¿Qué es un motor de flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo son el mecanismo mediante el cual el personal y las empresas completan su trabajo, lo que los convierte en parte integral de las prácticas comerciales sostenibles y el crecimiento continuo. Los flujos de trabajo proporcionan sistemas para gestionar y enrutar procesos y tareas repetitivos, empujándolos de un paso al siguiente. Y los motores de flujo de trabajo proporcionan una infraestructura para definir, ejecutar y monitorear los flujos de trabajo, que incluyen las secuencias de tareas que deben completarse para alcanzar un objetivo comercial específico.

Los motores de flujo de trabajo ayudan a los gerentes de procesos de negocio y a los miembros del equipo a administrar más fácilmente la letanía de tareas relacionadas con los flujos de trabajo comerciales simultáneos. Con los motores de flujo de trabajo, las tareas y los procesos generalmente se inician y resuelven de acuerdo con tiempos y plazos preestablecidos. En el caso de tareas dirigidas por humanos, cuando se completa una tarea, se inicia otra. Y en el caso de tareas dirigidas por software, como el mantenimiento de servidores de red, los motores de flujo de trabajo pueden automatizar la gestión de tareas en plazos establecidos o con respuestas cronometradas.

Más allá de la automatización de tareas , los motores de flujo de trabajo también guían automáticamente los procesos de negocio al siguiente paso más eficiente, ayudando así a las empresas a minimizar la participación humana en los tediosos procesos de toma de decisiones

Los motores de flujo de trabajo actuales permiten a las empresas asignar recursos de manera dinámica, incluidos recursos humanos, logísticos y tecnológicos, a las tareas de trabajo, en función de los conjuntos de habilidades, la disponibilidad y las cargas de trabajo existentes. A menudo se crean con una arquitectura de microservicios para crear una solución más flexible y escalable que pueda ajustarse a procesos de negocio complejos.

Mediante una interfaz gráfica o un lenguaje de definición de procesos, como la notación de modelado de procesos de negocio (BPMN), el software de motor de flujo de trabajo aplica una estructura de diagrama a cada flujo de trabajo. Luego especifica la secuencia de tareas, puntos de decisión, plazos y flujos de datos en función de la estructura asignada.

Si es necesario integrar el motor con otros sistemas, puede utilizar interfaces de programación de aplicaciones (API) para facilitar el intercambio de datos, activar tareas de flujo de trabajo externas y mantener colas de mensajes para la comunicación entre sistemas. Cuando un usuario paga en un sitio de comercio electrónico mediante un servicio de “compre ahora, pague después”, por ejemplo, una API de flujo de trabajo lo dirigirá al servicio de pago para organizar el pago y luego lo redirigirá al sitio web del minorista para confirmar el pedido.

Mientras el flujo de trabajo está en curso, el motor responde a los eventos de flujo de trabajo que activan transiciones a otras tareas. Cuando un representante de atención al cliente finaliza una llamada de servicio, un motor de automatización envía una encuesta de satisfacción del cliente y remite el asunto a la gerencia, cuando procede.

Los motores de flujo de trabajo también incluyen características de monitoreo, registro y visualización. Estas características proporcionan a los administradores de procesos visibilidad en tiempo real del estado actual de cada flujo de trabajo (incluidas las tareas pendientes y finalizadas) y registros detallados de cada evento y acción del sistema.

Los motores de flujo de trabajo almacenan la lógica de negocio y business rules ejecutables para orquestar los flujos de trabajo, y automatizan los activadores, las acciones y los eventos que comprenden un flujo de trabajo en particular. Supongamos que un escritor envía un artículo a la plataforma de revisión de su empresa.

El motor de flujo de trabajo considera el artículo enviado como una tarea finalizada y, mediante scripts e integraciones predefinidas, lo dirige al editor apropiado para su revisión. Simultáneamente, el software envía notificaciones por correo electrónico o basadas en la plataforma a todas las partes interesadas (entre ellas, gerentes de proyecto, equipos editoriales y gerentes de procesos de negocio) para avisarles sobre el artículo enviado.

Cuando el editor termina de revisar el artículo, envía el documento editado a la plataforma de revisión. Luego, el motor de flujo de trabajo lo devuelve al escritor y envía las notificaciones necesarias. Estos procesos continúan en cada ronda de ediciones hasta que el artículo está listo para su publicación.

El editor publica la versión final empleando el sistema de gestión de contenidos (CMS) de la empresa, poniéndolo así a disposición del público. El motor de flujo de trabajo vuelve a enviar notificaciones a las partes correspondientes para avisarles que el proceso se completó.

El motor también activará el CMS para que envíe notificaciones a los lectores suscritos a alertas de publicación. Una vez finalizadas las tareas y cumplidas todas las condiciones, el software de motor de flujo de trabajo registra los resultados del flujo de trabajo editorial y de publicación y archiva el flujo de trabajo.

El software de motor de flujo de trabajo avanzado ofrece una gama de características que ayudan a las empresas a optimizar la gestión de flujos de trabajo y la automatización, entre ellas:

El software de motor de flujo de trabajo incluye funciones de automatización de procesos para flujos de trabajo híbridos y totalmente automatizados. Puede completar tareas automáticamente o enviar notificaciones a los gerentes de procesos y miembros del equipo para la finalización de tareas y otras intervenciones.

Las API facilitan la comunicación entre servicios y en todos los flujos de trabajo. Los motores de flujo de trabajo suelen utilizar API REST, que son flexibles y ligeras y pueden optimizar la integración de componentes en arquitecturas de microservicios. Mediante las API, los motores de flujo de trabajo pueden integrarse perfectamente con los servicios y las plataformas en la nube existentes, lo que simplifica la adopción del motor y ayuda a los desarrolladores a desplegar nuevos flujos de trabajo con mayor rapidez.

Las tecnologías de código bajo y sin código permiten a los desarrolladores crear flujos de trabajo con bloques y plantillas predefinidos. Con estas plantillas se reduce la necesidad de una programación extensa y se ayuda a los miembros del equipo sin conocimientos técnicos a gestionar más fácilmente los flujos de trabajo. Los motores de flujo de trabajo también ofrecen interfaces de usuario visuales para ayudar a los equipos a iterar y depurar más fácilmente los flujos de trabajo empresariales.

Muchos motores de flujo de trabajo pueden funcionar con cualquier infraestructura de nube, evitando el vendor lock-in (dependencia de proveedores) y permitiendo una integración perfecta con entornos híbridos y multinube.  

Los flujos de trabajo requieren modificaciones y mejoras frecuentes. Con varios flujos de trabajo ejecutándose simultáneamente, puede ser un desafío para los equipos y los gerentes de procesos mantenerse al día con los cambios. Los motores de flujo de trabajo proporcionan características de control de versiones que dan seguimiento a cada iteración del flujo de trabajo y permiten a los usuarios ejecutar diferentes versiones de un flujo de trabajo según sea necesario.

Algunos flujos de trabajo, como la incorporación de empleados y los flujos de trabajo de gestión de relaciones con los clientes (CRM), deben ejecutarse de forma continua o periódica durante largos periodos de tiempo. Los principales motores de flujo de trabajo incluyen herramientas de programación y funciones de “iniciar flujo de trabajo” que permiten a los desarrolladores automatizar y ejecutar flujos de trabajo repetidamente cuando sea necesario.

Los motores de flujo de trabajo modernos y fáciles de usar para los desarrolladores pueden ayudar a los equipos a construir flujos de trabajo simples y complejos con kits de desarrollo de software (SDK) de código abierto que admiten la notación de objetos JavaScript (JSON). Los SDK también admiten varios tiempos de ejecución y lenguajes de programación (como Java, JavaScript y Python). Los flujos de trabajo como código ayudan a garantizar que los flujos de trabajo empresariales se ejecuten de manera coherente y que los equipos puedan probarlos, reutilizarlos y monitorearlos fácilmente.

El software de motor de flujo de trabajo proporciona herramientas nativas de manejo de errores, que mejoran el flujo de trabajo y la resiliencia de las aplicaciones. El software suele incluir soporte de reintento integrado para que las tareas y los flujos de trabajo puedan manejar los tiempos de espera, los límites de velocidad y las fallas sin interrumpir las operaciones de la red.

Crear flujos de trabajo que puedan mantener su estado en microservicios, contenedores Docker, clústeres Kubernetes y funciones sin servidor es una tarea compleja. Los motores de flujo de trabajo simplifican el proceso con características de secuenciación que dictan la manera en que las tareas y los flujos de trabajo atraviesan la red, lo que permite una ejecución fluida de los flujos de trabajo y la interacción con los servicios.

Los avances en el software de motor de flujo de trabajo han ampliado significativamente sus aplicaciones. 

Con los dispositivos del Internet de las cosas (IoT), los motores de flujo de trabajo pueden conectarse con sensores de dispositivos para recopilar, reunir y preprocesar datos sin procesar en tiempo real y luego activar flujos de trabajo basados en los datos procesados. Los dispositivos del IoT tienden a generar eventos basados en condiciones específicas (umbrales de temperatura y detección de movimiento, por ejemplo). Cuando un dispositivo alcanza su umbral, el motor de flujo de trabajo puede iniciar flujos de trabajo en respuesta para resolver el evento de umbral (bajando la temperatura o haciendo sonar una alarma).

Los motores de flujo de trabajo también pueden emplear el procesamiento de eventos complejos (CEP, sigla en inglés de complex event processing) para detectar patrones y correlaciones en múltiples event streams, lo que permite una automatización más sofisticada y una toma de decisiones específica.

A medida que las empresas continúan adoptando tecnologías nativas de la nube e iniciativas de transformación digital, los motores de flujo de trabajo basados en la nube se vuelven cada vez más vitales para la automatización de flujos de trabajo y su gestión. Los motores de flujo de trabajo basados en la nube permiten a las empresas ajustar, asignar y escalar los recursos de manera dinámica en función de sus necesidades informáticas, sin una inversión significativa en infraestructura.

Las soluciones basadas en la nube también garantizan que se pueda acceder a los flujos de trabajo desde cualquier lugar (lo cual es importante para los modelos remotos e híbridos) y que los miembros del equipo puedan seguir colaborando, independientemente de su ubicación geográfica. 

Las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y de aprendizaje automático (ML) también han tenido un impacto significativo en el software de motor de flujo de trabajo. Los motores impulsados por IA pueden predecir resultados, adaptarse a las condiciones comerciales cambiantes e implementar la automatización inteligente.

Por ejemplo, un motor de flujo de trabajo puede utilizar herramientas de IA para extraer información contextual de un documento y enrutarla al destinatario adecuado para su aprobación o para implementar el siguiente paso. Los motores de flujo de trabajo inteligentes también pueden emplear datos de instancias de proceso anteriores para optimizar futuras instancias de flujo de trabajo. Los algoritmos de ML pueden analizar grandes cantidades de datos históricos del flujo de trabajo para identificar tendencias y cuellos de botella en el rendimiento y sugerir mejoras en los procesos del flujo de trabajo.

Además, el software de motor de flujo de trabajo de vanguardia puede facilitar la hiperautomatización, con lo cual se automatizan procesos enteros y se integran motores de flujo de trabajo con otras herramientas de automatización (como motores de reglas, automatización robótica de procesos (RPA) y procesamiento inteligente de documentos). Con la automatización integral, las empresas pueden crear ecosistemas de flujo de trabajo cohesivos que agilizan las operaciones comerciales y minimizan la intervención humana a lo largo del ciclo de vida del flujo de trabajo.

• Mayor eficiencia operativa. Los motores de flujo de trabajo agilizan los procesos empresariales automatizando las tareas repetitivas, minimizando los errores humanos y acelerando la finalización de las tareas y los procesos de flujo de trabajo.

• Gestión proactiva de problemas. Los motores de flujo de trabajo proporcionan análisis en tiempo real que ayudan a las organizaciones a monitorear los flujos de trabajo a medida que avanzan, lo que permite una rápida detección y resolución de problemas.

• Mejor experiencia para el usuario. Los motores de flujo de trabajo modernos dan prioridad a la experiencia del usuario, proporcionando interfaces limpias e intuitivas que simplifican la gestión del flujo de trabajo y reducen la curva de aprendizaje para los nuevos usuarios empresariales.

• Escalabilidad optimizada. Con los motores de flujo de trabajo, las organizaciones pueden escalar sus flujos de trabajo para que se adapten a los aumentos en la complejidad y el volumen de las tareas sin un incremento proporcional en los requisitos de recursos.

• Mayor seguridad. Los flujos de trabajo actuales a menudo manejan datos confidenciales, por lo que de suma importancia contar con medidas de seguridad robustas. Los principales motores de flujo de trabajo incorporan mecanismos avanzados de cifrado, autenticación y control de acceso para mantener la integridad y privacidad de los datos.

• Soporte para trabajos de mayor valor. Los sistemas de flujo de trabajo, que se ejecutan en motores de flujo de trabajo, son parte integral de una gestión de procesos de negocio (BPM) eficaz. En las tareas de orquestación de flujos de trabajo de software, hardware y humanos, los motores de flujo de trabajo utilizan la automatización para manejar el trabajo y las tareas de menor valor, lo que permite a los empleados centrarse en la innovación de mayor valor.

Tanto el software de motor de flujo de trabajo patentado como el de código abierto pueden ayudar a las empresas a automatizar y gestionar los procesos empresariales en diversas industrias y departamentos. Ejemplos:

• Recursos humanos: una forma en que los departamentos de RR. HH. pueden utilizar los motores de flujo de trabajo es para gestionar las solicitudes de licencia de los empleados. En lugar de procesar manualmente las solicitudes, un flujo de trabajo puede enrutar las solicitudes de licencia a los gerentes para su aprobación, dar seguimiento a los días de vacaciones y licencias por enfermedad, y notificar a los empleados sobre el estado de sus solicitudes.

• TI y operaciones: los departamentos de TI pueden emplear motores de flujo de trabajo para gestionar la respuesta a incidentes y la gestión de cambios. Por ejemplo, cuando ocurre una interrupción del sistema, un flujo de trabajo puede enviar automáticamente una notificación al equipo de soporte de TI, remitir el problema a la instancia pertinente según la gravedad y dar seguimiento a los esfuerzos para su resolución. Los desarrolladores también pueden utilizar motores de flujo de trabajo para automatizar el procesamiento de datos y la gestión de cambios, de modo que todos los cambios en la arquitectura se documenten, revisen y aprueben.

• Gestión de la cadena de suministro: los motores de flujo de trabajo pueden ayudar a las empresas a gestionar procesos complejos de la cadena de suministro. Pueden optimizar el cumplimiento de pedidos automatizando el procesamiento de estos, las comprobaciones de inventario y las notificaciones de envío. Si los niveles de existencias caen por debajo de los umbrales establecidos, los flujos de trabajo pueden solicitar pedidos de suministros automáticamente, garantizando así que siempre haya existencias suficientes.

• Cuidado de la salud: en los centros de atención médica, los motores de flujo de trabajo pueden optimizar los procesos de gestión de pacientes. Las organizaciones pueden automatizar la programación de citas para reducir las cargas administrativas, enviar recordatorios a los pacientes, gestionar cancelaciones y reprogramaciones, y garantizar que los registros de los pacientes se actualicen en consecuencia. Los motores de flujo de trabajo también pueden optimizar el procesamiento de reclamos de seguros mediante el uso de flujos de trabajo automatizados que validan las reclamaciones y verifican la documentación requerida.