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Recruiting-Automatisierung
Was ist Recruiting-Automatisierung?
Veröffentlicht: 17. April 2024
Mitwirkende: Cole Stryker
Recruiting-Automatisierung ist der Einsatz von Software zur Rationalisierung und Optimierung des Rekrutierungsprozesses. Dies kann die Automatisierung von Aufgaben für Anwendungsfälle wie die Suche nach Bewerbern, die Sichtung von Lebensläufen und die Planung von Vorstellungsgesprächen umfassen.
Es ist nicht einfach, in einem Umfeld, in dem die Qualifikationslücken immer größer werden und der Wettbewerb um Talente in aufstrebenden Bereichen zunimmt, gute Kandidaten zu finden und für sich zu gewinnen. Rekrutierungsteams, die in der Lage sind, offene Stellen einem möglichst großen Talentpool zu präsentieren und Spitzenkandidaten durch den Rekrutierungsprozess zu leiten, werden im Vorteil sein.
Die Aufrechterhaltung einer agilen und effektiven Praxis zur Talentakquise ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen. Die Rekrutierung umfasst jedoch einige Aktivitäten im gesamten Recruiting-Workflow wie die Überprüfung von Lebensläufen, die Ausarbeitung von Stellenausschreibungen und die leichtere Integration neuer Mitarbeiter. Dabei kann es sich um repetitive, langwierige und zeitaufwändige Aufgaben handeln. Viele dieser Aufgaben können nun automatisiert oder durch künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen unterstützt werden, was es Personalfachleuten ermöglicht, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Unternehmen, die in der Lage sind, neue KI-Tools zu nutzen, können die Zeit der Recruiter für andere Aufgaben freisetzen, sodass diese stattdessen eine robustere und strategischere Rekrutierungsfunktion entwickeln und einen „menschlicheren“ Ansatz bei der Betreuung der Kandidaten anwenden können.
Erfahren Sie, wie HR-Führungskräfte den Weg weisen und KI einsetzen, um die HR- und Talenttransformation voranzutreiben.
Es gibt viele Vorteile für die Personalautomatisierung im gesamten Recruiting-Workflow.
HR-Manager leben in einer Welt der Informationsüberflutung, und eingehende Daten übersteigen oft die Fähigkeit der Teams, Schritt zu halten. Die Automatisierung rationalisiert sich wiederholende Aufgaben wie das Screening von Lebensläufen, die Suche nach Bewerbern und die Planung von Vorstellungsgesprächen, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Personalabteilung verringert wird. Dadurch reduzieren sich die Kosten für den Einsatz von Arbeitskräften, die sonst diese manuellen Aufgaben erledigen müssten.
Die Automatisierung kann die Erfahrung der Bewerber verbessern, indem sie schnellere Antworten, personalisierte Kommunikation und einen reibungsloseren Bewerbungsprozess ermöglicht. Dies beschleunigt die Zeit bis zur Einstellung, erhöht die Zufriedenheit der Bewerber und führt wiederum zu einem qualitativ hochwertigeren Pool potenzieller Kandidaten für das Unternehmen.
Automatisierte Systeme befolgen Regeln und Kriterien konsequent, verringern die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und fördern faire und unvoreingenommene Bewertungen von Bewerbern. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Rekrutierungsbemühungen effizient zu skalieren, unabhängig davon, ob sie nur einige wenige Stellen besetzen oder umfangreiche Rekrutierungskampagnen durchführen wollen. Automatisierte Systeme können täglich Hunderte von passiven Bewerbern benachrichtigen, eine potenziell lohnende Strategie, die manuell nur schwer zu verwalten ist.
Die Recruiting-Automatisierung konsolidiert Tools über den gesamten Tech-Stack hinweg, um einen vollständigen Überblick über den Rekrutierungsprozess zu verschaffen. Personalbeschaffungssysteme sammeln und analysieren große Datenmengen und liefern wertvolle Einblicke in Rekrutierungsmetriken, die Leistung von Bewerbern und Einstellungstrends, sodass Unternehmen datengesteuerte Einstellungsentscheidungen treffen können.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können HR-Experten mehr Zeit und Ressourcen für strategische Aktivitäten wie Employer Branding, Talententwicklung und Personalplanung aufwenden. Durch diese Neuverteilung der Ressourcen wird die Personalfunktion von einer administrativen zu einer wirklich strategischen Funktion.
Durch die Einführung automatisierter Tools können Personalabteilungen unterschwellige Vorurteile bekämpfen, die sie daran hindern könnten, DEI-Ziele (Diversität, Gleichstellung und Inklusion) zu erreichen oder DEI-Standards und Best Practices einzuhalten. Automatisierung im Recruiting kann Profile anonymisieren, diverse Bewerberpools aufbauen und auf mögliche menschliche Voreingenommenheit bei der Entscheidungsfindung hinweisen.
Jeder Prozess, bei dem Automatisierung zur Optimierung des Workflows eingesetzt wird, kann als Recruiting-Automatisierung betrachtet werden. Der größte Nutzen liegt derzeit jedoch im Einsatz von KI im Personalwesen. KI-Tools sollen menschliche HR-Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern ihre Fähigkeiten bei der Erledigung ihrer Arbeit verbessern, und sie von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben befreien, damit sie sowohl den Kandidaten als auch den Unternehmen besser zur Seite stehen können. KI sollte keine Einstellungsentscheidungen treffen, aber sie kann dazu beitragen, mehr Informationen bereitzustellen, damit HR-Manager selbst bessere Entscheidungen treffen können.
KI kann versteckte Muster erkennen und aus Unmengen unstrukturierter Daten Erkenntnisse gewinnen. Da die Qualität KI-gestützter Entscheidungsfindung jedoch von der Menge, Qualität und Zugänglichkeit der Daten abhängt, müssen Unternehmen den unternehmensweiten Umgang mit Daten kritisch hinterfragen. Wo befinden sich die Daten? Wer hat die Zugriffsberechtigung? Sollten potenziell sensible Daten vor einigen Benutzern verborgen werden? Welche Datensätze können mit maschinellem Lernen für die Analyse zusammengeführt werden? Hierbei handelt es sich um Fragen zur Informationsarchitektur sowie zum Datenmanagement und zur Governance, die Unternehmen beantworten müssen, bevor sie mit der KI-basierten Recruiting-Automatisierung fortfahren.
Nehmen wir eine hypothetische Bewerberin namens Eda, eine Marketingexpertin, die daran interessiert ist, für ein fiktives Unternehmen namens BizCorp zu arbeiten. Auf ihrer Lieblings-Karriereseite – LinkedIn – stößt Eda auf eine Chatbot-Nachricht mit einer interessanten Stellenausschreibung für eine Position als Softwareentwicklungsmanager bei BizCorp. Sie reicht ihren Lebenslauf und ihr Bewerbungsschreiben ein.
Noch bevor Eda die Stellenausschreibung sieht, ist die Software zur Recruiting-Automatisierung bereits im Einsatz. Die HR-Managerin, die die offene Stelle ausgeschrieben hat, nutzte KI, um die Anzeige mit Hilfe von prädiktiven Analysen zu erstellen, die sich auf historische Einstellungstrends, Fluktuationsraten, Wachstumsprognosen und demografische Daten der Belegschaft stützten. Generative KI-Tools halfen ihr, anhand einer kurzen Eingabeaufforderung schnell eine Stellenbeschreibung zu erstellen. Zudem wurde KI eingesetzt, um Eda auf der Jobbörse zu finden und ihr proaktiv eine Nachricht zukommen zu lassen, damit sie nicht danach zu suchen brauchte.
Kurz nach dem Absenden ihrer Bewerbung erhält Eda eine automatisierte E-Mail, in der bestätigt wird, dass ihre Bewerbung eingegangen ist. Die E-Mail enthält Details zu den nächsten Schritten im Rekrutierungsprozess.
Das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens scannt Edas Lebenslauf automatisch nach relevanten Keywords und Qualifikationen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Auf der Grundlage dieser Analyse wird ihre Bewerbung zur weiteren Prüfung markiert.
Eda erhält eine weitere automatisierte E-Mail, in der sie aufgefordert wird, einen kurzen Vorauswahl-Fragebogen auszufüllen, der von einem Chatbot in Echtzeit unterstützt wird. Die Fragen bewerten ihre Erfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen in Bezug auf die Stellenanforderungen.
Beeindruckt von Edas Antworten auf die Vorauswahl-Fragen, plant ein Chatbot ein automatisiertes Follow-up-Videointerview. Eda erhält eine E-Mail mit einem Link zur Interviewplattform, die ihre Antworten auf eine Reihe von Interviewfragen aufzeichnet.
Nachdem Eda das Videointerview absolviert hat, werden ihre Antworten von der KI-Interviewplattform analysiert, die ihre Kommunikationsfähigkeiten, ihr Selbstvertrauen und ihre Eignung für die Stelle anhand vorgegebener Kriterien bewertet.
Eda besteht die automatisierte Bewertung erfolgreich und wird zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch mit dem Einstellungsteam eingeladen. In dieser Phase trifft sie den Personalmanager und andere Teammitgliedern, um über ihre Erfahrungen, Qualifikationen und ihre Eignung für die Stelle zu sprechen.
Nach dem Interview-Prozess führt Eda einen Codierungstest durch, der automatisch mit KI-Tools bewertet wird. Und schließlich erleichtert ein Chatbot eine Hintergrundprüfung.
Eda erhält per E-Mail ein automatisiertes Angebotsschreiben mit den Beschäftigungsbedingungen. Sie akzeptiert das Angebot elektronisch über das HR-Portal des Unternehmens und leitet den automatisierten Onboarding-Prozess ein, der das Ausfüllen von Unterlagen, das Absolvieren von Schulungsmodulen und die Planung ihres ersten Arbeitstages umfasst.
Während des gesamten Rekrutierungsprozesses hat die Automatisierung administrative Aufgaben rationalisiert, für eine zeitnahe Kommunikation gesorgt und eine effiziente Beurteilung der Kandidaten ermöglicht. Letztendlich konnte Edas Erfahrung bei der Stellensuche verbessert werden und der Einstieg in ihre neue Rolle wurde erleichtert.
Wann sollte der Umstieg auf Automatisierung erfolgen?
Eine wichtige Frage, die sich viele Unternehmen stellen, ist, wann sie auf automatisierte Workflows umsteigen sollten. Dazu ist es oft erforderlich, sich in neue Software-Ökosysteme einzuarbeiten und die Mitarbeiter zu schulen, damit sie diese effektiv nutzen können. Ob und wann Tools zur Rekrutierungsautomatisierung eingeführt werden sollten, ist eine Entscheidung, die sorgfältig abgewogen werden muss.
Der erste auf der Hand liegende Grund, auf automatisierte Systeme umzusteigen, ist ein großes Volumen an Einstellungsbedarf, das Ihr HR-Team nicht ausreichend durch den Einsatz manueller Prozesse bewältigen kann. Wenn offene Stellen nicht schnell mit qualifizierten Bewerbern besetzt werden, ist das ein erheblicher Opportunitätsverlust. Ein ähnlicher Grund könnte ein Burnout bei vorhandenen Mitarbeitern sein. Wenn die Personalabteilung nicht in der Lage ist, gute Kandidaten zu halten, ist das ein Zeichen dafür, dass sie überlastet ist oder zu viel Zeit mit mühsamen Rekrutierungsaufgaben verbringt, anstatt sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, die besser die menschliche Intelligenz nutzen.
Ein weiterer zu beachtender Wert ist die Kandidatenfluktuation. Wenn qualifizierte Kandidaten den Einstellungsprozess abbrechen, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass die Bewerbererfahrung schlechter ist als sie sein sollte. Technologien zur Recruiting-Automatisierung können den Einstellungsprozess beschleunigen und rationalisieren. Sie ermöglichen es Organisationen außerdem, häufigere Kontaktpunkte und andere Dienste mit „menschlichem Kontakt“ bereitzustellen. Dies führt dazu, dass diese Unternehmen weniger Gefahr laufen, dass Kandidaten von konkurrierenden Unternehmen abgeworben werden, deren Personalabteilungen eine schnellere Einstellungszeit bieten. Ebenso könnte ein niedriges Engagement der Kandidaten – interne Benchmarking-Analysen von Kandidatenaktionen können hierbei hilfreich sein – darauf hinweisen, dass Automatisierung einen Mehrwert für das Beziehungsmanagement mit Kandidaten bringen würde.
Unternehmen können auch Abteilungsleiter befragen, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, ob der Personalbedarf an der Basis gedeckt ist. Wenn Manager das Gefühl haben, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, Top-Talente zu gewinnen, können bessere Einstellungsprozesse erforderlich sein. Diese Prozesse können durch Automatisierung erleichtert werden und Unternehmen dabei helfen, die besten Kandidaten für die Stelle zu finden und zu sichern.
Weiterführende Lösungen
Unbesetzte Stellen strapazieren die Talente in Ihrem Team. Die Besetzung dieser offenen Stellen mit Neueinstellungen ist von entscheidender Bedeutung, kann aber auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt eine große Herausforderung darstellen. Jetzt können Sie den Teufelskreis mit Orchestrate durchbrechen.
Als führendes Beratungsunternehmen für Talentgewinnung und Kompetenzentwicklung arbeitet IBM® Consulting eng mit den Kunden zusammen, um individualisierte Lösungen für deren Personalbeschaffungs- und Qualifikationsbedürfnisse zu entwickeln.
Ressourcen
Die IBM Reihe „Rethink & Automate“ lädt Führungskräfte dazu ein, gängige Geschäftsabläufe und IT-Prozesse anhand eines Greenfield-Ansatzes neu zu gestalten und die Automatisierung zu fördern.
Da Remote-Arbeit und virtuelle Tools voraussichtlich auch in absehbarer Zukunft die Norm bleiben, benötigen Personalmanager und Kandidaten die Flexibilität, das Wann, Wo und Wie des Rekrutierungsprozesses so anzupassen, dass es für beide Seiten optimal funktioniert.
Weiterbildung ist der Prozess der Verbesserung der Fähigkeiten von Mitarbeitern durch Schulungs- und Entwicklungsprogramme, um Fachkräftemangel zu begegnen und Mitarbeiter auf neue Aufgaben oder Rollen vorzubereiten.
Unternehmen müssen in Möglichkeiten zur Talententwicklung investieren, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter lernen, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.
Künstliche Intelligenz (KI) kann dazu beitragen, eine neue Ära des Personalmanagements einzuläuten, in der Datenanalyse, maschinelles Lernen und Automatisierung zusammenarbeiten können, um Menschen Zeit zu sparen und qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erzielen.
Früher beschrieb der Begriff „digitaler Mitarbeiter“ einen menschlichen Angestellten mit digitalen Fähigkeiten, aber in jüngerer Zeit hat der Markt ihn als eine Kategorie von Software-Robotern definiert, die darauf trainiert sind, in Zusammenarbeit mit ihren menschlichen Kollegen bestimmte Aufgaben oder Prozesse auszuführen.