Was versteht man unter der Automatisierung der Finanzberichterstattung?

Dank automatisierter Finanzberichterstattung können FP&A-Teams mühsame Berichterstellungsaufgaben automatisieren und Finanzberichte sowie Abschlüsse in Echtzeit erstellen. Sie können auch Workflows automatisieren, automatische Audit-Trails erstellen und die Konsolidierung und Überprüfung verwalten. Dieser Prozess gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auf strategischere Initiativen wie Analysen und Beziehungsaufbau zu konzentrieren.

Führungskräfte erkennen die Macht der KI im Finanzwesen und beginnen, den Einsatz von KI-Automatisierung in ihren gesamten Finanzabläufen zu nutzen, wie zum Beispiel bei KI-Agenten für Finanzen und KI in FP & A.

Eine kürzlich durchgeführte Forschungsstudie des IBM Institute for Business Value ergab, dass 68 % der Führungskräfte, einschließlich der Chief Financial Officers (CFOs), berichten, dass sie mit KI-Automatisierung experimentieren, da sich digitale Assistenten zu autonomen Agenten entwickeln, die Self-Service-Finanzoperationen unterstützen.

Unabhängig davon gehen 37 % der befragten Führungskräfte davon aus, dass sie kontaktlose Automatisierung im Bereich der vorausschauenden Analysen einsetzen werden, und 29 % im Bereich der Finanzanalyse und -berichterstattung.

Die Nutzung von KI im Finanzwesen verändert die Art und Weise, wie FP&A-Teams arbeiten. Die Technologie bietet erhebliche Verbesserungen in Bezug auf Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Geschäftsstrategie. Dieser tiefgreifende Wandel transformiert die Finanzbranche von einer reaktiven Funktion hin zu proaktiven Veränderungen und Entscheidungsfindung für Planung, Budgetierung und Prognosen.

Unternehmen automatisieren ihre Finanzberichterstattung mithilfe von KI-gestützter Software, die sich in die bestehenden Finanzsysteme des Unternehmens integrieren lässt. Zu den bestehenden Systemen zählen Buchhaltungssoftware, Excel-Tabellen, FP&A-Software, Tools zur Finanzdatenverwaltung und Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme.

Die folgenden Schritte geben einen allgemeinen Überblick darüber, wie die Automatisierung der Finanzberichterstattung funktioniert:

1. Daten sammeln: Automatisierungssoftware verbindet sich direkt mit bestehenden Finanz- und Berichtstools, um rohe Finanzdaten an einem Ort zu sammeln. Dieser Verfahrensschritt macht die manuelle Dateneingabe überflüssig.
2. Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung und Datenvalidierung erfolgen durch Robotic Process Automation (RPA) und andere Automatisierungstools, die Daten validieren und physische Dokumente in digitalen Text umwandeln.
3. Generieren Sie Analysen und Erkenntnisse: KI und maschinelles Lernen (ML) analysieren Muster und erstellen Abweichungsberichte. Diese Technologien können Anomalien, Betrugsrisiken und Trends erkennen, die ein Mensch möglicherweise nicht erkennt.
4. Bericht: Das Finanzautomatisierungssystem fasst die verarbeiteten Daten in Standard-Finanzberichte zusammen, darunter Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Bilanzen und benutzerdefinierte Berichte. Diese Berichte können an spezifische Forecasting-Anforderungen und Dashboards angepasst werden.
5. Bewertung: Nach der Erstellung der Berichte kann die automatische Zustellung der Finanzberichte an die Stakeholder geplant werden. Alternativ können Nutzer die Software für automatisierte Finanzberichterstattung nutzen, um Echtzeit-Einblicke zu erhalten, Finanztransaktionen zu verfolgen und Prüfpfade zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen.

Die Automatisierung der Finanzberichterstattung geht weit über einfache, sich wiederholende Aufgaben und Workflows hinaus – sie kann viele Kernbereiche des Berichtsprozesses grundlegend verändern.

Automatisierungssoftware unterstützt FP&A-Teams dabei, wichtige Finanzberichte mühelos zu erstellen, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert und der Zeitaufwand für die Datenerfassung verkürzt wird.

Automatisierte Berichtssysteme können Finanzdaten aus integrierten Systemen abrufen und so die Genauigkeit und Skalierbarkeit verbessern. Durch die schnelle und präzise Erstellung von Jahresabschlüssen fördert dieses System eine stärker datengesteuerte Entscheidungsfindung.

Die Automatisierung der Finanzberichterstattung ermöglicht es FP&A-Teams, Managementberichte, Eigenkapitalberichte und Kostenberichte auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu erstellen. Diese Strategie macht den manuellen Prozess der Datenerfassung überflüssig und vereinfacht die Verwaltung mehrerer Datenquellen. Automatisierung reduziert Fehler und ermöglicht fundierte Entscheidungsfindung.

Automatisierte Berichtssoftware wendet auch einheitliche Formatierungs- und Buchhaltungsregeln an und generiert benutzerdefinierte Berichte für verschiedene Stakeholder. Da alle Daten an einem Ort verfügbar sind, können CFOs und Manager strategische Diskussionen über die Leistung führen, da sie alle die gleichen Metriken und Zahlen betrachten.

Die Automatisierung hilft dabei, Transaktionen abzugleichen und Tausende von Transaktionen aus verschiedenen Quellen zu vergleichen. Der Kontenabgleich ist eine manuelle Aufgabe, die fehleranfällig ist und den Monatsabschluss verzögern kann.

Automatisierungstools, die maschinelles Lernen (ML) nutzen, können aus vergangenen Transaktionen lernen und sich entsprechend anpassen, um künftige betrügerische Aktivitäten einzudämmen.

Finanzfachleute müssen komplexe regulatorische Compliance-Vorgaben und steuerliche Verpflichtungen einhalten. Die Automatisierung kann die Erfüllung von Berichtspflichten und Rechnungslegungsstandards vereinfachen und so eine Single-Source-of-Truth (SSOT) systemübergreifend schaffen.

Die Automatisierungssoftware erstellt zudem automatisch Berichte, die den von den zuständigen Behörden festgelegten Standards entsprechen, darunter auch denen des Government Accounting Standards Board (GASB).

Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) erfassen Systeme Daten aus verschiedenen Quellen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Die Software kann Daten aus Quellen wie Bankfeeds, Rechnungen und Quittungen abrufen.

Ein Beispiel für OCR ist das Spesenmanagement. Ein Finanzteam kann Stunden damit verbringen, jeden Bericht zu prüfen und sicherzustellen, dass der Beleg mit den geltend gemachten Ausgaben übereinstimmt. Dank OCR können Mitarbeiter einfach ein Foto eines Belegs mit ihrem Smartphone machen, um die Informationen zu extrahieren und zu kategorisieren.

Die Automatisierung von Finanzprozessen ist eine lohnende Investition für Unternehmen, die ihre Finanzmanagement-Prozesse und ihre täglichen Abläufe umgestalten möchten. Dies sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Verbessert die Genauigkeit: Automatisierung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, was zu genaueren Berechnungen und weniger Fehlern führt.
• Optimiert Arbeitsabläufe: Workflow-Automatisierung hilft Systemen, Verzögerungen zu vermeiden und den Bedarf an manuellen Übergaben zu verringern.
• Maintains consistency: With financial reporting Automatisierung, FP&A teams can maintain consistency across all financial tasks through standardized processing and task Automatisierung.
• Verbessert die Kontrolle: Automatisierung hilft FP&A-Teams, die Kontrolle zu behalten, indem sie ungewöhnliche Aktivitäten oder Muster automatisch markiert und vollständige Dokumentation der Transaktionen durchsetzt.
• Ermöglicht flexible, skalierbare Abläufe: Automatisierte Finanzberichterstattungstools können das Transaktionsvolumen erhöhen, sodass Teams schnell handeln und Abläufe skalieren können.

Die Automatisierung im Finanzbereich bietet enorme Vorteile. Es gibt jedoch noch einige erwähnenswerte Herausforderungen. Für ein Unternehmen ist es wichtig, potenzielle Probleme zu erkennen und die Führungskräfte darauf vorzubereiten, falls diese auftreten sollten:

• Hohe Anfangskosten: Automatisierungssoftware erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition, einschließlich Dinge wie Softwarelizenzen, Hardware, Experten und andere laufende Kosten.

• Komplexe Technologie: Auch wenn Automatisierungstools darauf ausgelegt sind, sich in Altsysteme zu integrieren, bedeutet das nicht, dass dies ein einfacher Prozess sein wird. Moderne Software erfordert, dass man mit gesetzlichen Vorschriften und Systemaktualisierungen Schritt hält.

• Compliance-Anforderungen: Moderne Software muss mit Vorschriften und Systemaktualisierungen Schritt halten. IT-Teams müssen Ressourcen für die Überwachung dieser Compliance-Anforderungen, die Implementierung von IT-Teams müssen Ressourcen für die Überwachung dieser Compliance-Anforderungen, die Implementierung von Zugriffskontrollen und die Pflege von Prüfpfaden bereitstellen.

• Widerstand der Mitarbeiter: Automatisierung kann für Mitarbeiter bedrohlich wirken und zu Verwirrung führen, wenn klar ist, dass der Zweck in der Kostenreduzierung liegt.

Die Vorteile der automatisierten Finanzberichterstattung variieren je nach Art der verwendeten Automatisierungssoftware. Es gibt jedoch Kernfunktionen, die alle Optionen bieten sollten, um Finanzprozesse zu rationalisieren und eine strategischere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Tools zur Automatisierung der Finanzberichterstattung stellen eine Verbindung zu den Quellsystemen her und übertragen Daten in Echtzeit. Finanzteams sehen Transaktionen, Salden und Leistungsmetriken in Echtzeit und nicht erst nach der Stapelverarbeitung. Die Unmittelbarkeit von Automatisierungssoftware erhöht die Genauigkeit und reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand.

Durch die Integration von Daten über Enterprise Resource Planning (ERP), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Drittanbieterplattformen erhalten Unternehmen einen einheitlichen, vertrauenswürdigen Überblick über ihre Finanzabläufe.

Anpassbare Dashboards und Vorlagen präsentieren Finanzteams die Metriken, die für die jeweilige Rolle am wichtigsten sind.

Finanzteams können Ansichten anpassen, um Key Performance Indicators (KPIs), Trends und Ausnahmen auf einen Blick zu verfolgen. Nutzer können Daten über eine benutzerfreundliche Oberfläche filtern und durchforsten, ohne umfangreiche technische Kenntnisse zu benötigen. Diese Flexibilität verbessert die Erkenntnisse und richtet Teams auf gemeinsame Ziele aus.

Die Automatisierung der Finanzberichterstattung lässt sich an das Wachstum des Unternehmens anpassen. Die Plattform bewältigt steigende Transaktionsvolumina, neue Unternehmen und neue Märkte, ohne dass die Leistung darunter leidet.

Unternehmen können Benutzer und Datenquellen hinzufügen und dabei die Governance und Kontrolle aufrechterhalten. Diese Skalierbarkeit schützt langfristige Investitionen und fördert Innovationen, ohne dass eine Systemumstellung erforderlich ist.

Automatisierte Finanzberichterstattungstools lassen sich über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und neu aufgebaute Connectors leicht mit bestehenden Systemen integrieren. Unternehmen können ERP-, Gehaltsabrechnungs-, Beschaffung- und Bankplattformen mit minimalen Unterbrechungen miteinander verbinden.

Eine schnelle Integration bewältigt Herausforderungen und verkürzt die Implementierungszeit, wodurch der IT-Aufwand gesenkt und die Time-to-Value beschleunigt wird.

Finanzführungskräfte müssen auf dem neuesten Stand bleiben und proaktiv vorgehen, wenn es darum geht, die richtigen Automatisierungstools für ihr Unternehmen einzuführen. Die im Folgenden vorgestellten Punkte sind Beispiele für Best Practices, die Unternehmen bei der Implementierung der Automatisierung der Finanzberichterstattung als Orientierungshilfe dienen sollen.

1. Setzen Sie sich klare Ziele: Definieren Sie zunächst, was die Automatisierung der Finanzberichterstattung für das Unternehmen leisten muss. Identifizieren Sie vorrangige Berichte, erforderliche Genauigkeitsstufen und Compliance-Anforderungen. Stimmen Sie Ihre Ziele mit den Geschäftsergebnissen ab, z. B. schnellere Abschlusszyklen oder verbessertes Forecasting. Durch die Festlegung klarer Ziele erhalten Finanzteams Hinweise zu Umfang und Metriken.
2. Priorisieren Sie die Datenintegrität: Bauen Sie ein Automatisierungstool auf genauen, konsistenten und gut verwalteten Daten. Standardisieren Sie Datendefinitionen und validieren Sie Quellen, um eine solide Datenstruktur für das automatisierte System aufzubauen. Starke Datenintegrität verbessert das Vertrauen in Berichte und die Prüfungsbereitschaft und ermöglicht gleichzeitig stärkere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen.
3. Beziehen Sie mehrere Stakeholder ein: Beziehen Sie mehrere Unternehmensfunktionen mit ein, einschließlich Finanzen, IT, Compliance und Unternehmensleiter. Jede Gruppe liefert wichtige Erkenntnisse über Anforderungen und Abhängigkeiten. Durch Zusammenarbeit verbessert sich das Systemdesign und Aufgaben wie Finanzmodellierung und Finanzprognosen müssen nicht überarbeitet werden. Zusammenarbeit verbessert das Systemdesign und ermöglicht es Unternehmen, bessere Prozesse zu entwickeln und die Wiederholung von Aufgaben wie Finanzmodellierung und -prognose zu vermeiden. Durch die Einbeziehung von Stakeholdern kann ebenfalls sichergestellt werden, dass automatisierte Berichte den betrieblichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
4. Legen Sie den Fokus auf Schulungen und Upskilling: Geben Sie Finanzteams die Fähigkeiten an die Hand, um automatisierte Berichtstools zu verwenden und zu verwalten. Diese bewährte Methode ist besonders wichtig, da generative KI im Finanzwesen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Bieten Sie rollenbasierte Schulungen zu Dashboards und Workflows an und ziehen Sie ein Change-Management-Team dazu, wenn es die Ressourcen erlauben. Upskilling reduziert den Widerstand gegen Veränderungen und maximiert die Investitionsrendite.
5. Stufenweise Implementierung: Verfolgen Sie einen schrittweisen Ansatz, um Komplexität und Risiken zu reduzieren. Beginnen Sie mit aussagekräftigen und unkomplizierten Berichten. Sobald erste Erfolge erzielt wurden, sollten Sie auf fortgeschrittene Anwendungsfälle ausweiten. Mit dieser Methode können Finanzteams Ergebnisse überprüfen und Prozesse optimieren, bevor sie diese auf das gesamte Unternehmen ausweiten.
6. Überwachen Sie den Fortschritt: Verfolgen Sie die Leistung im Hinblick auf definierte Ziele, die in der ersten Implementierungsphase festgelegt wurden. Messen Sie Genauigkeit, Zykluszeit, Nutzerakzeptanz und Ausnahmeraten. Kontinuierliche Überwachung hilft FP&A-Teams, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu bestätigen, dass die Automatisierung die erwarteten Vorteile bietet.
7. Iterieren und optimieren Sie: Betrachten Sie die Automatisierung der Finanzberichterstattung als eine sich ständig weiterentwickelnde Funktion, die jederzeit geändert und angepasst werden kann. Überprüfen Sie regelmäßig die Prozesse und werten Sie das Feedback der Stakeholder aus, um gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen. Suchen Sie kontinuierlich nach Optimierungsmöglichkeiten, um die Effizienz zu verbessern und wertvollere Berichterstattungsergebnisse zu erzielen.