Was ist eine mobile Belegschaft?

Das Konzept der mobilen Mitarbeiter geht weit über die bloße Arbeit von zu Hause aus hinaus. Mit dem Aufkommen hochentwickelter Mobilgeräte können mobile Mitarbeiter jetzt auf Softwareanwendungen und Daten zugreifen, die früher nur am Hauptsitz der Firma verfügbar waren.

Da diese Technologien immer portabler, benutzerfreundlicher und erschwinglicher werden, setzt sich die mobile Belegschaft immer mehr durch. Außendienstmitarbeiter in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Baugewerbe und der Landwirtschaft können komplexe Aufgaben vor Ort oder von unterwegs aus erledigen.

Mobile Arbeit unterscheidet sich von der traditionellen Fernarbeit, bei der die Mitarbeiter vom Home-Office aus arbeiten. Die mobile Belegschaft bezieht sich speziell auf Mitarbeiter, die nicht von einem einzigen festen Standort aus arbeiten. Dazu gehören hybride Arbeitnehmer, die ihre Zeit zwischen zu Hause und dem Büro aufteilen, und Arbeitnehmer ohne Schreibtisch, die sich während des Arbeitstages nicht an einem festen Ort aufhalten. Beschäftigte in der häuslichen Krankenpflege, Einzelhandelsangestellte, die zwischen Geschäften wechseln, und Telekommunikationstechniker im Außendienst sind allesamt mobile Mitarbeiter.

Mobile Mitarbeiter machen heute den größten Teil der Belegschaft aus. Vergleichsweise wenige Arbeitnehmer sind an einen einzigen Ort „gebunden“, etwa an eine zentrale Niederlassung oder ein Lager.

Viele Unternehmen setzten während der COVID-19-Pandemie auf die Mobilität ihrer Mitarbeiter. Durch die Umstellung von traditioneller ortsgebundener Arbeit (z. B. Lehrer und Bankangestellte) auf Fernarbeit konnten Einrichtungen und Unternehmen während der Krise die Geschäftskontinuität aufrechterhalten.

Aber der Anstieg an mobilen Mitarbeitern wurde auch durch längerfristige technologische und geschäftliche Veränderungen vorangetrieben. Da fortschrittliche mobile Geräte es den Mitarbeitern ermöglichen, von überall aus zu arbeiten, haben Unternehmen, die mobile Belegschaft einsetzen, Vorteile wie:

Krisen wie die COVID-19-Pandemie unterstreichen, wie wichtig es ist, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, wo immer dies möglich ist. Die Herausforderung besteht darin, mobilen Mitarbeitern den Fernzugriff auf wichtige Geschäftssoftware zu ermöglichen und gleichzeitig die Zusammenarbeit, Produktivität und Sicherheit zu gewährleisten.

Beim Aufbau einer mobilen Belegschaft müssen Führungskräfte eines Unternehmens möglicherweise Folgendes bedenken:

Mobile Mitarbeiter möchten ihre Geräte selbst wählen. Sie erwarten, dass die Technologie am Arbeitsplatz ein ähnliches Benutzererlebnis bietet wie Apps und Geräte für Verbraucher. Unternehmen müssen möglicherweise BYOD-Richtlinien (Bring Your Own Device) und -Prozesse einführen, die ein breites Spektrum an Software und Hardware abdecken, darunter Laptops, Wearables, Tablets, Smartphones und mehr.

Mitarbeiter, die ihre eigenen Geräte und Apps für die Arbeit nutzen, können Sicherheitslücken darstellen. Mitarbeiter können Schatten-IT– IT-Assets, die ohne offizielle Genehmigung oder Aufsicht verwendet werden – in das Unternehmensnetzwerk einbringen. Selbst genehmigte mobile Apps und Geräte können Probleme verursachen, wenn Mitarbeiter über ungesicherte öffentliche WLAN-Netzwerke auf sensible Daten zugreifen.

Unternehmen verfolgen häufig mobile Mitarbeiter und ihre Assets mit Tracking-Technologie, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Workflows zu optimieren. Zum Beispiel können Unternehmen die Standortverfolgung nutzen, um Außendienstmitarbeiter mit den nächstgelegenen Jobs zu verbinden. Es kann jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter gegen die Nachverfolgung sind, insbesondere wenn sie ihre eigenen Geräte verwenden.

Die Entwicklung individueller mobiler Apps für mehrere Plattformen kann kostspielig und komplex sein. Andererseits kann die Wartung von Apps von mehreren Drittanbietern ein ordnungsgemäßes IT-Management erschweren. Softwareanbieter wie IBM entwickeln nicht nur mobile Apps, sondern bieten auch integrierte Lösungen für das Management mobiler Apps an.

Während der COVID-19-Pandemie erlaubten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern, aus der Ferne zu arbeiten,um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Auch nach der Pandemie haben viele Unternehmen diese Form der Fernarbeit und der mobilen Arbeit beibehalten. Neue Technologien haben auch die Arbeit an entfernten Standorten praktikabler gemacht.

Tools wie Asana, Slack, Webex, Zoom und Google Kalender machen virtuelle Arbeit und Zusammenarbeit zwischen den mobilen Mitarbeitern einfach und effizient. Diese neuen Tools und Apps können jedoch eine Herausforderung für ein effektives IT-Management darstellen. Weitere Innovationen in der Mobiltechnologie – wie biometrische Lesegeräte, Wearables, Sprachsteuerung, Near Field Communications (NFC), Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) – verbessern ebenfalls die Kommunikation und die Geschäftsabläufe.

Bis vor nicht allzu langer Zeit war eines der Haupthindernisse für die Einführung mobiler Technologien das Fehlen eines zuverlässigen, schnellen Funksignals. Mit der Einführung des 5G-Mobilfunks können mobile Mitarbeiter heute selbst große Dateien mit Kollegen teilen und ohne Verzögerungen oder Unterbrechungen über Video zusammenarbeiten.

Innovationen wie 5G ermöglichen es auch kleinen Unternehmen, AR- und VR-Technologien für verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zu nutzen. Arbeiter können komplexe Aufgaben mit Informationen durchführen, die bei Bedarf über AR bereitgestellt werden. Zum Beispiel können Bau- und Ingenieursmitarbeiter neue Projekte mit AR-Geräten planen, und auch das Lieferkettenmanagement und die Inventarisierung könnten mit AR durchgeführt werden.

Unternehmen werden wahrscheinlich auch weiterhin neue Software-Tools einsetzen, um den Übergang von der Arbeit im Büro zu Fern- und mobiler Arbeit zu erleichtern. Im Rahmen dieser Umstellung können Unternehmen strategische Beziehungen zu großen Software- und Geräteherstellern und Netzserviceanbietern aufbauen, um Unterbrechungen der Infrastruktur und der Services zu minimieren.

Auch demografische Trends haben das Wachstum mobiler Arbeitskräfte beeinflusst: Millennials und die Generation Z machen zusammen den größten Teil der Belegschaft aus. Untersuchungen zeigen, dass diese Arbeitnehmer flexible Arbeitszeiten bevorzugen.

Während sich einige mobile Mitarbeiter auf Apps wie Slack und Asana verlassen, um ihre Arbeit zu erledigen, verwenden viele Unternehmen spezialisierte Tools für das Management mobiler Mitarbeiter, um die Sicherheit und Produktivität der mobilen Belegschaft zu unterstützen.

Software für das Management mobiler Mitarbeiter (Mobile Workforce Management, MWM) ist eine breite Kategorie von Plattformen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeitern helfen, die außerhalb eines zentralen Büros arbeiten. Die verschiedenen Lösungen für das Management mobiler Mitarbeiter haben unterschiedliche Merkmale und Funktionen, aber viele unterstützen die Planung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben sowie die Kommunikation und Statusaktualisierung. Einige MWM-Tools können für Back-Office-Aufgaben im Bereich des Personalmanagements wie Onboarding und Gehaltsabrechnung verwendet werden.

Field Service Management-Tools sind MWM-Plattformen für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern, die Geräte, Systeme oder Assets außerhalb des Firmengeländes installieren, warten oder reparieren. Manager und Techniker verwenden Software für das Außendienstmanagement unter anderem für die Bearbeitung von Aufträgen, die Automatisierung von Planung und Versand sowie den Zahlungseinzug.

Mit UEM-Lösungen (Unified Endpoint Management) können Unternehmen alle Endbenutzergeräte (Desktops, Laptops, Smartphones, Tablets, Wearables und mehr) von einer einzigen Konsole aus überwachen, verwalten und sichern, unabhängig von Betriebssystem und Standort. Mit UEM kann ein Unternehmen Richtlinien für mobile Sicherheit, Gerätemanagement und App-Verwaltung für alle Geräte in einem Netzwerk festlegen und durchsetzen. IT-Teams benötigen keine separaten Tools mehr für die Verwaltung von Geräten für stationäre und mobile Mitarbeiter.