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„Der Bot ist mein bester Freund“
Das belgische NBN schafft mit der IBM Robotic Process Automation-Software mehr in kürzerer Zeit
Der Schmetterlingseffekt. In der Popkultur steht dieser Begriff für die Vorstellung, dass eine kleine Änderung einer ursprünglichen Bedingung weitreichende Auswirkungen auf ein größeres System haben kann.
Im Falle des Bureau voor Normalisatie (NBN), der belgischen Organisation für die Entwicklung und Veröffentlichung von Normen, kam diese kleine Veränderung in Form eines Bots, der auf IBM® Robotic Process Automation-Software basiert.
Es kann gar nicht genug betont werden, wie wichtig Normen sind. Sie verbessern die Qualität von Produkten und Services. Sie steigern die Effizienz und erleichtern den Handel. Und sie unterstützen die nationalen Volkswirtschaften und den globalen Handel, indem sie für gleiche Wettbewerbsbedingungen sorgen. Allein in Belgien führt die Entwicklung und Veröffentlichung einer zusätzlichen Norm im Durchschnitt zu einer Steigerung des belgischen Bruttoinlandsprodukts (BIP) von 2,04 Millionen Euro pro Jahr, so eine Studie der VUB (Vrije Universiteit Brussel) aus dem Jahr 2020.
Als belgisches Mitglied des Europäischen Komitees für Normung (CEN) trägt das NBN zur Entwicklung und Veröffentlichung von europäischen Normen (EN) bei. Im Durchschnitt veröffentlicht das CEN etwa 1.100 EN-Normen pro Jahr. Das NBN veröffentlicht sie alle – gemäß gesetzlicher Vorschrift – auch als nationale belgische Normen (NBN EN).
Das NBN ist auch nationales Mitglied der International Organization for Standardization (ISO) und trägt gleichermaßen zur Entwicklung und Veröffentlichung von ISO-Normen bei. Obwohl das NBN nicht verpflichtet ist, alle ISO-Normen als belgische Normen (NBN ISO) zu übernehmen, veröffentlicht es traditionell jedes Jahr einige wenige. Aber die Nachfrage der belgischen Industrie nach NBN-ISO-Normen hat in den letzten Jahren zugenommen. Im Jahr 2020 will das NBN mehr ISO-Normen veröffentlichen.
Bessere Ergebnisse
Mit der RPA-Software registriert das NBN 2.150 ISO-Normen pro Jahr – vorher waren es 800
Zeitersparnis
Im Jahr 2021 betrug die Zeitersparnis durch Automatisierungssoftware 650 Stunden
Die Arbeit musste jedoch manuell erledigt werden. Da das vorhandene interne Automatisierungstool nicht für die Unterstützung von ISO-Normen ausgelegt war, musste das NBN von Hand Informationen zusammenstellen und Abstimmungsdaten eingeben. Dieser Prozess dauerte acht Wochen oder länger und schränkte die Anzahl der ISO-Normen ein, die das NBN pro Jahr veröffentlichen konnte.
„Es war eine mühsame, sich ständig wiederholende Arbeit“, erinnert sich Catherine Michel, die beim NBN als Production Expert für den Veröffentlichungsprozess zuständig ist. „Für die Registrierung einer Norm müssen mehrere Felder ausgefüllt werden. Jedes Feld muss von einer anderen Website oder einem anderen Bildschirm kopiert werden, und man muss nach den Informationen suchen. Das Fehlerpotenzial war also hoch. Außerdem konnten sich die Mitarbeiter nicht den ganzen Tag damit beschäftigen, weil sie auch noch andere Aufgaben zu erledigen hatten.“
Automatisieren der Veröffentlichung mit einem Bot namens Otis
Im Oktober 2020 beauftragte das NBN das Technologieunternehmen Parplex, das sich auf Softwarelösungen zur Automatisierung von Roboterprozessen (RPA) spezialisiert hat. Ellen Bartholomeeusen, Operations Manager beim NBN, sagt: „Für uns war es wichtig zu sehen, dass Parplex ein IBM Business Partner ist. Und wir haben uns für Parplex entschieden, weil sie die beste Lösung vorgeschlagen haben.“
Die Zusammenarbeit begann mit einem Pilotprojekt, das sich auf die Verarbeitung einer kleinen Teilmenge von Abstimmungen konzentrierte. Nach dem Erfolg des Pilotprojekts widmete sich Parplex im Januar 2021 der Automatisierung des gesamten Prozesses der Implementierung von ISO-Normen als belgische Normen und der Konfiguration des Bots namens Otis. Parplex arbeitete iterativ und stimmte den Bot auf jede Phase ab und validierte ihn. Nach umfassenden Tests wurde Otis im Mai 2021 beim NBN eingeführt.
Nordine Vandezande, die für Parplex verantwortlich ist, erläutert dies genauer: „Die IBM RPA-Software verfügt über alle notwendigen Funktionen, um einen Bot zu erstellen und den Abstimmungsprozess im NBN zu automatisieren. Wir haben den gesamten Prozess konfiguriert: die Erstellung der Abstimmungen und die Erfassung der Informationen aus den Normen. Der Bot läuft jeden Abend. Er funktioniert auf der Grundlage von Tabellenkalkulationen, die ISO-bezogene Metadaten enthalten, wie z. B. die Nummer und Beschreibung der Norm. Durch das Lesen der Tabellen weiß der Bot, welche Abstimmungen er erstellen und welche er abschließen muss.“
Otis läuft auf einer vollständig von Parplex konfigurierten Workstation. Er ist mit dem internen Produktinformationsmanagementsystem (PIM), der ISO-Website und den Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS) vom NBN integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen in Echtzeit dorthin gelangen, wo sie hingehören.
Catherine Michel fügt hinzu: „Jeden Morgen sehen wir sofort, welche Abstimmungen korrekt durchgeführt wurden. Denn dann sind sie mit ‚ok’ gekennzeichnet. Manchmal kann der Bot ein Feld nicht ausfüllen, weil die Informationen in den ISO-Systemen fehlen oder aus einem anderen Grund. In diesen Fällen hebt der Bot das Feld hervor und ein Mitarbeiter muss eingreifen, um es zu korrigieren oder auszufüllen.“
Ellen Bartholomeeusen begrüßt auch die Fähigkeit der Lösung, Fehler und Bugs zu melden. „Das erleichtert die Arbeit, denn es zeigt uns, was nicht funktioniert hat, sodass wir die Aufgabe sehr schnell abschließen können“, erklärt sie weiter. „Ich würde sagen, dass nur 5 % der implementierten Normen ein manuelles Eingreifen erfordern. Aus Sicht der Geschwindigkeit und der Qualität war die Implementierung des Bots ein großer Mehrwert.“
Mehr veröffentlichen und dabei Hunderte von Arbeitsstunden sparen
Die Zahl der jährlich veröffentlichten NBN-ISO-Normen ist rasant angestiegen.
Im Jahr 2019 veröffentlichte das NBN nur 140 NBN-ISO-Normen. Im Jahr 2020 veröffentlichte es mit Unterstützung von studentischen Praktikanten und fünf Mitarbeitern, die für die Erstellung von Abstimmungen zuständig waren, 800 Normen. Aber im Jahr 2021 wurden mit Hilfe von Automatisierungstechnologie 2.150 NBN-ISO-Normen veröffentlicht – eine satte Steigerung von 1.435 % in nur zwei Jahren.
„Dank Parplex können wir eine große Anzahl von Normen verarbeiten“, erklärt Catherine Michel. „Als der Bot erstmals eingeführt wurde, haben wir Tests durchgeführt und dabei Ausnahmen entdeckt. Jedes Mal war Nordine in der Lage, den Bot zu verbessern, um mit den Ausnahmen umzugehen, sodass der Bot immer besser wurde.“
Sie fährt fort: „Wir haben große Fortschritte gemacht. Im nächsten Jahr werden wir die ISO-Normen bearbeitet haben, die bisher nicht in unserem Katalog waren. Mit der IBM Automatisierungstechnologie haben wir die Gründlichkeit unseres Normenkatalogs beschleunigt, und wir werden unsere Zusammenarbeit mit Parplex fortsetzen.“
Genauso wichtig ist es für das NBN, die Datenqualität zu verbessern und Zeit zu sparen. Das Zentrum schließt etwa 4.000 nationale Abstimmungen pro Jahr ab. Für die Abstimmungen im Zusammenhang mit der Entwicklung von EN- und ISO-Normen wurden nach Schätzungen der Behörde in den Jahren 2020 und 2021 etwa 150 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart. Bei den NBN-ISO-Normen lagen die Einsparungen im Jahr 2021 bei 500 Arbeitsstunden.
„Es ist sehr wichtig für uns, dass unsere Mitarbeiter nicht mehr mit sich wiederholenden und langwierigen Aufgaben beschäftigt sind“, erklärt Ellen Bartholomeeusen. „Und die Kunden haben einen schnelleren Zugang zu unseren Inhalten.“ Catherine Michel stimmt dem zu: „Als Mitarbeiterin beim NBN bin ich sehr froh, dass ich mich auf höherwertige und qualitativ bessere Aufgaben konzentrieren kann. Der Bot ist also mein bester Freund.“
Das NBN (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 2003 durch eine gesetzliche Regelung gegründet und ist seit 2007 voll aktiv. Das NBN ist eine Behörde der belgischen Regierung, die für die Entwicklung, Veröffentlichung und Verbreitung von belgischen, europäischen und internationalen Normen zuständig ist. Es unterstützt eine breite Palette von Sektoren, darunter Energie, Bauwesen, Konsumgüter und mehr. Das NBN bietet auch Services zur Förderung der Verbreitung und Nutzung von Normen und verfügt über ein Portfolio von 42.000 Normen. Der Hauptsitz des NBN befindet sich in Brüssel.
Der IBM Business Partner Parplex (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein preisgekrönter Anbieter von Lösungen, Services und Support für die Automatisierung von Roboterprozessen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Prozessautomatisierung weiß Parplex, wie man häufige Fallstricke vermeidet und wie man Kunden bei der erfolgreichen Implementierung von RPA unterstützt. Parplex hat seinen Sitz in Heusden-Zolder, Belgien.
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, August 2022.
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