Perfektionierung des Rezepts für schnelle, effiziente Geschäftsprozesse

Um seine Gewinnmargen zu schützen, muss United Foods sicherstellen, dass alle Aspekte seiner Geschäftstätigkeit – von den Lieferketten und der Fertigung bis hin zu den Finanz-, Vertriebs- und Personalprozessen – effizient und kostengünstig ausgeführt werden. Als das Unternehmen neue Produkte einführte und in neue Regionen expandierte, stellte es fest, dass manuelle Prozesse mit dem Wachstum nur schwer Schritt halten konnten.

„Wir haben viele wichtige Workflows wie Audits, Kreditgenehmigungen und die Überwachung der Personalleistung manuell durchgeführt“, kommentiert Mamdouh Ahmed Nada, IT Head bei United Foods. „Wir haben zum Beispiel Dokumente zur Genehmigung durch das Management von einem Schreibtisch zum anderen geschickt, und die Aufzeichnungen über diese Genehmigungen waren über mehrere E-Mail-Postfächer verstreut, sodass es schwierig war, die Informationen bei Audits zu finden.“

Er fügt hinzu: „Die Generierung von Key Performance Indicators [KPIs] für alle unsere Abteilungen war so zeitaufwändig, dass wir nicht in der Lage waren, unsere Berichte bis ins kleinste Detail aufzuschlüsseln. Das schränkte unsere Transparenz ein und hinderte uns daran, neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu identifizieren.“

Um Finanz-, Berichterstattungs- und Vertriebsprozesse zu optimieren und einen besseren Einblick in die betriebliche Effizienz zu gewinnen, stellte United Foods auf integrierte digitale Workflows um, die von SAP-ERP-Anwendungen unterstützt wurden. Dieser Schritt half dem Unternehmen, viele seiner Kernaktivitäten neu zu gestalten, aber United Foods hat die Chance erkannt, noch einen Schritt weiter zu gehen.

„Die Bereitstellung von SAP ERP hat die Art und Weise, wie wir unser Geschäft führen, grundlegend verändert“, erklärt Mamdouh Ahmed Nada. „Als nächsten Schritt wollten wir die Komplexität reduzieren und sich wiederholende, geringwertige Aktivitäten durch Automatisierung eliminieren. Wir konnten das nicht alleine schaffen, also machten wir uns auf die Suche nach einem Technologiepartner, der uns auf diesem Weg unterstützt.“

Nach nur zwei Jahren hat United Foods bereits über 35 Schlüsselprozesse in mehreren Geschäftsbereichen erfolgreich automatisiert – von der Genehmigung von Kreditrahmen und der Generierung von Bestellungen bis hin zum HR-Reporting und der Rohstoffplanung.

„Wir haben mit IBM Cloud Pak for Business Automation enorme Zeiteinsparungen erzielt, indem wir manuelle Workflows durch nahtlose automatisierte Prozesse ersetzt haben“, erklärt Mamdouh Ahmed Nada. „Unsere Mitarbeiter sagen, dass sie ihre täglichen Aufgaben jetzt viel schneller erledigen können, und wir haben keine Engpässe mehr in unseren Betriebsabläufen.“

Durch die Nutzung umfassender Integrationen mit SAP ERP konnte United Foods mit IBM Cloud Pak for Business Automation die Art und Weise verändern, wie seinen Kunden Kreditrahmen gewährt werden, was zu einer Beschleunigung der Verkaufsprozesse beiträgt. Heute können Vertriebsteams von einem Mobiltelefon oder Tablet aus eine Anfrage senden, die automatisch verarbeitet und zur Genehmigung an die Geschäftsleitung weitergeleitet wird. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass Dokumente zur physischen Unterschrift zwischen den Büros hin- und hergeschickt werden. Sobald ein Kreditrahmen genehmigt ist, wird dies automatisch in der SAP-ERP-Lösung des Unternehmens angezeigt.

Gleichzeitig hat United Foods die KPI-Berichterstattung mit IBM Cloud Pak for Business Automation deutlich verbessert. „Mit SAP ERP und IBM Cloud Pak for Business Automation können wir KPIs für alle unsere Mitarbeiter nachverfolgen. Diese Informationen helfen uns, effektive Leistungsziele sowohl auf Abteilungs- als auch auf Mitarbeiterebene festzulegen, damit sich unsere Teams darauf konzentrieren können, produktiv und effizient zu arbeiten.“

Die Rationalisierung und Vereinfachung der Finanzprozesse mit IBM Cloud Pak for Business Automation hat United Foods auch dabei geholfen, den Zeit- und manuellen Aufwand für Audits zu reduzieren.

Mamdouh Ahmed Nada kommentiert dazu: „Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, die Aufzeichnungen und Nachweise zusammenzutragen, die unsere Prüfer angefordert hatten. Heute kann ich mich mit einem Prüfer zusammensetzen und auf Knopfdruck automatisch relevante Informationen zu Bestellungen, Rechnungen, Kosten und vielem mehr abrufen – das ist eine enorme Zeitersparnis.“

Angesichts des Erfolgs der IBM und SAP-Lösungen plant United Foods, in den kommenden Monaten vollständig auf ein papierloses System umzustellen.

Mamdouh Ahmed Nada fasst es wie folgt zusammen: „Unser nächster Schritt ist der Aufbau eines Portals zur Lieferantenverwaltung, damit unsere Handelspartner uns Informationen elektronisch übermitteln können, wodurch die gesamte Papierverarbeitung und manuelle Dateneingabe wegfällt. Jede Sekunde und jeder Dollar, den wir durch Automatisierung einsparen, ist Zeit und Geld, das wir in die Entwicklung unseres Geschäfts reinvestieren können, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein – auch unter schwierigen Marktbedingungen.“