Anstatt an separaten, maßgeschneiderten Regelungen für jede Region zu arbeiten, behielten Tan und Chong das große Ganze im Auge. Bevor sie eine Automatisierung entwickelten, arbeiteten sie gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen daran, die bestehenden Prozesse neu zu bewerten und einen optimalen Ablauf zu entwerfen, der weltweit eingesetzt werden konnte. Wie Springman es ausdrückt: „Die Automatisierung wurde zu einem standardisierenden Faktor.“
Natürlich waren die Gespräche mit den Teams vor Ort nicht immer einfach. „Wenn Sie versuchen, einen Prozess einzuführen oder abzuschaffen, werden Sie auf Widerstand stoßen“, sagt Chong. „Aber wir versuchen, die Gründe zu verstehen, bevor wir eine Änderung des Prozesses vorschlagen. Das ist Schritt Null.“
„Automatisierung ist immer der letzte Schritt“, fügt Tan hinzu. „Es bringt nichts, etwas zu automatisieren, das keinen Sinn ergibt.“
Das Team erkannte Möglichkeiten, weit mehr zu automatisieren als die Aufgaben, die es ursprünglich in ASEAN automatisiert hatte. Durch die Partnerschaft mit dem CoE erhielten sie über eine zentralisierte Plattform auf Basis der IBM Cloud Self-Service-Zugriff auf die IBM® Robotic Process Automation (RPA)-Software und stellten so sicher, dass die RPA-Lösungen über die benötigten Rechenressourcen verfügen. „Das CoE stellt die Automatisierungsplattform bereit, damit die Teams erfolgreich sein können“, sagt Ana Gerin, CoE Lead. „Wir kümmern uns um Schulungen, Zertifizierungen und die Wartung der Plattform, damit sie sich darauf konzentrieren können, Möglichkeiten zur Automatisierung zu finden.“
Nachdem die Plattform eingerichtet war, begann das Team mit der Umsetzung seiner Automatisierungspläne. Anstatt neue Entwickler einzustellen, wurde das fortgesetzt, was in ASEAN so gut funktioniert hatte: Die Automatisierung wurde den Prozessexperten überlassen. „Automatisierung ist kein Hexenwerk“, sagt Chong. „Sie können nach zwei bis drei Monaten Einarbeitungszeit mit der Entwicklung eines Bots beginnen. Wenn Prozessexperten den Umgang mit RPA lernen, erwerben sie Prozesswissen und Automatisierungsfähigkeiten, die es ihnen ermöglichen, direkt in den Problembereich einzutauchen und dort zu arbeiten.“
Die ersten Automatisierungen bei der Preisgestaltung waren das Kopieren von Teilenummern aus dem Angebot in die Teileprüfungsdatei, die Preisberechnung und die Auflistung möglicher Rabatte. „RPA führt all diese verschiedenen Prüfungen für uns durch und erstellt eine PDF-Datei“, sagt Atencio. „Dann können wir es genehmigen oder Änderungen vorschlagen. Das hat uns sehr geholfen. Das sind sieben Minuten, die ich gerade für ein Angebot eingespart habe. Wenn man das über einen Tag hinweg zusammenrechnet, erhalten Sie jetzt eine halbe bis eine Stunde zurück. Wir bearbeiten das Angebot schneller und können so mehr Angeboten abwickeln. Es hilft der Preisgestaltung selbst und unseren Vertriebsmitarbeitern, und es hilft unseren Kunden, das Angebot etwas schneller zu erhalten.“