Anwendungsbereich des Business Process Management breiter als diese angrenzenden Themen. Das Aufgabenmanagement konzentriert sich auf einzelne Aufgaben, während das Business Process Management (BPM) den gesamten End-to-End-Prozess betrachtet. Projektmanagement bezieht sich auf einen einmaligen Arbeitsumfang, während BPM sich speziell auf Prozesse konzentriert, die wiederholbar sind.

Durch die kontinuierliche Neugestaltung von Prozessen können Unternehmen ihre gesamten Workflows rationalisieren, was zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen führt. Dieses Konzept ist nicht neu; Six Sigma- und Lean-Prinzipien sind Beispiele für BPM-Methoden.

Durch die Integration von Funktionen für erweiterte Analyse, Aktivitätsüberwachung und Entscheidungsmanagement können Business Process Management-Suites Personen, Systeme und Informationen sowie Material koordinieren, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Sie sind daher besonders hilfreich bei der Beschleunigung von Strategien zur digitalen Transformation.

Es gibt drei Hauptarten von Business Process Management: integrationsorientiert, personenorientiert und dokumentenorientiert

• Integrationsorientiertes BPM: Diese Art von Business Process Management konzentriert sich auf Prozesse, die nicht viel menschliche Beteiligung erfordern. Diese Prozesse sind stärker von APIs und Mechanismen abhängig, die Daten systemübergreifend integrieren, wie z. B. Human Resource-Management (HRM) oder Customer Relationship-Management (CRM).
  
• Personenorientiertes BPM: Im Gegensatz zum integrationsorientierten Business Process Management konzentriert sich diese Art von Business Process Management auf die menschliche Beteiligung, in der Regel dort, wo Genehmigungen erforderlich sind. Intuitive Benutzerschnittstellen mit Drag-and-Drop-Funktionen ermöglichen es Teams, Aufgaben verschiedenen Rollen zuzuweisen, sodass es einfacher ist, die für den jeweiligen Prozessschritt verantwortliche Person zu identifizieren..
  
  
• Dokumentenorientiertes BPM:  Diese Art von Business Process Management konzentriert sich auf ein bestimmtes Dokument, wie z. B. einen Vertrag. Wenn Unternehmen Produkte oder Services einkaufen, müssen diese verschiedene Genehmigungsformen und -runden durchlaufen, um eine Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Anbieter zu erreichen.

Ein erfolgreiches BPM-System beginnt mit der Definition der Schritte eines Workflows. Auf diese Weise kann das Team Verbesserungsmöglichkeiten und Metriken zur Verfolgung der gemachten Fortschritte festlegen. Durch die Anwendung des Business Process Management können Unternehmen ihre Abläufe verbessern, was wiederum zu besseren Geschäftsergebnissen führt. Um diese Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie den Business Process Management-Lebenszyklus vollständig verstehen. Nachfolgend die fünf Phasen des Lebenszyklus:

1. Prozessdesign: Das Team sollte mit einer Skizzierung der Meilensteine innerhalb des Prozesses beginnen. Von dort aus sollten die einzelnen Aufgaben innerhalb des gesamten BPM-Prozesses zusammen mit den für die einzelnen Aufgaben Verantwortlichen für jeden Schritt im Workflow bestimmt werden. Die Schritte sollten klar definiert sein, damit das Team die Bereiche für Prozessoptimierung und die folgenden Metriken zur Überwachung der Verbesserungen identifizieren kann.
   
   
2. Modellieren:: In diesem Schritt sollte das Team eine visuelle Darstellung des Prozessmodells erstellen. Diese sollte bestimmte Details, wie Zeitpläne, Aufgabenbeschreibungen und alle Datenflüsse im Prozess enthalten. Der Einsatz von Software für das Business Process Management ist in dieser Phase hilfreich.
   
   
3. Ausführen: Das Team sollte einen Konzeptnachweis durchführen und dafür das neue BPM-System mit einer begrenzten Gruppe testen. Nachdem alle Rückmeldungen berücksichtigt wurden, kann das Team damit beginnen, den Prozess einem breiterem Publikum zugänglich zu machen.
   
   
4. Überwachen: In dieser Phase sollte das Team den Prozess überwachen, Verbesserungen bei der Effizienz messen und zusätzliche Engpässe identifizieren.
   
   
5. Optimieren: Im letzten Schritt nimmt das Team letzte Anpassungen am Prozess vor, um die Geschäftsaktivität zu verbessern.

Ein erfolgreiches Business Process Management-Projekt erfordert sorgfältige Planung und offene Kommunikation. Wenn aber einige Aktivitäten verbessert wurden, sehen Teams schnell die Vorteile, die sich daraus ergeben.

BPM-Lösungen steigern den organisatorischen Nutzen durch Prozessverbesserung, woraus sich eine Reihe von Vorteilen ergeben. Einige davon sind:

• Erhöhte Effizienz und Kosteneinsparungen
• Verbesserte Mitarbeiter- und Kundenerfahrung
• Skalierbarere Prozesse
• Mehr Transparenz
• Geringere Abhängigkeit von Entwicklungsteams

BPM-Systeme tragen dazu bei, vorhandene Prozesse zu optimieren und mehr Struktur in die Entwicklung neuer Prozesse zu bringen. Dies geschieht durch die Beseitigung von Prozessredundanzen und Engpässen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Mit mehr Flexibilität können Unternehmen die angestrebten Geschäftsergebnisse schneller erreichen und nicht benötigte Ressourcen für andere Aufgaben mit hoher Priorität einsetzen.

Eine BPM-Suite von Tools trägt dazu bei, sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und Informationen besser zugänglich zu machen. Durch die Beseitigung von Ablenkungen können sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit und ihre Kunden konzentrieren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Klare Arbeitsabläufe verkürzen außerdem den Einarbeitungsaufwand innerhalb des Onboarding-Prozesses, was die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter erhöht.

Da BPM eine bessere Prozessabwicklung und Workflow-Automatisierung ermöglicht, übertragen sich diese Effekte, wenn Prozesse auf andere Regionen weltweit erweitert werden. Tools für Business Process Management können Klarheit über die Rollen schaffen und die Konsistenz des Prozesses sicherstellen. Außerdem können sie Möglichkeiten zur Integration von Business Rules für die Automatisierung aufzeigen, sodass sich die Teams stärker auf Innovationen konzentrieren können.

Da die Automatisierung von Geschäftsprozessen Verantwortliche für Aufgaben im Rahmen des Prozesses eindeutig definiert, bietet dies höhere Transparenz und Rechenschaftspflicht während eines bestimmten Prozesses. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb der Teams gefördert.

BPM bietet Low-Code-Funktionen, die potenzielle Abhängigkeiten von der Entwicklung vermeiden. Geschäftsanwender können schnell und einfach in diese Tools eingearbeitet werden, was die Prozessautomatisierung im gesamten Unternehmen verbessert.

BPM-Software bietet mehr Struktur für Prozesse und beseitigt damit einige der Ineffizienzen innerhalb eines bestimmten Workflows. Einige Beispiele, in denen dieser Ansatz erfolgreich angewendet wurde:

• Verteilung von Inhalten: Medienunternehmen können BPM verwenden, um den Prozess der Vorbereitung und Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren, von der Erstellung bis zur Verteilung von Inhalten. Ein Business Process Management System-kann so konzipiert sein, dass es mit Systemen für die Verwaltung von Inhalten, Berechtigungen, Datenverkehr und Aufträgen interagiert.
  
  
• Kundenservice: Mitarbeiter im Kundenservice können häufig gestellte Fragen identifizieren, die Chatbots erledigen sollten, und damit das Team entlasten, wenn eine große Menge an Serviceanforderungen vorliegt. Daten aus Mitschriften von Call-Centern und Chatbots können außerdem dabei helfen, Prozesse weiter zu automatisieren und personalisierte Antworten auf Kundenfragen zu geben.
  
  
• Finanzwesen: Unternehmen können Vorlagen erstellen, um Bestellungen von verschiedenen Teams zu standardisieren, damit sie Anwendungsprogramme oder Hardware schneller beschaffen können. Darüber hinaus können individuelle Workflows für spezielle Szenarien eingerichtet werden.
  
  
• Human Resources: HR kann Business Process Management zur Optimierung von Dokument- und Workflow-Management einsetzen. Dies bietet eine strukturiertere Umgebung für die Bearbeitung von HR-Formularen, z. B. für das On- und Offboarding von Mitarbeitern, Leistungsbewertungen, Urlaubsanträge und die Genehmigung von Arbeitszeittabellen.
  
  
• Bankwesen: Bei der Bearbeitung von Darlehensanträgen von Einzelpersonen oder Unternehmen müssen Banken Antragsteller beurteilen, um das potenzielle Kreditrisiko zu minimieren. Dies beinhaltet das Sammeln von Informationen aus mehreren Quellen, wie von den Antragstellern selbst, von Arbeitgebern und Kreditauskunftsbüros. BPM beschleunigt die Entscheidungen über die Kreditwürdigkeit, indem es den Informationsfluss während des gesamten Prozesses steuert und Fehler in der Dokumentation reduziert.
  
  
• Auftragsabwicklung: Unternehmen können mit BPM die betriebliche Effizienz ihrer Auftragsabwicklung verbessern. Sie können BPM für die Verwaltung von Sonderangeboten, die Auftragserfassung und die Auftragsabwicklung nutzen. Dies verlagert den Prozess in Richtung eines kundenorientierten Order Managements, das größeren Nutzen für das Unternehmen bietet.