Was ist Finanzplanung und -analyse (FP&A)?

FP&A-Experten führen typischerweise verschiedene Aufgaben aus, etwa das Erfassen und Konsolidieren historischer Daten, das Prognostizieren von Trends und Ergebnissen, das Vorbereiten von Budgets und Jahresabschlüssen, das Überwachen der Geschäftsleistung und die Zusammenarbeit mit Stakeholdern bei der Geschäftsplanung.

In den meisten Unternehmen ist FP&A Teil der Finanzabteilung und direkt dem Chief Financial Officer (CFO) oder dem Director oder VP of Financial Planning and Analysis unterstellt.

Im Gegensatz zur Buchhaltung, die sich auf vergangene Finanzergebnisse und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzentriert, hat FP&A eine zukunftsorientierte Mission. Es wird prognostiziert, welche Maßnahmen, Investitionen und Strategien dem Unternehmen helfen werden, seine Ziele in der Zukunft zu erreichen.

Die FP&A-Abteilung eines Unternehmens ist wichtig, weil sie das Unternehmen in die Lage versetzt, fundierte Entscheidungen in Bezug auf Finanzstrategien, operative Pläne, neue Initiativen, Risikomanagement, Personalplanung und vieles mehr zu treffen. Diese strategischen Entscheidungen sind für die Rentabilität und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Durch den Einsatz von Datenanalysen zur Vorhersage von Trends, zur Identifizierung von Chancen und zur Messung von Key Performance Indicators (KPIs) unterstützen FP&A-Teams Führungskräfte bei der Beantwortung entscheidender Fragen. Zu diesen gehören:

• Wie hoch ist unser prognostizierter Umsatz für das nächste Quartal?
• Wie hoch ist die Rentabilität eines bestimmten Produkts, einer bestimmten Dienstleistung oder eines bestimmten Geschäftsbereichs?
• Wie würden sich Kostensenkungen auf unsere Gewinnspanne auswirken?
• Wie könnte Automatisierung unseren betrieblichen Workflow optimieren?
• Wie würde sich eine Fusion oder Übernahme auf unser Geschäftsergebnis auswirken?
• Welchen Einfluss würde ein neuer Marktkonkurrent auf unseren Marktanteil haben?

Die Finanzplanung und -analyse besteht aus 4 grundlegenden Komponenten bzw. Schritten:

• Datenerfassung und -konsolidierung
• Planung und Prognose
• Budgetierung
• Leistungsüberwachung und Berichterstattung

Der erste Schritt des FP&A-Prozesses ist die Erfassung, Aufbereitung und Konsolidierung von Daten, die für Forecasting und Planungen verwendet werden.

Betriebsdaten, Finanzdaten, Mitarbeitermetriken und Key Performance Indicators (KPIs) werden aus internen Systemen extrahiert. Zum Beispiel könnten FP&A-Teams Verkaufsdaten aus CRM-Software (Customer Relationship Management), Cashflow-Daten aus ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Gehaltsabrechnungsdaten aus Personalinformationssystem (HRISs) erfassen.

FP&A-Teams erfassen auch Daten aus externen Quellen, die Erkenntnisse zu Markt- und Wirtschaftsbedingungen bieten. Diese Quellen können Marktforschung über Kunden und Konkurrenz, Analyseberichte von Branchenexperten, Regierungsstatistiken und Wechselkurse umfassen.

Anschließend werden die Informationen für die Verwendung vorbereitet, indem ihre Richtigkeit überprüft, Fehler oder Inkonsistenzen beseitigt und sie in ein einheitliches Format standardisiert werden. Die bereinigten Daten können dann zur späteren Analyse zu einem einheitlichen Datensatz konsolidiert werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die erfassten Daten zu nutzen, um Finanzprognosen zur Unterstützung der strategischen Planung zu erstellen. Diese Prognosen enthalten in der Regel entscheidende Treiber für die künftige Geschäftsleistung, wie z. B. prognostizierte Umsätze, Cashflow, Betriebskosten, Personalbedarf und Kundenbindung.

FP&A-Analysten verwenden häufig Finanzmodelle, um vorherzusagen, welche Strategien, Maßnahmen und Investitionen die besten Geschäftsergebnisse erzielen. Szenario-Planungsmodelle können zum Beispiel simulieren, was passieren könnte, wenn ein Unternehmen die Preise erhöht oder senkt oder wenn die Marktbedingungen, wie die Nachfrage oder die Kosten für Waren, schwanken.

Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage für die Planungsprozesse, wenn Führungskräfte über die Ressourcenverteilung, die Umsetzung von Marktstrategien und die Festlegung künftiger Leistungsziele entscheiden.

Nachdem die Prognosen abgeschlossen sind und ein strategischer Plan erstellt wurde, beginnen die FP&A-Teams mit der Verteilung der Ressourcen im Unternehmen. Dieser Budgetierungsprozess umfasst die Zuweisung von Finanzmitteln an die einzelnen Geschäfts- oder Unternehmensbereiche und die Festlegung der Investitionsausgaben für Assets wie Büroräume und Equipment.

FP&A-Analysten arbeiten dann mit der Geschäftsleitung zusammen, um ein endgültiges Gesamtbudget zu erstellen, das alle Ausgaben im gesamten Unternehmen dokumentiert. Das Gesamtbudget entspricht den Prognosen und Zielen von FP&A für die zukünftige Leistung, wie z. B. prognostizierter Umsatz, Cashflow und Rentabilität.

Wenn im Laufe eines Geschäftsjahres Änderungen vorgenommen werden, muss das Gesamtbudget möglicherweise aktualisiert werden. FP&A-Teams verwenden häufig rollierende Prognosen, um mit den sich entwickelnden Markt- und Finanzbedingungen Schritt zu halten. Dieser Prozess ermöglicht es ihnen, das Budget im Laufe des Jahres dynamisch und sachkundig zu aktualisieren.

Um ein Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen, überwachen, analysieren und erstellen FP&A-Analysten kontinuierlich Ad-hoc-Berichte über die finanzielle Leistung. Dieser fortlaufende Leistungsmanagementprozess gibt Erkenntnis darüber, was richtig und was falsch gelaufen ist und welche Änderungen möglicherweise erforderlich sind.

So können Finanzanalysten beispielsweise eine Varianzanalyse durchführen, um festzustellen, warum die tatsächlichen Umsatzerlöse hinter dem budgetierten Ziel zurückbleiben. FP&A erstellt dann einen Bericht mit Datenvisualisierungen, die den Vertriebsmanagern helfen, zu verstehen, wie Faktoren wie eine geringe Nachfrage oder ein Mangel an Interessenten zum Defizit beigetragen haben. Die Vertriebsmanager können dann strategische Änderungen vornehmen, um diese Probleme anzugehen.

KI- und ML -Technologien können große Datenmengen in Echtzeit erfassen, organisieren und analysieren. Indem sie die Geschwindigkeit und Genauigkeit dieser FP&A-Funktionen erhöhen, helfen sie Finanzteams, Prognosen, Planungen und Entscheidungen für mehrere Bereiche in einem Unternehmen zu verbessern.

Bilanzen sind ein entscheidendes Instrument des FP&A-Prozesses, da sie einen einheitlichen Überblick über Assets, Verbindlichkeiten und Eigenkapital eines Unternehmens bieten. FP&A-Manager nutzen sie, um potenzielle Risiken zu isolieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und den Zustand des Unternehmens insgesamt zu verstehen.

FP&A-Teams nutzen Cashflow-Analysen, um die Geldzuflüsse und -abflüsse in einem Unternehmen zu verstehen. Diese Informationen helfen ihnen, intelligentere Entscheidungen über zukünftige Investitionen, Betriebsausgaben, Schuldenmanagement, finanzielle Risiken und Strategien für das Wachstum zu treffen.

FP&A-Teams kommunizieren komplexe finanzielle Erkenntnisse oft durch die Visualisierung von Daten in Dashboards, Diagrammen und Grafiken. Dieser Ansatz erleichtert es Stakeholdern, Trends und Muster zu verstehen, die sich auf die Unternehmensleistung auswirken könnten.

ERP-Systeme sind eine entscheidende Quelle für Finanzdaten aus Bereichen wie Vertrieb, Lieferkette, Beschaffung, Bestand und Gehaltsabrechnung. FP&A-Teams verlassen sich bei der Erstellung von Prognosen, Plänen, Budgets und Berichten oft auf ERP-Daten.

Die Finanzmodellierung hilft FP&A-Teams bei der Bewertung der „Was-wäre-wenn“-Auswirkungen von Geschäftsplänen und veränderten Marktbedingungen. Sie prognostiziert die potenziellen finanziellen Ergebnisse für neue Produkte oder Dienstleistungen, Kostensenkungen, Investitionen und andere Geschäftsinitiativen.

FP&A-Softwarepakete führen verschiedene FP&A-Funktionen aus, wie Datenerfassung, Datenanalyse, Prognose, Planung, Budgetierung und Berichterstattung. Manchmal erstellen Unternehmen ihre eigene FP&A-Lösung, indem sie eine Kombination aus unterschiedlichen Softwaretools und internen Systemen verwenden.

Gewinn- und Verlustrechnungen liefern wertvolle Informationen wie Einnahmen, Kosten der verkauften Waren, Bruttogewinn, Betriebsausgaben, Betriebsertrag und Nettoertrag. FP&A-Analysten verwenden diese Daten, um die Rentabilität zu bewerten, die künftige Leistung vorherzusagen und Bereiche für Kostensenkungen oder Effizienzverbesserungen zu identifizieren.

Rollierende Prognosen sind ein wichtiges Instrument, da sie regelmäßig, in der Regel monatlich oder vierteljährlich, aktualisierte Finanzprognosen liefern. Dies ermöglicht FP&A-Teams, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren und von sich abzeichnenden Geschäftstrends zu profitieren.

Die Szenariomodellierung ermöglicht es FP&A-Analysten, verschiedene Kombinationen von Geschäftsmaßnahmen und Marktbedingungen zu simulieren, um finanzielle Ergebnisse zu prognostizieren. Diese Funktionen hilft ihnen, die Entscheidungsfindung zu verbessern, Geschäftsstrategien zu bewerten und sich auf Veränderungen in der Geschäftswelt vorzubereiten.

Laut FP&A Trends Survey verwenden mehr als die Hälfte der FP&A-Teams Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel als primäres Finanzplanungstool.¹ Tabellenkalkulationen helfen Analysten, Daten zu organisieren und zu analysieren sowie Modelle, Visualisierungen, Prognosen und Finanzberichte zu erstellen.

FP&A-Teams verwenden die Varianzanalyse, wenn die tatsächlichen Finanzergebnisse von den prognostizierten oder budgetierten Zahlen abweichen. Die Varianzanalyse hilft ihnen, mögliche Ursachen für Überschüsse oder Defizite in Bereichen wie Einnahmen, Ausgaben und Kundenbindung sowie angemessene Maßnahmen zu ermitteln.

Derzeit nutzen nur 6 % der FP&A-Teams künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.¹ Analysten gehen jedoch davon aus, dass diese Technologien in der Zukunft der Finanzplanung und -analyse eine bedeutende Rolle spielen werden.

KI und ML automatisieren und verbessern die Genauigkeit einer Reihe von FP&A-Funktionen wie Datenerfassung und -aufbereitung, Datenanalyse, Modellierung, Prognose und Planung. Diese Funktionen geben Finanzverantwortlichen mehr Zeit, sich auf Strategien und Taktiken zu konzentrieren.

Es wird erwartet, dass die Zahl der FP&A-Stellen und der Bedarf an Kandidaten mit Zertifizierungen im Finanzmanagement in den kommenden Jahren steigen werden. FP&A-Analysten werden zunehmend als Geschäftspartner für mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens fungieren.

In Zukunft wird erwartet, dass sich FP&A-Analysten auch stärker in Initiativen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance (Environmental, Social and Governance, ESG) einbringen werden. FP&A-Teams bieten Erkenntnisse zu den finanziellen Auswirkungen von Nachhaltigkeitsinitiativen sowie zu den Umweltauswirkungen des Geschäftsbetriebs.