Was ist Planung, Budgetierung und Forecasting?

• Die Planung bietet einen Framework für die finanziellen Ziele eines Unternehmens – in der Regel für die nächsten drei bis fünf Jahre.
• Budgetierung beschreibt detailliert, wie der Plan Monat für Monat umgesetzt wird, und umfasst Punkte wie Einnahmen, Ausgaben, potenzieller Cashflow und Schuldenabbau. Traditionell legt ein Unternehmen ein Geschäftsjahr fest und erstellt einen Budgetplan für dieses Jahr. Es kann das Budget entsprechend den tatsächlichen Einnahmen anpassen oder die tatsächlichen Finanzberichte vergleichen, um festzustellen, inwieweit sie das Budget erreichen oder übertreffen.
• Forecasting: Dieses Tool verwendet historische Daten und aktuelle Marktbedingungen und macht dann Prognosen dazu, wie viel Umsatz ein Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren erwarten kann. Prognosen werden in der Regel angepasst, sobald neue Informationen verfügbar werden.

Der Prozess wird in der Regel vom Chief Financial Officer (CFO) und der Finanzabteilung geleitet. Die Definition kann jedoch auf alle Bereiche der Unternehmensplanung ausgeweitet werden, darunter: Finanzplanung und -analyse, Lieferkettenplanung, Vertriebsplanung, Personalplanung und Marketingplanung.

Die grundlegenden Praktiken der Unternehmensbuchhaltung reichen bis ins 15. Jahrhundert zurück, als venezianische Investoren ihre Handelsreisen nach Asien mithilfe der doppelten Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen dokumentierten. Das Wort „Budget“ leitet sich vom altfranzösischen Wort „Bougette“ ab, was „kleine Geldbörse“ bedeutet. Die britische Regierung begann Mitte des 18. Jahrhunderts, den Ausdruck „open the budget” (den Haushalt öffnen) zu verwenden, als der Finanzminister den Jahresabschluss vorstellte. Gegen Ende des 19. Jahrhunderts begannen Unternehmen, den Begriff „Budget“ regelmäßig für ihre Finanzen zu verwenden.

Das moderne Unternehmens-Forecasting entstand als Reaktion auf die wirtschaftlichen Erschütterungen der Weltwirtschaftskrise der 1930er Jahre. Es wurden neue Arten von Statistiken und statistischen Analysen zur besseren Prognose der Zukunft entwickelt. Beratungsfirmen wurden gegründet, um Unternehmen bei der Nutzung dieser neuen Prognosetools zu unterstützen.

Buchhaltung und Forecasting waren zu Beginn des 20. Jahrhunderts schwierig, da sie auf mühsamen handgeschriebenen Gleichungen, Hauptbüchern und Tabellenkalkulationen beruhten (siehe auch Verwendung des Begriffs). Mit dem Aufkommen der Mainframe-Computer in den 1960er und der Personalcomputer in den 1980er Jahren wurde dieser Prozess beschleunigt. Softwareanwendungen wie Microsoft Excel fanden im Bereich der Finanzberichterstattung großen Anklang. Excel-Programme und Tabellenkalkulationen waren jedoch anfällig für Eingabefehler und umständlich, wenn verschiedene Abteilungen oder Personen an einem Bericht zusammenarbeiten mussten.

Anfang der 2000er Jahre erhielten Unternehmen Zugang zu stetig wachsenden operativen Datenquellen sowie zu Informationen außerhalb der Unternehmenstransaktionssysteme – wie Wetter, sozialer Stimmung und ökonometrische Daten. Die riesigen Mengen an verfügbaren Daten für das Forecasting führten zu einem Bedarf an ausgefeilteren Softwaretools für ihre Verarbeitung.

Zahlreiche Planungssoftwarepakete wurden entwickelt, um diese Datenkomplexität zu bewältigen und Planung, Budgetierung und Forecasting sowohl hinsichtlich der Verarbeitung als auch der Zusammenarbeit schneller und einfacher zu gestalten. Mit automatisch aus Daten gewonnenen Erkenntnissen können Unternehmen sich abzeichnende Trends erkennen und Entscheidungen nicht nur im Nachhinein, sondern vorausschauend treffen.

Heute werden cloudbasierte Systeme zum Standard, da sie mehr Flexibilität, Sicherheit und Kosteneinsparungen bieten und Unternehmen dabei helfen, genaue Prognosen und Budgets mit weniger Fehlern zu erstellen.

Trotz dieser Fortschritte sind Unternehmen jedoch nach wie vor stark von herkömmlichen Tabellenkalkulationen abhängig.¹ 70 % der Unternehmen geben an, dass sie sich stark auf Tabellenkalkulationen stützen, während nur 16 % spezielle On-Premises-Software und nur 10 % Cloud-Software für die Planung verwenden.

Viele Unternehmen stützen ihre Strategie nach wie vor auf Jahrespläne und Budgets, eine Managementmethode, die vor über einem Jahrhundert entwickelt wurde. In dem heutigen, von stärkerem Wettbewerb geprägten Umfeld erkennen Unternehmen jedoch, dass Planung, Budgetierung und Forecasting die aktuelle Realität widerspiegeln müssen – und nicht die Realität von vor zwei, drei oder mehr Quartalen. Kontinuierliche Planung und rollierendes Forecasting sind zu weit verbreiteten Methoden geworden, um Planung, Budgetierung und Forecasting das ganze Jahr über regelmäßig, vierteljährlich oder sogar monatlich zu aktualisieren. Diese Ansätze unterstützen Manager bei der Erkennung von Trends vor ihren Mitbewerbern und ermöglichen ihnen so fundiertere und flexiblere Entscheidungen in Bezug auf Preisgestaltung, Produktmix, Kapitalallokation und sogar Personalbestand.

Die Erstellung und Umsetzung eines soliden Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Prozesses unterstützt Unternehmen bei der Erstellung genauerer Finanzberichte und Analysen – was zu einem präziseren Forecasting und letztlich zu Umsatzwachstum führen kann. Seine Bedeutung ist in der heutigen Geschäftswelt, in der disruptive Wettbewerber selbst in die traditionsreichsten Branchen vordringen, noch relevanter.

Wenn Unternehmen Daten und Analyse mit etablierten Best Practices für Planung und Prognosen nutzen, verbessern sie die strategische Entscheidungsfindung und können mit genaueren Plänen und zeitnaheren Prognosen belohnt werden. Insgesamt können diese Tools und Verfahren Zeit sparen, Fehler reduzieren, die Zusammenarbeit fördern und eine diszipliniertere Managementkultur fördern, die einen echten Wettbewerbsvorteil bietet.

Konkret können Unternehmen Folgendes tun:

• Schnelle Aktualisierung von Planungen und Forecasting als Reaktion auf neue Bedrohungen und Chancen, frühzeitige Identifizierung von Risikobereichen, um Probleme zu beheben, bevor sie schwerwiegend werden.
• Identifizierung und Analyse der Auswirkungen von Veränderungen, sobald diese auftreten.
• Stärkung der Verbindungen zwischen operativen und finanziellen Plänen.
• Bessere Planung und Prognose von Cashflows.
• Verbessern Sie die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den am Plan Beteiligten.
• Bereitstellung von stets aktuellen, zuverlässigen Planungen und Forecasting sowie Notfallplänen für eine Reihe möglicher Ereignisse.
• Analyse von Abweichungen vom Plan und umgehende Einleitung von Korrekturmaßnahmen.
• Erstellung eines Budgets speziell für Wachstum und Vertrauen in die Höhe der Ausgaben.
• Verwaltung der Vertriebspipelines mit größerer Genauigkeit und gleichzeitiger Verfolgung der Leistung im Vergleich zu den Zielen.
• Treffen von strategischen Entscheidungen mit mehr Selbstvertrauen auf der Grundlage von harten Daten statt Hoffnungen oder Vermutungen.
• Bereitstellung von Nachweisen über die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens für potenzielle Investoren und Kreditinstitute auf der Grundlage mehrerer Datenquellen und ausgefeilter Analysen.

Die Software für Budgetierung, Planung und Forecasting kann als Standardlösung oder als Teil einer größeren integrierten CPM-Lösung (Corporate Performance Management) erworben werden.

Erweiterte Softwarelösungen ermöglichen Unternehmen Folgendes:

• Die Leistung mithilfe interaktiver Self-Service-Dashboards und Visualisierungen messen und überwachen.
• Die Ursachen mit einer hochpräzisen Analyse umfangreicher Daten untersuchen.
• Trends bewerten und automatisch Vorhersagen aus internen oder externen Daten erstellen.
• Schnelle Was-wäre-wenn-Szenario-Modellierung durchführen und zeitnahe, zuverlässige Plaungen und Forecasting erstellen.

Die Planung ist einfacher und effektiver, wenn die Anwender Best Practices verwenden. Softwarelösungen, die diese Praktiken unterstützen, können die Aktualität und Zuverlässigkeit von Informationen verbessern und die Beteiligung wichtiger Personen im gesamten Unternehmen erhöhen, insbesondere derjenigen an vorderster Front.

Führende Unternehmen haben sich auf Lösungen umgestellt, die den gesamten Planungszyklus abdecken – Datenerfassung, Modellierung, Analyse und Berichterstattung – auf einer gemeinsamen Planungsplattform mit geringen Infrastrukturanforderungen. Solche Plattformen können eine Vielzahl von Geschäftsfunktionen abdecken, von budgetorientierten Finanzaufgaben bis hin zur beispielsweise auf die Lieferkette ausgerichteten Planung für Einzelhandelsumgebungen mit Tausenden von SKUs (Stock Keeping Units).

Unternehmen wie IBM bieten ganzheitliche, integrierte Softwarelösungen zur Optimierung der Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Prozesse an. Anhand dieser Logik benötigt ein Unternehmen zur Anpassung an die sich schnell verändernden Geschäftsbedingungen von heute eine Lösung, die eine Single-Source-of-Truth (SSOT) und Transparenz für alle Daten schafft. Diese Lösungen können weit über die finanziellen Aspekte des Unternehmens hinausgehen und zu einer leistungsstarken Forecasting-Engine für das gesamte Unternehmen werden. Mit diesen flexiblen Planungs- und explorativen Analyse-Softwarelösungen – ob in der Cloud oder On-Premises – können Unternehmen Planung, Budgetierung und Forecasting schneller, agiler und vorausschauender durchführen.

Die Bewertung und Auswahl der Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Software ist eine komplexe Aufgabe. Es bedarf einer sorgfältigen Abwägung der Funktionen der Software, ihres Nutzens für den Planungsprozess und ihrer Fähigkeit zur Unterstützung von Planungs-Best-Practices. Es gibt auch Faktoren wie die Zuverlässigkeit und den Support des Anbieters, die Verbindungen zur Benutzergemeinschaft und das Engagement für den Kundenerfolg nach Abschluss des Verkaufs.

IBM Analytics hat kürzlich einen Leitfaden veröffentlicht, der Unternehmen bei der Bewertung von Planungs-, Budgetierungs- und Forecasting-Software unterstützen soll – und der die wichtigsten Kriterien für deren Bewertung aufzeigt:

• Adaptiv. Können Sie Modelle schnell ändern und häufig Prognosen auf der Grundlage von Eingaben aus den Geschäftsbereichen neu erstellen? Können Sie die Pläne so oft wie nötig aktualisieren?
• Zeitnah. Sind Ihre Informationen immer aktuell, da die Benutzer direkt zu einer zentralen Planungsdatenbank beitragen? Werden Ihre Konsolidierungen und Rollups automatisch durchgeführt, sodass Sie Fristen problemlos einhalten können?
• Integriert. Befinden sich Ihre Planungs-, Analyse-, Workflow- und Berichtsfunktionen auf einer gemeinsamen Plattform, wodurch die Notwendigkeit die Wartung von „Schatten“-Planungssystemen reduziert wird?
• Kollaborativ. Ist Ihre Lösung webbasiert? Ermöglicht es die Teilnahme zu jeder Zeit und von jedem Ort aus über eine sichere Verbindung?
• Self-Service. Können Benutzer ohne IT-Unterstützung auf Daten zugreifen und komplexe Analysen durchführen? Können Sie eine vertraute Spreadsheet-Oberfläche verwenden, um die Benutzerakzeptanz zu beschleunigen und die Time-to-Value zu verkürzen?
• Datenkapazität auf Unternehmensebene. Ist Ihre Lösung in der Lage, sehr große Datenmengen zu verarbeiten, ohne die Cube-Größe zu begrenzen? Einige Lösungen können mit „Datenknappheit“ nicht gut umgehen – sie erzwingen eine Aufteilung der Daten in mehrere Cubes für die Analyse, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.
• Effizient. Verbringen Ihre Manager weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten und mehr Zeit mit der Führung des Unternehmens?
• Relevant. Haben Sie die Möglichkeit, Ansichten für verschiedene Benutzerrollen zur Erhöhung der Akzeptanz und Prozessverantwortung anzupassen? Verfügen Sie über Funktionen, die die Modellierung aller relevanten Treiber ermöglichen?
• Genau. Enthalten Ihre Pläne Fehler aufgrund von defekten Links, veralteten Daten, unsachgemäßen Rollups und fehlenden Komponenten?

Der Schlüssel liegt nicht nur in der Bewertung der Produktfunktionen, sondern auch in der Bewertung, wie diese Funktionen von verschiedenen Anwendern innerhalb des Unternehmens umgesetzt werden. Daher ist das Testen jeder Planungslösung, die von einer Vielzahl von Stakeholdern wie Finanzen, Betrieb, Personalwesen und Vertrieb genutzt werden soll, von großer Bedeutung.