Eine erfolgreiche BPA-Implementierung muss die individuellen Bedürfnisse, Prozesse und Ziele des Unternehmens berücksichtigen. Hier finden Sie eine Kurzanleitung zum Umgang mit der Komplexität der Automatisierung von Geschäftsprozessen:
Beurteilen Sie den Wunsch und die Bedürfnisse der Automatisierung: Unternehmen beginnen damit, ihre organisatorische Bereitschaft zur Automatisierung zu verstehen und zu kommunizieren, wie sich diese Änderung auf die Mitarbeiter auswirken wird. Die Automatisierung sollte sich auf zeitaufwändige manuelle Aufgaben oder fehleranfällige Prozesse konzentrieren. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird von Grund auf den täglichen Workflow verändern. Es ist also entscheidend für den Erfolg, die Veränderungsbereitschaft von Führungskräften und Mitarbeitern zu verstehen, da die betroffenen Mitarbeiter geschult und ausgebildet werden müssen, um den Geschäftswert zu verstehen, den der neue Workflow bietet.
Automatisierungsprozesse identifizieren: Analysieren Sie organisatorische Prozesse, um potenzielle Kandidaten für die Automatisierung zu identifizieren. Prozesse mit hohem Volumen, sich wiederholenden Aufgaben, Zeitempfindlichkeit und mehreren Personen für die Ausführung sind gute Kandidaten. Häufige Beispiele hierfür sind E-Mail-Benachrichtigungen, Helpdesk-Support, Datenmigration, Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung.
Umfang des Projekts festlegen: Der Umfang des Automatisierungsprojekts sollte an den Reifegrad der Automatisierung eines Unternehmens angepasst sein. Unternehmen mit minimaler oder ganz ohne Automatisierung sollten klein anfangen, indem sie Prozesse automatisieren, die eine Dynamik anstoßen können. Auf diese Weise lassen sich Ressourcen besser verwalten und realistische Erwartungen festlegen.
Beziehen Sie die wichtigsten Stakeholder ein: Engagierte Stakeholder zeigen die Bedürfnisse des Unternehmens auf und können am besten kommunizieren, was Priorität haben muss, welche Prozesse optimiert werden müssen, was eliminiert werden kann und welche Prozesse am meisten von der Automatisierung profitieren. Beziehen Sie die Führungskräfte frühzeitig ein, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu klären und Automatisierungsziele zu definieren, die Schwachstellen angehen.
Prozessschritte klar definieren: Jeder für die Automatisierung identifizierte Prozess muss über eine klare Dokumentation verfügen, die die Aufgabe, die verantwortlichen Parteien und die Ausführungszeiten definiert. Um Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen und effektive automatisierte Workflows zu gestalten, ist es wichtig, den aktuellen Prozess genau zu verstehen.
Setzen Sie klare Ziele: Legen Sie klare, messbare Ziele für jeden Zielprozess fest. Zu den Zielen gehören die Verkürzung der Prozesszeiten, die Senkung der Fehlerraten und die Verbesserung des Kundensupports und der Kundenzufriedenheit. Konkrete Ziele helfen dabei, die Bemühungen zu fokussieren und die Ergebnisse zu messen.
Messen und anpassen: Ein schrittweiser Ansatz ist für die Messung der Automatisierungsergebnisse von Vorteil und ermöglicht bei Bedarf Anpassungen. Der Erfolg stellt sich im Laufe der Zeit ein, und die ersten Ergebnisse scheinen möglicherweise nicht ausreichend zu sein. Eine regelmäßige Überprüfung der Leistung anhand der gesetzten Ziele trägt jedoch dazu bei, die Automatisierungsstrategie anzupassen.
Mitarbeiter schulen und unterstützen: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Schulung und gönnen Sie den Mitarbeitern eine Eingewöhnungsphase. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter mit der Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen vertraut sind und die Vorteile der Automatisierung verstehen.
Nutzen Sie vorgefertigte Lösungen: Verwenden Sie nach Möglichkeit vorgefertigte Lösungen. Dies beschleunigt die Implementierung und trägt zur Kostensenkung bei. Für viele gängige Prozesse stehen etablierte Automatisierungsplattformen zur Verfügung, die an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.
Verfolgen Sie eine langfristige Philosophie: Gehen Sie BPA mit einer langfristigen Perspektive an. Die anfänglichen Investitionen in Zeit und Ressourcen können erheblich sein, aber der Return-on-Investment (ROI) durch verbesserte Effizienz, weniger Fehler und bessere Compliance kann im Laufe der Zeit beträchtlich sein.
Unternehmen müssen ein Automatisierungs-Framework einrichten, das die Abgrenzung zwischen den verschiedenen Automatisierungstechnologien erleichtert. Dieses Framework sollte die Rolle jeder Technologie klären, den Markthype herausfiltern und verstehen, wie verschiedene Tools gleichzeitig eingesetzt werden können, um eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erreichen. Mit einem solchen strategischen Ansatz können sich Unternehmen besser in der komplexen BPA-Landschaft zurechtfinden und die richtige Mischung von Technologien nutzen.