Was ist Aufgabenautomatisierung?

In unserem täglichen Leben gibt es bereits viele Formen der Aufgabenautomatisierung. So können Flugpassagiere beispielsweise Bordkarten an Check-in-Kiosken am Flughafen ausdrucken, Kunden können ihre Lebensmittel an Selbstbedienungskassen scannen und Restaurantbesucher können Speisen an Selbstbedienungs-Kiosken bestellen und bezahlen.

Insbesondere für Unternehmen fällt die Aufgabenautomatisierung unter den Begriff Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und ist die grundlegendste Form von BPA, die Automatisierung einzelner Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen oder Workflows. Typische Anwendungen sind unter anderem die Planung von Terminen, die Erfassung digitaler Unterschriften für Verträge und das Versenden von Willkommens-E-Mails an neue Mitarbeiter.

Mit den Fortschritten im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) ermöglicht die Automatisierung der KI-Automatisierung die Automatisierung komplexerer Aufgaben, wovon eine Reihe von Funktionen vom Kundenservice und Marketing bis hin zu IT-Betrieb und Lieferkettenmanagement profitieren.

Vor der Entwicklung einer Automatisierungsstrategie müssen Unternehmen spezifische Aufgaben identifizieren, die innerhalb eines Geschäftsprozesses oder Workflows automatisiert werden sollen, und die richtigen Technologien zur Unterstützung der Automatisierungen auswählen.

Die folgenden 4 Schritte können Unternehmen befolgen, um mit der Automatisierung von Aufgaben zu beginnen:

1. Bestimmen und bewerten Sie, welche Aufgaben automatisiert werden sollen
   
   

2. Wählen Sie ein Automatisierungssystem aus
    

3. Implementieren Sie Automatisierung
    

4. Bewerten Sie die Auswirkungen der Automatisierung

Nicht alle Aktionen eignen sich für die Automatisierung. Für einige Aufgaben wird weiterhin menschliches Eingreifen erforderlich sein. Auf diese Weise können Unternehmen anhand bestimmter Kriterien die besten Kandidaten für die Automatisierung unterscheiden:

• Einfache Aufgaben, die kein kritisches Denken erfordern, wie zum Beispiel die Dateneingabe.

• Wiederkehrende Aufgaben wie das Veröffentlichen derselben Stellenbeschreibung für offene Stellen auf mehreren Jobseiten oder das Versenden von Follow-up-E-Mails an potenzielle Interessenten.

• Wiederkehrende Aufgaben wie das Planen täglicher Social-Media-Beiträge, das wöchentliche Sichern von Dateien oder das Versenden monatlicher Rechnungen und Zahlungen.

• Manuelle Aufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind, wie z. B. das Kopieren und Einfügen von Daten in verschiedenen Apps.

• Aktionen, die standardisiert werden können, wie z.B. die Beantwortung von Kundenanfragen zu Ladenöffnungszeiten, Lieferfristen und rückgabepflichtigen Produkten.

• Aktionen, die von einem bestimmten Auslöser oder Ereignis abhängig sind, wie z.B. das Erstellen eines neuen Tickets, wenn ein Formular für eine Kundensupportanfrage eingeht.

Kontaktieren Sie die Teams vor Ort, um ihre Herausforderungen zu verstehen und herauszufinden, wie die Automatisierung ihre Aufgaben unterstützen und ihre Workload verringern kann. Wenn Teammitglieder frühzeitig in den Prozess einbezogen werden, können sie sich den Veränderungen, die Automatisierung mit sich bringt, öffnen und sie annehmen.

Entscheiden Sie sich für eine Software zur Aufgabenautomatisierung, die am besten zu einer Aktion und ihren Anwendungsfällen passt. Weitere Überlegungen sind Kompatibilität und Integration mit dem bestehenden Technologie-Stack eines Unternehmens, Benutzerfreundlichkeit, Funktionen, Preisgestaltung und Skalierbarkeit.

Hier sind einige Tools zur Aufgabenautomatisierung, aus denen Sie wählen können:

• Mit anpassbaren Vorlagen können Dokumente, E-Mails und Formulare standardisiert und an die Workflows und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden.

• Regelbasierte Funktionen bestimmen Aktionen auf der Grundlage eines vordefinierten Satzes von Bedingungen oder Triggern, wie z. B. das Filtern von E-Mails oder das Senden regelmäßiger Erinnerungen vor einem Ereignis.

• No-Code- und Low-Code-Plattformen haben Drag-and-Drop-Oberflächen, die es Benutzern mit wenig oder gar keinem Programmierwissen und Erfahrung ermöglichen, schnell Lösungen zur Automatisierung zu entwickeln und bereitzustellen.

• Software zur Workflow-Automatisierung kann dabei helfen, Aufgaben innerhalb eines Workflows zu automatisieren, sodass sie in der richtigen Reihenfolge erledigt werden und reibungslos von einer Phase zur nächsten übergehen. Wenn beispielsweise ein Kandidat eingestellt wird, löst die Workflow-Automatisierungssoftware der Personalabteilung (HR) eine Reihe automatisierter Aufgaben aus, von der Erstellung von Konten für den neuen Mitarbeiter in den Finanz- und Personalsystemen bis hin zur Einrichtung des Zugriffs auf Software, dem Versenden von Unterlagen und der Planung von Orientierungsgesprächen. Einige Workflow-Automatisierungssysteme sind ClickUp und HubSpot.

• Robotic Process Automation (RPA) setzt Software-Bots ein, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Diese Bots emulieren menschliche Handlungen, indem sie Daten manipulieren und mit digitalen Systemen interagieren. RPA kann neben anderen administrativen Aufgaben verwendet werden, um Daten zu extrahieren, Formulare auszufüllen und Dateien zu verschieben.

• Aufgabenmanagement-Tools können die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern, indem sie Aufgabenzuweisungen, Fortschrittsüberwachung und Aufgabengenehmigungen automatisieren.

• Integrationsplattformen verwenden Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) , um verschiedene Anwendungen innerhalb eines Unternehmens zu verbinden, z. B. Customer Relationship Management (CRM) Software, Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme und Projektmanagement-Tools. Integrationsplattformen ermöglichen Interoperabilität und einen nahtlosen Datenfluss zwischen Systemen und unterstützen die Automatisierung und Optimierung von Aufgaben. Einige Integrationen beinhalten IFTTT und Zapier.

Die Einführung einer Automatisierungslösung beinhaltet das Onboarding der erforderlichen Teams und Stakeholder sowie deren Schulung in den neuen Technologien und Prozessen. Fangen Sie klein an: Eine Pilotimplementierung für eine bestimmte Aufgabe mit einer festgelegten Anzahl von Benutzern kann dazu beitragen, die Automatisierung zu testen und zu verbessern, bevor sie unternehmensweit skaliert wird.

Verfolgen und messen Sie nach der Bereitstellung eines Aufgabenautomatisierungstools dessen Auswirkungen und Effektivität. Zu den hilfreichen Metriken gehören Zeit- und Kostenersparnis, Fehlerminderung, Produktivitätssteigerungen, Verbesserungen der Mitarbeiterzufriedenheit und Verlagerungen in wertvollere Aufgaben.

Unternehmen können bei der Automatisierung von Aufgaben auf Hindernisse stoßen, z. B. auf die Zustimmung von relevanten Stakeholdern, die Verwaltung der technischen Aspekte von Automatisierungstechnologien, die Zurückhaltung von Teammitgliedern, Automatisierungslösungen einzuführen, Schwierigkeiten bei der Anpassung an Automatisierungsprozesse und die Behebung von automatisierungsbedingten Qualifikationslücken.

Trotz dieser Herausforderungen bietet die Automatisierung mehrere Vorteile für Unternehmen:

1.    Verbesserte Genauigkeit, Effizienz und Produktivität 

2.    Mehr Fokus auf hochwertige Arbeit

3.    Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

4.    Unterstützt Unternehmen bei der Skalierung

Die Automatisierung mühsamer und zeitintensiver Aufgaben beseitigt Engpässe, die Produktivität beeinträchtigen. In einer von Salesforce durchgeführten Umfrage (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) gaben 74 % der Automatisierungsbenutzer an, dass Automatisierungslösungen dazu beitragen, ihre Arbeit zu beschleunigen, während weitere 88 % erwähnten, dass sie darauf vertrauen, dass Automatisierungstools Aufgaben fehlerfrei erledigen.

Die Kombination von Effizienzsteigerung und höherer Genauigkeit kann zu einer Steigerung der Produktivität führen, wobei 79 % der Befragten anmerken, dass die Steigerung der Produktivität einer der größten Nutzen der Automatisierung ist.

Die Automatisierung kann Mitarbeiter von alltäglichen Aufgaben befreien und sie in die Lage versetzen, sich an strategischeren und wirkungsvolleren Aktivitäten zu beteiligen. Die Salesforce-Umfrage ergab, dass die Befragten aufgrund der Zeitersparnis durch Automatisierung neue Fähigkeiten erlernen, anspruchsvollere Projekte annehmen und sogar ihre Kundenbeziehungen vertiefen konnten.

Die Automatisierung von Aufgaben kann sich positiv auf das Mitarbeiterengagement auswirken. Als Ergebnis des Einsatzes von Automatisierung am Arbeitsplatz fühlen sich 89 % der Befragten mit ihrer Arbeit zufriedener und 84 % fühlen sich mit ihrem Unternehmen zufriedener. Sie berichteten auch von einem geringeren Stresslevel und einer besseren Work-Life-Balance als Ergebnis der Verwendung von Automatisierungstools.

Mithilfe der Automatisierung können Geschäftsprozesse standardisiert, Workflows rationalisiert und Ressourcen optimiert werden. All dies hilft Unternehmen, konsistenter und zuverlässiger zu arbeiten und sich zu einem anpassungsfähigeren und flexibleren Unternehmen zu entwickeln.

KI kann eingesetzt werden, um Aufgaben effektiver zu automatisieren. Hier sind einige gängige KI-Technologien, die für die Automatisierung von Aufgaben verwendet werden:

• Algorithmen für maschinelles Lernen werden anhand von Daten trainiert und lernen, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

• Modelle zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) ermöglichen es Systemen, Text und Sprache zu erkennen, zu verstehen und zu generieren.

• Computer Vision leitet aussagekräftige Informationen aus digitalen Bildern, Videos und anderen visuellen Inputs ab, um Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu empfehlen.

Eine fortgeschrittenere Art von BPA, bekannt als intelligente Automatisierung, kombiniert Aufgabenautomatisierung mit KI, RPA und anderen Automatisierungstechnologien für Aufgaben auf höherer Ebene, die Entscheidungsfindung und kognitive Fähigkeiten erfordern. Beispielsweise können dialogorientierte KI-Tools wie Chatbots und virtuelle Agenten über verschiedene Kanäle wie Websites, soziale Netzwerke und Messaging-Plattformen wie Slack und WhatsApp bereitgestellt werden, um routinemäßige Kundenanfragen in Echtzeit zu bearbeiten. Auf diese Weise können menschliche Kundenservice-Mitarbeiter komplexere Anfragen bearbeiten.

Anwendungsfall für KI in der Automatisierung von Aufgaben

Der Einsatz von KI zur Aufgabenautomatisierung kann die Arbeit in verschiedenen Sektoren und Branchen neu definieren.

AIOps: AIOps oder künstliche Intelligenz für den IT-Betrieb, nutzt KI zur Automatisierung und Rationalisierung des IT-Service-Managements und der operativen Workflows. Zu den Aufgaben, die über AIOps automatisiert werden können, gehören die Ursache, die Rückverfolgung der Ursache von Netzwerkausfällen und die Analyse von Daten, um Anomalien zu erkennen.

Gesundheitswesen: KI kann für administrative Aufgaben eingesetzt werden, z. B. für die Verwaltung elektronischer Patientenakten, das Versenden von Benachrichtigungen für Termine und die Verwaltung von Rechnungen und die Bearbeitung von Schadensfällen, damit sich das medizinische Fachpersonal stärker auf die Patientenversorgung konzentrieren kann.

Marketing: KI kann Marketingaufgaben wie das Kampagnenmanagement und die Analyse von demografischen Daten der Zielgruppe automatisieren, um Segmente für eine personalisierte Ansprache zu erstellen. Generative KI kann auch zur Automatisierung der Content-Erstellung für Marketingkampagnen eingesetzt werden.

Einzelhandel: KI ermöglicht die Bearbeitung von Rücksendungen und Rückerstattungen ohne die Hilfe von Mitarbeitern.

Vertrieb: KI kann dazu verwendet werden, nach Leads zu suchen, sie anhand eines Scoring-Systems zu qualifizieren und individuelle Nachrichten zu erstellen, um sie zu überzeugen.

Automatisierung der Lieferkette: KI-Assistenten können dabei helfen, Rechnungen, Bestellungen und Belege automatisch in die ERP- oder Buchhaltungssoftware eines Unternehmens zu erfassen. Beim Bestandsmanagement können KI-Technologien Einkaufsbestelldaten mit historischen Nachfragemustern integrieren, um den richtigen Bestand zu gewährleisten.