Was ist Prozessabbildung?

Die Prozesszuordnung stellt einen Workflow visuell dar, sodass das Team einen Prozess und seine Komponenten klarer verstehen kann. Es gibt verschiedene Prozesslandkarten, die Sie vielleicht unter verschiedenen Namen kennen, wie zum Beispiel:

• Flussdiagramm
• Detaillierte Prozesslandkarte
• Landkarte des Dokuments
• Prozesslandkarte auf hoher Ebene
• Gerenderte Prozesskarte
• Swimlane
• Analyse der Wertschöpfungskette
• Wertstromanalyse
• Flussdiagramm
• Prozessablaufdiagramm
• Prozessmodell
• Workflow-Diagramm

Diese visuellen Diagramme sind in der Regel eine Komponente des Business Process Management (BPM) eines Unternehmens.

Eine Prozesslandkarte skizziert die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses, identifiziert die Verantwortlichen für die Aufgabe und beschreibt die erwarteten Zeitpläne. Sie helfen bei der Kommunikation von Prozessen zwischen den Stakeholdern und zeigen Verbesserungsmöglichkeiten auf. Die meisten Prozesszuordnungen beginnen auf einer Makroebene und liefern dann bei Bedarf weitere Details.

Es gibt verschiedene Arten von Prozessabbildungen. Zu den Abbildungstechniken gehören Folgende:

• Grundlegende Flussdiagramme sind visuelle Karten, die die grundlegenden Details eines Prozesses wie Eingaben und Ausgaben enthalten.
  
  
• Bereitstellungskarten, auch als funktionsübergreifende Flussdiagramme bezeichnet, zeigen die Beziehungen zwischen verschiedenen Teams an. Diese Karten verwenden häufig Swimlane-Diagramme, um den Ablauf eines Prozesses im Unternehmen darzustellen und so die Identifizierung von Engpässen oder Redundanzen zu erleichtern.
  
  
• Detaillierte Prozesslandkarten zeigen eine Drilldown-Version eines Prozesses, die Details zu allen Teilprozessen enthält.
  
  
• Übergeordnete Prozesslandkarten, auch bekannt als Wertschöpfungsketten- oder Top-Down-Karten, zeigen eine Makroansicht eines Prozesses, einschließlich wichtiger Prozesselemente wie Lieferant, Input, Prozess, Output oder Kunde (SIPOC).
  
  
• Gerenderte Prozesslandkarten stellen einen aktuellen Zustand und/oder zukünftige Zustandsprozesse dar, um Bereiche für potenzielle Prozessverbesserungen aufzuzeigen.
  
  
• Eine Value Stream Map (VSM) ist eine Lean-Six-Sigma-Technik, die Schritte dokumentiert, die zur Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung für einen Endbenutzer erforderlich sind.

Prozesslandkarten verwenden visuelle Darstellungen, z. B. grundlegende Symbole, um jedes Element im Prozess zu beschreiben. Einige der häufigsten Symbole sind Pfeile, Kreise, Diamanten, Kästchen, Ovale und Rechtecke. Diese Symbole können aus dem Business Process Model and Notation (BPMN) oder der Unified Modeling Language (UML) stammen (Link befindet sich außerhalb von IBM), bei denen es sich um grafische Notationsmethoden für Prozesslandkarten handelt.

Die meisten Unternehmen müssen nur einige der gängigsten Symbole verwenden, um eine Prozessabbildung zu vervollständigen. Zu diesen Symbolen gehören unter anderem:

• Ein Rechteck wird verwendet, um einen bestimmten Prozess sowie seine Aktivitäten und Funktionen darzustellen.
  
  
• Ein Pfeil wird verwendet, um sowohl die Flussrichtung als auch die Verbindung zwischen den Schritten anzuzeigen.
  
  
• Ein Oval wird häufig verwendet, um die Anfangs- oder Endpunkte eines Prozessablaufs darzustellen.
  
  
• Ein Diamant wird verwendet, um einen Entscheidungspunkt anzugeben. Der Prozess wird fortgesetzt, indem er einem für die Entscheidung vordefinierten Pfad folgt.
  
  
• Ein Rechteck mit einem abgerundeten Ende wird oft als Verzögerungssymbol verwendet und zeigt eine Pause im Prozess an, bevor der Fluss fortgesetzt wird.

Bei der Entwicklung Ihrer Geschäftsprozesslandkarte möchten Sie diese Methode verwenden:

1. Wählen Sie einen Prozess aus, auf den Sie sich konzentrieren möchten. Damit Sie den größtmöglichen Einfluss haben, sollten Sie einen Prozess priorisieren, der nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt oder die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.
   
   
2. Binden Sie die richtigen Personen ein: Bringen Sie Experten mit fundierten Kenntnissen über den Prozess zusammen, den Sie optimieren möchten. Diese Fachexperten (SMEs) helfen Ihnen dabei, die kritischen Informationen innerhalb des gesamten Prozesses zu ermitteln, wie Stakeholder, Abfolge der Schritte, Zeitpläne, Ressourcen usw. Sie können auch Problembereiche hervorheben, z. B. Engpässe und Redundanzen, die die Effizienz beeinträchtigen. In dieser Phase des Prozesses sollten Sie alle relevanten Informationen rund um den Prozess dokumentieren.
   
   
3. Skizzieren Sie die Prozesslandkarte: In diesem Schritt wollen Sie festlegen, wo der aktuelle Prozess beginnt und endet und welche Schritte dazwischen liegen. Der Detaillierungsgrad kann hier zwar variieren, aber in der Regel werden Informationen über Inputs, Outputs, Metriken und Stakeholder benötigt.
   
   
4. Verwenden Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole, um die Prozessabbildung zu verbessern: Verfeinern Sie die aktuelle Prozessabbildung, indem Sie grundlegende Flussdiagrammsymbole verwenden. Für diesen Schritt wird in der Regel eine Software zur Prozessabbildung verwendet.
   
   
5. Feedback einholen: Validieren Sie die erweiterte Prozesslandkarte mit den Teammitgliedern, um die genaue Prozessdokumentation zu überprüfen und so sicherzustellen, dass sich keine Schritte wiederholen oder fehlen. Wenn sich die Stakeholder auf die Prozessschritte im aktuellen Zustand geeinigt haben, beginnen Sie damit, Feedback zu möglichen Prozessoptimierungen einzuholen. Der Prozess kann das Entfernen von Schritten zur Rationalisierung der Abläufe oder das Hinzufügen neuer Schritte umfassen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Qualität zu sichern.
    
6. Implementierung und Beobachtung der Auswirkungen von Prozessänderungen: Führen Sie einen Proof of Concept (POC) mit einer Teilmenge des Teams aus, bevor Sie Änderungen im gesamten Unternehmen skalieren. Dieser Ansatz minimiert das Risiko für das Unternehmen und bietet die Möglichkeit, Feedback zur Optimierung des Prozesses einzubeziehen, sodass das Management reibungsloser auf einen neuen Prozess in großem Maßstab umsteigen kann. Die regelmäßige Überwachung der Prozesse ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit.

Der Hauptzweck der Geschäftsprozesszuordnung besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel effizienter und effektiver zu erreichen. Der Ansatz sorgt für mehr Transparenz bei der Entscheidungsfindung und den Prozessabläufen und hilft so, Redundanzen und Engpässe innerhalb und zwischen den Prozessen zu erkennen.

Da Prozesslandkarten visuelle Hinweise und Symbole verwenden, erleichtern sie die Vermittlung eines Prozesses an eine breite Zielgruppe. Dieser Ansatz kann zu einer stärkeren Einbindung führen, da die Erstellung ausführlicher Dokumentationen sowohl für die Eigentümer als auch für die Benutzer mühsamer sein kann.

Durch die Nutzung vorgefertigter Vorlagen in der Prozesszuordnungssoftware können Teams problemlos zusammenarbeiten und Möglichkeiten zur Rationalisierung von Arbeitsprozessen entwickeln, um die Geschäftsprozesse zu verbessern. Auf diese Weise können Unternehmen auch spezifische Herausforderungen wie das Onboarding und die Bindung von Mitarbeitern oder rückläufige Umsätze besser bewältigen.

Zu den spezifischen Vorteilen der Prozesszuordnung gehören:

• Bessere Unterstützung für Szenariotests und Bewertungen
  
  
• Erhöhte Standardisierung und Bewusstsein für Rollen und Verantwortlichkeiten
  
  
• Einfachere Identifizierung anfälliger Aspekte eines Prozesses.
  
  
• Effiziente Teamleistung und Mitarbeiterzufriedenheit.
  
  
• Kürzere Lernkurve für Mitarbeiter während der Schulung