Was ist Workflow-Automatisierung?

Vorteile für Unternehmen

Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler und eliminiert viele zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. die manuelle Dateneingabe. Unternehmen mit veralteten, manuellen Prozessen können mit arbeits- und kapitalintensiven Prozessen nicht zuverlässig skalieren. Durch die Automatisierung haben Unternehmen ihre Kapazitäten für Skalierbarkeit verbessert.

Die Workflow-Automatisierung bietet Unternehmen auch folgende Vorteile:

• Schafft Prozesse, die Kosten senken
• Optimiert die Aufgabenverwaltung
• Reduziert die Zeit in einem Prozesszyklus 
• Verringert Fehler durch manuelle Eingaben oder Versäumnisse
• Automatisiert Genehmigungs- und Dokumentenflüsse

Vorteile für Entwicklung und Betrieb (DevOps)

Die Workflow-Automatisierung führt zu verbesserten Releases und klareren Kommunikationskanälen zwischen Entwicklung und Betrieb, zwei herkömmlicherweise unabhängigen Bereichen. Häufige DevOps-Hindernisse wie Engpässe und Folgemaßnahmen, die sich aus isolierten Entwicklungs- und Betriebskanälen ergeben, werden beseitigt.

Vorteile für die IT-Netzwerkadministration 

Die Automatisierung von Workflows sorgt für eine bessere administrative Übersicht über Cloud, Netzwerk, Betriebssystem und Abteilungsinteraktivität. Darüber hinaus fügt sie eine entscheidende Visualisierungsebene hinzu, um den Gesundheitszustand, die Sicherheit und die Mängel des Netzwerks besser zu konfigurieren, zu überwachen und zu analysieren.

Es gibt zwei Arten der Workflow-Automatisierung: Business Process (BP)- und Robotic Process (RP)-Workflows.

Workflows für Geschäftsprozesse

Die Methodik des Business Process Management (BPM) zeigt, wie Unternehmen ihre Prozesse strukturieren, um ihre Kunden optimal zu unterstützen. Sie steigert die Effizienz von Geschäftsprozess-Workflows, um geschäftskritische Ziele zu erreichen. In vielen Fällen wird die Workflow-Automatisierungssoftware mit der BPM-Philosophie entwickelt. Software automatisiert Geschäftsprozess-Workflows, um Aufgaben zu optimieren, die bisher manuell ausgeführt wurden. Die Autofill- und Makro-Funktionen von Excel sind frühe Beispiele für die Automatisierung von Workflows.

Robotergesteuerte Prozess-Workflows

Heute automatisiert Software robotische Prozesse (bekannt als Robotic Process Automation oder RPA) und ist so konzipiert, dass Roboter ähnliche Arbeiten wie Menschen ausführen. In vielen Fällen arbeiten Bots zusammen mit der IT (und in anderen Bereichen), um administrative Prozesse zu unterstützen. Bots können die relevantesten Informationen identifizieren und vorschlagen, um Verarbeitungsfehler zu beheben. Bots können auch Help-Desk-Anfragen und Anmeldeauthentifizierungen entschärfen und bei Verarbeitungsfehlern eingreifen.

Workflow-Automatisierung ist ein Fachbegriff für eine Praxis, die seit Hunderten von Jahren angewendet wird. Montagelinien und die Fertigung während der industriellen Revolution sowie die Landwirtschaft danach gehörten zu den ersten Branchen, die RPA-Workflows einsetzten. Diese waren jedoch maschinenbasiert und nicht softwarebasiert.

Sie können Automatisierung auf die meisten Arten von Workflows anwenden. So können Sie z. B. Vorlagendokumente für das Onboarding von Mitarbeitern für die Ressourcen automatisieren oder Workflows für alle Ihre Teammitglieder festlegen und automatisieren.

Software zur Workflow-Automatisierung finden Sie in den meisten Bereichen und Branchen:

• Marketing: Marketing Operations Processes (MOPS) nutzen die Workflow-Automatisierung für Marketingkampagnen, Kundenkommunikationskanäle sowie zur Messung von Metriken und Marketinganalysen.
• Vertrieb: Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM) bietet auch Workflow-Management. Es automatisiert die Kundenkommunikation, das Ausfüllen von Formularen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Ein CRM kann beispielsweise Benachrichtigungen zum Genehmigungsfluss automatisieren und interne Dashboard-Daten aktualisieren, wenn ein Kunde einen bestimmten Schritt ausgeführt hat, z. B. ein Dokument signieren oder Informationen eingeben.
• Finanzen: Automatisierung erhöht Konsistenzen in Zahlungen, mildert Compliance-Anforderungen und unterstützt größere Genauigkeit in Prognosen und Einnahmenerhebungen. 
• Fertigung: Die Workflow-Automatisierung gleicht Veränderungen in den Liefer- und Geschäftsstrukturen aus. Sie reduziert Redundanzen und verbessert die Fehler bei der Qualitätskontrolle. Die Automatisierung von Workflows verkürzt die Genehmigungs- und Zykluszeiten in den Bereichen Einkauf, Budget und Lieferkette. Die Fertigung kann Workflows bei Bestellanforderungen, Vertragsmanagement-Interaktionen und Markteinführungsprojekten für Produkte automatisieren.
• Informationssicherheit: IT-Automatisierungssoftware mildert Sicherheitsbedrohungen mit agilerer Reaktionsfähigkeit. Die Automatisierung von Vorfallberichten und die Integration in bestehende Sicherheitstools und -richtlinien können der IT helfen, Hybrid - und Cloud-Ökosysteme besser zu verwalten. Unternehmen können auch Workflows automatisieren, um Cyber-Bedrohungen zu überwachen und so die Sicherheit zu erhöhen.
• IT-Betrieb: Für den internen Netzwerkbetrieb hilft die Workflow-Automatisierung bei der Verwaltung von Netzwerkbenutzern über mehrere Abteilungen hinweg, wie z. B. Vertriebs-, Finanz-, Rechts- und Verwaltungsteams.
• Systemmanagement: IT as a Service (ITaaS) ist eine Art von Software, die verwaltete Cloud-Services für Unternehmen ermöglicht, einschließlich der Programmierung von Workflows. Workflow-Automatisierungssoftware schafft zentrale Kontrollen für die Konfiguration, Bereitstellung und Überwachung von Unternehmensnetzwerken. Softwaredefiniertes Netzwerk (SDN) und Softwaredefiniertes Wide-Area-Networking (SD-WAN) sind zwei verschiedene IT-Netzwerkmanagementsysteme, bei denen die Workflow-Automatisierung eine bessere integrative Überwachung ermöglicht. Durch die Workflow-Automatisierung kann die IT-Abteilung diese Systeme einfacher in Echtzeit verwalten.

Startups Workflow Automatisierung revolutionieren den Workflow-Prozess und bieten standardisierte Netzwerkautomatisierung, Genehmigungsprozesse und Datensynchronisierung über Anwendungen hinweg mit integrierten API- Lösungen.

Am bedeutendsten ist ein Designwechsel zu Low-Code-Workflow-Automatisierung, der den Umfang für die Erstellung und das Bereitstellen von Workflows auf Entscheidungsträger und direkte Mitarbeiter erweitert. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen von hierarchischen Organisationsstrukturen zu symmetrischeren, kollaborativen Systemen übergehen können, die Prozessverbesserungen beschleunigen.

KI bei der Workflow-Automatisierung ist ein weiterer großer Trend in Unternehmen. Mit KI-gestützter Automatisierung können Unternehmen auf Datenmuster und maschinelles Lernen zurückgreifen, um prädiktive Analysen und Erkenntnisse für verbesserte Prozesse zu nutzen.

Diese Lösungen werden das IT-Netzwerk-Ökosystem verändern, in dem die Netzwerkverwaltung als einer der letzten manuellen Prozesse gilt, die noch automatisiert werden müssen.

Die Software zur Workflow-Automatisierung, die ab heute auf den Markt kommt, wird Funktionen enthalten, die es der IT ermöglichen, Netzwerkprobleme zu kontrollieren und zu bewältigen. Visuelle Workflows werden an Bedeutung gewinnen, um die Erstellung und Vermittlung von Workflows über IT-Netzwerke hinweg zu vereinfachen.

Unternehmen können sich auch auf Workflow-Vorlagen verlassen, die als Bausteine für die Verwaltung zukünftiger Automatisierungen verwendet werden können, sowie auf integrative Funktionen mit bereits bestehenden Workflow-Automatisierungen.

Die Workflow-Automatisierungssoftware von IBM ist eine Low-Code-Lösung, die sich in häufig verwendete Cloud-Lösungen von Drittanbietern integrieren lässt und Low-Code-Anwendungen sowie maschinelles Lernen einsetzt.

Das primäre Angebot zur Workflow-Automatisierung von IBM ist IBM Cloud Pak® for Business Automation. Es ermöglicht es Unternehmen, Prozesse, Informationen und Menschen miteinander zu verbinden, um eine ganzheitliche Geschäftsansicht zu ermöglichen. IBM Cloud Pak for Business Automation umfasst außerdem Analysen und Funktionen für die Zusammenarbeit sowie ein Business Rules Management System.

Unsere Lösung ist flexibel und lässt sich auf jede Art von Workflow abstimmen. Sie nutzt regelbasierte Logik, um automatisierte Workflows für Geschäftsabläufe zu erstellen. Workflows können standardisiert und wiederverwendet werden, um Ineffizienzen zu reduzieren und Ihrem Team mehr Zeit für hochwertige Aufgaben zu geben.

Erfahren Sie mehr darüber, wie IBM Cloud Pak for Business Automation es Ihrem Unternehmen ermöglicht, skalierbare Funktionen im gesamten Geschäftsbetrieb zu nutzen.