Was bedeutet Procurement?

Der Begriff Procurement steht für die Art und Weise, wie Unternehmen die Waren und Dienstleistungen beziehen, die sie für ihren Geschäftsbetrieb benötigen. Effektives Procurement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie über sämtliche Ressourcen verfügen, die sie für einen effizienten Arbeitsablauf und das Erreichen ihrer Ziele benötigen. Die Beschaffung umfasst eine Reihe von Schritten, darunter:

- Ermittlung der Bedürfnisse des Unternehmens
- Suche nach zuverlässigen Lieferanten
- Aushandeln von Verträgen
- Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten
- Protokollieren aller Schritte

Die Optimierung dieser Prozesse kann die Rentabilität eines Unternehmens deutlich steigern. Daher besteht das Ziel bei Procurement darin, die erforderlichen Produkte oder Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis zu erhalten und dabei auch Faktoren wie Qualität und Lieferzeit in Einklang zu bringen. Diese Optimierung ist ein fortlaufender Prozess: Viele Unternehmen führen regelmäßige QA-Prüfungen und Leistungsanalysen durch. Je nach deren Ergebnissen verhandeln sie anschließend Lieferantenverträge neu oder suchen sogar nach alternativen Lieferanten, wenn die mit einem Anbieter ausgehandelten Verträge nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen.

In einem kleineren Unternehmen kann Procurement zumeist von einer einzelnen Person übernommen werden. Größere Unternehmen haben hingegen oft eine eigene Beschaffungsabteilung unter Leitung eines Chief Procurement Officer, der die Abläufe überwacht.Eine erfolgreiche Beschaffung erfordert eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern wie beispielsweise Beschaffungsexperten, Rechts- und Finanzteams sowie Endbenutzern.

Diese Zusammenarbeit bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Durch eine Partnerschaft zwischen den Bereichen Procurement und Finanzen kann das Finanzteam beispielsweise besser verstehen, wie sich der Gewinn durch die Auswahl der richtigen Waren und Dienstleistungen maximieren lässt. So lassen sich genauere Budgets und Prognosen erstellen. Auch interne Geschäftspartnerschaften zur technischen Modernisierung sind oft unerlässlich, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten und Technologien zu implementieren, die Vorteile in den Bereichen Procurement, Finanzen und Buchhaltung bringen und die Betreiber der Lieferkette unterstützen. Gemeinsam können IT- und Beschaffungsteams ihren End-to-End-Workflow durch vertrauenswürdige Daten, KI-gestützte Erkenntnisse und Automatisierung optimieren.

Die Einhaltung ethischer Standards ist während des gesamten Procurementprozesses von entscheidender Bedeutung.Darüber hinaus müssen gesetzliche Standards eingehalten werden, um ethisches Verhalten sicherzustellen, Risiken zu mindern und die Integrität der betrieblichen Abläufe des Unternehmens zu schützen. Compliance-Standards können Unternehmen im Rahmen der Beschaffung zudem zahlreiche Vorgaben auflegen, von der Wahl der zu beschaffenden Ressourcen und der Partner bis hin zur umfassenden Dokumentation sämtlicher Beschaffungsprozesse.

Die Arten von Produkten und Dienstleistungen, die ein Procurement Team erwirbt, sind vielfältig und hängen von den Aufgaben und Bedürfnissen des Unternehmens ab. Beispiele hierfür sind Verbrauchsmaterialien, Büroausstattung, Möbel, Rohstoffe für die Fertigung, Maschinen, Einrichtungen, externe Arbeitskräfte, Personalvermittlungsdienste, reisebezogene Dienstleistungen, Marketingmaterialien und mehr.

Procurement ist ein zentraler Grundstein eines umfassenden Verständnisses und der Optimierung der Lieferkette, da sie Unternehmen bei der Auswahl von Lieferanten hilft, die ihre Anforderungen zu einem möglichst geringen Preis erfüllen. Eine erfolgreiche Beschaffung ermittelt effizient Lieferanten, die über die von einem Unternehmen benötigten Waren und Dienstleistungen verfügen und diese in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis liefern können.

Procurement stärkt das Markenimage und den Ruf eines Unternehmens und ermöglicht es ihm, mit geringen Kosten all das zu erhalten, was es benötigt, um seinen Kunden zuverlässig selbst hochwertige Waren und Dienstleistungen anbieten zu können. Außerdem kann Procurement den Gewinn steigern. Ein erfolgreiches Procurement reduziert die Einkaufskosten eines Unternehmens durchschnittlich um 8–12 % und kann zusätzliche jährliche Einsparungen von 2–3 % erwirtschaften.¹

Die einzelnen Phasen des Procurementprozesses werden allgemein als Procurement Lebenszyklus bezeichnet. Dieser Name unterstreicht, dass es sich hierbei um einen kontinuierlichen und nicht um einen linearen Prozess handelt. Die konkreten Schritte innerhalb der einzelnen Phasen variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Art der zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen.

Ermittlung des Bedarfs: Stellen Sie fest, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden und welche Anforderungen sie erfüllen müssen.

Ermittlung potenzieller Lieferanten: Treffen Sie mithilfe von Recherchen, Branchendatenbanken und Netzwerken eine Vorauswahl von Lieferanten basierend auf deren Erfahrung, Kapazität und Reputation.

Versenden einer RFI: Senden Sie eine Informationsanfrage (Request for Information, kurz RFI), um zu ermitteln, was Ihnen die einzelnen Lieferanten bieten. Die RFI ist zunächst relativ generell, konkrete Details werden im nächsten Schritt übermittelt.

Versenden einer RFP oder RFQ: Senden Sie eine Ausschreibung (Request for Proposal, kurz RFP) oder eine Angebotsanfrage (Request for Quotation, kurz RFQ), in der die Anforderungen, Bedingungen und Konditionen des Unternehmens dargelegt sind, um ein detailliertes Angebot von Lieferanten zu erhalten. Hier sollten die Details bereits konkret werden, da Sie sich basierend auf diesen Informationen für einen Lieferanten entscheiden sollten.

Bewertung und Auswahl der Lieferanten: Bewerten Sie die Angebote oder Vorschläge der Lieferanten und treffen Sie basierend auf Kosten, Qualität, Lieferzeit und anderen relevanten Überlegungen eine Auswahl. Falls noch Unklarheiten bezüglich eines Angebots bestehen, haken Sie zunächst besser nach – wenn sie basierend auf Fehlannahmen eine Entscheidung treffen, kann sich dies später negativ auf Ihre Geschäftserfolge auswirken.

Verhandlung und Entwurf von Verträgen: Verhandeln Sie sämtliche Bedingungen mit ausgewählten Lieferanten, einschließlich der Preise, Zahlungsbedingungen und Lieferpläne. Zudem entwerfen und finalisieren Sie die Verträge, in denen die vereinbarten Bedingungen festgehalten sind. Gehen Sie dabei auch auf Aspekte wie das Ausbleiben einer Lieferung ein, um auf jegliche Eventualitäten vorbereitet zu sein. Entwurf und Abschluss von Verträgen, in denen die vereinbarten Bedingungen festgehalten sind.

Ausstellung der Bestellung: Erstellen und übermitteln Sie die Bestellungen (Purchase Orders, kurz POs) an die ausgewählten Lieferanten unter Angabe der Details der Transaktion, einschließlich Menge, Preis und Lieferanforderungen. Dies ist der Schritt, der letztendlich die Lieferung in Gang setzt.

Entgegennahme und Prüfung der gelieferten Waren: Prüfen Sie, ob die gelieferten Waren und Dienstleistungen den vereinbarten Anforderungen entsprechen, und überwachen Sie die Leistung der Lieferanten beim Erfüllen von Aufträgen basierend auf den vereinbarten Bedingungen.

Führen Sie einen Drei-Wege-Abgleich durch: Vergleichen Sie die Bestellung, den Erhalt der Waren oder Dienstleistungen und die Rechnung des Lieferanten, um sicherzustellen, dass die gelieferten Waren, Mengen und Preise mit den Vereinbarungen übereinstimmen. Sollte etwas nicht stimmen, beanstanden Sie dies sofort, um eine Übereinkunft mit dem Lieferanten bezüglich Ersatzlieferungen oder Preisnachlässen zu treffen.

Genehmigung von Rechnungen und Zahlungsabwicklung: Sollte alles in Ordnung sein, geben Sie die Rechnungen zur Zahlung frei und wickeln Sie die Zahlungen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen ab.

Führen von Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den gesamten Beschaffungsprozess, einschließlich sämtlicher Verträge, Bestellungen, Rechnungen und der gesamten Korrespondenz. Diese Aufzeichnungen können später für die Bewertung der Lieferantenleistung verwendet werden, bieten eine rechtliche Grundlage bei möglichen Problemen und sind in vielen Fällen auch für gesetzlich vorgeschriebene Auflagen zur Berichtserstattung erforderlich.

Die Leistung der Lieferanten muss anhand von Kriterien wie Qualität, Pünktlichkeit und Einhaltung der Vertragsbedingungen bewertet werden. Praktizieren Sie ein umfassendes Supplier Relationship Management (SRM), um fortlaufende Beziehungen zu wichtigen Lieferanten zu pflegen. Geben Sie dafür Feedback, lösen Sie Probleme und identifizieren Sie Bereiche für Verbesserungen und Kosteneinsparungen.

Procurement Management umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen für Unternehmen. Procurement Management wird häufig auch als „Source-to-Settle-Prozess“ bezeichnet und umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die für den Management Prozess von entscheidender Bedeutung sind. Darunter fallen zahlreiche Faktoren, von der Beschaffung und dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen über die Verhandlung von Verträgen, das Supplier Relationship Management (SRM), das Risikomanagement und die Einhaltung von Richtlinien bis hin zur Integration in die Kreditorenbuchhaltung.

Zu den Hauptzielen des Procurement Managements gehören die Beschaffung der erforderlichen Ressourcen zum besten Preis, das Management von Lieferantenbeziehungen und die Minderung der mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen verbundenen Risiken. Um diese Prozesse zu optimieren, kommt Beschaffungssoftware zum Einsatz, die auch als E-Procurement-Software bezeichnet wird. Durch die Automatisierung von Workflows erleichtert diese Software die effiziente Verwaltung von Einkaufsaktivitäten.

Über die Automatisierung hinaus ermöglicht die Software Unternehmen zudem, Kosteneinsparungen effektiver zu analysieren und die Leistung ihrer Lieferanten zu überwachen. Im Wesentlichen gewährleistet das Beschaffungsmanagement – unterstützt durch fortschrittliche Procurement Software – einen systematischen und effizienten Ansatz für den gesamten Procurement Lebenszyklus und trägt so zu einer besseren Entscheidungsfindung und Ressourcenoptimierung bei.

Technologie spielt eine entscheidende Rolle in modernen Procurement Prozessen. Sie rationalisiert beispielsweise Abläufe, steigert die Effizienz und liefert wertvolle Erkenntnisse. Zu den Technologien, die in der Beschaffung verwendet werden, gehören unter anderem:

Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML): KI und ML können große Datensätze analysieren, um Muster und Trends zu erkennen und Unternehmen dabei zu unterstützen, fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

Blockchain-Technologie: Die Blockchain kann die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Beschaffungsprozess verbessern sowie zum Erstellen einer sicheren, unveränderlichen Aufzeichnung von Transaktionen verwendet werden. Dadurch wird die Integrität der Daten in Bezug auf Verträge, Zahlungen und Produktherkunft gewährleistet.

Contract Management Software (CMS): CMS automatisiert den gesamten Vertragsprozess und schützt Beschaffungsteams vor problematischen Formulierungen und Fehlern, die potenzielle rechtliche Konsequenzen haben können.

Cybersecurity-Lösungen: Technologien wie Verschlüsselungslösungen, sichere Zugriffskontrollen und Bedrohungserkennungssysteme schützen Beschaffungsdaten und -systeme vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen.

Elektronisches Dokumentenmanagement: Systeme für das digitale Dokumentenmanagement optimieren die Bearbeitung von Verträgen, Bestellungen und anderen beschaffungsbezogenen Dokumenten, reduzieren den Papieraufwand und verbessern die Effizienz. Anstatt Dokumente händisch in Texteditoren zu bearbeiten und in starren Ordnerstrukturen zu speichern, können sie mit der passenden Software ganz einfach in intuitiven Umgebungen erstellt und verwaltet werden.

E-Sourcing-Plattformen: Elektronische Beschaffungsplattformen erleichtern den gesamten Beschaffungsprozess, von der Ermittlung potenzieller Lieferanten bis hin zur Aushandlung von Verträgen und finalen Vertragsabschluss.

eProcurement-Plattformen: Elektronische Beschaffungssysteme automatisieren den Einkaufsprozess von der Anfrage bis zur Zahlung und helfen bei der Verwaltung von Katalogen, der Erstellung von Bestellungen und der Verfolgung von Ausgaben.

Mobile Beschaffungs-Apps: Mit mobilen Apps können Mitglieder des Beschaffungsteams von überall aus auf Beschaffungsdaten zugreifen, Kaufanfragen genehmigen und Bestellungen verfolgen.

Analyse der Beschaffungsleistung: Durch das Sammeln und Analysieren von Procurement Daten können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die es ihnen erlauben, die Leistung und Entscheidungsfindung zu verbessern.

Procure-to-Pay-Software (P2P): P2P-Tools optimieren den Einkaufsprozess und die Kreditorenbuchhaltungssysteme. Darüber hinaus verfolgen Sie den Ablauf aller Beschaffungsprozesse.

Robotic Process Automation (RPA): RPA kann die Genauigkeit sich wiederholender Beschaffungsprozesse wie die Dateneingabe und Rechnungsbearbeitung automatisieren und verbessern, sodass sich Teammitglieder stattdessen voll und ganz auf strategische Aspekte der Beschaffung konzentrieren können.

SRM-Systeme (Supplier Relationship Management): SRM-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Pflege von Beziehungen zu Lieferanten und bieten Tools zur Kommunikation und Leistungsüberwachung.

Software für das Supply Chain Management (SCM): SCM-Software bietet einen Überblick über sämtliche Bewegungen von Produkten oder Dienstleistungen auf ihrem Weg durch die Lieferketten und ermöglicht die Nachverfolgung von Lieferantenleistungen, Lieferungen und Störungen.

Obwohl die Begriffe Procurement und Einkauf teilweise synonym verwendet werden, beziehen sie sich genau genommen auf unterschiedliche Konzepte. Procurement ist eine Strategie, die mit der Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens beginnt und Teil eines umfangreicheren Prozesses ist. Im Gegensatz dazu ist der Einkauf ein spezifischer Schritt, der gegen Ende des Procurement Prozesses erfolgt, nachdem die Lieferantenauswahl, Preis- und Vertragsverhandlungen sowie andere Maßnahmen abgeschlossen wurden.

Gleichzeitig ist Procurement nur ein Aspekt – oder Teilbereich – des Lieferkettenmanagements. Das Lieferkettenmanagement umfasst den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren, einschließlich der Logistik, unter die beispielsweise der Versand, die Lagerverwaltung, die Transformation von Waren in Produkte sowie deren Vertrieb fallen.