Finanzautomatisierung

Finanzautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um viele Finanzaufgaben zu rationalisieren und effizientere Mitglieder des Finanzteams zu entwickeln.

Finanzabteilungen stehen unter dem Druck effizient Mehrwert zu schaffen. Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien haben die Finanzteams mehr Freiraum, sich auf wichtigere Geschäftsentscheidungen zu konzentrieren.

Künstliche Intelligenz (KI)-gestützte Automatisierung schafft noch leistungsfähigere Workflows,die Entscheidungsfindung bei Finanzprozessen verbessern. Dadurch sparen Finanzteams zusätzliche Zeit und können intelligentere Entscheidungen treffen und ihre Geschäftsanforderungen erfüllen.

CFOs und andere Führungskräfte aus dem Finanzbereich müssen bei ihren übergreifenden Initiativen zur digitalen Transformation direkt mit dem Rest der C-Suite und den IT-Teams zusammenarbeiten. Das Ziel ist es, die richtige Strategie für ihre Automatisierungsbedürfnisse zu entwickeln und dabei Software für die Automatisierung einzusetzen, um ihre Ziele zu erreichen. Die Implementierung der Finanzautomatisierung hilft ihnen, Ressourcen zu verwalten und unnötige manuelle Arbeit zu vermeiden.

Zum Beispiel bearbeiten die IBM® Teams für Transaktionspreisen auf der ganzen Welt etwa 100.000 Abonnement-, Verlängerungs- oder Upgrade-Angebote pro Jahr und interagieren durchschnittlich viermal mit jedem Abonnenten. Durch die Automatisierung mehrerer Komponenten von Preisgestaltung, wie z. B. Datenerfassung, Berechnungen und Dateneingabe, konnten 35.000 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart werden. Vor allem aber wurde bei diesem Projekt die durchschnittliche Zeit für die Erstellung von Angeboten um 75 % reduziert.

In Wirklichkeit gibt es viele sich wiederholende Aufgaben, die Maschinen ohne menschliches Eingreifen erledigen können. Jedes Unternehmen ist anders. Daher benötigt es eine Automatisierungsstrategie, um zu entscheiden, welche manuellen Prozesse Menschen erfordern und welche von Automatisierungslösungen bearbeitet werden können.

Die Automatisierung schafft Herausforderungen und Chancen für Finanzdienstleister wie Banken und Anlageberater sowie die internen Finanzteams von Unternehmen.

Für Finanzdienstleistungsunternehmen kann es die Art und Weise, wie sie Dienstleistungen wie Handels- und Anlageberatung anbieten, revolutionieren. Darüber hinaus können dadurch der Kundenservice und die Backoffice-Abläufe verbessert werden.

Für die Finanzabteilungen innerhalb von Unternehmen rationalisiert die Automatisierung die Art und Weise, wie Mitarbeiter eingearbeitet, relevante Vorteile und Gehaltsabrechnungen gesammelt und Rechnungen versendet und bearbeitet werden.

• Geschäftsprozessautomation
• Robotergestützte Prozessautomatisierung
• Intelligente Automatisierung

Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) automatisiert sich wiederholende Geschäftsprozesse mithilfe von Software. Es kann in Finanzgeschäften verwendet werden, um die Systeme zu rationalisieren, die Mitarbeiter derzeit manuell ausführen müssen. Es ist ein besonders leistungsfähiger Buchhaltungsprozess. Zum Beispiel profitieren die Teams in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von der Automatisierung. Zu den BPA-Initiativen gehören die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und anderen Finanzsystemen, die Prognose bevorstehender Verkaufszyklen und andere systemweite Prozesse.

TD Ameritrade arbeitete mit IBM zusammen, um BPA zu nutzen, um die Überweisung von Geldern von einem externen Konto auf die Konten von TD Ameritrade zu ermöglichen. Mithilfe von Komponenten des IBM Cloud Pak® for Business Automation-Pakets ging TD Ameritrade von fehleranfälligen, manuellen Prozessen zu automatisierten Workflows über, die auf „systemgenerierten, regelbasierten Entscheidungen zusammen mit automatischer Feldvalidierung“ basieren.

Außerdem wurde das Onboarding neuer Kunden durch die Abschaffung manueller Schritte und die Einführung automatischer Aufgabenweiterleitung und Eskalation vorangetrieben, wodurch die Zeit für die Eröffnung eines neuen Kontos um 70 % verkürzt wurde.

Robotic Process Automation (RPA) ähnelt BPA. Während BPA sich mit den Gesamtsystemen befasst, setzt RPA Bots ein, um bestimmte zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. So müssen die Mitarbeiter nicht mehr an Aufgaben arbeiten, die ihre Zeit nicht sinnvoll nutzen.

Die Automatisierung dieser Aufgaben steigert nicht nur die Effizienz, sondern kann auch dazu beitragen, menschliche Fehler zu minimieren. Insbesondere die Finanzabteilungen haben viele einzelne Aufgaben, die mit RPA verbessert werden können. Beispielsweise kann RPA den Versand von Rechnungen oder Bestellungen, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen von Mitarbeitern, die Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen, die Bearbeitung von Kundenaufträgen und vieles mehr rationalisieren und automatisieren.

Das berühmte Sandwich-Unternehmen Primanti Brothers aus Pittsburgh arbeitete mit IBM zusammen, um mithilfe von RPA einen Bot zu entwickeln, der die täglichen Verkaufs- und Arbeitsberichte automatisiert. Der Bot sparte dem Unternehmen letztendlich 2.000 Stunden pro Jahr und 84.000 USD pro Jahr.

In einem anderen Beispiel verlangte der Versicherer Aon Italy von manuellen Prozessen die Erfassung von Informationen, um das Risikoprofil eines potenziellen Kunden angemessen beurteilen zu können. Es kann bis zu drei Tage dauern, bis der Versicherer eine Anfrage für ein Angebot bearbeitet. Aon Italien setzt IBM Cloud Pak for Business Automation für Workflow, Entscheidungsmanagement und Anwendungsintegration bereit. Damit sollen Kosteneinsparungen und kürzere Markteinführungszeiten bei Kundenangeboten erzielt werden.

Intelligente Automatisierung (IA) kombiniert künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, BPA und RPA, um die Entscheidungsfindung zu rationalisieren und zu verbessern. KI kann die Automatisierung beschleunigen, indem sie externe Daten einbezieht und diese mit Organisationsdaten verknüpft, um intelligentere Entscheidungen hinsichtlich der Budgetierung und zukünftiger Möglichkeiten zu treffen.

Für Versicherungsunternehmen kann die Folgenabschätzung die manuelle Durchführung von Tarifberechnungen überflüssig machen. Es kann auch den Papierkram hinter Ansprüchen und Bewertungen automatisieren. Es kann auch bei jedem Schritt überprüfen, ob die Versicherungsvorschriften eingehalten werden, damit das Unternehmen die Vorschriften einhält.

Es gibt mehrere Finanzprozesse, die durch Automatisierung verbessert werden können.

• Buchhaltung
• Budgetierung
• Kundendienst
• Cybersicherheit und Betrugsprävention
• Datenmanagement
• Onboarding und Mitarbeitervorteile
• Enterprise Resource Planning
• Ausgabenmanagement
• Finanzplanung
• Anlagestrategien
• Einkauf

Unternehmen, die Tools zur Finanzautomatisierung verwenden, können Aufgaben wie den Abgleich von Konten und die Erstellung von Buchungen genauer und effizienter durchführen. Auf diese Weise hat ein Unternehmen so nah wie möglich ein Echtzeitbuch für alle Fragen von Steuerberatern oder Führungskräften.

Mit Automatisierungstechnologie können Ausgaben und Einnahmen in Echtzeit verfolgt werden, wodurch eine ganzheitliche Sicht auf das Budget eines Unternehmens ermöglicht wird. Darüber hinaus kann die intelligente Automatisierung anhand historischer Daten die Wahrscheinlichkeit künftiger Budgets besser vorhersagen und Unternehmen so dabei helfen, besser für die Zukunft zu planen.

Finanzunternehmen, wie z. B. Anlageberater, müssen ihren Kunden rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Automatisierte Chatbots und andere Tools können jederzeit schnelle Antworten auf einfache Fragen geben. IBM half Virgin Money bei der Entwicklung eines KI-gestützten Konversationsassistenten namens Redi, der Microsoft-Technologie nutzt. Der Assistent nutzte Natural Language Understanding (NLU), um Kunden bei Kontoproblemen in Echtzeit zu helfen.

Dank Automatisierung sind Investitionen sicherer. Die KI-gestützte Automatisierung kann Belastungen und Gutschriften analysieren, um festzustellen, ob das Konto eines Kunden möglicherweise gehackt wurde. So kann eine Bank beispielsweise mithilfe der Automatisierung feststellen, ob die Kreditkarte eines Kunden gestohlen wurde, und den Kunden automatisch auffordern, entweder eine Transaktion zu genehmigen oder zu bestätigen, dass sie betrügerisch ist. Handelt es sich um Betrug, kann das automatisierte System die Karte sofort sperren, um künftige Käufe zu vermeiden.

Dank Automatisierung sind Investitionen sicherer. Die KI-gestützte Automatisierung kann Belastungen und Gutschriften analysieren, um festzustellen, ob das Konto eines Kunden möglicherweise gehackt wurde. So kann eine Bank beispielsweise mithilfe der Automatisierung feststellen, ob die Kreditkarte eines Kunden gestohlen wurde, und den Kunden automatisch auffordern, entweder eine Transaktion zu genehmigen oder zu bestätigen, dass sie betrügerisch ist. Handelt es sich um Betrug, kann das automatisierte System die Karte sofort sperren, um künftige Käufe zu vermeiden.

Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, Daten über mehrere Systeme hinweg zugänglich zu machen. Der IBM-Kunde PNC musste beispielsweise die Kommunikation seiner Unternehmenseinheiten über sein IT-System verbessern. Die Bank arbeitete mit IBM zusammen, um die IBM Sterling® Transformation Extender (ITX)-Lösung zu verwenden, die die Übertragung und Validierung von Daten zwischen mehreren Systemen automatisiert, um Transaktionen sowohl von internen als auch externen Kunden zu ermöglichen.

Unternehmen können den Empfang von Finanzinformationen von Mitarbeitern optimieren und ihnen eine Oberfläche bieten, über die sie ihre Vorteile im Blick haben, wie Zustand, 401 K und Aktienpositionen. Das System kann Benachrichtigungen erstellen, wenn das Unternehmen zusätzliche Informationen benötigt.

Finanzdienstleistungen sind Teil der Prozesse, die in Unternehmensressourcenplanung (ERP) enthalten sind. Es regelt, wie ein Unternehmen seine Funktionen, Prozesse und Workflows durch Automatisierung und Integration verwaltet. Es unterscheidet sich geringfügig von Buchhaltungssystemen, die sich hauptsächlich auf Finanzberichte, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Bankinformationen konzentrieren. ERP-Software konzentriert sich auf andere Geschäftsbereiche wie Personalwesen, IT und Betrieb.

Die Automatisierung kann Unternehmen auf verschiedene Weise dabei helfen, ihre Ausgaben zu senken. Der Einsatz automatisierter Systeme zum Fotografieren und sofortigen Kategorisieren von Mitarbeiterausgaben in Echtzeit hilft Unternehmen, ein ganzheitliches Bild von ihren Erstattungsverpflichtungen zu erhalten.

Außerdem entfallen die Kosten für die manuelle Dateneingabe durch Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit für wichtigere Aufgaben aufwenden können.

In der Vergangenheit waren für die Analyse der Finanzplanung viele manuelle Aufgaben erforderlich, wie z. B. das Zusammentragen und Konsolidieren von Finanzdaten, die Erstellung von Budgets und Jahresabschlüssen. Die Automatisierung kann viele dieser Aufgaben übernehmen, sodass Führungskräfte weniger Zeit für die Datenerfassung aufwenden müssen und mehr Zeit für die Analyse der Daten haben. Mit Hilfe von Automatisierungstechnologien können beispielsweise Cashflow-Rechnungen erstellt werden, und die Führungskräfte können ihre laufenden Verbindlichkeiten und ihre potenzielle Rentabilität besser einschätzen.

Mithilfe von Algorithmen, die auf Kundendaten basieren, können Finanzexperten ihren Kunden eine intelligentere Beratung bieten, die Investitionen und Ersparnisse mit den Lebenszielen und der Risikotoleranz in Einklang bringt. Investmentfirmen können einen Großteil ihres Handels jetzt in Echtzeit automatisieren, sodass sie die Zeit für die erweiterte Finanzplanung für vermögende Privatpersonen priorisieren können.

Automatisierung kann die Beschaffung vereinfachen, indem ermittelt wird, welche Anforderungen eine Organisation an einen Anbieter oder ein Produkt hat. Die Software zur Finanzautomatisierung kann dann die Antwort eines potenziellen Anbieters auf eine Angebotsanfrage schnell analysieren und diejenigen ausschließen, die nicht die richtigen Kriterien erfüllen. Es kann automatisch Anfragen nach weiteren Informationen an diejenigen senden, die es in die nächste Runde schaffen.

• Bessere Entscheidungsfindung
• Zufriedenere Mitarbeiter
• Höhere betriebliche Effizienz
• Weniger menschliche Fehler

Automatisierte Workflows und Dashboards geben Finanzfachleuten mehr Informationen, um schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Finanzdienstleister die von ihnen angeforderten Trades haben

Anstatt Zeile für Zeile in einer Kalkulationstabelle zu studieren, liefern automatisierte Dashboards mit aktuellen Informationen präzise Daten, die als Entscheidungsgrundlage dienen.

Die Automatisierung des Finanzwesens erspart den Mitarbeitern beispielsweise das stundenlange Zusammenstellen von Spesenabrechnungen, indem sie Belege einscannen, die das System auf der Grundlage historischer Daten und der Vorgaben des Unternehmens automatisch kategorisieren kann. Automatisierungstools können auch schneller Erstattungen vornehmen, sodass sich die Mitarbeiter nicht über ihre Unkosten beschweren müssen.

Die Finanzautomatisierung hilft Unternehmen, die Effizienz ihrer Finanzabläufe zu optimieren, indem sie Automatisierungsstrategien für verschiedene aufwändige Aktivitäten entwickeln. Diese Systeme können rund um die Uhr laufen, auch wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. So können die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen arbeiten, sobald sie morgens das Büro betreten.

End-to-End-Automatisierungstools können Informationen aus einem System, z. B. einem ERP-System, einlesen und in ein anderes System, z. B. eine Steuerbuchhaltungssoftware, Eingabe leisten. Sofortige Übertragungen wie diese verhindern die Möglichkeit einer fehlerhaften Datenübertragung von einem System zum anderen. Dies ist besonders wichtig für Dinge wie die Einhaltung von Steuervorschriften. Das Wissen, dass die Informationen auf dem Bildschirm korrekt und aktuell sind, ermöglicht es Finanzfachleuten, genaue Entscheidungen zu treffen.

Die Finanzautomatisierung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich.

• Potenzial für Fehler
• Mitarbeiter umschulen und weiterbilden
• Sicherheitsproblem

Es ist wahrscheinlich, dass die Finanzteams eines Unternehmens über bestimmte Prozesse verfügen, mit denen sie vertraut sind. Die Einführung von Automatisierung in ihre Workflow kann eine anfängliche Herausforderung sein, insbesondere wenn sie mit vielen Technologien nicht vertraut sind. Die Umschulung oder Höherqualifizierung von Mitarbeitern ist eine Herausforderung für Unternehmen, denn sie erfordert in erster Linie die Bereitschaft der Mitarbeiter, neue Prozesse zu erlernen. Außerdem werden entweder Ressourcen oder Lizenzen benötigt, um die Mitarbeiter zu trainieren, und sie brauchen Zeit, um zu lernen. Letztendlich erfordert es eine Änderung dieser Gewohnheiten und eine positive Herangehensweise an das Erlernen neuer Fähigkeiten. Auch wenn Automatisierungswerkzeuge ihnen Aufgaben abnehmen, müssen sie wissen, wie sie die Tools nutzen können, und sich auf eine neue Arbeitsweise einlassen.

Während Automatisierung dabei hilft, menschliche Risiken auf individueller Basis zu eliminieren, wird die meiste Software ursprünglich von Menschen programmiert. Wenn also die anfängliche Programmierung falsch ist, kann dies zu schwerwiegenden Fehlern wie falschen Geschäften oder anderen finanziellen Entscheidungen führen. Wenn Sie beispielsweise die Handelssoftware so einrichten, dass sie automatisch bei Stopp und nicht am Markt verkauft, führt dies zu unterschiedlichen Ergebnissen. Unternehmen und ihre Stakeholder müssen sich die Zeit nehmen, die Automatisierung richtig einzurichten.

Sowohl Finanzdienstleister als auch Finanzabteilungen in Unternehmen speichern, verwalten und analysieren äußerst sensible Daten. Beide haben Bankdaten, die sie schützen müssen, um die Assets ihrer Stakeholder zu sichern. Finanzdienstleister können tatsächliche Assets in ihrem Besitz haben, was noch mehr Sicherheit erfordert. Die Verbindung mehrerer Finanzsysteme mit dem Internet und Automatisierung birgt für beide Arten von Unternehmen potenzielle Risiken. Während Hacker, die maschinelles Lernen und andere KI-Technologien nutzen, diese Unternehmen bedrohen können, können dieselben KI-Tools den Unternehmen auch helfen, diese sensiblen Daten zu schützen. Daher müssen sie fortfahren, in die Cybersicherheit zu investieren, um Hackern und anderen böswilligen Akteuren einen Schritt voraus zu sein.